लोकप्रिय धारणा के विपरीत, इनबॉक्स ज़ीरो हर दिन अपने इनबॉक्स को खाली करने से कहीं अधिक गहरा है। यह इस बारे में अधिक है कि आप अपने इनबॉक्स द्वारा लाए गए प्रत्येक कार्य को कितनी कुशलता और तत्परता से संभालते हैं, बजाय इसके कि इसे प्रबंधित करने में आपको कितना समय लगता है।
इनबॉक्स ज़ीरो आपको जवाबदेह बनाता है; यह दृष्टिकोण आपको अपने ईमेल इनबॉक्स से बाहर निकालता है और जितनी जल्दी हो सके काम पर वापस लाता है, उन लोगों को निराश किए बिना जो आप पर निर्भर हैं।
इनबॉक्स ज़ीरो की उत्पत्ति
इनबॉक्स ज़ीरो के आविष्कारक मर्लिन मान, बिना सोचे-समझे ईमेल चेक करने की हमारी प्रवृत्ति की आलोचना करते हैं। यदि आप अपने इनबॉक्स का उपयोग टू-डू सूची के रूप में करते हैं या अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर ट्रैक करने के लिए करते हैं, तो यह आदत शायद आपके दिन भर में बहुत समय और ध्यान खर्च कर रही है।
उनके अपने शब्दों में: यह कोई सिस्टम नहीं है—यह पागलपन है। इस तरह जीकर आप शायद न तो अपने समय का सर्वोत्तम उपयोग कर रहे हैं और न ही अपने इनबॉक्स का।
वे एक बहुत विशिष्ट प्रकार के कर्मचारी का उल्लेख करते हैं—एक "नॉलेज वर्कर", जो पेशे के रूप में जानकारी में मूल्य जोड़ता है। मर्लिन के अनुसार, एक नॉलेज वर्कर के जीवन में दो सबसे मूल्यवान चीजें हैं उनका समय और उनका ध्यान।
वे इन दोनों को अपूरणीय मानते हैं। यदि आप खुद को एक नॉलेज वर्कर मानते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आप कैसे खर्च करते हैं, इसके बारे में सचेतनता विकसित करने के बाद आप बहुत अधिक काम कर सकते हैं।
इनबॉक्स ज़ीरो दृष्टिकोण को समझना
इनबॉक्स ज़ीरो ईमेल को ठीक वही देखता है जो यह है: एक ट्यूब, जैसा कि श्री मान वर्णन करते हैं, जो केवल बिंदु A से बिंदु B तक जानकारी पहुंचाने के अलावा कुछ नहीं करता। इनबॉक्स ज़ीरो आपके द्वारा प्राप्त ईमेल की सामग्री पर बहुत जोर देता है। ऐसा करके, उपयोगकर्ता अपने इनबॉक्स को साफ़ करने के लिए एक अधिक क्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण अपनाता है।
जब हम गलत मानसिकता में होते हैं, तो हर नोटिफिकेशन बेहद महत्वपूर्ण लगता है। शोर को उस चीज़ से अलग करना जिसे वास्तव में आपके ध्यान की आवश्यकता है, इनबॉक्स ज़ीरो की कला का हिस्सा है।
जब कुछ आपके ईमेल पर आता है, तो आपको प्रेषक को संबोधित करने और जो करने की आवश्यकता है उसे यथासंभव शीघ्रता से करने का प्रयास करना चाहिए। यदि कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं है, तो ईमेल को तुरंत फाइल किया जाना चाहिए और व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि भविष्य में संदर्भ के लिए उपलब्ध हो। नज़र से दूर, दिमाग से दूर, लेकिन जरूरत पड़ने पर पहुंच से बाहर नहीं।
चाहे कुछ भी आए, आपको प्राप्त होने वाले हर प्रकार के ईमेल के लिए एक "स्थायी ठिकाना" तैयार रखने की आवश्यकता है, भले ही वह स्थायी ठिकाना आपकी अपनी टू-डू सूची ही क्यों न हो। गंतव्य पहले से तय होने पर, आप ऑन-द-फ्लाई सब कुछ सुलझाने की कोशिश करके खुद को अभिभूत करने की संभावना कम कर देते हैं।
मर्लिन द्वारा वर्णित पांच शब्द हैं जो एक व्यक्ति ईमेल के साथ कर सकता है:
- डिलीट करें (या आर्काइव करें)
- डेलीगेट करें
- रेस्पॉन्ड करें
- डिफर करें
- डू करें
जब आप चीजों को इस तरह सीमित करते हैं, तो आप अपने लिए चीजों को बहुत सरल बना देते हैं। केवल सीमित संख्या में परिणाम होते हैं; कम विकल्पों के साथ, हम ढेर को बहुत तेजी से संसाधित कर पाते हैं, बजाय इसके कि हम हर संदेश पर व्यक्तिगत रूप से विचार करते रहें।
क्रिया में बदलें, और शून्य तक प्रक्रिया करें
इनबॉक्स ज़ीरो का सबसे महत्वपूर्ण नियम यह है कि आपको बिना "प्रोसेसिंग" के अपने ईमेल चेक करने की अनुमति नहीं है। इसका क्या मतलब है?
