इनबॉक्स जीरो क्या है? क्या यह आपके काम के समय को अधिकतम करने में आपकी मदद कर सकता है?

आम धारणा के विपरीत, इनबॉक्स ज़ीरो आपके ईमेल के इनबॉक्स को हर दिन खाली करने से कहीं अधिक गहरा है। यह इस बारे में अधिक है कि आप अपने इनबॉक्स द्वारा लाए गए प्रत्येक कार्य को कितनी कुशलता और शीघ्रता से संभालते हैं, बजाय इसके कि इसे प्रबंधित करने में आपको कितना समय लगता है।

इनबॉक्स ज़ीरो आपको जवाबदेह ठहराता है; यह दृष्टिकोण आपको अपने ईमेल इनबॉक्स से बाहर निकालता है और आप पर निर्भर लोगों पर गेंद को गिराए बिना जितनी जल्दी हो सके काम पर वापस ले जाता है।

इनबॉक्स ज़ीरो की उत्पत्ति

इनबॉक्स ज़ीरो के आविष्कारक मर्लिन मान, हमारे ईमेल को बिना सोचे-समझे चेक करने में समय बर्बाद करने की हमारी प्रवृत्ति को लताड़ते हैं। यदि आप अपने इनबॉक्स को टू-डू सूची के रूप में उपयोग करने वाले हैं या अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर का ट्रैक रखने के लिए हैं, तो आदत शायद आपके पूरे दिन में बहुत समय और ध्यान दे रही है।

उनके अपने शब्दों में:यह एक प्रणाली नहीं है - वह पागल है। आप शायद इस तरह से रहकर अपने समय या अपने इनबॉक्स का अधिकतम उपयोग नहीं कर रहे हैं।

उन्होंने एक बहुत ही विशिष्ट प्रकार के कार्यकर्ता का उल्लेख किया है - एक "ज्ञान कार्यकर्ता", जो एक पेशे के रूप में जानकारी के लिए मूल्य जोड़ता है। मर्लिन के अनुसार, ज्ञान कार्यकर्ता के जीवन में दो सबसे मूल्यवान चीजें हैं, उनका समय और उनका ध्यान।

वह इन दोनों चीजों को अपूरणीय कहता है। यदि आप अपने आप को एक ज्ञान कार्यकर्ता मानते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आप उन्हें कैसे खर्च करते हैं, इस बारे में जागरूकता विकसित करने के बाद आप बहुत कुछ कर सकते हैं।

इनबॉक्स शून्य दृष्टिकोण को तोड़ना

इनबॉक्स ज़ीरो ईमेल को ठीक वैसा ही देखता है जैसा वह है:एक ट्यूब, जैसा कि श्री मान ने वर्णन किया है, जो बिंदु ए से बिंदु बी तक जानकारी प्राप्त करने के अलावा और कुछ नहीं करता है। इनबॉक्स ज़ीरो आपको प्राप्त होने वाले ईमेल की सामग्री पर बहुत अधिक जोर देता है। ऐसा करने से, उपयोगकर्ता अपने इनबॉक्स को साफ़ करने के लिए अधिक क्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण अपनाता है।

जब हम मन की गलत स्थिति में होते हैं, तो हर सूचना महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण लगती है। उन चीज़ों से शोर को अलग करना जिन पर वास्तव में आपका ध्यान चाहिए, इनबॉक्स ज़ीरो की कला का हिस्सा है।

जब कोई चीज़ आपके ईमेल से टकराती है, तो आपको प्रेषक को संबोधित करना चाहिए और वह करना चाहिए जो जल्द से जल्द पूरा करने की आवश्यकता हो। यदि कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है, तो ईमेल को तुरंत दर्ज किया जाना चाहिए और भविष्य में आपको इसे संदर्भित करने के मामले में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। दृष्टि से बाहर, दिमाग से बाहर, लेकिन जरूरत पड़ने पर पहुंच से बाहर नहीं।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके रास्ते में क्या आता है, आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक प्रकार के ईमेल के लिए आपको "हमेशा के लिए घर" के साथ तैयार रहने की आवश्यकता है, भले ही वह हमेशा के लिए घर आपकी अपनी टू-डू सूची हो। पहले से ही एक गंतव्य को ध्यान में रखते हुए, आप हर चीज को ऑन-द-फ्लाई सॉर्ट करने का प्रयास करके खुद को अभिभूत करने की बहुत कम संभावना रखते हैं।

ऐसे पांच शब्द हैं जिनका उपयोग मर्लिन उन सभी चीजों का वर्णन करने के लिए करता है जो एक व्यक्ति ईमेल के साथ कर सकता है:

• हटाएं (या संग्रह करें)
• प्रतिनिधि
• उत्तर दें
• स्थगित करें
• करो

जब आप चीजों को इस तरह से संकुचित करते हैं, तो आप चीजों को अपने लिए बहुत आसान बनाते हैं। परिणामों की केवल एक सीमित संख्या है; कम विकल्पों के साथ, हम स्टैक के माध्यम से अधिक तेज़ी से काम करने में सक्षम होते हैं, यदि हम प्रत्येक संदेश को अलग-अलग देख रहे होते हैं।

कार्रवाई में बदलें, और प्रक्रिया को शून्य में बदलें

इनबॉक्स ज़ीरो का सबसे महत्वपूर्ण नियम यह है कि आपको "प्रोसेसिंग" के बिना अपने ईमेल की जांच करने की अनुमति नहीं है। इसका क्या मतलब है?

