ईमेल कठिन हैं। ईमेल में आप जो कहना चाहते हैं, उसे पूरा करना वास्तव में कठिन है, और आधा समय लोग लगभग हमेशा आपको गलत समझेंगे। बहुत सी समस्या इस तथ्य से आती है कि जिन लोगों को आप लिख रहे हैं वे आपका चेहरा नहीं देख सकते हैं। वे आपके चेहरे पर मुस्कान नहीं देख सकते हैं, और आप उनके चेहरे पर अभिव्यक्ति नहीं देख सकते हैं - चेहरे की अभिव्यक्ति के माध्यम से भावनाओं को शब्दों में समझने की प्राकृतिक मानवीय क्षमता ईमेल में पूरी तरह से शून्य है।
तो, चेहरे के भाव और स्वर की जगह क्या ले सकता है? आप अपने सभी दोस्तों या कार्यालय के सभी लोगों को आप पर टिक किए बिना प्रभावी ढंग से अपना संदेश कैसे प्राप्त करते हैं?
लेखक पीटर ड्रकर ने एक बार लिखा था, "संचार में सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनना है कि क्या नहीं कहा गया है ।" मैं इससे एक कदम आगे जाऊंगा, और कहूंगा कि ईमेल भेजने में सबसे महत्वपूर्ण बात बस इतना स्पष्ट करना है कि प्राप्तकर्ता नहीं सुनो जो नहीं कहा गया है। वास्तव में, ईमेल संचार के साथ सबसे अधिक समस्या तब होती है जब ईमेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपके द्वारा निहित सभी प्रकार की भयानक चीजों की व्याख्या करता है, भले ही आपने केवल एक पंक्ति लिखी हो।
यही नफरत और असंतोष की ओर ले जाता है। यही आक्रोश पैदा करता है। यही कारण है कि सुबह की बैठक में मेज पर बैठा आदमी आपकी तरफ घूर रहा है, क्योंकि आपने कल दोपहर भेजे गए ईमेल पर उसे सीसीडी किया था, और उसने इसे एक व्यक्तिगत हमले के रूप में लिया था।
अपना संपूर्ण ईमेल तैयार करना
यहां एमयूओ में, हमने ईमेल भेजने के तकनीकी पहलू के बारे में बहुत कुछ कवर किया है, जैसे गुमनाम रूप से ईमेल भेजना या एक्सेल से ईमेल भेजने पर मेरा ईमेल। लेकिन, ईमेल के भावनात्मक पक्ष के बारे में क्या? इस बारे में क्या है कि आप अपने ईमेल में कैसे आते हैं, और लिखित शब्द में खुद को पेश करने के बेहतर तरीके जो हर समय हर किसी को आप पर टिक नहीं पाएंगे?
खैर, यह बहुत दर्द और पीड़ा के बिना नहीं है कि मैं आज यहां खड़ा हो सकता हूं और आपको बता सकता हूं कि मैं अब मदद करने की स्थिति में हूं। मैंने लगभग हर गलती की है जो ईमेल के साथ की जा सकती है, कॉलेज के शुरुआती दिनों से, जब मैंने कैंपस में सभी को मास-ईमेल करके एक बहु-स्तरीय मार्केटिंग व्यवसाय शुरू करने का प्रयास किया। एक दिन के भीतर, मैंने अपना खाता 24 घंटे के लिए बंद कर दिया था और आईबीएम मेनफ्रेम प्रशासक की ओर से "स्पैमिंग" को परिभाषित करने के बारे में एक बड़ी, खराब चेतावनी दी गई थी।
