कुछ साल पहले, एक सहकर्मी और मैंने ईमेल के विषय पर बातचीत की। उसके इनबॉक्स में दसियों हजार ईमेल थे, और जैसा कि उसने समझाया कि वह इसे साफ क्यों नहीं करती, उसने एक अच्छा मुद्दा उठाया - जब आप बस खोज सकते हैं कि आप क्या ढूंढ रहे हैं, तो ईमेल सॉर्ट करने में इतनी ऊर्जा क्यों लगाएं?
इनबॉक्स ज़ीरो कई उत्पादकता प्रेमियों की पसंदीदा अवधारणा है: आप नियमित रूप से अपने ईमेल इनबॉक्स को साफ करने के लिए काम करते हैं, जिन संदेशों की आपको आवश्यकता है उन्हें फाइल करते हैं और बाकी को हटाते हैं। यहां विचार इनबॉक्स को ईमेल के लिए एक अस्थायी लैंडिंग स्थान के रूप में उपयोग करना है, न कि संदेशों के लिए एक स्थायी घर। यह एक सुंदर अवधारणा है और इसके फायदे हैं, लेकिन कुछ मायनों में, यह घोंघा मेल के दिनों से एक कैरीओवर जैसा लगता है।
ईमेल, निश्चित रूप से, अच्छे पुराने घोंघा मेल पर वैचारिक रूप से आधारित है: आप पते पर ईमेल भेजते हैं, जैसे आप भौतिक पत्रों के साथ करते हैं। आप एक विषय पंक्ति शामिल करते हैं, जैसे आप एक प्रिंटेड मेमो के साथ कर सकते हैं। आपका ईमेल आपके मेलबॉक्स में आता है; आने वाला मेल आपके इनबॉक्स में जाता है, जबकि बाहर जाने वाला मेल आपके आउटबॉक्स में जाता है।
जब आप भौतिक दस्तावेजों जैसे मेल से निपटते हैं, तो आपको किसी न किसी तरह उन सभी से निपटना होगा। आप इसे सॉर्ट करते हैं, आप जो नहीं चाहते उसे कचरा करते हैं, आप जो रखना चाहते हैं उसे फाइल करते हैं।
लेकिन ईमेल संदेश कागजी दस्तावेज नहीं हैं: वास्तविक दुनिया में, आपके पास भौतिक दस्तावेजों को भौतिक रूप से प्रबंधित करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है - हार्ड कॉपी दस्तावेजों के लिए कोई Google या Spotlight नहीं है। आपके पास दस्तावेजों को सॉर्ट और फाइल करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, ऐसा न हो कि आप पूरी तरह से अभिभूत हो जाएं।
यही बात ईमेल पर - और आपकी हार्ड ड्राइव पर दस्तावेजों पर - 15 साल पहले लागू होती थी। एक समय था, जब मैं अभी भी कॉलेज में था, मेरे पास दस्तावेजों को सॉर्ट करने के लिए एक काफी संपूर्ण प्रणाली थी: मैंने फ़ाइलों को फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित किया जो वर्ष के अनुसार व्यवस्थित थे, फिर कक्षा के अनुसार, फिर आवश्यकतानुसार असाइनमेंट के अनुसार। खोज तकनीक अभी भी कमी थी, इसलिए यह आपकी फ़ाइलों को ढूंढने का सबसे आसान तरीका था।
लेकिन 2015 में, हमारे पास मजबूत ईमेल खोज फीचर्स हैं - आप दस्तावेजों को ढूंढ सकते हैं, चाहे आपकी हार्ड ड्राइव पर हों या क्लाउड में - कुछ ही क्षणों में, बस कुछ कीस्ट्रोक्स टाइप करके। इस तरह की त्वरित खोज मेरे लिए, वैसे भी, ऐसी कठोर फाइलिंग संरचना की आवश्यकता को कम करती है।
आपको अभी भी इनबॉक्स ज़ीरो क्यों आज़माना चाहिए
फिर भी, आप हजारों संदेशों से भरे इनबॉक्स को एक भारी, असहनीय गड़बड़ पा सकते हैं। यदि आप आसानी से ईमेल खो देते हैं - और यदि आप उन ईमेल को अनरीड के रूप में चिह्नित छोड़ते हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है, तो यह एक क्लूज है - तो इनबॉक्स ज़ीरो आपके लिए सही दृष्टिकोण हो सकता है। साथ ही, मैं देख सकता हूं कि साफ इनबॉक्स से शुरू करना कैथर्टिक महसूस हो सकता है, और जैसे मुझे कार्य करने के लिए यथोचित साफ भौतिक वर्कस्पेस की आवश्यकता होती है, मुझे संदेह नहीं है कि कुछ ईमेल के लिए फाइलिंग सिस्टम के साथ बेहतर काम करते हैं।
बीच में मिलना
फिर भी, भले ही मुझे हर ईमेल को फाइल करने का कोई मतलब नहीं दिखता, मेरा इनबॉक्स पूरी तरह से फ्री-फॉर-ऑल नहीं है।
मेरा अधिकांश ईमेल मेरे इनबॉक्स में बैठता है। लेकिन सभी नहीं। मैं कुछ संदेशों के लिए एक अलग मेलबॉक्स रखता हूं - जैसे ईमेल की गई रसीदें - जिन्हें मैं अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड के लिए रखना पसंद करता हूं। मैं समय-समय पर किसी भी प्रचारक ईमेल - ट्विटर अपडेट, न्यूज़लेटर्स, विज्ञापन, और इसी तरह - को साफ करता हूं जिन्हें मैंने नजरअंदाज कर दिया होगा। यदि मुझे किसी ईमेल का जवाब देने की आवश्यकता है, तो मैं या तो इसे अनरीड के रूप में चिह्नित छोड़ देता हूं या खुद को जवाब देने की याद दिलाने के अन्य तरीके ढूंढता हूं।
तो मेरे इनबॉक्स में कुछ व्यवस्था की भावना है, भले ही यह पहली नज़र में अराजक लगे। शायद आप भी उसी नाव में हैं।
हम आपके सुझाव चाहते हैं
आपकी ईमेल फाइलिंग प्रणाली कैसी दिखती है? हम आपसे सुनना पसंद करेंगे: nmediati at macgasm dot net पर एक नोट भेजें और हमें बताएं कि आप अपने इनबॉक्स को कैसे समझते हैं। हम आपकी सबमिशन प्रकाशित भी कर सकते हैं - आपकी अनुमति से, निश्चित रूप से।
