यदि आप कॉर्पोरेट वातावरण में Outlook जैसे सामान्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो आप शायद अपने आउट ऑफ ऑफिस उत्तर को सेट करने के आदी हैं। क्या आप जानते हैं कि आप Gmail में भी आउट ऑफ ऑफिस उत्तर सेट कर सकते हैं?
चूंकि अधिकांश लोग Gmail को अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते के रूप में उपयोग करते हैं, इसलिए लोगों को यह बताना उपयोगी हो सकता है कि आप छुट्टी पर हैं या अवकाश पर।
Gmail में ऐसा करना काफी सरल है, लेकिन प्रक्रिया Outlook में आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया से थोड़ी अलग है। इस लेख में आप सीखेंगे कि Gmail में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें, इसे कैसे अक्षम करें, और जब आपने इसे सक्षम किया हो तो लोग आपसे क्या देखने की उम्मीद कर सकते हैं।
Gmail में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें
यदि आप कुछ समय के लिए छुट्टी पर जाने वाले हैं और लोगों को सचेत करना चाहते हैं कि आप उनके ईमेल का जवाब उतनी जल्दी नहीं दे पाएंगे जितना आमतौर पर देते हैं, तो आउट ऑफ ऑफिस उत्तर ही रास्ता है।
नीचे दिए गए चरणों के साथ शुरू करने के लिए, पहले अपने Gmail खाते में लॉग इन करें।
1. अपने Gmail खाते के ऊपरी दाएं कोने में गियर Settings आइकन चुनें।
2. Settings सूची के शीर्ष पर See all settings चुनें।
3. नीचे Vacation responder अनुभाग तक स्क्रॉल करें। सेटिंग को Vacation responder on पर बदलें।
4. अपनी छुट्टी का पहला दिन चुनें। वह विषय पंक्ति और संदेश टाइप करें जिसे आप लोगों द्वारा आपको ईमेल करने पर ऑटो-रिप्लाई के रूप में भेजना चाहते हैं।
इस फॉर्म को भरते समय निम्नलिखित विकल्पों पर ध्यान दें।
- आपको Last day सक्षम और चुनने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह एक अच्छा विचार है ताकि आप अपने Vacation responder को सक्षम छोड़ना न भूलें।
- डिफ़ॉल्ट रूप से संदेश फ़ील्ड एक रिच फ़ॉर्मेटिंग एडिटर का उपयोग करता है जहां आप संदेश टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करने के लिए फ़ॉर्मेटिंग बार का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप संदेश फ़ील्ड के ऊपर Plain Text चुनते हैं, तो फ़ॉर्मेटिंग सादे टेक्स्ट में बदल जाएगी।
- Only send a response to people in my Contacts चुनें यदि आप चाहते हैं कि Vacation responder के ऑटो-रिप्लाई केवल उन लोगों को लक्षित करें जिन्हें आप पहले से जानते हैं, और बाकी सभी को अनदेखा करें। यह एक अच्छा विचार है यदि आप नहीं चाहते कि अजनबियों को पता चले कि आप लंबे समय के लिए घर से दूर हैं।
5. Vacation responder को सक्षम करने के लिए Save Changes चुनें।
Gmail में आउट ऑफ ऑफिस कैसे बंद करें
Vacation responder को अक्षम करने के दो तरीके हैं। जब यह सक्षम होता है, तो आपको अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर रिस्पॉन्डर की स्थिति के बारे में एक संदेश दिखाई देगा।
आप तुरंत रिस्पॉन्डर को बंद करने के लिए End now चुन सकते हैं। यह Gmail सेटिंग्स के माध्यम से फिर से खोजे बिना इसे अक्षम करने का एक त्वरित तरीका है।
हालांकि, यदि आप Gmail सेटिंग्स में Vacation responder को अक्षम करना पसंद करते हैं, तो आप अधिसूचना संदेश में Vacation Settings चुन सकते हैं, या आप अपनी Gmail Settings विंडो पर वापस जा सकते हैं।
Gmail Settings मेनू के नीचे तक वापस स्क्रॉल करें Vacation responder अनुभाग को फिर से खोजने के लिए।
