जब आप किसी प्रोजेक्ट के प्रबंधन में व्यस्त होते हैं, तो कोई भी टिप, ट्रिक या टूल जो आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है, एक बहुत बड़ा लाभ हो सकता है। और, चाहे आप आउटलुक (हॉटमेल के साथ भ्रमित न होने के लिए) का उपयोग केवल ईमेल, सरल परियोजना प्रबंधन, या दोनों के लिए करें, क्यों न इसे ऐसे टूल के साथ रैंप करें जो मदद कर सकते हैं?
ये आसान आउटलुक ऐड-इन्स आपको ईमेल, कार्यों, असाइनमेंट, संचार, रिमाइंडर और समग्र परियोजना प्रबंधन में सहायता कर सकते हैं। सबसे अच्छा, वे प्रत्येक स्वतंत्र हैं। उन्हें आज़माएं और देखें कि अगले प्रोजेक्ट में कौन आपकी दक्षता को बढ़ाता है।
1. ट्रेलो
आप ट्रेलो का उपयोग उन परियोजनाओं के लिए कर सकते हैं जो बड़ी या छोटी, पेशेवर या व्यक्तिगत हैं, लेकिन परवाह किए बिना, यह एक सुविधाजनक ऐड-इन है। आउटलुक को छोड़े बिना ईमेल को ट्रेलो कार्ड में बदल दें। जब आप इनबॉक्स पूर्वावलोकन या संदेश विंडो से कोई ईमेल पढ़ रहे हों, तो बस ट्रेलो . क्लिक करें आपके होम . पर बटन टैब।
जब दाईं ओर छोटी खिड़की खुलती है, तो अपना बोर्ड और सूची चुनें। ईमेल विषय कार्ड के नाम और संदेश के मुख्य भाग के रूप में विवरण के रूप में प्रदर्शित होगा। हालाँकि, आप दोनों क्षेत्रों को संपादित कर सकते हैं। आप एक नियत तारीख और समय भी चुन सकते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो जोड़ें . क्लिक करें . फिर आपके पास कार्ड को ट्रेलो में देखने का विकल्प होगा जो एक पॉपअप विंडो में प्रदर्शित होगा। या आप केवल ऐड-इन को बंद कर सकते हैं।
आउटलुक ईमेल से अपने ट्रेलो बोर्ड में कार्ड जोड़ने का कोई बेहतर तरीका नहीं है। आप समय और ऊर्जा बचा सकते हैं क्योंकि इसमें केवल एक मिनट लगता है।
2. मीस्टरटास्क
यदि MeisterTask आपकी पसंद का टूल है, तो उसके लिए एक आउटलुक ऐड-इन भी है। ट्रेलो टूल के काम करने के तरीके के समान, आप अपने इनबॉक्स या संदेश विंडो से मिस्टरटास्क में जल्दी से एक कार्य जोड़ सकते हैं। टूलबार में बटन पर क्लिक करें और फिर साइड विंडो से अपना प्रोजेक्ट और सेक्शन चुनें। विषय पंक्ति कार्य का नाम बन जाती है और संदेश का मुख्य भाग विवरण बन जाता है, जिनमें से प्रत्येक को संपादित किया जा सकता है।
जब आप समाप्त कर लें, तो कार्य बनाएं click क्लिक करें . आपको कार्य निर्माण की पुष्टि प्राप्त होगी और आप इसे MeisterTask में देखने के लिए क्लिक कर सकते हैं। यदि आप लिंक से MeisterTask खोलना चुनते हैं, तो आपका डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र पॉप-अप विंडो के बजाय वेबसाइट पर खुल जाएगा।
यदि आप MeisterTask से लॉग आउट करना चाहते हैं और किसी कारण से अपने खाते को अनलिंक करना चाहते हैं, तो आप कार्य पुष्टिकरण स्क्रीन से भी ऐसा कर सकते हैं। गियर आइकन . क्लिक करें ऊपरी दाएं कोने में और लॉग आउट करें और मेरे खाते अनलिंक करें दबाएं बटन। बस याद रखें, अगली बार जब आप ऐड-इन का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको वापस MeisterTask में लॉग इन करना होगा।
3. व्रीक
आउटलुक के लिए एक बेहतरीन ऐड-इन के साथ एक आखिरी वेब-आधारित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल Wrike है। इसके साथ, आप किसी ईमेल को कार्य में बदल सकते हैं या इसे एक टिप्पणी के रूप में जोड़ सकते हैं, जो कि बहुत आसान है। यदि आप कार्य में कनवर्ट करें choose चुनते हैं , आप विषय पंक्ति को नाम के रूप में और शरीर को विवरण के रूप में, उपरोक्त ऐड-इन्स की तरह देखेंगे। लेकिन, यह आपको अतिरिक्त विकल्प देता है। आप किसी स्थिति को चिह्नित कर सकते हैं, उसे टीम के किसी सदस्य को असाइन कर सकते हैं, उसे शेड्यूल कर सकते हैं, अटैचमेंट जोड़ सकते हैं और उप-कार्य सम्मिलित कर सकते हैं।
यदि आपके पास पहले से कोई कार्य बनाया गया है और एक ईमेल प्राप्त होता है जो उसके साथ जाना चाहिए, तो टिप्पणी के रूप में जोड़ें क्लिक करें इसके बजाय बटन। फिर आप या तो किसी कार्य की खोज कर सकते हैं या हाल के कार्यों की सूची में से किसी एक को चुन सकते हैं। टिप्पणी जोड़ने के लिए कार्य का चयन करने के बाद, आप इसे ठीक उसी तरह समायोजित कर सकते हैं जैसे आप अधिक विवरण जोड़कर कार्य बनाते हैं।
Wrike ऐड-इन के साथ ध्यान देने वाली एक बात यह है कि जैसे ही आप ईमेल को कार्य या टिप्पणी बनाने के लिए दो बटनों में से एक का चयन करते हैं, यह स्वचालित रूप से होता है। यदि आप कोई स्थिति, नियत दिनांक, या असाइनी जोड़ने का निर्णय लेते हैं, तो वह इसे अपडेट कर देगा। हालांकि यह एक-क्लिक टास्क क्रिएटर के लिए सुविधाजनक है, लेकिन अगर आपको कोई संवेदनशील जानकारी निकालने की आवश्यकता हो तो बस इसके बारे में जागरूक रहें।
4. बुमेरांग
इनबॉक्स उत्पादकता में आगे बढ़ते हुए, बूमरैंग एक ऐसा टूल है जो आपको संदेशों को शेड्यूल या स्नूज़ करने देता है। आप मीटिंग के समय की जांच भी कर सकते हैं, एक पठन रसीद प्राप्त कर सकते हैं और अपनी उपलब्धता साझा कर सकते हैं। जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो ये विकल्प बूमरैंग . में सबसे ऊपर उपलब्ध होते हैं आपके रिबन का अनुभाग।
एक और बढ़िया विशेषता लचीला अनुस्मारक है। आपके पास एक संदेश आपके इनबॉक्स में एक निर्दिष्ट तिथि और समय पर, यादृच्छिक रूप से, या केवल तभी लौटाया जा सकता है जब कोई इसका जवाब न दे। यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आप किसी अनुवर्ती कार्रवाई को कभी न भूलें। बस बूमरैंग खोलें . क्लिक करें चयनित ईमेल के साथ अपने इनबॉक्स में टूलबार से बटन दबाएं या मुझे याद दिलाएं hit दबाएं संदेश विंडो में।
एक और विशेषता जो काम आती है वह है इनबॉक्स विराम . क्या आप कभी अपने इनबॉक्स में आने वाले ईमेल से इतने विचलित होते हैं कि आप जो कर रहे हैं उसका ट्रैक खो देते हैं? या, हो सकता है कि आप प्रतीक्षा करने के बजाय खुद को उन संदेशों पर कूदते हुए पाएं? यह तब होता है जब आप इनबॉक्स पॉज़ का उपयोग कर सकते हैं। यह एक बटन के क्लिक से ईमेल को आने से रोक देगा।
आप एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट कर सकते हैं, वितरण अपवाद कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, या कुछ दिनों और समय के लिए संदेशों को शेड्यूल कर सकते हैं। आप स्वचालित रूप से रोकें . का विकल्प भी देख सकते हैं यदि आप चिंतित हैं तो आप इसे बंद करना भूल सकते हैं। जब आप इनबॉक्स रोकें . पर क्लिक करते हैं तो ये सभी विकल्प प्रदर्शित होते हैं आपके टूलबार से।
