हर कोई अपने पत्राचार को व्यवस्थित रखना चाहता है। हम सभी रोजाना ईमेल में डूबते हैं। आप अपने जीमेल अकाउंट में जमा होने वाले अनगिनत विज्ञापनों, रिपोर्ट्स, न्यूज़लेटर्स, और मैसेज को सॉर्ट करने में घंटों बिता सकते हैं।
आप उनसे निपटने का अपना तरीका चुन सकते हैं, लेकिन हम "ईमेल के राजा" में महारत हासिल करने में कुछ समय और प्रयास लगाने की सलाह देते हैं। जीमेल वास्तव में विभिन्न प्रकार के कार्यों के साथ आता है जिनके बारे में हर कोई नहीं जानता। हर समय नई सुविधाएँ रोल आउट होने के साथ, प्राथमिकता देना और अपडेट रहना कठिन हो सकता है।
इस लेख में, हमने कुछ सबसे उपयोगी छिपी हुई जीमेल सुविधाओं को चुना है जो आपसे छूट गई होंगी। उनका उपयोग करना सीखने से आपके ईमेल संचार में अधिक संरचना लाने में मदद मिलेगी। आइए जीमेल में ग्रुप ईमेल बनाने के तरीके से शुरू करें।
जीमेल में ग्रुप ईमेल बनाएं
यदि आप नियमित रूप से उन्हीं लोगों को ईमेल भेजते हैं, तो यह ट्रिक सीखने से आपका बहुत समय और प्रयास बचेगा।
जीमेल में ग्रुप ईमेल भेजने के लिए, आपको पहले उन सभी संपर्कों के साथ एक मेलिंग लिस्ट बनानी होगी जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। बाद में आप उन ग्रुप्स को संपर्क जोड़कर या हटाकर संपादित कर सकते हैं।
ईमेल लिस्ट कैसे सेट अप करें
गूगल के पास आपके सभी जीमेल संपर्कों को प्रबंधित करने के लिए एक अलग ऐप है। इसलिए जीमेल में मेलिंग लिस्ट बनाने के लिए, आपको पहले गूगल कॉन्टैक्ट्स में एक लिस्ट बनानी होगी।
- गूगल कॉन्टैक्ट्स वेब ऐप खोलें।
- अपनी संपर्क सूची से उन संपर्कों को चुनें जिन्हें आप एक ही ग्रुप में रखना चाहते हैं।
- एक बार जब आप संपर्कों का चयन कर लेते हैं, तो स्क्रीन के शीर्ष पर लेबल प्रबंधित करें आइकन ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, लेबल बनाएं चुनें।
- लेबल को नाम दें। सुनिश्चित करें कि नाम याद रखने में आसान है क्योंकि बाद में आप उसी का उपयोग ईमेल लिस्ट की पहचान करने के लिए करेंगे।
- लिस्ट बनाने के लिए सेव पर क्लिक करें।
लिस्ट को प्रबंधित करने के लिए, स्क्रीन के बाईं ओर लेबल मेनू से इसे चुनें। वहां आप इससे मौजूदा संपर्कों को हटा सकते हैं। किसी मौजूदा लिस्ट में संपर्क जोड़ने के लिए, अपने संपर्कों पर वापस जाएं, संपर्क चुनें और मैनेज लेबल आइकन पर क्लिक करते समय पहले से मौजूद लिस्ट का नाम चुनें।
आप अलग-अलग लोगों के समूहों के लिए जितनी चाहें उतनी लिस्ट (या लेबल) बना सकते हैं।
ग्रुप ईमेल कैसे भेजें
अब जब आपके पास अपनी ईमेल लिस्ट है, तो अपना पहला ग्रुप ईमेल भेजें और देखें कि यह हर व्यक्ति को अलग-अलग कॉपी-पेस्ट करने से कितना आसान है।
- जीमेल खोलें।
- नया ईमेल शुरू करने के लिए + लिखें आइकन पर क्लिक करें।
- नए मैसेज विंडो में, को के तहत अपनी संपर्क सूची का नाम टाइप करना शुरू करें। जीमेल इसे पहचान लेगा और आपके लिए भर देगा।
- जब आप सुझाव पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि आपकी सूची के सभी संपर्क स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ता फील्ड में दिखाई देते हैं।
- विषय पंक्ति और अपने ईमेल का बाकी हिस्सा भरें। फिर अपना पहला ग्रुप ईमेल जीमेल में पूरा करने के लिए भेजें दबाएं।
आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए और जीमेल ट्रिक्स
