182,900,000,000 ईमेल।
182.9 बिलियन।
यह ग्रह पर हर मानव दिमाग के लिए 25 से अधिक ईमेल हैं।
और यह सिर्फ एक दिन में हम जो भेजते हैं (PDF)।
हर दिन भेजे और प्राप्त किए जाने वाले ईमेल की पागल राशि को देखते हुए, यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि यह इलेक्ट्रॉनिक संचार हम में से कई लोगों के लिए संभालने के लिए बहुत कठिन हो गया है। लेकिन चिंता न करें, यहां कुछ उत्पादकता रहस्य हैं जो आपको इस जानवर को वश में करने में मदद कर सकते हैं।
कैन्ड रिस्पॉन्स का उपयोग करें
मैं इस एक के महत्व पर पर्याप्त जोर नहीं दे सकता। संभावना है, आप कई ईमेल का उसी तरह जवाब देते हैं, चाहे वह सबमिशन से इनकार हो, सहकर्मी के प्रयासों को स्वीकार करना हो या एक साधारण अभिवादन। एक चीज जो आपको बिल्कुल करनी चाहिए वह है अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले ईमेल के लिए कैन्ड रिस्पॉन्स बनाना।
Gmail या किसी अन्य ईमेल क्लाइंट में कैन्ड रिस्पॉन्स सेट अप करना वास्तव में आसान है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने तेज़ टाइपिस्ट हैं, आप अपने माउस के दो क्लिक से तेज़ नहीं हैं, है ना? अपने आप को कुछ समय बचाएं और इसे अभी करें।
फ़िल्टर और लेबल/फोल्डर सेट अप करें
ओवरलोड से निपटने का सबसे अच्छा तरीका पहले इसे सॉर्ट करना है। इसका मतलब है अपने इनबॉक्स में फ़िल्टर और लेबल/फोल्डर का उपयोग करना। Outlook में फोल्डर हैं, Gmail में लेबल हैं, और दोनों में फ़िल्टर हैं जिन्हें आप इन फोल्डर और लेबल पर अपने ईमेल को ऑटो-रूट करने के लिए सेट अप कर सकते हैं। आप Gmail में अपनी कस्टम जरूरतों के अनुसार उन्नत फ़िल्टर सेट अप कर सकते हैं। वास्तव में, Gmail अपने नए प्रायोरिटी इनबॉक्स के साथ आपके ईमेल में कुछ व्यवस्था लाने की पेशकश करता है।
उन्हें सेट अप करने और अच्छी तरह से वर्गीकृत करने में कुछ समय लगता है, और पहला महीना आपसे लगातार इनपुट की मांग करता है। लेकिन लंबे समय में यह आपके समय के लायक है। चीजों को लेबल और फ़िल्टर के तहत जल्दबाजी में न डालें, इसके बारे में सोचें और अच्छी तरह से वर्गीकृत करें क्योंकि यह वह स्वचालन है जिसका उपयोग आपका इनबॉक्स आपके शेष जीवन के लिए करेगा।
मुझे ईमेल फ़िल्टर करने से पहले 3-चरण की जांच करना सबसे अच्छा लगता है:
- अपने आप से पूछें कि इस संदेश के लिए सबसे अच्छा लेबल/फोल्डर नाम (चाहे मौजूदा हो या नहीं) क्या होगा।
- जांचें कि क्या वह नाम पहले से मौजूद है, और यदि नहीं, तो इसे बनाएं।
- अपने आप से पूछें कि क्या वह नाम एक अलग इकाई होना चाहिए या मौजूदा फ़ोल्डर्स में से एक के तहत उप-श्रेणीबद्ध होना चाहिए।
इसे नियमित रूप से करें और आपका इनबॉक्स जादुई रूप से साफ हो जाएगा।
अपनी टू-डू सूची कहीं और ले जाएं
इसे मेरे साथ कहें: "आपका इनबॉक्स आपकी टू-डू सूची नहीं है।" Google के विवेक हल्दार ने इसके बारे में कुछ समय पहले लिखा था और मैं इससे अधिक सहमत नहीं हो सकता। यहां हल्दार का मत है:
