कल्पना करें कि आप एक मंच पर खड़े हैं, और आपके पास एक बहस में अपनी बात रखने के लिए केवल पांच या छह वाक्य हैं। एक बार जब आप कर लेते हैं, तो दर्शकों में सभी लोगों को आपके द्वारा कही गई हर चीज को फाड़ने (या समर्थन करने) का मौका मिलेगा। मजेदार लगता है? ग्रुप ईमेल थ्रेड्स में आपका स्वागत है।
एक अच्छा ईमेल तैयार करना आसान नहीं है, और यह एक कला है जिसे कुछ ही लोग पूर्ण करने में सक्षम हैं। मेकयूजऑफ पर वर्षों से, हमने विभिन्न नेटिकेट दिशानिर्देशों और ईमेल युक्तियों के साथ मदद करने की कोशिश की है, लेकिन ग्रुप ईमेल एक ऐसी स्थिति पेश करते हैं जो बहुत अनूठी है। ग्रुप ईमेल में, इतने सारे चर हैं — व्यक्तित्व, संवेदनशीलता और राजनीति — कि अपने आप को मुसीबत में डालना बेहद आसान है।
इस लेख में, आपको ग्रुप ईमेल में बातचीत को संभालने के बारे में कुछ कठिन सबक मिलेंगे। ये टिप्स आपके संदेश को बढ़ाने, चिंताओं और भावनाओं को शांत करने, और कुल मिलाकर एक बहुत अधिक सकारात्मक ग्रुप बातचीत बनाने में मदद करेंगे।
दर्शकों को याद रखें
यह टिप पहले सूचीबद्ध है क्योंकि यह सबसे आम गलती है जो लोग तब करते हैं जब बहुत लंबी CC सूची वाले ईमेल का जवाब दे रहे होते हैं। सुनिश्चित करें कि आप समझते हैं कि प्राप्तकर्ता कौन हैं। एक ग्रुप ईमेल थ्रेड के भीतर बातचीत धर्म, जाति या राजनीति जैसे बहुत संवेदनशील विषयों की ओर मुड़ सकती है, और यदि आप उस लंबी CC सूची के लोगों के बारे में ज्यादा नहीं जानते हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि आप शायद अपनी राय से किसी का अपमान कर देंगे।
यहां सबसे सुरक्षित दृष्टिकोण उन हॉट-बटन विषयों से पूरी तरह से बचना है जब बड़ी संख्या में लोगों को जाने वाले ईमेल लिख रहे हों। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके द्वारा दी जा रही प्रतिक्रिया केवल एक व्यक्ति को निर्देशित है। आपकी टिप्पणियों को कई आंखों द्वारा देखा जाएगा, और यदि आपने किसी प्रकार की संकीर्ण सोच वाली टिप्पणी की है जो एक रूढ़िवादिता या कट्टरता के रूप में सामने आ सकती है, तो आप अपने आप को बहुत गर्म पानी में पा सकते हैं — खासकर यदि यह कार्य वातावरण है।
यदि आप उन विषयों पर टिप्पणी करने से बचने का साहस नहीं जुटा सकते, तो कम से कम उस CC सूची के माध्यम से खोजें और सुनिश्चित करें कि आपके पास इस बात का बहुत अच्छा अंदाजा है कि उन लोगों का हाथ में विषय पर क्या रुख हो सकता है। यदि आप एक ग्रुप ईमेल में अपनी राय देने जा रहे हैं, तो कम से कम यह सुनिश्चित करने की कोशिश करें कि आप सीधे उस CC सूची में किसी की धर्म, जाति, लिंग या यौन अभिविन्यास पर हमला करने वाली कुछ कहने की संभावना नहीं रखते।
किसी को अलग न करें
क्या आपको कभी किसी बॉस या सहकर्मी द्वारा एक ईमेल में अलग किया गया है जहां एक गुच्छा अन्य लोग CC'd थे, जहां उन्होंने कुछ ऐसा बताया जो आपने गलत किया या अन्यथा आपको डांटा? यदि आपके पास है, तो आप जानते हैं कि वह अनुभव कितना अपमानजनक और भयानक महसूस कर सकता है। जबकि यह किसी के साथ करने के लिए एक बहुत भयानक और बेवकूफी भरी बात लगती है, वह गलती करना आपके विचार से बहुत आसान है।
यह विशेष रूप से आप में से नेताओं के लिए सच है। एक कर्मचारी द्वारा कुछ गलत किया गया हो सकता है जिसे आप नहीं चाहते कि कोई और करे। उस कर्मचारी को एक उदाहरण बनाने का प्रलोभन मजबूत होगा, लेकिन हर कीमत पर इससे बचें।
इसके लिए एक चेतावनी है। यदि आपके पास उनके बारे में कहने के लिए कुछ अच्छा है तो आप लोगों को अलग करना चाहेंगे। जब एक प्रबंधक या सहकर्मी किसी के बारे में ग्रुप ईमेल में कुछ अच्छा कहता है तो यह एक जबरदस्त प्रेरक शक्ति हो सकती है। यदि आपके पास कभी इस तरह से किसी को अलग करने का अवसर हो, तो हर तरह से, करें।
विनम्र रहें
राल्फ वाल्डो एमर्सन ने एक बार लिखा था, "एक महान आदमी हमेशा छोटा होने को तैयार रहता है।"