किसी भी सॉफ्टवेयर की तरह, जीमेल के अपने ट्रिक्स और शॉर्टकट हैं जो आपके संचार को अधिक कुशल बनाने में मदद कर सकते हैं। उनमें से कुछ दूसरों की तुलना में कम स्पष्ट हैं। निम्नलिखित जीमेल सुविधाओं का उपयोग करना सीखने से आपकी उत्पादकता बढ़ेगी और आप अपने ईमेल पत्राचार को बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर पाएंगे।
शेड्यूल सेंड
यह सुविधा आपको उन ईमेल को लिखने की अनुमति देती है जिन्हें आप बाद में भेजना चाहते हैं। फिर आप उन्हें भविष्य में किसी भी समय भेजने के लिए शेड्यूल कर सकते हैं।
जब आपका ईमेल तैयार हो, तो भेजें पर क्लिक करने के बजाय उसके बगल में नीचे तीर पर क्लिक करें। फिर शेड्यूल भेजें मेनू से एक तारीख और समय चुनें।
स्मार्ट कंपोज
स्मार्ट कंपोज सही सुविधा है यदि आप अपने संदेश लिखते समय जीमेल से थोड़ी मदद चाहते हैं। यह उन शब्दों और वाक्यांशों का अनुमान लगाता है जिन्हें आप आगे लिखने जा रहे हैं और सुझाव देता है। यह बहुत सारे टाइपिंग समय की बचत कर सकता है।
सुविधा को सक्षम करने के लिए, अपनी जीमेल सेटिंग्स पर जाएं। सामान्य के तहत, स्मार्ट कंपोज और स्मार्ट कंपोज वैयक्तिकरण ढूंढने के लिए नीचे स्क्रॉल करें। सुनिश्चित करें कि व्यक्तिगत लेखन सुझावों के लिए दोनों चालू हैं।
अनडू सेंड
सभी शीर्ष मैसेजिंग ऐप में पहले से ही एक सुविधा है जो गलती से भेजे गए मैसेज को वापस बुला लेती है। अब आप जीमेल में भी ऐसा कर सकते हैं। हालांकि, जीमेल में आपके पास भेजें दबाने के बाद केवल 30 सेकंड का समय होता है।
इसे सेट अप करने के लिए, जीमेल सेटिंग्स पर जाएं। सामान्य के तहत, नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको अनडू सेंड न मिल जाए। वहां आप भेजने की रद्दीकरण अवधि चुन सकते हैं, ईमेल भेजने के बाद 5 से 30 सेकंड तक।
कॉन्फिडेंशियल मोड
आप कॉन्फिडेंशियल मोड सुविधा के साथ चीजों को और आगे ले जा सकते हैं। याद रखें कि फेसबुक आपको एक निश्चित अवधि के बाद स्वयं नष्ट होने वाले संदेश भेजने की अनुमति देता है? अब आप जीमेल में भी ऐसा ही कर सकते हैं।
अपना ईमेल भेजने से पहले, भेजें बटन के दाईं ओर लॉक आइकन पर क्लिक करें। आप तब इस ईमेल के लिए समाप्ति अवधि निर्धारित कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि प्राप्तकर्ता इसे अग्रेषित, कॉपी, प्रिंट, या डाउनलोड नहीं कर पाएगा।
आप अतिरिक्त सुरक्षा भी सेट कर सकते हैं और प्राप्तकर्ता को अपने फोन पर भेजे गए एसएमएस कोड को दर्ज करने की आवश्यकता कर सकते हैं इससे पहले कि वे आपका ईमेल खोल सकें।
नजेस
यदि आप रोजाना कई ईमेल प्राप्त करते हैं और अक्सर उनका जवाब देना भूल जाते हैं, तो आपको जीमेल पर नजेस सुविधा पसंद आएगी। यह स्वचालित रूप से आपके पुराने ईमेल को जवाब या फॉलो-अप के सुझाव के साथ इनबॉक्स में वापस डाल देगा।
इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, जीमेल सेटिंग्स पर जाएं। सामान्य के तहत नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको नजेस न मिल जाए। फिर सुझावों को सक्षम करने के लिए एक या दोनों बॉक्स पर क्लिक करें।
प्रो जीमेल उपयोगकर्ता बनें
चाहे आप एक उन्नत जीमेल उपयोगकर्ता हों या अभी शुरुआत कर रहे हों, प्लेटफॉर्म का अधिकतम लाभ उठाने के लिए आवश्यक सुझावों को सीखना आपको लाभ पहुंचाएगा। अपने इनबॉक्स को कैसे सॉर्ट करें, और जीमेल पर किसी को कैसे ब्लॉक करें, यह सीखकर अपने ईमेल को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करना शुरू करें।
जीमेल का उपयोग करते समय आपने कौन सी अन्य उपयोगी सुविधाएं खोजी हैं? अपने अनुभव नीचे कमेंट सेक्शन में हमारे साथ साझा करें।