यह ईमेल शिष्टाचार में इतना अधिक सबक नहीं था, क्योंकि यह एक वेक-अप कॉल था कि यदि आप इसे गलत तरीके से संभालते हैं तो ईमेल वास्तव में आपको परेशानी में डाल सकता है। वर्षों से मैंने लोगों को नाराज किया है, मुझे नाराज किया है, और मैं लोगों के साथ महाकाव्य स्लेश-एंड-बर्न शब्द-लड़ाई में शामिल हो गया हूं। मैं कहना चाहता हूं कि कोई जीता - लेकिन कोई कभी नहीं जीतता। यही कारण है कि मैं आज यहां खड़ा हूं, ईमेल करने वाले लोगों के भविष्य के दिग्गजों को भेजें बटन पर क्लिक करने से पहले उन ईमेल को बेहतर ढंग से तैयार करने में मदद करने की उम्मीद करता हूं।
1. एक उपन्यास भेजा जा रहा है
जब मैंने पहली बार एक इंजीनियर के रूप में काम करना शुरू किया तो मेरे पहले दोषी पापों में से एक यह था कि मैं लगभग हमेशा ईमेल लिखता था जो तीन या चार पैराग्राफ में फैला होता था। इसका कारण केवल यह नहीं था कि मैं बहुत तेजी से टाइप कर सकता हूं, बल्कि इसलिए कि मुझे हमेशा ऐसा लगता था कि अगर मैंने कोई विवरण छोड़ दिया, तो लोग वास्तव में समझ नहीं पाएंगे कि मैं किस बारे में बात कर रहा था। यह कुछ हद तक सही हो सकता है - और हम एक मिनट में बहुत संक्षिप्त ईमेल प्राप्त करेंगे - लेकिन सरलता के लिए कुछ कहा जाना चाहिए।
जब आप इस तरह के जटिल ईमेल लिखते हैं, तो आप अपना संदेश विभिन्न तरीकों से प्राप्त करने में विफल हो रहे हैं। सबसे पहले, यह तथ्य कि आपने इतना कुछ लिखा है, उस व्यक्ति को दर्शाता है कि आप उनके समय के लिए बहुत कम सम्मान करते हैं, और यदि आप इसे बहुत बार करते हैं तो आप उन्हें नाराज करने के लिए बाध्य हैं। दूसरा, जबकि 500 शब्दों का ईमेल कई अनुच्छेदों में व्यवस्थित है, आप . के लिए काफी मायने रखता है , आप शायद सभी को भ्रमित कर रहे हैं - और उन्हें माइग्रेन दे रहे हैं।
यदि आप एक शब्दकार हैं और अधिक-लिखने की प्रवृत्ति रखते हैं, तो हमेशा वापस जाएं और उन वाक्यों को "काटने" पर काम करें। उन्हें छोटा करने के लिए नए और रचनात्मक तरीके खोजें, या हो सकता है कि आप उन्हें पूरी तरह से हटा सकें। हो सकता है कि आप बहुत अधिक जानकारी दे रहे हों। लोगों को बताएं कि उन्हें क्या चाहिए जानने के लिए, वह नहीं जो आप उन्हें बताना चाहते हैं आप जानना। आप जानते हैं?
2. दो शब्दों वाला ईमेल भेजना
उपन्यास ईमेल के विपरीत अपराध एक या दो शब्द ईमेल है जो कुछ भी स्पष्ट नहीं करता है। यह वैसा ही है जैसे मैं खाने की मेज पर अपने बच्चों से पूछता हूँ, "तो आपका दिन कैसा रहा? " एक क्षण के बाद, अनिच्छुक उत्तर, "ठीक है। " पता नहीं मैं परेशान क्यों हूं, मैं दबाता हूं। "आपने क्या किया, कुछ मजेदार? " अनिवार्य उत्तर, "नहीं, वास्तव में नहीं। "
मैं ईमानदारी से समझ नहीं पा रहा हूं कि कुछ लोग ईमेल का उपयोग करने से क्यों परेशान हैं। यदि आप भाग्यशाली हैं, तो इस व्यक्ति के ईमेल में एक पूरा वाक्य होगा। यदि आप बदकिस्मत हैं, तो वह व्यक्ति आपसे उनके लिए कुछ करने के लिए कह रहा होगा, लेकिन यह समझाने की जहमत नहीं उठा रहा होगा कि वे आपको क्या करना चाहते हैं। यह एक तरह से रेडियो पर एक संकट संदेश भेजने जैसा है जब आप जंगल के बीच में खो जाते हैं, और बचाव दल को सूचित करने में विफल रहते हैं कि आपके निर्देशांक क्या हैं।
