जब आप किसी प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में व्यस्त होते हैं, तो कोई भी टिप, ट्रिक या टूल जो आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है, एक बड़ा लाभ हो सकता है। और, चाहे आप Outlook (Hotmail से भ्रमित न हों) का उपयोग केवल ईमेल, सरल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, या दोनों के लिए करते हों, क्यों न इसे उन टूल्स के साथ बढ़ाया जाए जो मदद कर सकते हैं?
ये आसान Outlook ऐड-इन्स ईमेल, कार्य, असाइनमेंट, संचार, रिमाइंडर और समग्र प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में आपकी सहायता कर सकते हैं। सबसे अच्छी बात यह है कि उनमें से प्रत्येक मुफ़्त है। उन्हें आज़माएं और देखें कि कौन सा आपके अगले प्रोजेक्ट पर आपकी दक्षता को बढ़ाता है।
1. Trello
आप बड़े या छोटे, पेशेवर या व्यक्तिगत प्रोजेक्ट्स के लिए Trello का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन भले ही, यह एक सुविधाजनक ऐड-इन है। Outlook छोड़े बिना किसी ईमेल को Trello कार्ड में बदलें। जब आप इनबॉक्स पूर्वावलोकन या संदेश विंडो से एक ईमेल पढ़ रहे हों, तो बस अपने Home टैब पर Trello बटन पर क्लिक करें।
जब दाईं ओर छोटी विंडो खुलती है, तो अपना बोर्ड और सूची चुनें। ईमेल विषय कार्ड नाम के रूप में प्रदर्शित होगा और संदेश बॉडी विवरण के रूप में। हालांकि, आप दोनों फ़ील्ड संपादित कर सकते हैं। आप एक नियत तारीख और समय भी चुन सकते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो Add पर क्लिक करें। आपके पास फिर Trello में कार्ड देखने का विकल्प होता है जो एक पॉपअप विंडो में प्रदर्शित होगा। या आप बस ऐड-इन को बंद कर सकते हैं।
Outlook ईमेल से अपने Trello बोर्डों में कार्ड जोड़ने का इससे बेहतर कोई तरीका नहीं है। आप समय और ऊर्जा बचा सकते हैं क्योंकि इसमें केवल एक मिनट लगता है।
2. MeisterTask
यदि MeisterTask आपका पसंदीदा टूल है, तो उसके लिए भी एक Outlook ऐड-इन है। Trello टूल की तरह ही काम करते हुए, आप अपने इनबॉक्स या संदेश विंडो से MeisterTask में तुरंत एक कार्य जोड़ सकते हैं। टूलबार में बटन पर क्लिक करें और फिर साइड विंडो से अपना प्रोजेक्ट और सेक्शन चुनें। विषय पंक्ति कार्य का नाम बन जाती है और संदेश बॉडी विवरण बन जाती है, जिनमें से प्रत्येक को संपादित किया जा सकता है।
जब आप समाप्त कर लें, तो Create Task पर क्लिक करें। आपको कार्य निर्माण की पुष्टि प्राप्त होगी और आप इसे MeisterTask में देखने के लिए क्लिक कर सकते हैं। यदि आप लिंक से MeisterTask खोलना चुनते हैं, तो आपका डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र वेबसाइट पर खुलेगा, पॉप-अप विंडो के बजाय।
यदि आप किसी कारण से MeisterTask से लॉग आउट करना चाहते हैं और अपने अकाउंट को अनलिंक करना चाहते हैं, तो आप इसे कार्य पुष्टिकरण स्क्रीन से भी कर सकते हैं। शीर्ष दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और Log Out & Unlink My Accounts बटन दबाएं। बस याद रखें, अगली बार जब आप ऐड-इन का उपयोग करना चाहेंगे, तो आपको वापस MeisterTask में लॉग इन करना होगा।
3. Wrike
