अपने ग्राहकों और सहकर्मियों को लंबे ईमेल भेजना आम तौर पर निराश होता है। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको केवल एक लंबा अपडेट या अवलोकन भेजने की आवश्यकता होती है।
उस स्थिति में, आप सही बिंदु पर पहुंचकर और यह सुनिश्चित करके स्वयं को और प्राप्तकर्ता को एक एहसान करना चाहेंगे कि उन्हें जानकारी के लिए लंबे पैराग्राफ के माध्यम से खोदने की आवश्यकता नहीं है।
इस लेख में, हम आपको कभी-कभी बताएंगे कि आप अपने लंबे ईमेल को अधिक पठनीय और जवाब देने में आसान बनाने में सहायता के लिए उपयोग कर सकते हैं।
1. सारांशित करने के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें
एक लंबा ईमेल लिखते समय याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक यह है कि प्राप्तकर्ता इसके माध्यम से स्किम करेगा। ऐसा करने में, वे महत्वपूर्ण जानकारी या प्रश्नों को याद कर सकते हैं क्योंकि पढ़ने के लिए बहुत कुछ था।
एक लंबा ईमेल लिखते समय, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप प्राप्तकर्ता के लिए इसे देखना आसान बना दें, फिर भी मुख्य टेकअवे खोजें- दूसरे शब्दों में, आप अपने ईमेल में सटीक होना चाहते हैं। इस तरह, उन्हें वह जानकारी मिल जाती है जिसकी उन्हें आवश्यकता होती है, और आपको अधिक विचारशील उत्तर मिलने की संभावना है।
इस लेख में दिए गए प्रत्येक सुझाव से आपको अधिक स्किमेबल, टू-द-पॉइंट ईमेल प्राप्त करने में मदद मिलेगी—विशेषकर बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करके।
जानकारी को बिंदु रूप में लिखने का मतलब यह नहीं है कि आप संवादी नहीं हो सकते। आप अपने ईमेल के अन्य भागों में हो सकते हैं, जैसे ग्रीटिंग और साइन-ऑफ़। हालांकि, जानकारी को बिंदुओं में सारांशित करने से संदेश जल्दी और प्रभावी ढंग से मिल जाएगा।
हर विवरण को शामिल करने के बजाय, अपने संदेश से महत्वपूर्ण जानकारी की पहचान करें और चिंताजनक होने से बचें। प्राप्तकर्ता को प्रत्येक विषय के प्ले-बाय-प्ले की आवश्यकता नहीं है, उन्हें केवल मुख्य बिंदुओं की आवश्यकता है।
2. महत्वपूर्ण बिंदुओं के लिए बोल्ड का उपयोग करें
ईमेल में सभी कैप का उपयोग करना पेशेवर नहीं है। हालाँकि, आप कुछ सूक्ष्म बोल्डिंग के साथ अपने पाठक को सही दिशा में इशारा कर सकते हैं। बेशक, आप यह सब कुछ के लिए नहीं करना चाहते हैं, लेकिन अगर कोई निश्चित जानकारी है जिसे आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे एक तिथि, अनुस्मारक या कार्रवाई की तरह देखते हैं, तो इसे बोल्ड करें।
उदाहरण केवल शीर्षकों और दो वाक्यांशों के लिए बोल्ड का उपयोग करता है, जिनमें से दोनों प्रेषक चाहते हैं कि पाठक इस पर कार्रवाई करे—मीटिंग मिनट्स में अधिक जानकारी की तलाश में और मीटिंग को न भूलें। अगर वह ईमेल को स्किम कर रहा है, तो इन पर उसका ध्यान आकर्षित करने की अधिक संभावना है, और वह बाकी को संदर्भ के लिए पढ़ सकता है।
चूंकि यह टेक्स्ट में केवल एक सूक्ष्म परिवर्तन है, इसलिए इसकी संभावना कम है कि प्राप्तकर्ता को ऐसा लगेगा जैसे आप चिल्ला रहे हैं, जैसा कि वे सभी कैप के साथ कर सकते हैं।
3. ईमेल को शीर्षकों के साथ विषयों में विभाजित करें
अपने ईमेल में शीर्षक जोड़ना आपके प्राप्तकर्ता को एक उपन्यास भेजने जैसा लग सकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हर एक के तहत एक टन जानकारी होनी चाहिए। ऐसा करने से उन्हें ईमेल के माध्यम से तेज़ी से प्राप्त करने में मदद मिलती है यदि कोई निश्चित जानकारी है जिसे वे ढूंढ रहे हैं, या उन्हें बाद में संदर्भित करने की आवश्यकता है।
शीर्षक को बोल्ड में डालकर और प्रत्येक अनुभाग के बीच लाइन ब्रेक का उपयोग करके, आप प्रत्येक अनुभाग के बीच जगह बना सकते हैं, जिससे इसे पढ़ना आसान हो जाता है—बिल्कुल किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह।
