हर उत्पादकता ब्लॉग के अनुसार, सुबह सबसे पहले अपना ईमेल जांचना सबसे बुरी चीज है जो आप कर सकते हैं। आप बीयर खोलकर अपना एक्सबॉक्स चालू कर सकते हैं, वे कहते हैं, क्योंकि एक बार जब आप अपना ईमेल देख लेते हैं तो आप कुछ भी नहीं कर पाएंगे।
मैं अतिशयोक्ति करता हूं, लेकिन अपने दिन की शुरुआत ईमेल तरीके से करना नियमित रूप से निंदनीय है – भले ही हम में से अधिकांश ऐसा करते हैं। क्या जागने के बाद ईमेल जांचना वास्तव में इतना बुरा है?
खैर, ड्यूक के व्यवहारिक अर्थशास्त्र के प्रोफेसर डैन एरियली के अनुसार, जागने के बाद पहले दो घंटे आपके सबसे अधिक उत्पादक होने की संभावना है।
समय प्रबंधन में सबसे दुखद गलतियों में से एक है लोगों की प्रवृत्ति अपने दिन के दो सबसे उत्पादक घंटों को उन चीजों पर खर्च करने की जिनमें उच्च संज्ञानात्मक क्षमता की आवश्यकता नहीं होती।
शोध से पता चलता है कि आप पूरी तरह से जागने के बाद पहले दो घंटों में अपने सर्वश्रेष्ठ पर होते हैं, और अपना ईमेल देखना शायद ऐसा कार्य नहीं है जिसमें आपको अपने सर्वश्रेष्ठ होने की आवश्यकता होती है। तो उन सभी ब्लॉग पोस्ट्स में एक निश्चित तर्क है जो आपको इनबॉक्स को टालने की सलाह देते हैं।
लेकिन यदि आप किसी ऐसे पोस्ट से नीचे स्क्रॉल करते हैं तो आपको टिप्पणियों में हर बार एक ही खंडन मिलेगा: "यह मेरे लिए व्यावहारिक नहीं है।" चाहे वह ग्राहक चिंताएं हों, प्रबंधन से निर्देश हों या दिन के काम के बारे में अन्य जानकारी, कई लोगों के लिए ईमेल सुबह की दिनचर्या का एक आवश्यक हिस्सा है।
तो: क्या अपने पहले दो घंटों का अधिकांश भाग उत्पादक रूप से उपयोग करना संभव है, साथ ही कुछ भी महत्वपूर्ण मिस न करना? हां, लेकिन आपको एक योजना की आवश्यकता है।
आपके पास एक निकास रणनीति होनी चाहिए
यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि तकनीक को आपको नियंत्रित नहीं करना है। निश्चित रूप से, हर सुबह अपना ईमेल जांचकर दो घंटे खोना संभव है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको ऐसा करना होगा। लोगों को सुबह अपने ईमेल को नजरअंदाज करने की सलाह देना, एक तरह से, प्राथमिकता देने में असमर्थता के लिए एक संचार प्रोटोकॉल को दोष देना है। कुछ लोगों को ईमेल इतना भारी विकर्षण लग सकता है कि उन्हें इसे पूरी तरह से टालने की आवश्यकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि ऐसा करना सभी के लिए काम करता है।
शायद, आपके लिए, ईमेल अपने दिन की योजना बनाने में एक महत्वपूर्ण कदम है। यह पूरी तरह से ठीक है। लेकिन यदि आप पाते हैं कि ईमेल आपकी सुबह पर हावी हो रहा है, तो ईमेल प्रक्रिया को जितना संभव हो उतना बाद के लिए टाल दें। व्यक्तिगत रूप से, मैंने देखा है कि ईमेल से गुजरने के तीन चरण हैं:
- जिसे मैं कभी नहीं पढ़ना चाहता उसे हटाना। न्यूजलेटर्स, पीआर पिच, आदि।
- बाकी सब कुछ पढ़ना, जो कुछ प्रतिक्रिया नहीं मांगता उसे आर्काइव करना।
- उन सभी ईमेल का जवाब देना जिनकी आवश्यकता है।
मेरी तरकीब: मैं इन तीनों चीजों को कभी एक साथ नहीं करता। यहां बताया गया है कि यह मेरे लिए कैसे काम करता है, लेकिन जान लें कि वास्तव में ईमेल के माध्यम से तेजी से प्राप्त करने के लिए आपको अपने पसंद के ईमेल क्लाइंट के कीबोर्ड शॉर्टकट सीखने चाहिए।
1. इसे स्ट्रॉन्ग बैड की तरह सॉर्ट करें
अगर मुझे सुबह अपना ईमेल जांचना ही है, तो मैं उस बकवास को हटाकर शुरू करता हूं जिसे मैं पढ़ना नहीं चाहता।
यह आमतौर पर एक मिनट से अधिक नहीं लेता। एक बार जब मैं इस सुबह की सफाई के साथ हो जाता हूं, तो मैं अपना ईमेल बंद करता हूं और कुछ और करता हूं। बर्तन धोना, कहें, या 7 मिनट का वर्कआउट करना। विचार यह है कि अगले चरण में जाने से पहले अपना सिर थोड़ा साफ कर लूं।
2. सब कुछ पढ़ें, आर्काइव करते हुए
जब मैं ईमेल में वापस आने के लिए तैयार होता हूं, तो मैं अपने इनबॉक्स में सब कुछ पढ़ूंगा – लेकिन मैं किसी भी चीज का जवाब नहीं दूंगा। अगर किसी चीज को मुझसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो मैं इसे आर्काइव करता हूं। अगर कोई संदेश किसी ऐसे कार्य की ओर इशारा करता है जिसे मुझे बाद में करने की आवश्यकता है, लेकिन प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो मैं आर्काइव करने से पहले कार्य का नोट बना लूंगा। और अगर किसी ईमेल को मुझसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो मैं बस अगले ईमेल पर चला जाता हूं।
ऐसा करने का मतलब है कि मैं कुछ मिनटों में अपने सभी ईमेल के माध्यम से प्राप्त कर सकता हूं, और आमतौर पर बहुत सारे ईमेल नहीं बचते: औसतन चार या पांच। लेकिन महत्वपूर्ण बात यह है कि मेरे पास अपनी सुबह का बाकी हिस्सा उत्पादक होने के लिए है – मेरे जवाब इंतजार कर सकते हैं।
आपकी ईमेल योजना क्या है?
यह योजना हर किसी के लिए फिट नहीं होगी, और मैं यह नहीं कह रहा हूं कि यह होगी। मेरा मुद्दा यह है कि आपको एक योजना बनाने की कोशिश करनी चाहिए, चाहे वह कुछ भी हो, ईमेल से जल्दी निपटने के लिए। यदि आपको सुबह सबसे पहले अपना ईमेल देखना है, तो अंदर और बाहर तेजी से निकलने का एक तरीका खोजें ताकि आप अपने पहले दो घंटों का उपयोग किसी और चीज के लिए कर सकें।
मैं जानना चाहता हूं: आपकी ईमेल योजना क्या है? क्या आप ओवरलोड कम करने के लिए कार्रवाई करते हैं? सुबह के बारे में क्या: क्या आप सीधे गोता लगाते हैं, या देखने को टालने की कोशिश करते हैं? मुझे आपके वर्कफ़्लो के बारे में सुनना अच्छा लगेगा, और संभावित रूप से इससे सीखना, तो आइए नीचे टिप्पणियों में चैट करें।
