आप: मुझे एक आखिरी बार अपना ईमेल देखने दें।
वह अजीब आंतरिक आवाज: फिर से?
ईमेल आपके दिनों को हाईजैक कर रहा है, और इसके बारे में चुपके से जा रहा है। लेकिन कौन कहता है कि आप अपने समय पर नियंत्रण नहीं पा सकते? आपको बस यह पता लगाना है कि आप अभी ईमेल पर कितना समय देते हैं और फिर इसे कम करने के तरीके खोजें।
मेलस्ट्रॉम जैसे ऐप्स के लिए धन्यवाद, बेहद प्रतिष्ठित इनबॉक्स शून्य को हासिल करना अब मुश्किल नहीं है। मैं उस तक बहुत समय पहले पहुंचा था। इसने मुझे पूरे दिन अपने खाली इनबॉक्स को घूरने से नहीं रोका, अपने अगले ईमेल का बेसब्री से इंतजार करते हुए, इसे तुरंत जप करने और अपने इनबॉक्स को साफ रखने के लिए। यह गुदा-प्रतिरोधक लगता है, लेकिन हम में से कई लोगों के लिए उस तरह का ईमेल जुनून काफी आम है। जितना हम इसे नकारने की कोशिश कर सकते हैं, व्यसन वह शब्द है जो हमारे पास फिट बैठता है।
अन्य व्यसनों की तरह, इससे भी निपटा जा सकता है, अगर आप समझते हैं कि इसे क्या ट्रिगर करता है और इसका मुकाबला करने के लिए कुछ करें।
बचा हुआ समय =कमाया गया समय
आप जानते हैं कि आपके लिए कब कुछ बुरा है। लेकिन जब तक आप नकारात्मक प्रभावों का आकलन नहीं करेंगे, तब तक आपके लिए बेहतर आदतों में बदलाव करना मुश्किल होगा।
ईमेल के मामले में यदि आप इसे कार्यों के बीच में चेक करते हैं, तो यह एक गैर-कार्य की तरह लगने लगता है। इस तरह से आप जो समय बिताते हैं वह समय-समय पर कुछ मिनटों से अधिक नहीं होता है, जो कि इसके संचयी प्रभाव को अनदेखा करना आसान बनाता है। ईमेल इन समयों में एक आवश्यक बुराई प्रतीत होती है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इसे अपना जीवन चलाने देना है या आपको इसका सर्वोत्तम लाभ उठाने का कोई तरीका नहीं मिल रहा है।
जब तक आप उस खोए हुए समय को परिप्रेक्ष्य में नहीं डालते, तब तक आपका ईमेल चेकिंग रूटीन चीजों की बड़ी योजना में हानिरहित महसूस करता रहेगा। क्या ईमेल समय लॉग करने के लिए कोई ऐप नहीं है? मैंने सोचा था कि आप कभी नहीं पूछेंगे। बेशक वहाँ हैं।
आपके द्वारा व्यक्तिगत गतिविधियों पर ऑनलाइन खर्च किए जाने वाले समय को ट्रैक करने में आपकी मदद करने के लिए कई ऐप तैयार किए गए हैं। अपनी ईमेल आदतों पर नज़र रखने के लिए उनका उपयोग करें और परिणाम कठिन संख्या में देखें। वे आपको बताएंगे कि आप कहां अच्छा कर रहे हैं और कहां गड़बड़ी कर रहे हैं।
यहां कुछ ऐप्स दिए गए हैं जो यह समझने में आपकी सहायता कर सकते हैं कि जब आप सभी अपने इनबॉक्स के साथ बातचीत में शामिल हो जाते हैं तो आपका दिन कैसा बीतता है।