यदि आप जीमेल खोलने वाले हैं, मूर्खतापूर्ण तरीके से स्क्रॉल करें, और इसे तुरंत बंद कर दें, तो आप शायद वास्तव में प्रसंस्करण नहीं कर रहे हैं, बल्कि, स्किमिंग कर रहे हैं। स्किमिंग खराब है; यह व्यर्थ ऊर्जा है। आप जो पढ़ते हैं, उसमें से आप अपने समय के लिए कुछ भी हासिल नहीं कर पाते हैं।

ईमेल को प्रोसेस करने का मतलब है कि आप इसे बंद करने से पहले इसे एक कार्रवाई योग्य कार्य या लक्ष्य में बदल दें। हटाएं, सौंपें, जवाब दें, स्थगित करें या करें—इनमें से कोई एक शब्द लागू होगा। किसी और चीज़ पर क्लिक करने से पहले, निर्णय लें और अपनी चाल चलें।

आदत की शक्ति:ईमेल डैश क्या है?

श्री मान ने जोर देकर कहा कि किसी भी व्यक्ति को किसी समस्या का ध्यान रखने की आवश्यकता है, एक अनुशासनात्मक रूप से उपयुक्त प्रणाली का पालन करने के लिए आवश्यक अनुशासन है; यदि आप इसके नियमों और रणनीतियों का पालन नहीं करते हैं तो सही प्रणाली का कोई मतलब नहीं है।

इस तरह, वह हमें अच्छी आदतों को दोहराने के लिए प्रोत्साहित करता है-अर्थात्, इस मामले में, हमें अपने ईमेल इनबॉक्स को कम जांचने का आग्रह करता है ताकि समय कहीं और निवेश किया जा सके। हम इसमें जितने बेहतर होते जाते हैं, उतना ही अधिक समय हम अधिक महत्वपूर्ण चीजों के लिए बैक-एंड पर रैकिंग कर रहे होते हैं।

उनके द्वारा साझा की जाने वाली एक टिप में आपके इनबॉक्स को खुला और खुला छोड़ने की आदत से बचना शामिल है, ताकि आप अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। अपने जीमेल को घूरने के बजाय, मर्लिन का सुझाव है कि आप अपने पूरे दिन ईमेल डैश शेड्यूल करें। कैसे?

1. प्रति घंटे में ठीक एक बार अपना ईमेल जांचें।
2. सीधे दस मिनट के लिए, उपरोक्त क्रिया क्रियाओं का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को शून्य पर संसाधित करें।
3. दस मिनट बीत जाने के बाद, इसे लपेटो और काम पर वापस जाओ।

इस रूटीन को आपके अपने काम और व्यक्तिगत जरूरतों के अनुरूप बनाया जा सकता है—आपको संसाधित करने के लिए बीस मिनट की आवश्यकता हो सकती है, या शायद आपको हर तीन घंटे में केवल एक बार अपना ईमेल जांचना होगा। किसी भी मामले में, इस सरल प्रक्रिया से आप अपने दिन का अधिकतम लाभ उठाने के बारे में अधिक गहराई से सोचेंगे।

Inbox Zero and a More Mindful Day at Work

जोएल स्पोल्स्की के सौजन्य से मर्लिन हमें एक उपयोगी विज़ुअलाइज़ेशन अभ्यास के माध्यम से चलता है:आपका बैंडविड्थ एक बॉक्स है। आपकी ज़िम्मेदारियाँ, वह सब कुछ जो आपको दुनिया की माँगों को पूरा करने के लिए करने की ज़रूरत है, आपकी नौकरी, आपका परिवार और आपके दोस्त? ये चीजें बिल्डिंग ब्लॉक्स के एक समूह की तरह हैं।

"हर बार जब आप अपने बॉक्स में एक बकवास ब्लॉक डालते हैं, तो इसका मतलब है कि वास्तव में एक अच्छा ब्लॉक पीछे छूट जाता है। जितना हम कभी-कभी महसूस करते हैं कि हम मालिकों या टीमों के प्रति आभारी हैं, हम स्वयं, अंततः इस तरह के ट्रैफिक पुलिस वाले हैं सामान की। आप अपने बॉक्स से निकालने के लिए अपने आप को बेवकूफ ब्लॉकों के एक समूह के साथ छोड़ना बंद करना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करना बेहतर है कि वे पहले स्थान पर कभी भी वहां न पहुंचें। "

अर्थशास्त्र में, इस अवधारणा को "अवसर लागत" कहा जाता है - जब आपका बॉक्स भर जाता है, यदि आप कर सकते हैं तो आप अलग-अलग ब्लॉकों के लिए कौन से ब्लॉकों की अदला-बदली करेंगे? एक इंसान के रूप में, आप अपना अधिकांश समय और ध्यान कहाँ देते हैं? आपके जीवन के कौन से हिस्से आपको लूटते हैं? कौन से हिस्से बिल्कुल भूखे मर रहे हैं?