यह बेहद निराशाजनक है, क्योंकि लोगों को यह समझने के लिए संघर्ष करना पड़ता है कि आप किस धरती पर बात कर रहे हैं। इससे भी बदतर, आप वास्तव में उन्हें अपने ईमेल का जवाब देने में समय बर्बाद करने के लिए मजबूर कर सकते हैं, केवल आपको थोड़ा और विस्तार करने के लिए कहने के लिए।
मुझे संदेह है कि इस समस्या वाले अधिकांश लोग ऐसे छोटे ईमेल लिखते हैं क्योंकि टाइपिंग एक ऐसा श्रमसाध्य अभ्यास है। हर कोई एक मिनट में 60 से 70 शब्दों से अधिक टाइप नहीं कर सकता, इसलिए आपको इस समूह के लिए थोड़ी सहानुभूति रखनी होगी।
3. एक व्यक्ति के लिए सामूहिक ईमेल भेजना
क्या आप वाकई लोगों को चकमा देना चाहते हैं? अपने कार्यालय में सभी को एक सामूहिक ईमेल भेजें ताकि किसी एक व्यक्ति ने कुछ गलत किया हो। मैं इसे "सार्वजनिक अपमान" ईमेल कहता हूं। आमतौर पर, कार्यालय में हर कोई पहले से ही जानता होगा कि किसी विशेष व्यक्ति ने गलती की है, लेकिन प्रबंधक इसे अकेला नहीं छोड़ सकता। इसलिए, वे बड़े पैमाने पर और कष्टदायी विस्तार से समझाते हुए सभी को एक सामूहिक ईमेल भेजते हैं कि कोई विशेष कार्रवाई करना इतना गलत क्यों है, या वह विशेष गलती इतनी बुरी क्यों है।
मुझे यह स्वीकार करना होगा कि अतीत में मेरी कुछ प्रबंधन भूमिकाओं में, मैं इस व्यवहार में फिसल गया था। मैंने अपने अन्य साथियों को भी ऐसा करते देखा है। यह एक आसान गलती है, क्योंकि आप वास्तव में यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके द्वारा प्रबंधित किए जा रहे अन्य सभी लोग समान गलती न करें। हकीकत यह है कि अगर हर कोई इसके बारे में पहले से जानता है, तो गलती करने वाले को अपमानित किया जाता है। अगर वे इसके बारे में नहीं जानते हैं, तो हर कोई भ्रमित और अनिश्चित है कि आप उनके बारे में बात कर रहे हैं या नहीं।
इसे सरल बनाएं - उस व्यक्ति के साथ विशिष्ट समस्या के बारे में बात करें जिसने गलती की है। फिर, अगर आपको लगता है कि यह सभी के लिए काफी महत्वपूर्ण है, तो एक नोटिस भेजें, लेकिन इसे ऐसा बनाएं जैसे कि यह सिर्फ एक सामान्य "FYI" है जिसे उच्च प्रबंधन से भेजा गया है - यह आरोप-प्रत्यारोप को हटा देता है और इसे कम व्यक्तिगत बनाता है।
4. नाटकीय क्रियाविशेषणों का उपयोग करना
ईमेल में एक और बहुत ही सामान्य व्यवहार - आमतौर पर ऐसे लोगों से जो सामान्य रूप से अपने काम के बारे में बहुत भावुक होते हैं, या किसी विशिष्ट परियोजना के बारे में जो चर्चा में है। वह व्यवहार बहुत ही नाटकीय क्रियाविशेषणों का अति प्रयोग है। वाक्य जैसे, "वह डिज़ाइन बहुत ही गलत है " या "वह दृष्टिकोण बहुत ही अस्पष्ट है" केवल भावनाओं को चर्चा में लाने का काम करते हैं।
जब आप क्रियाविशेषणों के बिना उन वाक्यों को देखते हैं, तो आप देख सकते हैं कि वे कितने अधिक व्यवसायिक - और बहुत कम विरोधी - हैं। अन्यथा, आप एक अति-नाटकीय, बिगड़ैल लड़के की तरह मिलते हैं।