ईमेल टूडू सूची के लिए एक भयानक जगह है। मुझे वास्तव में समझ नहीं आता कि कोई ईमेल पर GTD कैसे लगा सकता है। एक ईमेल कार्रवाई योग्य नहीं है। एक बार जब आप इसे पढ़ते हैं और समझते हैं, तो आप एक स्पष्ट कार्रवाई के साथ समाप्त हो सकते हैं, लेकिन आपका इनबॉक्स इसे धकेलने की जगह नहीं है।
आपका ईमेल संचार के बारे में है, तो इसे उसी के बारे में रहने दें। टू-डू सूचियों के लिए बहुत सारे शानदार ऐप्स हैं, और मैं Any.do या Wunderlist की अत्यधिक अनुशंसा करूंगा।
जंक से अनसब्सक्राइब करें
आप विश्वास नहीं करेंगे कि स्पैम फ़िल्टर के बावजूद कितने न्यूज़लेटर्स और अन्य जंक ईमेल आपके इनबॉक्स को बंद कर रहे हैं। और एक बार अव्यवस्था बनना शुरू हो जाए, तो यह जल्दी से नियंत्रण से बाहर हो सकती है। इसे इसकी पटरियों में रोकने के लिए, आपको अनसब्सक्राइब करना शुरू करना होगा और ऐसा करने का एक बहुत आसान ट्रिक है।
अपने ईमेल क्लाइंट में, बस "अनसब्सक्राइब" शब्द खोजें। यह हर न्यूज़लेटर के अंत में जोड़ा जाता है, इसलिए आप अचानक अपने इनबॉक्स में सभी मास मेल की एक सूची देखेंगे। अब बस उन्हें एक-एक करके खोलें और अनसब्सक्राइब करें। मैं ऐसा करते समय चीजों को गति देने के लिए Gmail के प्रीव्यू पेन का उपयोग करने की सलाह देता हूं।
मेलिंग सूचियों से त्वरित अनसब्सक्राइब करने या उन्हें ईमेल डाइजेस्ट में बंडल करने के लिए ऐड-ऑन और सेवाएं भी हैं।
प्रत्येक ईमेल से पूछने के लिए सुनहरा प्रश्न
यह बड़ी बात है और इसने पिछले वर्ष मेरे इनबॉक्स ओवरलोड को नियंत्रण में रखने में मदद की है। BBC Future के टॉम स्टैफोर्ड ने किसी भी संदेश को खोलते समय खुद से पूछने के लिए एक सुनहरा प्रश्न प्रस्तुत किया:
"अगर यह जानकारी मेरे इनबॉक्स में नहीं होती, तो क्या मैं इसे ढूंढने बाहर जाऊंगा?"
यदि उत्तर नहीं है, तो उत्तर न दें या इसे खोले बिना भी हटाएं। यह इतना सरल है। नहीं, आप किसी बड़ी चीज़ से चूकने नहीं जा रहे हैं -- मैं इसे एक साल से कर रहा हूं और यह वास्तव में काम करता है। यहां स्टैफोर्ड का इसके लिए स्पष्टीकरण है:
यह कहीं भी समूह ईमेल और अनिवार्य रूप से आने वाले उत्तरों के हिमस्खलन से अधिक स्पष्ट नहीं है। खुद को याद दिलाकर वापस हमला करें कि सभी ईमेल का उत्तर देना आवश्यक नहीं है, कि बहुत सारे मुद्दे - और होने चाहिए - अन्य लोगों द्वारा निपटाए जाएंगे। अपने आप से पूछें: "अगर यह जानकारी मेरे इनबॉक्स में नहीं होती, तो क्या मैं इसे ढूंढने बाहर जाऊंगा?" ज्यादातर समय उत्तर शायद "नहीं" है, और यह एक संकेत है कि कोई और आपका ध्यान नियंत्रित कर रहा है।
अपने ईमेल हैक्स साझा करें
हर किसी के पास अव्यवस्था प्रबंधित करने के लिए अपने स्वयं के ईमेल हैक्स हैं और सीखने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें साझा करना है। हमारे पास सभी के लिए हमारा अपना Gmail गाइड भी है। यह मदद करता है, जैसा कि प्रो उपयोगकर्ताओं की सलाह करती है। अगर स्टैफोर्ड ने वह लेख नहीं लिखा होता, तो मैं अभी भी संदेशों में डूबा होता और मैं उसके लिए हमेशा आभारी रहूंगा।
तो मुझे बताएं, आप अपने ईमेल ओवरलोड को कैसे संभालते हैं? यहां कोई गलत जवाब नहीं हैं, दोस्तों।