क्रिस्पली
यदि आपकी टीम के काम के घंटों में बहुत अधिक बार-बार ईमेल करना खा रहा है, तो क्रिस्ली जैसा एक स्वचालित टाइम-ट्रैकिंग टूल आपकी टीम की आवश्यकता के अनुसार हो सकता है। ट्रैक करें कि आपकी टीम के सदस्य अपने इनबॉक्स के माध्यम से कितना समय व्यतीत करने के लिए मजबूर हैं, और उस डेटा का उपयोग एक बेहतर वर्कफ़्लो का पता लगाने के लिए करें जिसमें इतना अधिक ईमेल शामिल न हो। बेहतर अभी तक, एक टीम सहयोग सेवा पर स्विच करें, जैसे कि Slack, जैसा कि MakeUseOf में हमारे पास है।
व्यक्तिगत उपयोग के लिए क्रिसली मुफ्त है। टीम और एंटरप्राइज़ फ्लेवर की कीमत तय की जाती है।
पोमोडोरो टाइमर
यदि आप पोमोडोरो तकनीक के प्रशंसक हैं, तो आप अपने प्रत्येक ईमेल-जांच सत्र का समय और उनकी अवधि जोड़कर इसे अपनी ईमेल आदतों को ट्रैक कर सकते हैं। वेब पर कई बेहतरीन पोमोडोरो ऐप तैर रहे हैं। हम टमाटर.एस की सलाह देते हैं, जो एक ब्राउज़र-आधारित पोमोडोरो टाइमर है जो समय प्रबंधन को सरल बनाता है। इसके लिए पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आप इसे अपने ट्विटर खाते से जोड़ते हैं, तो आपको अपने पोमोडोरो सत्रों के विस्तृत आँकड़े मिलते हैं। उन आँकड़ों का विश्लेषण करके देखें कि आप ईमेल पढ़ने और उनका जवाब देने में कितना समय दे रहे हैं।
टॉगल
खिड़कियाँ। Mac। लिनक्स। एंड्रॉयड। आईओएस। आप इन सभी प्लेटफ़ॉर्म पर लोकप्रिय टाइम-ट्रैकिंग ऐप टॉगल इंस्टॉल कर सकते हैं या इसके ऑनलाइन इंटरफ़ेस से इसे एक्सेस कर सकते हैं। अपने ईमेल उपयोग को मापना शुरू करने के लिए साइन अप करें।
बचाव का समय
रेस्क्यू टाइम (हमारी समीक्षा) टाइम-ट्रैकिंग के लिए एक और अद्भुत क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म टूल है। यह आपको आपके कंप्यूटर की आदतों पर विस्तृत रिपोर्ट तक पहुंच प्रदान करता है। यह जानने के लिए उन्हें पढ़ें कि क्या आप उतने ही उत्पादक हैं जितना आपको लगता है कि आप हैं। आपका ईमेल उपयोग कैसा दिखता है? उतना न्यूनतम नहीं जितना आप चाहेंगे? इसे कम करने के लिए एक लक्ष्य निर्धारित करें और अगले भाग में प्रस्तुत सरल युक्तियों का उपयोग करके अपनी ईमेल आदतों पर काम करें।
अब क्या?
एक बार जब आप समझ जाते हैं कि आप प्रतिदिन ईमेल पर कितना समय व्यतीत करते हैं और यह आपके द्वारा आवश्यक समझे जाने से कितना अधिक है, तो आप एक बेहतर ईमेल वर्कफ़्लो में परिवर्तन करने के लिए प्रभावी उपाय कर सकते हैं। आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ चरण दिए गए हैं।
उस इनबॉक्स को 5, 4, 3 में बंद करें...
