हर कोई अभी भी ईमेल समस्या को हल करने की कोशिश कर रहा है। हम बेहतर ईमेल शिष्टाचार के बारे में लिखना जारी रखते हैं और अपने इनबॉक्स को साफ करने की कोशिश करते हैं। कोई डेवलपर अगला महान ईमेल ऐप विकसित करने की कोशिश में झुका हुआ है। जीमेल और याहू उन सभी को खरीद रहे हैं जो आधे-अधूरे सफल होते हैं।
लेकिन हम सबसे बुनियादी आदत के बारे में ज्यादा बात नहीं करते – बेहतर ईमेल लिखने की कला।
ईमेल हॉल ऑफ इन्फैमी उन करियर के अवशेषों से भरा पड़ा है जो नष्ट हो गए और चेहरे लाल हो गए क्योंकि एक ईमेल गलती के कारण। लेकिन रुकिए। यह छोटा पोस्ट बुरी खबर के बारे में नहीं है। यह उन साफ-सुथरे छोटे टूल्स के बारे में है जो आपको ईमेल लेखन विभाग में आगे बढ़ा सकते हैं। यहां वे पांच कूल (और नए) ईमेल लेखन टूल्स हैं जिन्हें हमने वेब के दूर-दराज के कोनों से चुना है।
मेलमेंटर
स्कॉट हैंसेलमैन ने कहा कि "ईमेल वह जगह है जहां कीस्ट्रोक्स मरने जाते हैं"। सच है। संक्षिप्त और स्पष्ट रहें। बस दिखावा करें कि आप मार्क जुकरबर्ग तक पहुंच रहे हैं और उनके पास ज्यादा समय नहीं है।
मेलमेंटर एक बेसिक फ्री टूल है जो जल्दी बता सकता है कि आपका ईमेल पाठक-अनुकूल है या नहीं। अपना ईमेल टेक्स्टबॉक्स में पेस्ट करें और सिंगल-पेज टूल काम पर लग जाता है। पढ़ने में लगने वाला समय जांचें, पढ़ने का स्तर (5वीं से 6वीं कक्षा या थोड़ा अधिक के लिए जाएं), और कुछ और अनुशंसित परिवर्तन। ऐसे कुछ कॉपी और पेस्ट के बाद, आप अपने ईमेल को सरल बनाने की आदत डाल लेंगे।
स्कॉट के इस मजेदार टूल को आजमाएं यह पता लगाने के लिए कि आपके हाथ में कितने कीस्ट्रोक्स बचे हैं। ईमेल हस्ताक्षर को कॉपी-पेस्ट करें ताकि आपके विपुल दोस्तों को आपके इरादों के बारे में पता चले।
मार्कडाउन हियर
मार्कडाउन में लिखना फॉर्मेटिंग एलिगेंस को गति के साथ जोड़ता है। लेकिन जीमेल ने इसे अब तक नजरअंदाज किया है। यदि आप एक कोडर या डेवलपर हैं, तो मार्कडाउन में लिखना आपके लिए आसान होना चाहिए। यदि नहीं, तो सीखना आसान है।
मार्कडाउन हियर एक फ्री क्रॉस-ब्राउज़र एक्सटेंशन है जो आपको वेब की सबसे सरल मार्कअप भाषा में ईमेल लिखने में मदद करता है। कंपोज ईमेल बॉक्स खोलें और फिर मार्कडाउन टेक्स्ट टाइप करें। ईमेल में खाली जगह पर राइट-क्लिक करें और परिणामी संदर्भ मेनू से "मार्कडाउन टॉगल" विकल्प चुनें। मार्कडाउन टेक्स्ट को आपके द्वारा मार्कडाउन सिंटैक्स में निर्दिष्ट फॉर्मेटिंग के साथ सामान्य टेक्स्ट में बदल दिया जाता है।
मार्कडाउन हियर क्रोम, फ़ायरफ़ॉक्स, सफारी, और ओपेरा वेब ब्राउज़र, और थंडरबर्ड और पोस्टबॉक्स ईमेल एप्लिकेशन के लिए उपलब्ध है।
गोर्गियास
टेम्पलेट्स का अनाकर्षक तरीका उन्हें ड्राफ्ट और कैन्ड रिस्पॉन्स के रूप में सहेजना है। तो, फ्री क्रोम एक्सटेंशन के साथ बनाए गए टेम्पलेट्स के साथ अपनी उत्पादकता को एक पायदान ऊपर क्यों नहीं ले जाते? यह जीमेल, Outlook.com, और याहू के लिए काम करता है। अधिक उन्नत टीम सुविधाएं सशुल्क खाते के साथ आती हैं। साथ ही, सांसारिक प्रतिक्रियाओं के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट्स के साथ ईमेल समय बचाएं।
टेम्पलेट्स हमें एक ही सामान को मतली के बिंदु तक टाइप करने की परेशानी से बचाते हैं। टेम्पलेट संदेशों को सेट करने में अपना समय लें – नौकरी के लिए एक कवर लेटर, एक क्लाइंट को सेल्स पिच, या एक साधारण पावती पत्र। सावधानीपूर्वक तैयार किए गए ईमेल का उपयोग करके अपने ईमेल गलतियों को कम करें और सुबह की कॉफी से पहले अपने मन से फायर न करें।
ग्रामरली
एक टाइपो डील ब्रेकर हो सकता है। भले ही आप घड़ी के खिलाफ दौड़ रहे हों, भेजने से पहले अपने ईमेल को पढ़ने के लिए समय निकालें। या वर्तनी और व्याकरण जांच टूल पर भरोसा करें।
ग्रामरली क्रोम एक्सटेंशन अपने पूर्व अवतार से काफी बेहतर है। प्रासंगिक टूल 250 उन्नत व्याकरण नियमों की जांच करता है और त्रुटियों के साथ सही सुझाव देता है। टेक्स्ट बॉक्स के कोने पर घूमता पहिया एक मामूली जलन है। और काश डेवलपर्स के पास एक विकल्प होता जब हम चाहते हैं तो चेकर को अक्षम करने का। इन दो विचित्रताओं के अलावा, ग्रामरली एक अच्छा फेल-सेफ है — आपकी आंखों के बाद दूसरा।
TL;DR ईमेल
एक फ्री iOS ऐप जो "टू लॉन्ग, डिडंट रीड" आंदोलन का आपका परिचय हो सकता है। यह जीमेल के साथ काम करता है। पहले TL;DR संदेश लिखें (30 शब्दों तक)। फिर, यदि अभी भी आवश्यक हो, तो जितना चाहें उतना टेक्स्ट जोड़ें। जब आप प्राप्तकर्ता होते हैं, तो ऐप प्रत्येक ईमेल के पहले शब्दों को निकालता है और इसे सोशल मीडिया फीड की तरह एक पोस्ट में बदल देता है। यदि आवश्यक हो तो आप पूर्ण ईमेल में गोता लगा सकते हैं। इसे छोटा रखें। सभी का समय बचाएं।
शायद जल्द ही, हम इसे ईमेल पर खर्च होने वाले समय को कम करने के लिए साफ-सुथरे टूल्स के साथ फॉलो अप करेंगे। इस बीच, जीमेल उत्पादकता के लिए इन उत्कृष्ट क्रोम एक्सटेंशन को न भूलें। अब, एक सेकंड के लिए उस इनबॉक्स से दूर हो जाएं। हमें अपने ईमेल आपदाओं और सीखे गए सबक के बारे में बताएं।