यदि आप जीमेल खोलते हैं, बेपरवाह स्क्रॉल करते हैं, और तुरंत बंद कर देते हैं, तो आप शायद वास्तव में प्रोसेसिंग नहीं कर रहे हैं, बल्कि स्किमिंग कर रहे हैं। स्किमिंग बुरी है; यह व्यर्थ ऊर्जा है। आप जो पढ़ते हैं उसमें से थोड़ा ही याद रखते हैं, अपने समय के लिए कुछ भी हासिल नहीं करते।
एक ईमेल को प्रोसेस करने का मतलब है इसे बंद करने से पहले एक कार्रवाई योग्य कार्य या लक्ष्य में बदलना। डिलीट, डेलीगेट, रेस्पॉन्ड, डिफर, या डू—इनमें से एक शब्द लागू होगा। किसी और चीज़ पर क्लिक करने से पहले, निर्णय लें और अपना कदम उठाएं।
आदत की शक्ति: ईमेल डैश क्या है?
श्री मान का दावा है कि किसी को भी किसी समस्या का समाधान करने के लिए केवल एक निर्धारित रूप से उपयुक्त प्रणाली का पालन करने के लिए आवश्यक अनुशासन की आवश्यकता होती है; सही प्रणाली का कोई मतलब नहीं अगर आप उसके नियमों और रणनीतियों का पालन नहीं करते।
इस नस में, वे हमें अच्छी आदतों को दोहराकर सुदृढ़ करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं—खासकर इस मामले में, हमें अपने ईमेल इनबॉक्स को कम चेक करने का आग्रह करते हैं ताकि समय को कहीं और निवेश किया जा सके। हम इसमें जितने बेहतर होते हैं, बैक-एंड पर अधिक महत्वपूर्ण चीजों के लिए उतना अधिक समय जमा करते हैं।
उनके द्वारा साझा की गई एक टिप में आपके इनबॉक्स को खुला छोड़ने की आदत से बचना शामिल है, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। अपने जीमेल को घूरने के बजाय, मर्लिन सुझाव देते हैं कि आप अपने दिन भर में ईमेल डैश शेड्यूल करें। कैसे?
- अपने ईमेल को प्रति घंटे ठीक एक बार चेक करें।
- लगातार दस मिनट तक, उपरोक्त क्रिया शब्दों का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को शून्य तक प्रोसेस करें।
- दस मिनट बीतने के बाद, इसे समेटें और काम पर वापस जाएं।
इस रूटीन को आपके अपने काम और व्यक्तिगत जरूरतों के अनुसार ढाला जा सकता है—आपको प्रोसेस करने के लिए बीस मिनट की आवश्यकता हो सकती है, या शायद आपको हर तीन घंटे में केवल एक बार अपना ईमेल चेक करने की आवश्यकता हो। किसी भी मामले में, यह सरल प्रक्रिया संभवतः आपको इस बारे में अधिक गहनता से सोचने पर मजबूर करेगी कि अपने दिन का अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए।
इनबॉक्स ज़ीरो और कार्यस्थल पर एक अधिक सचेतन दिन
मर्लिन हमें एक सहायक विज़ुअलाइज़ेशन अभ्यास के माध्यम से ले चलते हैं, जोएल स्पोल्स्की के सौजन्य से: आपका बैंडविड्थ एक बॉक्स है। आपकी जिम्मेदारियां, वह सब कुछ जो आपको दुनिया की मांगों, आपकी नौकरी, आपके परिवार और आपके दोस्तों के साथ तालमेल बनाए रखने के लिए करने की आवश्यकता है? ये चीजें बिल्डिंग ब्लॉक्स के एक समूह की तरह हैं।
"हर बार जब आप अपने बॉक्स में एक घटिया ब्लॉक डालते हैं, तो इसका मतलब है कि एक वास्तव में शानदार ब्लॉक पीछे छूट जाता है। जितना हम कभी-कभी महसूस करते हैं कि हम बॉस या टीमों के प्रति जवाबदेह हैं, हम खुद ही इस तरह की चीजों के लिए ट्रैफिक कॉप हैं। आप अपने आप को हटाने के लिए एक गुच्छा बेवकूफ ब्लॉकों के साथ छोड़ना बंद करना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करना बेहतर है कि वे पहली जगह में कभी न आएं।"
अर्थशास्त्र में, इस अवधारणा को "अवसर लागत" कहा जाता है—जब आपका बॉक्स भरा होता है, तो यदि आप कर सकते हैं तो आप किन ब्लॉकों को अलग लोगों के लिए स्वैप करेंगे? एक इंसान के रूप में, आप अपने समय और ध्यान का अधिकांश हिस्सा कहां समर्पित करते हैं? आपके जीवन के कौन से हिस्से आपको लूटते हैं? कौन से हिस्से बिल्कुल भूखे हैं?
