कुछ साल पहले, एक सहकर्मी और मेरी ईमेल के विषय पर बातचीत हुई थी। उसके इनबॉक्स में हज़ारों ईमेल थे, और जैसा कि उसने समझाया कि उसने इसे साफ़ क्यों नहीं किया, उसने एक अच्छी बात उठाई—क्यों इतनी सारी ऊर्जा ईमेल को छाँटने में लगा दी जब आप बस वही खोज सकते हैं जो आप खोज रहे हैं?
इनबॉक्स ज़ीरो कई उत्पादकता जीत की एक पसंदीदा अवधारणा है:आप अपने ईमेल इनबॉक्स को नियमित रूप से खाली करने के लिए काम करते हैं, आपको आवश्यक संदेशों को फाइल करने और बाकी को हटाने के लिए काम करते हैं। यहाँ विचार इनबॉक्स में ईमेल के लिए एक अस्थायी लैंडिंग स्थान के रूप में है, न कि संदेशों के लिए एक स्थायी घर के रूप में। यह एक साफ-सुथरी अवधारणा है और इसके फायदे हैं, लेकिन कुछ मायनों में, यह घोंघे मेल के दिनों से एक कैरीओवर जैसा लगता है।
ईमेल, बेशक, अवधारणात्मक रूप से अच्छे राजभाषा मेल पर आधारित है: आप पतों पर ईमेल भेजते हैं, ठीक वैसे ही जैसे आप भौतिक अक्षरों के साथ करते हैं। आप एक विषय पंक्ति शामिल करते हैं, जैसा कि आप एक मुद्रित ज्ञापन के साथ कर सकते हैं। आपका ईमेल आपके मेलबॉक्स में आता है; इनकमिंग मेल आपके इनबॉक्स में जाती है, जबकि आउटगोइंग मेल आपके आउटबॉक्स में जाती है।
जब आप मेल जैसे भौतिक दस्तावेजों से निपटते हैं, तो आपको इसे किसी भी तरह से निपटने की आवश्यकता होती है। आप इसे सॉर्ट करते हैं, आप जो नहीं चाहते हैं उसे मिटा देते हैं, आप उसे फाइल कर देते हैं जिसे रखने की जरूरत होती है।
लेकिन ईमेल संदेश कागजी दस्तावेज़ नहीं हैं:वास्तविक दुनिया में, आपके पास कागजी दस्तावेज़ों को भौतिक रूप से प्रबंधित करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है—हार्ड कॉपी दस्तावेज़ों के लिए कोई Google या स्पॉटलाइट नहीं है। आपके पास दस्तावेज़ों को छाँटने और फ़ाइल करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, कहीं ऐसा न हो कि आप इन सब से पूरी तरह अभिभूत हो जाएँ।
15 साल पहले ईमेल और आपकी हार्ड ड्राइव पर दस्तावेज़ों पर भी यही लागू होता था। एक समय में, जब मैं कॉलेज में था, मेरे पास दस्तावेज़ों को छाँटने के लिए काफी विस्तृत प्रणाली थी:मैंने फ़ाइलों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित किया, फिर कक्षा के अनुसार, फिर आवश्यकतानुसार असाइनमेंट द्वारा। खोज तकनीक में अभी भी कमी थी, इसलिए यह आपकी फ़ाइलों को खोजने का सबसे आसान तरीका था।
लेकिन 2015 में, हमारे पास मजबूत ईमेल खोज सुविधाएं हैं—आप अपनी हार्ड ड्राइव पर या क्लाउड में—कुछ ही क्षणों में दस्तावेज़ ढूंढ सकते हैं, बस कुछ कीस्ट्रोक्स टाइप करके। इस तरह की तत्काल खोज मेरे लिए, वैसे भी, इस तरह की कठोर फाइलिंग संरचना की आवश्यकता को कम करती है।
आपको अभी भी Inbox Zero क्यों आज़माना चाहिए
फिर भी, आपको हज़ारों संदेशों से भरा एक इनबॉक्स भारी, असहनीय गड़बड़ लग सकता है। यदि आप आसानी से ईमेल खो देते हैं - और यदि आप ईमेल छोड़ते हुए पाते हैं तो आपको अपठित के रूप में चिह्नित करने की आवश्यकता है ताकि आप सबसे अच्छे रूप में एक कीचड़ बन सकें - इनबॉक्स ज़ीरो आपके लिए सही तरीका हो सकता है। इसके अलावा, मैं देख सकता हूं कि एक साफ इनबॉक्स के साथ शुरू करना कितना अच्छा लग सकता है, और जिस तरह मुझे कार्य करने के लिए उचित रूप से साफ-सुथरे भौतिक कार्यस्थानों की आवश्यकता होती है, मुझे संदेह नहीं है कि कुछ ईमेल के लिए फाइलिंग सिस्टम के साथ बेहतर काम करते हैं।
बीच में बैठक
फिर भी, भले ही मुझे प्राप्त होने वाले प्रत्येक ईमेल को फाइल करने का कोई मतलब नहीं दिखता, मेरा इनबॉक्स पूरी तरह से निःशुल्क नहीं है।
मेरे अधिकांश ईमेल मेरे इनबॉक्स में हैं। लेकिन यह सब नहीं। मैं कुछ संदेशों के लिए एक अलग मेलबॉक्स रखता हूं—जैसे ईमेल की रसीदें—जिन्हें मैं अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड के लिए रखना पसंद करता हूं। मैं समय-समय पर किसी भी प्रचार ईमेल-ट्विटर अपडेट, न्यूज़लेटर्स, विज्ञापन, आदि को भी देखता हूं और साफ़ करता हूं - जिसे मैंने अनदेखा कर दिया हो। अगर मुझे किसी ईमेल का जवाब देना है, तो मैं या तो इसे अपठित के रूप में चिह्नित कर देता हूं या जवाब देने के लिए खुद को याद दिलाने के अन्य तरीके ढूंढता हूं।
तो मेरे इनबॉक्स में कुछ आदेश की भावना है, भले ही यह पहली नज़र में अराजक लगे। हो सकता है कि आप एक ही नाव में हों।
हमें आपके सुझाव चाहिए
आपका ईमेल फाइलिंग सिस्टम कैसा दिखता है? हमें आपसे सुनना अच्छा लगेगा:macgasm dot net पर nmediati को एक नोट शूट करें और हमें बताएं कि आप अपने इनबॉक्स को कैसे समझते हैं। हम निश्चित रूप से आपकी अनुमति से आपके सबमिशन को प्रकाशित भी कर सकते हैं।