हर उत्पादकता ब्लॉग के अनुसार, सुबह सबसे पहले अपने ईमेल की जाँच करना सबसे बुरा काम है जो आप कर सकते हैं। वे कहते हैं कि आप बीयर भी खोल सकते हैं और अपने एक्सबॉक्स में आग लगा सकते हैं, क्योंकि एक बार जब आप अपना ईमेल देखते हैं तो आप कुछ भी नहीं कर पाएंगे।
मैं अतिशयोक्ति करता हूं, लेकिन आपके दिन की शुरुआत ईमेल के तरीके को नियमित रूप से बंद कर दिया जाता है - भले ही हम में से अधिकांश इसे करते हैं। क्या जागने के बाद ईमेल चेक करना वाकई इतना बुरा है?
खैर, ड्यूक प्रोफेसर ऑफ बिहेवियरल इकोनॉमिक्स डैन एरीली के अनुसार, जागने के बाद के पहले दो घंटे आपके सबसे अधिक उत्पादक होने की संभावना है।
<ब्लॉकक्वॉट>समय प्रबंधन में सबसे दुखद गलतियों में से एक यह है कि लोग अपने दिन के दो सबसे अधिक उत्पादक घंटे उन चीजों पर खर्च करते हैं जिनके लिए उच्च संज्ञानात्मक क्षमता की आवश्यकता नहीं होती है।
शोध से पता चलता है कि आप पहले दो घंटों में सबसे अच्छे हैं जब आप पूरी तरह से जाग रहे हैं, और आपके ईमेल को देखना शायद ऐसा काम नहीं है जिसके लिए आपको अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। तो उन सभी ब्लॉग पोस्ट के लिए एक निश्चित तर्क है जो आपको इनबॉक्स को बंद करने की सलाह देता है।
लेकिन अगर आप ऐसी किसी भी पोस्ट से नीचे स्क्रॉल करते हैं, तो आपको टिप्पणियों में वही खंडन मिलेगा, हर बार:"यह मेरे लिए व्यावहारिक नहीं है।" चाहे वह ग्राहकों की चिंता हो, प्रबंधन के निर्देश या दिन के काम के बारे में अन्य जानकारी, कई लोगों के लिए ईमेल सुबह की दिनचर्या का एक आवश्यक हिस्सा है।
तो:क्या यह संभव है कि आप अपने पहले दो घंटों का अधिकांश समय उत्पादक रूप से उपयोग करें, जबकि कुछ भी महत्वपूर्ण न खोएं? हां, लेकिन आपके पास एक योजना होनी चाहिए।
आपके पास एक निकास रणनीति होनी चाहिए
यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि प्रौद्योगिकी को आपको नियंत्रित करने की आवश्यकता नहीं है। ज़रूर, हर सुबह अपना ईमेल देखकर दो घंटे गंवाना संभव है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको करना होगा। लोगों को सुबह अपने ईमेल को अनदेखा करने की सलाह देना, एक तरह से प्राथमिकता देने में असमर्थता के लिए संचार प्रोटोकॉल को दोष देना है। कुछ लोगों को ईमेल इतना अधिक विचलित करने वाला लग सकता है कि उन्हें इसे पूरी तरह से बंद करने की आवश्यकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि ऐसा करना सभी के लिए काम करता है।
हो सकता है, आपके लिए ईमेल आपके दिन की योजना बनाने का एक महत्वपूर्ण कदम हो। यह बिल्कुल ठीक है। लेकिन अगर आप पाते हैं कि ईमेल आपकी सुबह पर हावी हो रहा है, तो बाद में जितना हो सके ईमेल प्रक्रिया को बंद कर दें। व्यक्तिगत रूप से, मैंने देखा है कि ईमेल के माध्यम से जाने के तीन चरण होते हैं:
- जिसे मैं कभी नहीं मिटाना, कभी पढ़ना चाहता हूं। न्यूज़लेटर्स, पीआर पिच, आदि
- बाकी सब कुछ पढ़ना, ऐसी किसी भी चीज़ को संग्रहित करना जिसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है।
- उन सभी ईमेल का जवाब देना जिनके लिए इसकी आवश्यकता होती है।
मेरी चाल:मैं इन तीनों कामों को एक साथ कभी नहीं करता . यहां बताया गया है कि यह मेरे लिए कैसे काम करता है, लेकिन यह जान लें कि ईमेल को वास्तव में जल्दी से प्राप्त करने के लिए आपको अपने पसंद के ईमेल क्लाइंट के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट सीखना चाहिए।
1. इसे स्ट्रांग बैड की तरह क्रमबद्ध करें
अगर मुझे सुबह अपना ईमेल देखना है, तो मैं उस बकवास को हटाकर शुरू करता हूं जिसे मैं पढ़ना नहीं चाहता।
इसमें आमतौर पर एक मिनट से अधिक समय नहीं लगता है। एक बार जब मैं इस सुबह की सफाई पूरी कर लेता हूं, तो मैं अपना ईमेल बंद कर देता हूं और कुछ और करता हूं। बर्तन साफ करना, कहना या 7 मिनट का वर्कआउट करना। अगले चरण में जाने से पहले, मेरे दिमाग को थोड़ा साफ करने का विचार है।
2. संग्रहित करते समय सब कुछ पढ़ें
जब मैं ईमेल पर वापस आने के लिए तैयार हो जाऊंगा, तो मैं अपने इनबॉक्स में सब कुछ पढ़ूंगा – लेकिन मैं किसी भी बात का जवाब नहीं देता . अगर किसी चीज को मुझसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो मैं उसे संग्रहीत करता हूं। यदि कोई संदेश किसी ऐसे कार्य की ओर इशारा करता है जिसे मुझे बाद में करने की आवश्यकता है, लेकिन उसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो मैं संग्रह करने से पहले कार्य को नोट कर लूंगा। और अगर किसी ईमेल को मुझसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो मैं बस अगले ईमेल पर जाता हूं।
ऐसा करने का मतलब है कि मैं कुछ ही मिनटों में अपने सभी ईमेल प्राप्त कर सकता हूं, और आमतौर पर कई ईमेल नहीं बचे हैं:औसतन चार या पांच। लेकिन महत्वपूर्ण बात यह है कि मेरे पास अपनी सुबह का बाकी समय उत्पादक होने के लिए है - मेरे जवाब इंतजार कर सकते हैं।
आपकी ईमेल योजना क्या है?
यह योजना सभी के लिए उपयुक्त नहीं होगी, और मैं यह नहीं कह रहा कि यह होगा। मेरा कहना यह है कि ईमेल से शीघ्रता से निपटने के लिए आपको एक योजना बनाने की कोशिश करनी चाहिए, चाहे वह कुछ भी हो। अगर आपको सुबह सबसे पहले अपना ईमेल देखना है, तो जल्दी से अंदर और बाहर निकलने का तरीका खोजें ताकि आप अपने पहले दो घंटों का उपयोग कुछ और कर सकें।
मैं जानना चाहता हूं:आपकी ईमेल योजना क्या है? क्या आप ओवरलोड को कम करने के लिए कदम उठाते हैं? सुबह के बारे में क्या:क्या आप सही में गोता लगाते हैं, या देखना बंद करने की कोशिश करते हैं? मुझे आपके कार्यप्रवाह के बारे में सुनना अच्छा लगेगा, और इसके बारे में संभावित रूप से सीखना चाहिए, तो चलिए नीचे दी गई टिप्पणियों में बातचीत करते हैं।