Vacation responder off चुनें स्वचालित रिस्पॉन्डर को अक्षम करने के लिए।
नोट - यदि आपने Last day फ़ील्ड को अपनी छुट्टी की समाप्ति तिथि पर सेट किया है तो आपको ऐसा नहीं करना पड़ेगा। Vacation responder इस तिथि के बाद स्वचालित रूप से अक्षम हो जाएगा।
लेकिन यदि आप Last day सेटिंग से पहले Vacation responder को बंद करना चाहते हैं, तो उपरोक्त प्रक्रिया काम करेगी।
Gmail Vacation Responder कैसे काम करता है
ध्यान रखें कि चूंकि आप Vacation responder के लिए केवल प्रारंभ और समाप्ति तिथियां दर्ज कर सकते हैं, समय ईमेल द्वारा स्वचालित रूप से सेट होते हैं।
- प्रारंभ तिथि समय: 12:00 AM मध्यरात्रि
- समाप्ति तिथि समय: 11:59 PM
यदि आप चाहते हैं कि समय आपके अवकाश शुरू होने से एक दिन पहले मध्यरात्रि से शुरू हो, तो प्रारंभ तिथि को अपने अवकाश की शुरुआत से एक दिन पहले सेट करें।
जो लोग आपके द्वारा Vacation responder सक्षम करने के दौरान आपको ईमेल करते हैं, वे आपके Gmail खाते से निम्नलिखित व्यवहार देखेंगे।
- लोग पहली बार आपको संदेश भेजने पर आपका ऑटो-रिस्पॉन्स देखेंगे। यदि वे आपको फिर से संदेश भेजते हैं, तो ऑटो-रिस्पॉन्स नहीं भेजा जाएगा।
- यदि चार दिन बीत जाते हैं और वही व्यक्ति आपको संदेश भेजता है, तो ऑटो-रिस्पॉन्स फिर से ट्रिगर होगा।
- यदि आप अपने अवकाश प्रतिक्रिया को संपादित करते हैं, तो टाइमर फिर से शुरू होता है और जो कोई भी संपादन के बाद पहली बार आपको संदेश भेजता है, उसे ऑटो-रिस्पॉन्स मिलेगा।
- Gmail स्पैम फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से क्रमबद्ध होने वाले किसी भी संदेश या मेलिंग सूचियों को ऑटो-रिस्पॉन्स नहीं देने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है।
- अन्य Gmail उपयोगकर्ता आपको ईमेल लिखना शुरू करते समय आपकी "आउट ऑफ ऑफिस" स्थिति देखेंगे।
Gmail में फ़िल्टर के साथ स्मार्ट आउट ऑफ ऑफिस उत्तर बनाएं
यदि आप विशिष्ट लोगों के लिए अनुकूलित संदेशों के साथ अधिक लक्षित ऑटो रिप्लाई बनाना चाहते हैं, तो आप Gmail Filters का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
- इससे पहले कि आप ऑटो-रिप्लाई के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकें, आपको जवाब देने के लिए एक ईमेल टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, Gmail में एक नया ईमेल लिखें जिसमें वह ईमेल हो जिसका आप जवाब देना चाहते हैं। फिर, विंडो के निचले दाएं कोने में तीन डॉट्स "More" मेनू चुनें, और Templates चुनें, Save draft as template चुनें, और फिर Save as new template चुनें।
- पॉप-अप विंडो में टेम्पलेट को एक नाम दें।
- Gmail फ़िल्टर तक पहुंचने के लिए, Gmail Settings में वापस जाएं। Settings विंडो के शीर्ष पर Filters and Blocked Addresses चुनें।
- इस पेज के नीचे तक स्क्रॉल करें और Create a new filter चुनें।
4. Create filter फॉर्म में, उस ईमेल पते को टाइप करें जिसे आप From फ़ील्ड में ऑटो-रिप्लाई करना चाहते हैं। जब आप पूरा कर लें तो Create filter चुनें।
- Create filter विंडो में, Send template के बगल में चेकबॉक्स सक्षम करें। ड्रॉपडाउन बॉक्स में, आपके द्वारा पहले बनाए गए Boss Reply टेम्पलेट को चुनें।
- अंत में, बस नीचे Create filter बटन चुनें और आपका नया फ़िल्टर और ऑटो-रिप्लाई अब सक्रिय है।
अब, जब भी आपके द्वारा फ़िल्टर में परिभाषित पते वाला व्यक्ति आपको ईमेल भेजेगा, तो उन्हें आपके द्वारा बनाए गए टेम्पलेट के साथ एक आउट ऑफ ऑफिस उत्तर प्राप्त होगा।