Outlook के लिए एक बेहतरीन ऐड-इन वाला अंतिम वेब-आधारित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल Wrike है। इसके साथ, आप एक ईमेल को कार्य में बदल सकते हैं या इसे टिप्पणी के रूप में जोड़ सकते हैं, जो बहुत आसान है। यदि आप Convert to Task चुनते हैं, तो आप विषय पंक्ति को नाम के रूप में और बॉडी को विवरण के रूप में देखेंगे, ऊपर के ऐड-इन्स की तरह। लेकिन, यह आपको अतिरिक्त विकल्प देता है। आप एक स्थिति चिह्नित कर सकते हैं, इसे टीम के सदस्य को असाइन कर सकते हैं, इसे शेड्यूल कर सकते हैं, एक अटैचमेंट जोड़ सकते हैं, और उपकार्य डाल सकते हैं।
यदि आपके पास पहले से ही एक कार्य बना हुआ है और आपको एक ईमेल प्राप्त होता है जो इसके साथ जाना चाहिए, तो इसके बजाय Add as Comment बटन पर क्लिक करें। आप तब या तो किसी कार्य की खोज कर सकते हैं या हाल के कार्यों की सूची से एक चुन सकते हैं। जिस कार्य में टिप्पणी जोड़नी है उसे चुनने के बाद, आप इसे वैसे ही समायोजित कर सकते हैं जैसे आप कार्य बनाते समय अधिक विवरण जोड़कर करते हैं।
Wrike ऐड-इन के साथ एक बात ध्यान देने योग्य है कि जैसे ही आप ईमेल को कार्य या टिप्पणी बनाने के लिए दो बटनों में से एक का चयन करते हैं, यह स्वचालित रूप से होता है। यदि आप स्थिति, नियत तारीख, या असाइनी जोड़ने का निर्णय लेते हैं, तो यह इसे अपडेट करेगा। हालांकि यह एक-क्लिक कार्य निर्माता के लिए सुविधाजनक है, बस इसके बारे में जागरूक रहें यदि आपको किसी संवेदनशील जानकारी को हटाने की आवश्यकता है।
4. Boomerang
इनबॉक्स उत्पादकता की ओर बढ़ते हुए, Boomerang एक ऐसा टूल है जो आपको संदेशों को शेड्यूल या स्नूज़ करने देता है। आप मीटिंग समय की जांच भी कर सकते हैं, रीड रसीद प्राप्त कर सकते हैं, और अपनी उपलब्धता साझा कर सकते हैं। जब आप एक ईमेल लिखते हैं, तो ये विकल्प आपकी रिबन के Boomerang सेक्शन में शीर्ष पर उपलब्ध होते हैं।
एक और शानदार विशेषता लचीला रिमाइंडर है। आप एक निर्दिष्ट तारीख और समय पर, बेतरतीब ढंग से, या केवल तभी संदेश को अपने इनबॉक्स में वापस ला सकते हैं जब कोई इसका जवाब न दे। यह यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आप कभी भी फॉलो-अप न भूलें। बस अपने इनबॉइ में टूलबार से Open Boomerang बटन पर क्लिक करें जिसमें ईमेल चुना गया हो या संदेश विंडो में Remind Me दबाएं।
एक और विशेषता जो काम आती है वह है Inbox Pause। क्या आप कभी अपने इनबॉक्स में आने वाले ईमेल की बाढ़ से इतने विचलित होते हैं कि आप ट्रैक खो देते हैं कि आप क्या कर रहे हैं? या, शायद आप उन संदेशों पर कूदने के बजाय इंतजार करते हुए खुद को पाते हैं? यह तब है जब आप Inbox Pause का उपयोग कर सकते हैं। यह एक बटन के क्लिक के साथ ईमेल को आने से रोक देगा।
आप एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट कर सकते हैं, डिलीवरी अपवाद कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, या कुछ दिनों और समय के लिए संदेश शेड्यूल कर सकते हैं। यदि आप चिंतित हैं कि आप इसे बंद करना भूल सकते हैं तो आप Unpause automatically विकल्प भी देख सकते हैं। ये सभी विकल्प तब प्रदर्शित होते हैं जब आप अपनी टूलबार से Inbox Pause पर क्लिक करते हैं।
