अपने ग्राहकों और सहकर्मियों को लंबे ईमेल भेजना आमतौर पर भौंहें चढ़ाता है। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको केवल एक लंबा अपडेट या अवलोकन भेजने की आवश्यकता होती है।
उस स्थिति में, आप सीधे मुद्दे पर पहुंचकर और यह सुनिश्चित करके कि उन्हें जानकारी के लिए लंबे पैराग्राफ के माध्यम से खोदने की आवश्यकता नहीं है, अपने और प्राप्तकर्ता दोनों पर एक एहसान करेंगे।
इस लेख में, हम आपको उन चीजों के बारे में बताएंगे जिनका उपयोग आप अपने लंबे ईमेल को अधिक पठनीय और प्रतिक्रिया देने में आसान बनाने के लिए कर सकते हैं।
1. सारांश के लिए बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें
लंबा ईमेल लिखते समय याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक यह है कि प्राप्तकर्ता संभवतः इसके माध्यम से स्किम करेगा। ऐसा करने में, वे महत्वपूर्ण जानकारी या प्रश्नों को याद कर सकते हैं क्योंकि पढ़ने के लिए बस बहुत कुछ था।
लंबा ईमेल लिखते समय, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे प्राप्तकर्ता के लिए उस पर नज़र डालना आसान बना दें फिर भी मुख्य निष्कर्ष ढूंढें - दूसरे शब्दों में, आप अपने ईमेल में सटीक होना चाहते हैं। इस तरह, उन्हें वह जानकारी मिलती है जिसकी उन्हें आवश्यकता है, और आपको अधिक विचारशील उत्तर मिलने की संभावना है।
इस लेख के प्रत्येक टिप्स आपको एक अधिक स्किमेबल, टू-द-पॉइंट ईमेल प्राप्त करने में मदद करेंगे - विशेष रूप से बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करना।
जानकारी को पॉइंट फॉर्म में लिखने का मतलब यह नहीं है कि आप संवादी नहीं हो सकते। आप अपने ईमेल के अन्य हिस्सों में, जैसे अभिवादन और साइन-ऑफ में हो सकते हैं। हालांकि, जानकारी को पॉइंट्स में सारांशित करने से संदेश जल्दी और प्रभावी ढंग से पहुंच जाएगा।
हर विवरण शामिल करने के बजाय, अपने संदेश से प्रमुख जानकारी की पहचान करें और शब्दाडंबर से बचें। प्राप्तकर्ता को प्रत्येक विषय का प्ले-बाय-प्ले नहीं चाहिए, उन्हें केवल मुख्य बिंदुओं की आवश्यकता है।
2. महत्वपूर्ण बिंदुओं के लिए बोल्ड का उपयोग करें
ईमेल में ऑल कैप्स का उपयोग करना पेशेवर नहीं है। हालांकि, आप कुछ सूक्ष्म बोल्डिंग के साथ अपने पाठक को सही दिशा में एक संकेत दे सकते हैं। बेशक, आप इसे हर चीज के लिए नहीं करना चाहते, लेकिन अगर जानकारी का एक निश्चित टुकड़ा है जिसे आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे देखें जैसे तारीख, रिमाइंडर, या कार्रवाई, तो इसे बोल्ड करें।
उदाहरण केवल शीर्षकों और दो वाक्यांशों के लिए बोल्ड का उपयोग करता है, जिन दोनों पर प्रेषक चाहता है कि पाठक कार्रवाई करे - मीटिंग मिनट्स में आगे की जानकारी खोजने के लिए और एक मीटिंग न भूलने के लिए। यदि वह ईमेल को स्किम कर रहा है, तो ये उसका ध्यान आकर्षित करने की अधिक संभावना रखते हैं, और वह संदर्भ के लिए बाकी पढ़ सकता है।
चूंकि यह टेक्स्ट में केवल एक सूक्ष्म परिवर्तन है, यह कम संभावना है कि प्राप्तकर्ता महसूस करेगा कि आप चिल्ला रहे हैं, जैसा कि वे ऑल कैप्स के साथ कर सकते हैं।
3. हेडिंग्स के साथ ईमेल को विषयों में विभाजित करें
अपने ईमेल में हेडिंग जोड़ना आपके प्राप्तकर्ता को एक उपन्यास भेजने जैसा लग सकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक के नीचे बहुत सारी जानकारी होनी चाहिए। ऐसा करना केवल उन्हें ईमेल के माध्यम से तेजी से प्राप्त करने में मदद करता है यदि कुछ जानकारी है जिसे वे ढूंढ रहे हैं, या उन्हें बाद में संदर्भित करने की आवश्यकता है।
हेडिंग को बोल्ड में रखकर और प्रत्येक सेक्शन के बीच लाइन ब्रेक का उपयोग करके, आप प्रत्येक सेक्शन के बीच जगह डाल सकते हैं, जिससे इसे पढ़ना आसान हो जाता है - किसी अन्य दस्तावेज़ की तरह।