क्रियाविशेषण के बिना इसे आज़माएं। वह डिजाइन गलत है। वह दृष्टिकोण अस्पष्ट है।
यह प्राप्तकर्ता को खुश नहीं कर सकता है - लेकिन यह उन पर हमला नहीं करता है और उन्हें रक्षात्मक पर सेट नहीं करता है। यह अधिक पेशेवर है, और आप वास्तव में अपने आप को एक परिपक्व वयस्क के रूप में पेश करने में सक्षम हो सकते हैं, भले ही आप किसी से असहमत हों।
5. निष्क्रिय आवाज का अत्यधिक उपयोग करना
यह वास्तव में मेरे लेखन करियर में देर तक नहीं था कि मैंने वास्तव में निष्क्रिय आवाज के बारे में सीखा और समझा। इसके बारे में सीखने में समस्या यह है कि आप इसे हर जगह देखना शुरू कर देते हैं। निष्क्रिय आवाज के सबसे प्रचलित उपयोगों में से एक ईमेल में है, क्योंकि निष्क्रिय आवाज एक व्यक्ति को एक क्रिया से खुद को अलग करने की अनुमति देती है।
कहने के बजाय, "मैंने ग्राहक को हवाई अड्डे तक पहुँचाया" , जो सीधे आपके कंधों पर जिम्मेदारी डालता है, आप इसके बजाय लिख सकते हैं, "ग्राहक को हवाई अड्डे पर ले जाया गया था।"
यह उन लोगों में एक आम व्यवहार है जो किसी भी चीज़ की ज़िम्मेदारी लेने से घबराते हैं, क्योंकि अगर कुछ भी गलत होता है, तो वे दोष नहीं देना चाहते हैं। ये वही लोग हैं जो शिकायत करते हैं जब जोखिम लेने वालों - जो काम करने की जिम्मेदारी लेते हैं - को मान्यता या पदोन्नति मिलती है। सच तो यह है कि लोग ईमेल में निष्क्रिय आवाज के माध्यम से देखते हैं। अगर आपने कोई काम पूरा कर लिया है या कोई लक्ष्य पूरा कर लिया है, तो क्रेडिट लेने से न डरें!
6. अपने आप को पीठ पर थपथपाना
अजीब तरह से, हर समय ईमेल में निष्क्रिय आवाज का उपयोग करने वाले लोगों के विपरीत चरम, वे लोग हैं जो लगभग हमेशा पहले व्यक्ति में सब कुछ लिखते हैं। उनके ईमेल पढ़कर, आप सोचेंगे कि एक परियोजना समूह प्रयास नहीं था, यह एक व्यक्तिगत उपलब्धि थी। आपको लगता होगा कि ईमेल भेजने वाले ने पूरा काम किया है!
आप इन ईमेल को कैसे पहचानते हैं? शब्द "I" की घटनाओं की गणना करें।
इस प्रकार के व्यक्ति के ईमेल को पढ़कर, यह स्पष्ट हो जाता है कि उन्हें लगता है कि पूरी दुनिया उनके इर्द-गिर्द घूमती है, और यह कि सभी को उन सभी कार्यों के लिए निरंतर यश देना चाहिए, जिन्हें उन्होंने अकेले ही पूरा किया है। ये ईमेल हमेशा टीम के साथियों को निराश और पूरी तरह से अप्राप्य महसूस करते हैं। यह दृष्टिकोण आपके साथियों से क्रोध और अलगाव का तेज़ ट्रैक है।
मुझे यकीन है कि कई अन्य प्रकार के ईमेल हैं जो वास्तव में लोगों को परेशान और नाराज करते हैं। मुझे यकीन है कि आपकी अपनी सूची भी है! किस प्रकार के ईमेल वास्तव में आपको परेशान करते हैं? आपके पालतू जानवर किस प्रकार के हैं? अपने विचार नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें।