संभावना है कि आपका कोई परिचित एक्सीडेंटल रिप्लाई ऑल से प्रभावित हुआ हो। यह एक शर्मनाक और पूरी तरह से रोके जाने योग्य स्थिति है, और यह काफी सामान्य है। लोग अपने सहकर्मियों के पास आ गए हैं, रोगियों के नाम साझा किए हैं, और ईमेल पते उजागर किए हैं—बस गलती से सभी को उत्तर दें पर क्लिक करके। 1997 में, माइक्रोसॉफ्ट ने एक आकस्मिक उत्तर सभी प्रकोप को सहन किया जिसमें अनुमानित 1.5 मिलियन ईमेल शामिल थे।
यह हमेशा सिर्फ शर्मिंदगी नहीं है; उत्तर सभी के विवेकहीन उपयोग से आप वास्तव में एक गंभीर सुरक्षा उल्लंघन का शिकार हो सकते हैं। यदि आप खाते की जानकारी या व्यापार रहस्य भेजते हैं और गलती से उन लोगों को शामिल कर लेते हैं जिनकी नकल नहीं की जानी चाहिए, तो आपके हाथों में कुछ गंभीर समस्या हो सकती है। यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप दुर्घटना उत्तर सभी को अनुबंधित नहीं करते हैं? यहां बताया गया है कि अपनी सुरक्षा कैसे करें।
अगर आप आउटलुक का उपयोग करते हैं
सुरक्षित रहने का सबसे अच्छा तरीका है कि सभी उत्तर दें बटन को पूरी तरह से हटा दें। Outlook 2003 या 2007 में, आप बस नीचे की ओर स्थित तीर . पर क्लिक कर सकते हैं टूलबार के सबसे दाईं ओर, बटन जोड़ें या निकालें click क्लिक करें , और सभी को उत्तर दें से छुटकारा पाएं। आप आउटलुक 2010 या 2013 में भी यही काम कर सकते हैं, लेकिन यह काफी जटिल है।
CNET निम्नलिखित निर्देश देता है। फ़ाइल> विकल्प> रिबन कस्टमाइज़ करें . पर जाएं . जवाब . पर क्लिक करें दाएँ फलक में, और फिर निकालें . क्लिक करें . नया समूह क्लिक करें दो बार, और पहले नए समूह (कस्टम) को "प्रतिक्रिया (कस्टम)" के रूप में और दूसरे को "सभी को उत्तर दें (कस्टम)" के रूप में नाम बदलें। मुख्य टैब Click क्लिक करें बाएँ फलक में, फिर विस्तृत करें होम (मेल) और जवाब दें . दाएँ फलक में, प्रतिसाद (कस्टम) select चुनें ।
एक-एक करके, आदेश जोड़ें उत्तर पोस्ट करें , जवाब दें , आगे बढ़ें , मीटिंग , आईएम , और अधिक बाएँ फलक से प्रतिसाद (कस्टम) तक। दाएँ फलक में, सभी को उत्तर दें (कस्टम) select चुनें . आदेश जोड़ें सभी को उत्तर दें। सभी को उत्तर दें (कस्टम) Select चुनें और डाउन . का उपयोग करें इसे "भेजें/प्राप्त करें (IMAP/POP)" के अंतर्गत ले जाने के लिए बटन क्लिक करें, फिर ठीक क्लिक करें ।
Outlook के लिए TuneReplyAll ऐड-ऑन स्थापित करना एक आसान तरीका है। जब आप सभी को उत्तर दें का उपयोग करने वाले हों तो यह आपको एक पॉप-अप चेतावनी सक्षम करने देगा। यदि आप इसे सभी को भेजने के लिए तैयार हैं, तो बस हां दबाएं—यदि नहीं, तो नहीं पर क्लिक करें।
आप एक नियम भी बना सकते हैं जो आउटलुक को आपके संदेशों को देरी से भेजने के लिए कहता है; इस तरह यदि आपको पता चलता है कि आपने सभी को उत्तर दें मारा है, तो आपके पास भेजने को रद्द करने का समय है। इस नियम को बनाने के लिए आपको ये कदम उठाने होंगे।
क्लिक करें टूल> नियम और अलर्ट> नया नियम . रिक्त नियम के अंतर्गत "एक टेम्पलेट चुनें" बॉक्स में, भेजने के बाद संदेशों की जांच करें . क्लिक करें , और फिर अगला . क्लिक करें . "शर्तों का चयन करें" सूची में कोई भी वांछित विकल्प चुनें, फिर अगला . पर क्लिक करें (यदि आप कोई शर्त नहीं चुनते हैं, तो नियम आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश पर लागू होगा)। "कार्रवाई चुनें" सूची में, वितरण को कुछ मिनटों के लिए स्थगित करें . चुनें . "नियम विवरण संपादित करें" बॉक्स में, रेखांकित वाक्यांश कई . पर क्लिक करें और उन मिनटों की संख्या दर्ज करें, जिन्हें आप चाहते हैं कि प्रत्येक संदेश में 120 मिनट तक की देरी हो। ठीकक्लिक करें और अगला , कोई भी अपवाद जोड़ें जो आप चाहते हैं, फिर अगला . क्लिक करें . नियम को एक नाम दें, चेक करें इस नियम को चालू करें बॉक्स में, और समाप्त करें . क्लिक करें ।
