कल्पना कीजिए कि आप एक मंच पर खड़े हैं, और बहस में अपनी बात रखने के लिए आपके पास केवल पाँच या छह वाक्य हैं। एक बार जब आप काम पूरा कर लेते हैं, तो दर्शकों में सभी लोग आपके द्वारा अभी-अभी कही गई हर बात को अलग (या समर्थन) देंगे। हंसी - मजाक? ईमेल थ्रेड के समूह में आपका स्वागत है।
एक अच्छा ईमेल बनाना आसान नहीं है, और यह एक ऐसी कला है जिसे बहुत कम लोग ही सिद्ध कर पाते हैं। MakeUseOf में वर्षों से, हमने विभिन्न नेटिकेट दिशानिर्देशों और ईमेल युक्तियों के साथ मदद करने का प्रयास किया है, लेकिन समूह ईमेल एक ऐसी स्थिति पेश करते हैं जो बहुत ही अनोखी है। समूह ईमेल में, इतने सारे चर होते हैं - व्यक्तित्व, संवेदनशीलता और राजनीति - कि खुद को परेशानी में डालना बेहद आसान है।
इस लेख में, आप समूह ईमेल में बातचीत को संभालने के बारे में कुछ कठिन सीखे गए पाठ पाएंगे। ये टिप्स आपको अपना संदेश बढ़ाने, चिंताओं और भावनाओं को शांत करने और समग्र रूप से अधिक सकारात्मक समूह वार्तालाप बनाने में मदद करेंगी।
ऑडियंस को याद रखें
इस टिप को पहले सूचीबद्ध किया गया है क्योंकि यह सबसे आम गलती है जो लोग ईमेल का जवाब देते समय करते हैं जिसमें नामों की एक बहुत लंबी सीसी सूची शामिल होती है। सुनिश्चित करें कि आप समझते हैं कि प्राप्तकर्ता कौन हैं। समूह ईमेल थ्रेड के भीतर बातचीत धर्म, जाति या राजनीति जैसे बहुत संवेदनशील विषयों की ओर मुड़ सकती है, और यदि आप उस लंबी सीसी सूची के लोगों के बारे में अधिक नहीं जानते हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि आप शायद किसी का अपमान करेंगे। आपकी राय के साथ।
यहां सबसे सुरक्षित तरीका यह है कि ईमेल लिखते समय उन हॉट-बटन विषयों से पूरी तरह से बचें जो बड़ी संख्या में लोगों के पास जा रहे हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप जो प्रतिक्रिया दे रहे हैं वह केवल एक व्यक्ति को निर्देशित है। आपकी टिप्पणियों को कई लोगों ने देखा होगा, और यदि आपने किसी प्रकार की अदूरदर्शी टिप्पणी की है जो एक स्टीरियोटाइप या कट्टर के रूप में सामने आ सकती है, तो आप अपने आप को बहुत सारे गर्म पानी में पा सकते हैं - खासकर अगर यह एक काम है पर्यावरण।
यदि आप उन विषयों पर टिप्पणी करने से बचने के लिए धैर्य नहीं पाते हैं, तो कम से कम उस सीसी सूची के माध्यम से खोजें और सुनिश्चित करें कि आपके पास उस रुख का बहुत अच्छा विचार है जो लोग शायद इस विषय पर ले सकते हैं। यदि आप समूह ईमेल में अपनी राय देने जा रहे हैं, तो कम से कम यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि आप ऐसा कुछ नहीं कह रहे हैं जो उस सीसी सूची में किसी के धर्म, जाति, लिंग या यौन अभिविन्यास पर सीधे हमला करेगा।
किसी को भी अकेला न छोड़ें
क्या आपको कभी किसी बॉस या सहकर्मी ने ईमेल में चुना है, जहां अन्य लोगों का एक समूह सीसी-एड था, जहां उन्होंने कुछ ऐसा बताया जो आपने गलत किया या अन्यथा आपको फटकार लगाई? यदि आपके पास है, तो आप जानते हैं कि वह अनुभव कितना अपमानजनक और भयानक हो सकता है। जबकि यह किसी के लिए एक बहुत ही भयानक और बेवकूफी भरा काम लगता है, उस गलती को करना आपके विचार से कहीं अधिक आसान है।
यह आप में से नेताओं के लिए विशेष रूप से सच है। हो सकता है कि एक कर्मचारी ने कुछ गलत किया हो जो आप नहीं चाहते कि कोई और करे। उस कर्मचारी के सामने एक उदाहरण बनाने का प्रलोभन प्रबल होगा, लेकिन हर कीमत पर इससे बचें।
इसमें एक चेतावनी है। यदि आप उनके बारे में कुछ अच्छा कहना चाहते हैं तो आप लोगों को अलग करना चाहते हैं। यह एक जबरदस्त प्रेरक शक्ति हो सकती है जब कोई प्रबंधक या सहकर्मी समूह ईमेल में किसी के बारे में कुछ अच्छा कहता है। अगर आपको कभी किसी को इस तरह से अलग करने का अवसर मिले, तो इसे करें।
विनम्र रहें
राल्फ वाल्डो इमर्सन ने एक बार लिखा था, "एक महान व्यक्ति हमेशा छोटा होने के लिए तैयार रहता है।"