अपने प्रोजेक्ट पर केंद्रित रहने, अपनी टीम के साथ फॉलो-अप के लिए रिमाइंडर प्राप्त करने, और स्टेटस मीटिंग के लिए उपलब्धता साझा करने के लिए, Boomerang एक अद्भुत टूल है।
5. Evernote
ईमेल को नोट्स में बदलें और उन्हें सीधे अपने प्रोजेक्ट नोटबुक में डालें Evernote ऐड-इन के साथ। यदि आप प्रोजेक्ट आइटम्स के लिए Evernote का उपयोग करते हैं तो यह टूल सरल हो सकता है लेकिन अमूल्य हो सकता है। अपने इनबॉक्स या संदेश विंडो से, रिबन से Save to Evernote पर क्लिक करें।
नोट का नाम ईमेल विषय पंक्ति है, जिसे आप चाहें तो संपादित कर सकते हैं। फिर, एक नोटबुक चुनें, एक टैग जोड़ें, और यदि आप चाहें तो एक टिप्पणी शामिल करें। Save दबाएं और बस इतना ही।
यदि आप शीर्ष दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आप आगे के लिए नोटबुक चयन और टैग कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
6. Moxtra [अब उपलब्ध नहीं]
रिमोट टीमों के साथ संचार के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक क्या है? उत्तर एक ठोस संचार उपकरण है। चाहे आपकी टीम दुनिया भर में हो या सड़क के नीचे, Moxtra एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आप सभी को ऐसा महसूस कराता है जैसे आप एक ही कमरे में हैं। और, Outlook ऐड-इन के साथ, आप किसी अन्य टूल को खोले बिना प्रोजेक्ट के टुकड़ों पर चर्चा कर सकते हैं।
आप अपनी रिबन में बटन पर क्लिक करके एक नई चैट या Moxtra मीटिंग शुरू कर सकते हैं। फिर आपको ईमेल संपर्क की जानकारी और उन्हें Invite करने के लिए एक बटन के साथ एक पॉपअप विंडो दिखाई देगी। और आप अपनी सूची से एक बाइंडर चुन सकते हैं और उस विशिष्ट प्रोजेक्ट के संबंध में चैट कर सकते हैं।
Moxtra बड़े और छोटे व्यवसायों के लिए एकीकरण और एप्लिकेशन के साथ एक मुफ्त संचार उपकरण है। मुफ्त में, आप तीन उपयोगकर्ता और प्रति मीटिंग पांच प्रतिभागियों के साथ-साथ अतिरिक्त सुविधाएं प्राप्त कर सकते हैं। बड़ी कंपनियों के लिए, प्रो प्लान देखें। बस याद रखें, Outlook ऐड-इन बिना किसी शुल्क के उपलब्ध है और प्रोजेक्ट टीम संचार को सरल बनाता है।
अतिरिक्त Outlook प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐड-इन्स
यदि आप पहले से ही किसी विशिष्ट एप्लिकेशन के साथ काम करते हैं या केवल अपने प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए अधिक Outlook ऐड-इन्स ढूंढ रहे हैं, तो यहां कई अन्य हैं जो आपको उपयोगी लग सकते हैं:
- Jira मुद्दों को बनाने और अपडेट करने के लिए
- Dropbox for Outlook बड़ी फ़ाइलें साझा करने के लिए
- Smartsheet for Outlook प्रोजेक्ट्स को व्यवस्थित करने के लिए
- DocSend दस्तावेज़ नियंत्रण के लिए
- Kofax View+ इमेज और PDF फ़ाइलों को मर्ज करने के लिए
- Tasks in a Box for Outlook ईमेल को कार्यों में बदलने के लिए
आप इन सुविधाजनक उपकरणों में से एक या अधिक का उपयोग पहले से ही कर रहे होंगे या अब एक को आज़माने के लिए तैयार हैं। क्या अन्य Outlook ऐड-इन्स हैं जिनका उपयोग आप प्रोजेक्ट्स प्रबंधित करने के लिए करते हैं?
यदि आप Mac उपयोगकर्ता हैं, तो अतिरिक्त विकल्पों के लिए Mac के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप्स की इस सूची को देखना सुनिश्चित करें।