अगर आप Gmail का इस्तेमाल करते हैं
जीमेल की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक जिसका आप उपयोग नहीं कर रहे हैं, वह है पूर्ववत करें सुविधा, जो आपको भेजें बटन को हिट करने के बाद 30 सेकंड तक ईमेल भेजने को रद्द करने देती है, जिससे आप एक आकस्मिक उत्तर को टाल सकते हैं। दूसरा। दुर्भाग्य से, यदि आप डेस्कटॉप जीमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो यह आपकी मदद नहीं करेगा।
अपनी जीमेल सेटिंग्स में जांच करने के लिए एक और बात यह है कि डिफ़ॉल्ट उत्तर व्यवहार सभी को उत्तर देने के बजाय उत्तर पर सेट है। यदि यह सभी को उत्तर दें पर है, तो जब भी आप उत्तर बटन दबाते हैं, तो जीमेल प्रति और सीसी फ़ील्ड को मूल ईमेल पर कॉपी किए गए लोगों के पते से भर देगा।
बूमरैंग, एक जीमेल ऐड-ऑन ऐप, आपको संदेशों को बाद में भेजने के लिए शेड्यूल करने देता है, जो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ मिनटों या कुछ दिनों में उनके पास वापस आने देगा कि आप अपने संपर्कों में सभी को शर्मनाक कुछ भी नहीं भेज रहे हैं सूची। विलंब अंतराल का चयन करें, बाद में भेजें पर क्लिक करें , और फिर बूमरैंग . क्लिक करें अपने विलंबित संदेशों को प्रबंधित करने के लिए स्क्रीन के ऊपरी-दाएँ कोने में। आसान!
यदि आप अन्य ईमेल प्रदाताओं या ग्राहकों का उपयोग करते हैं
यदि आप अन्य ईमेल प्रदाताओं या क्लाइंट का उपयोग करते हैं, तो आपको थोड़ी खुदाई करनी पड़ सकती है। सेंड लेटर नामक एक थंडरबर्ड एक्सटेंशन आपको अपने ईमेल को भविष्य की तारीख में भेजने के लिए शेड्यूल करने देगा। लोटस नोट्स में मेलमेट और एयरमेल की तरह, बाद में भेजने की कार्यक्षमता शामिल है।
आप बाद की तारीख में ईमेल भेजने के लिए लेटरमेल्टर जैसी वेब-आधारित सेवाओं का भी उपयोग कर सकते हैं। एक खाता बनाने के बाद, आप बाद में भेजे जाने के लिए ईमेल बना सकते हैं, और उन्हें भेजे जाने से पहले आप उन्हें प्रबंधित भी कर सकते हैं, ताकि आप कोई भी आवश्यक परिवर्तन कर सकें। आप इसे अपने स्वयं के ईमेल प्रोग्राम से भी उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपका ईमेल क्लाइंट इनमें से किसी भी विकल्प का समर्थन नहीं करता है, तो आप हमेशा अपने ईमेल को ड्राफ्ट के रूप में सहेजने की आदत बना सकते हैं और पांच या दस मिनट बाद दोबारा जांच कर सकते हैं कि आपने कोई संभावित विनाशकारी तो नहीं किया है गलतियाँ, जैसे आपकी ग्राहक सूची में सभी की नकल करना या पूरे कार्यालय की प्रतिलिपि बनाना।
एक्सीडेंटल रिप्लाई ऑल:डोंट लेट इट हैपन टू यू!
पहला ईमेल 44 साल पहले भेजा गया था; आपको लगता है कि हम कैसे होने से दुर्घटना उत्तर सभी को मिटा देंगे। दुर्भाग्य से, हम अभी तक कोई वैक्सीन नहीं लेकर आए हैं, इसलिए आपको सुरक्षा अपने हाथों में लेनी होगी। उत्तर सभी कार्यक्षमता को अक्षम करना, आपके ईमेल भेजने में देरी करना, या कुछ मिनट बाद भेजने के लिए उन्हें ड्राफ़्ट के रूप में सहेजना मदद कर सकता है। एक्सीडेंटल रिप्लाई ऑल को केवल आप ही रोक सकते हैं!
क्या आपने कभी गलती से सभी को उत्तर दें के साथ बहुत अधिक जानकारी साझा की है? क्या आप ऊपर सूचीबद्ध किसी भी रणनीति का उपयोग करते हैं? आकस्मिक उत्तर से लड़ने के लिए अपनी सर्वोत्तम रणनीति नीचे साझा करें!