उस कथन की सच्चाई इस वास्तविकता में परिलक्षित होती है कि वास्तव में ऐसे कई महान पुरुष (या महिलाएं) नहीं हैं जो विनम्रता के कौशल का दावा कर सकें। सभी मानवीय लक्षणों में से, यह अभ्यास करने के लिए सबसे दुर्लभ और सबसे कठिन में से एक है। हर कोई चाहता है कि उसका सम्मान किया जाए और उसे ज्ञानी के रूप में देखा जाए। कोई भी अपने साथियों से कमतर नहीं दिखना चाहता। यह लगभग हमेशा समूह ईमेल चर्चाओं में शेखी बघारने, शेखी बघारने, दिखावा या अन्यथा इस तरह से इस तरह से प्रकट होता है कि सूची में सभी को यह पता चलता है कि आप कितना जानते हैं।
विडंबना यह है कि ईमेल सूची में हर कोई आपको कैसे देखता है, यह बढ़ाने का इरादा है, यह वास्तव में इसके विपरीत है। यह आपको अपरिपक्व, अभिमानी और सर्वथा अहंकारी के रूप में सामने लाता है। ईर्ष्या और प्रतिस्पर्धा दो सबसे मजबूत मानवीय भावनाएं हैं - आमतौर पर उस पर बेकाबू। आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह है उस सीसी सूची के किसी भी सदस्य में उन बुनियादी मानवीय भावनाओं को ट्रिगर करना।
इसके बजाय, दूसरों को ऊपर उठाकर महानता का अनुभव करें - वही अंक और उदाहरण प्रदान करें जो आप चाहते थे, लेकिन उपलब्धियों और दूसरों के ज्ञान का जश्न मनाएं। इन मामलों में लोग न केवल आपसे सहमत होने की अधिक संभावना रखते हैं, बल्कि इतने सारे लोगों के सामने निस्वार्थ भाव से काम करने के लिए वे आपका अधिक सम्मान भी करेंगे।
विवाद से बचें
जब भी आप समूह वार्तालाप का हिस्सा होते हैं - चाहे वह ईमेल हो या वास्तविक जीवन - गर्म विषयों पर अनिवार्य रूप से बहस या तर्क उत्पन्न होते हैं। आमतौर पर, इन विषयों में राजनीति या धर्म जैसी चीजें शामिल होती हैं; चीजें जो लोगों के लिए बहुत ही व्यक्तिगत और भावनात्मक हैं। मैदान में शामिल होना लाजमी है। ऐसा मत करो।
जब आप इस तरह के संवेदनशील विषयों पर मैदान में कूदते हैं तो दो मुख्य चीजें गलत हो जाती हैं। सबसे पहले, आप किसी मुद्दे पर रुख अपनाकर खुद को स्टीरियोटाइप कर सकते हैं। चाहे आप गर्भपात के पक्ष में हों या जीवन-समर्थक हों, बहस देखने वाले लोग आपके बारे में धारणाओं का एक पूरा संग्रह करेंगे; जिनमें से ज्यादातर शायद झूठे हैं। दुर्भाग्य से, ये रूढ़िवादिता इस बात को प्रभावित कर सकती है कि बहस से पूरी तरह से असंबंधित मुद्दों पर आगे बढ़ते हुए लोग आपके साथ कैसा व्यवहार करते हैं।
दूसरी समस्या, खासकर यदि आप एक पर्यवेक्षक या प्रबंधकीय भूमिका में हैं, तो लोग बहस में आपके मजबूत रुख को दूसरों को प्रभावित करने के लिए आपकी स्थिति या स्थिति का उपयोग करने की कोशिश के रूप में देखेंगे - अनिवार्य रूप से आपकी शक्ति का दुरुपयोग।
कभी भी निश्चित टिप्पणियां न करें
गलत साबित होने का आसान तरीका यहां दिया गया है: कुछ सच कहो। मानव मनोविज्ञान का एक तत्व है जो बहुत सामान्य प्रतीत होता है, विशेष रूप से समूह स्थितियों में, जहां लोगों को किसी निश्चित दावे के कवच में कुछ झंकार खोजने की आवश्यकता महसूस होती है। यदि आप कहते हैं कि चट्टानें हमेशा गोल होती हैं, तो कोई वर्गाकार चट्टान की तलाश में निकलेगा। अगर आप कहते हैं कि पेड़ हमेशा गंदगी में उगते हैं, तो कोई दलदल में उगने वाले किसी अस्पष्ट पेड़ का सबूत पेश करेगा।
हर नियम में लगभग हमेशा एक अपवाद होता है, इसलिए ऐसा नियम न बनाएं जो किसी को अपवाद खोजने के लिए आमंत्रित करे। उन निश्चित दावों से बचें जिनमें "हमेशा" या "कभी नहीं" शब्द होते हैं क्योंकि उन्हें अस्वीकार करना बहुत आसान होता है। किसी को आपके दावे को गलत साबित करने वाले एक उदाहरण की आवश्यकता है, और आप अंत में उस समूह वार्तालाप थ्रेड में थोड़े मूर्खतापूर्ण लग रहे हैं।
तो, समूह ईमेल शिष्टाचार के बारे में आपके अपने अवलोकन क्या हैं? आपने देखा है कि अन्य लोग किस प्रकार के व्यवहार करते हैं जो समूह बातचीत को और अधिक कठिन या दर्दनाक बना देता है? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने स्वयं के अवलोकन और अंतर्दृष्टि साझा करें और अन्य पाठकों को समूह ईमेल वार्तालापों से सर्वोत्तम बनाने में सहायता करें।