हेडिंग का उपयोग करना सहायक होता है यदि आपके पास कई विषय हैं जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं जो अलग-अलग ईमेल की गारंटी नहीं देते - उदाहरण के लिए, एक दैनिक अवलोकन या एक प्रगति अपडेट।
4. उद्धरणों के लिए अलग फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें
यदि आपको किसी जानकारी को ठीक उसी तरह रिले करने की आवश्यकता है जैसे किसी और ने लिखी है, तो इसे अपने स्वयं के कथन से अलग करने में मदद करने के लिए फ़ॉर्मेटिंग में सूक्ष्म परिवर्तन करें। इस तरह इस बारे में कोई भ्रम नहीं होगा कि आपका संदेश कहां समाप्त होता और दूसरा शुरू होता है।
उद्धरण चिह्न चाल चल सकते हैं, निश्चित रूप से, लेकिन यदि आपके पास पहले और बाद में पहले से ही बहुत सारा टेक्स्ट है, तो यह एक लंबा पैराग्राफ बना सकता है जो पढ़ने में कम वांछनीय है और एक नज़र में जानकारी निकालने के लिए अधिक चुनौतीपूर्ण है।
ईमेल में टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग की बात आने पर ध्यान रखने वाली एक और बात यह है कि आप एकाधिक फ़ॉन्ट और रंगों के उपयोग से बचना चाह सकते हैं क्योंकि यह ईमेल को अव्यवसायिक बना सकता है।
5. प्रश्नों को अंत तक सहेजें
क्या आपने कभी किसी ईमेल में कई प्रश्न पूछे हैं और शायद आधे के उत्तर प्राप्त किए हैं? यह सबसे छोटे ईमेल या संदेशों में भी हो सकता है।
अपने प्रश्नों को अंत तक सहेजने का प्रयास करें और उन्हें छोटा और मुद्दे पर रखें। न केवल इससे पाठक को उन्हें देखने में मदद मिलेगी, बल्कि वे रास्ते में आपके द्वारा पूछे गए प्रश्नों को नहीं भूलेंगे क्योंकि आप उसके बाद कोई और जानकारी प्रस्तुत नहीं कर रहे हैं।
क्या अधिक है, वे आपको एक प्रतिक्रिया भेज सकते हैं जो आपके द्वारा पूछे गए क्रम में स्पष्ट रूप से प्रश्नों का उत्तर देती है।
यह मूर्खतापूर्ण लग सकता है, लेकिन उन सभी ईमेल, टेक्स्ट, संदेशों, और डिजिटल मीडिया के बारे में सोचें जो आपको दैनिक प्रस्तुत किए जाते हैं। ईमेल ओवरलोड के साथ विचलित होना या एक जानकारी का दूसरे पर हावी होना आसान है।
अतिरिक्त टिप - अपनी विषय पंक्ति में विशिष्ट रहें
यह अतिरिक्त टिप सामान्य रूप से सभी ईमेल के लिए काम करता है। अपनी विषय पंक्ति में विशिष्ट होकर, आप कई तरीकों से प्राप्तकर्ता की मदद कर रहे हैं - उन्हें पता चल जाएगा कि यह वास्तव में किस बारे में है, वे इसे प्राथमिकता दे सकते हैं, और यदि उन्हें बाद में इसे संदर्भित करने की आवश्यकता है तो वे इसे फिर से ढूंढ सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप फॉलो अप, प्रश्न, रिमाइंडर, अपडेट, या रिपोर्ट जैसे शब्दों का उपयोग कर सकते हैं ताकि उन्हें ईमेल के प्रकार का पता चल सके। यदि यह किसी विशिष्ट मीटिंग या प्रोजेक्ट के बारे में है, तो नाम बताएं। यदि यह एक आवर्ती ईमेल है, तो तारीख शामिल करें।
केवल फॉलो अप विषय के साथ एक ईमेल भेजना इसे बहुत क्लिक करने योग्य या महत्वपूर्ण नहीं बनाता, खासकर जब आपके प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में उसी शीर्षक वाले कुछ अन्य ईमेल हो सकते हैं।
आप विषय पंक्ति में लोगों को यह भी बता सकते हैं कि आपका संदेश तत्काल है, लेकिन इसे उन मामलों के लिए आरक्षित करना सुनिश्चित करें जो वास्तव में हैं।
संचार कुंजी है
हालांकि कुछ लंबे ईमेल भेजने की सलाह दे सकते हैं, कभी-कभी आपको बस ऐसा करने की आवश्यकता होती है। आपके प्राप्तकर्ता के लिए सबसे अच्छी बात यह है कि आप मुद्दे पर टिके रहें और यह सुनिश्चित करें कि वे इसके माध्यम से स्किम कर सकते हैं। न केवल यह उन्हें शुरू में आवश्यक जानकारी ढूंढने में मदद करेगा, बल्कि बाद में इसे फिर से संदर्भित करने में भी मदद करेगा।
अगली बार जब आपको एक लंबा ईमेल भेजने की आवश्यकता हो, तो क्यों न इनमें से एक या अधिक युक्तियों को आज़माएं और देखें कि यह कैसे जाता है।