अपने प्रोजेक्ट पर ध्यान केंद्रित करने, अपनी टीम के साथ फ़ॉलो अप करने के लिए रिमाइंडर प्राप्त करने और स्थिति मीटिंग के लिए उपलब्धता साझा करने के लिए, बूमरैंग एक अद्भुत टूल है।
5. एवरनोट
ईमेल को नोट्स में बदलें और उन्हें एवरनोट ऐड-इन के साथ सीधे अपने प्रोजेक्ट नोटबुक में पॉप करें। यह उपकरण सरल हो सकता है लेकिन यदि आप प्रोजेक्ट आइटम के लिए एवरनोट का उपयोग करते हैं तो यह अमूल्य हो सकता है। अपने इनबॉक्स या संदेश विंडो से, Evernote में सहेजें click क्लिक करें रिबन से।
नोट का नाम ईमेल विषय पंक्ति है, जिसे आप ज़रूरत पड़ने पर संपादित कर सकते हैं। फिर, एक नोटबुक चुनें, एक टैग जोड़ें, और यदि आप चाहें तो एक टिप्पणी शामिल करें। सहेजें दबाएं और बस इतना ही।
यदि आप गियर आइकन . पर क्लिक करते हैं ऊपरी दाएं कोने में, आप आगे बढ़ते हुए नोटबुक चयन और टैग को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
6. Moxtra [अब उपलब्ध नहीं है]
दूरस्थ टीमों के साथ संचार के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक क्या है? उत्तर एक ठोस संचार उपकरण है। चाहे आपकी टीम दुनिया भर में हो या सड़क के नीचे, Moxtra एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आप सभी को यह महसूस करने में मदद करता है कि आप एक ही कमरे में हैं। और, आउटलुक ऐड-इन के साथ, आप किसी अन्य टूल को खोले बिना प्रोजेक्ट के टुकड़ों पर चर्चा कर सकते हैं।
आप अपने रिबन में बटन पर क्लिक करके एक नई चैट या Moxtra मीटिंग शुरू कर सकते हैं। फिर आपको ईमेल संपर्क की जानकारी के साथ एक पॉपअप विंडो और आमंत्रित के लिए एक बटन दिखाई देगा उन्हें। और आप अपनी सूची से एक बाइंडर चुन सकते हैं और उस विशिष्ट परियोजना के बारे में बातचीत कर सकते हैं।
Moxtra बड़े और छोटे व्यवसायों के लिए एकीकरण और अनुप्रयोगों के साथ एक मुफ्त संचार उपकरण है। मुफ्त में, आपके पास प्रति मीटिंग में तीन उपयोगकर्ता और पांच प्रतिभागी हो सकते हैं और साथ ही अतिरिक्त सुविधाएं भी हो सकती हैं। बड़ी कंपनियों के लिए, प्रो योजनाओं पर एक नज़र डालें। बस याद रखें, आउटलुक ऐड-इन बिना किसी शुल्क के उपलब्ध है और प्रोजेक्ट टीम संचार को सरल बनाता है।
अतिरिक्त आउटलुक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐड-इन्स
यदि आप पहले से ही किसी विशिष्ट एप्लिकेशन के साथ काम करते हैं या अपने प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में आपकी सहायता के लिए अधिक आउटलुक ऐड-इन्स की तलाश कर रहे हैं, तो यहां कई अन्य हैं जो आपको उपयोगी लग सकते हैं:
- मुद्दों को बनाने और अपडेट करने के लिए जीरा
- बड़ी फ़ाइलों को साझा करने के लिए आउटलुक के लिए ड्रॉपबॉक्स
- परियोजनाओं के आयोजन के लिए आउटलुक के लिए स्मार्टशीट
- दस्तावेज़ नियंत्रण के लिए DocSend
- इमेज और पीडीएफ फाइलों को मर्ज करने के लिए कोफैक्स व्यू+
- ईमेल को कार्यों में बदलने के लिए आउटलुक के लिए एक बॉक्स में कार्य
आप इनमें से एक या अधिक सुविधाजनक उपकरणों का पहले से ही उपयोग कर सकते हैं या अब एक कोशिश करने के लिए तैयार हैं। क्या अन्य आउटलुक ऐड-इन्स हैं जिनका उपयोग आप परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए करते हैं?
यदि आप एक मैक उपयोगकर्ता हैं, तो अतिरिक्त विकल्पों के लिए मैक के लिए परियोजना प्रबंधन ऐप्स की इस सूची को देखना सुनिश्चित करें।