उस कथन की सच्चाई इस वास्तविकता में परिलक्षित होती है कि वास्तव में कई महान पुरुष (या महिलाएं) नहीं हैं जो विनम्रता के कौशल का दावा कर सकें। सभी मानवीय लक्षणों में, यह बिल्कुल सबसे दुर्लभ और अभ्यास करने में सबसे कठिन में से एक है। हर कोई सम्मानित और जानकार के रूप में देखा जाना चाहता है। कोई भी साथियों के लिए हीन के रूप में देखा जाना नहीं चाहता। यह लगभग हमेशा ग्रुप ईमेल चर्चाओं में डींग मारने, दिखावा करने या अन्यथा इस तरह से प्रवचन करने के रूप में भौतिक होता है जो सूची में सभी को यह प्रकट करता है कि आप कितना जानते हैं।
विडंबना यह है कि जबकि इरादा सूची में सभी को आपको कैसे देखते हैं इसे बढ़ाने का है, यह वास्तव में विपरीत करता है। यह आपको अपरिपक्व, अभिमानी और सर्वथा अहंकारी के रूप में सामने आने देता है। ईर्ष्या और प्रतिस्पर्धा दो सबसे मजबूत मानवीय भावनाएं हैं — आमतौर पर अनियंत्रित। आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह उस CC सूची के किसी भी सदस्य में उन आधारभूत मानवीय भावनाओं को ट्रिगर करना है।
इसके बजाय, दूसरों को ऊपर उठाकर महानता प्रदर्शित करें — वही बिंदु और उदाहरण प्रदान करें जो आप देना चाहते थे, लेकिन दूसरों की उपलब्धियों और ज्ञान का जश्न मनाकर। लोग न केवल इन मामलों में आपसे सहमत होने की अधिक संभावना रखते हैं, बल्कि वे इतने सारे लोगों के सामने इतना निस्वार्थ कार्य करने के लिए आपका अधिक सम्मान करेंगे।
विवाद से बचें
जब भी आप एक ग्रुप वार्तालाप का हिस्सा होते हैं — चाहे वह ईमेल हो या वास्तविक जीवन — अनिवार्य रूप से गरम विषयों पर बहस या तर्क उठते हैं। आमतौर पर, इन विषयों में राजनीति या धर्म जैसी चीजें शामिल होती हैं; चीजें जो लोगों के लिए बहुत व्यक्तिगत और भावनात्मक हैं। इसमें कूदने का प्रलोभन होता है। मत करो।
जब आप इन जैसे संवेदनशील विषयों पर बहस में कूदते हैं तो दो मुख्य चीजें गलत हो जाती हैं। पहला, आप किसी मुद्दे पर रुख अपनाकर खुद को रूढ़िबद्ध कर सकते हैं। चाहे आप गर्भपात पर प्रो-चॉइस या प्रो-लाइफ हों, बहस देखने वाले लोग आपके बारे में धारणाओं का एक पूरा संग्रह बना लेंगे; जिनमें से अधिकांश शायद झूठे हैं। दुर्भाग्य से, वे रूढ़िबद्धताएं उन मुद्दों पर पूरी तरह से असंबंधित मुद्दों पर आगे बढ़ने वाले लोगों के साथ आपके व्यवहार को प्रभावित कर सकती हैं।
दूसरी समस्या, खासकर यदि आप पर्यवेक्षी या प्रबंधकीय भूमिका में हैं, तो यह है कि लोग बहस में आपके मजबूत रुख को अपनी स्थिति या स्थिति का उपयोग करके दूसरों को प्रभावित करने की कोशिश के रूप में देखेंगे — अनिवार्य रूप से अपनी शक्ति का दुरुपयोग करना।
निर्णायक टिप्पणियां कभी न करें
गलत साबित होने का एक आसान तरीका यहां है: कहें कि कुछ सच है। मानव मनोविज्ञान का एक तत्व है जो बहुत आम प्रतीत होता है, विशेष रूप से ग्रुप स्थितियों में, जहां लोगों को किसी भी निर्णायक दावे के कवच में कुछ दरार खोजने की आवश्यकता महसूस होती है। यदि आप कहते हैं कि चट्टानें हमेशा गोल होती हैं, तो कोई वर्ग चट्टान की खोज में निकल जाएगा। यदि आप कहते हैं कि पेड़ हमेशा गंदगी में उगते हैं, तो कोई किसी अस्पष्ट पेड़ का सबूत पेश करेगा जो दलदल में उगता है।
लगभग हर नियम का अपवाद होता है, इसलिए ऐसा नियम न बनाएं जो किसी को अपवाद खोजने के लिए आमंत्रित करे। उन निर्णायक दावों से बचें जिनमें "हमेशा" या "कभी नहीं" शब्द हों क्योंकि वे गलत साबित होने के लिए बहुत आसान हैं। किसी को आपके दावे को गलत साबित करने के लिए एक उदाहरण की आवश्यकता है, और आप उस ग्रुप वार्तालाप थ्रेड में थोड़ा मूर्खतापूर्ण दिखते हैं।
तो, ग्रुप ईमेल शिष्टाचार के बारे में आपके अपने अवलोकन क्या हैं? आपने अन्य लोगों को कौन से व्यवहार करते देखा है जो ग्रुप वार्तालापों को अधिक कठिन, या यहां तक कि दर्दनाक बनाते हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने अवलोकन और अंतर्दृष्टि शेयर करें और अन्य पाठकों को ग्रुप ईमेल वार्तालापों का सर्वोत्तम लाभ उठाने में मदद करें।