शीर्षकों का उपयोग करना सहायक होता है यदि आपके पास ऐसे कई विषय हैं जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं जो अलग-अलग ईमेल की गारंटी नहीं देते हैं—उदाहरण के लिए, एक दैनिक अवलोकन या प्रगति अपडेट।
4. उद्धरणों के लिए भिन्न स्वरूपण का उपयोग करें
यदि आपको जानकारी को ठीक उसी तरह प्रसारित करने की आवश्यकता है जैसे किसी और ने इसे लिखा है, तो इसे अपने स्वयं के वर्णन से अलग करने में मदद करने के लिए स्वरूपण में सूक्ष्म परिवर्तन करें। इस तरह से कोई भ्रम नहीं है कि आपका संदेश कहाँ समाप्त होता है और दूसरा कहाँ से शुरू होता है।
उद्धरण चिह्न निश्चित रूप से चाल चल सकते हैं, लेकिन यदि आपके पास पहले और बाद में पहले से ही बहुत सारे पाठ हैं, तो यह एक लंबा पैराग्राफ बना सकता है जो पढ़ने के लिए कम वांछनीय है और एक नज़र में जानकारी खींचने के लिए अधिक चुनौतीपूर्ण है।
ईमेल में टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करते समय ध्यान रखने वाली एक और बात, हो सकता है कि आप एकाधिक फ़ॉन्ट्स और रंगों के उपयोग से बचना चाहें क्योंकि यह ईमेल को अव्यवसायिक बना सकता है।
5. प्रश्नों को अंत तक सेव करें
क्या आपने कभी ईमेल में कई सवाल पूछे हैं और शायद आधे के जवाब मिल गए हैं? यह छोटे से छोटे ईमेल या संदेशों में भी हो सकता है।
अपने प्रश्नों को अंत तक सहेजने का प्रयास करें और उन्हें संक्षिप्त और बिंदु तक रखें। यह न केवल पाठक को उन्हें देखने में मदद करेगा, बल्कि वे यह भी नहीं भूलेंगे कि आपने रास्ते में क्या पूछा है क्योंकि आप बाद में कोई और जानकारी प्रस्तुत नहीं कर रहे हैं।
इसके अलावा, क्या वे आपको ऐसी प्रतिक्रिया भेज सकते हैं जो आपके द्वारा पूछे गए क्रम में स्पष्ट रूप से प्रश्नों का उत्तर दे।
यह मूर्खतापूर्ण लग सकता है, लेकिन उन सभी ईमेल, ग्रंथों, संदेशों और डिजिटल मीडिया के बारे में सोचें जो आपको प्रतिदिन प्रस्तुत किए जाते हैं। ईमेल अधिभार से विचलित होना आसान है या जानकारी का एक भाग दूसरे से अलग है।
अतिरिक्त युक्ति—अपनी विषय पंक्ति में विशिष्ट बनें
यह अतिरिक्त युक्ति सामान्य रूप से सभी ईमेल के लिए काम करती है। अपनी विषय पंक्ति में विशिष्ट होने के कारण, आप प्राप्तकर्ता को कई तरह से मदद कर रहे हैं—उन्हें पता होगा कि यह वास्तव में क्या है, वे इसे प्राथमिकता दे सकते हैं, और यदि वे इसे संदर्भित करने की आवश्यकता है तो वे इसे बाद में फिर से ढूंढ सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अनुसरण करें . जैसे शब्दों का उपयोग कर सकते हैं , प्रश्न , अनुस्मारक , अपडेट करें , या रिपोर्ट उन्हें ईमेल के प्रकार के बारे में बताने के लिए। यदि यह किसी विशिष्ट मीटिंग या प्रोजेक्ट के बारे में है, तो नाम बताएं। अगर यह बार-बार आने वाला ईमेल है, तो तारीख शामिल करें।
विषय के साथ एक ईमेल भेजना अनुवर्ती करें अकेले इसे बहुत क्लिक करने योग्य या महत्वपूर्ण नहीं बनाता है, खासकर जब आपके प्राप्तकर्ता के पास उनके इनबॉक्स में समान शीर्षक वाले कुछ अन्य ईमेल हो सकते हैं।
यदि आपका संदेश अत्यावश्यक है, तो आप विषय पंक्ति में लोगों को यह भी बता सकते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित कर लें कि वे वास्तव में ऐसे मामलों के लिए आरक्षित हैं।
संचार कुंजी है
जबकि कुछ लंबे ईमेल भेजने के खिलाफ सलाह दे सकते हैं, कभी-कभी आपको इसकी आवश्यकता होती है। अपने प्राप्तकर्ता के लिए आप जो सबसे अच्छी चीज कर सकते हैं, वह है बिंदु पर टिके रहना और सुनिश्चित करना कि वे इसके माध्यम से स्किम कर सकते हैं। यह न केवल उन्हें शुरू में आवश्यक जानकारी खोजने में मदद करेगा, बल्कि बाद में इसे फिर से संदर्भित करने में भी मदद करेगा।
अगली बार जब आपको एक लंबा ईमेल भेजने की आवश्यकता हो, तो क्यों न इनमें से एक या अधिक युक्तियों का प्रयास करें और देखें कि यह कैसे जाता है।