यदि आप अपना इनबॉक्स पूरे दिन खुला रखते हैं, तो आप कार्यों के बीच में उस पर कूदने का विरोध नहीं कर सकते। अपने ईमेल से संबंधित कार्यों के लिए चंकिंग की अवधारणा को लागू करें और विशिष्ट समय पर उनसे निपटें। दिन में सिर्फ एक बार बहुत अच्छा है अगर आप इसे खींच सकते हैं, तो दो बार उचित है, तीन बार बहुत अधिक हो सकता है। ईमेल की औसत मात्रा के आधार पर अपने इनबॉक्स-चेकिंग सत्रों की समय सीमा तय करें जिससे आपको दैनिक आधार पर निपटना है। उस इनबॉक्स में गोता लगाने से पहले, आपका समय समाप्त होने पर आपको याद दिलाने के लिए एक अलार्म सेट करें और बिना किसी अपवाद के उसका पालन करें।
जागने के बाद कुछ घंटों के लिए अपने इनबॉक्स से दूर रहें और बिस्तर पर जाने से पहले कुछ और घंटे। अपनी ईमेल गतिविधियों को दोपहर के भोजन के बाद की मंदी जैसे समय के लिए सहेजें, जब आपने अपने काम का एक हिस्सा अपने पीछे के दिन के लिए रखा हो और जब आप वास्तविक काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त सतर्क महसूस न करें।
डेस्कटॉप सूचनाएं सक्षम करें? नहीं, धन्यवाद।
लाइव सूचनाएं आपके प्रवाह को बाधित करती हैं, अनियोजित विरामों को बाध्य करती हैं, और आपको काम पर लौटने के लिए अनिच्छुक बनाती हैं। आपके इनबॉक्स में आपके लिए क्या है, यह जानने के लिए अपनी जिज्ञासा को दोष दें। उन झटपट सूचनाओं को ना कहें। अपने आप को अपने इनबॉक्स की दया पर निर्भर रहने देने के बजाय, आप तय करें कि आप उसके पास मौजूद जानकारी को कब प्राप्त करना चाहते हैं।
डेस्कटॉप पर वापस जाएं
ईमेल विपणक मोबाइल गैजेट्स के लिए अपने ईमेल को अनुकूलित करने के लिए अपनी रणनीतियों में बदलाव कर रहे हैं, क्योंकि ईमेल पढ़ने के लिए मोबाइल उपकरणों के लिए डेस्कटॉप की अदला-बदली करने वाले लोगों की संख्या प्रतिदिन बढ़ रही है।
यदि आप उस आंकड़े का हिस्सा हैं और ईमेल की लत को हराना चाहते हैं, तो अपने स्मार्ट डिवाइस से मेल ऐप को अनइंस्टॉल करें और ईमेल की जांच के लिए अपने डेस्कटॉप पर वापस जाएं। जब आप अपने स्मार्टफोन जैसे गैजेट के साथ काम कर रहे होते हैं तो यह प्रयास का एक ऐसा स्तर पेश कर सकता है जो मौजूद नहीं है, और यह आपकी ईमेल आदतों पर सकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। ऐसा लगता है कि जेक कन्नप के लिए अच्छा काम किया है, जिन्होंने एक साल पहले एक व्याकुलता-मुक्त iPhone प्रयोग शुरू किया था।
अपने दिमाग को प्रोग्राम करें
अपनी पुस्तक हाउ टू फेल एट ऑलमोस्ट एवरीथिंग एंड स्टिल विन बिग . में , डिल्बर्ट निर्माता स्कॉट एडम्स मानव मन को एक नम रोबोट कहते हैं जिसे कोई भी प्रोग्राम कर सकता है। हो सकता है कि आप अपने ईमेल की जांच को कम से कम रखने के लिए अपना प्रोग्राम बनाना चाहें। ऐसा करने के लिए अपने ईमेल की लत को दूसरे के लिए स्वैप करके करें, भले ही इसका आपके जीवन पर सकारात्मक प्रभाव पड़े। मैं हैबिटआरपीजी की बात कर रहा हूं। देखें कि कैसे HabitRPG खुद को नशे की लत में सुधार करता है, और इसका उपयोग अपनी ईमेल आदतों को सरल बनाने और उन्हें स्वस्थ दिशा में ले जाने के लिए करें।
कॉर्ड काटने के लिए तैयार हैं?
सभी के लिए सुलभ दृष्टिकोण के साथ, ईमेल ने भौगोलिक बाधाओं को दूर करने में एक प्रमुख भूमिका निभाई है, लेकिन यह एक फलते-फूलते विकर्षण में भी बदल गया है जो आपको अपने जीवन में अधिक महत्वपूर्ण चीजों से दूर रखता है। अच्छी खबर यह है कि यदि आप ईमेल कॉर्ड को काटने का प्रबंधन करते हैं, तो आप अपने दिन से अधिक समय प्राप्त करते हैं, और यहां तक कि व्यक्तिगत परियोजनाओं के लिए भी समय निकाल सकते हैं।
आप अपनी इनबॉक्स आदतों को कैसे ट्रैक करते हैं? क्या वे बेहतर के लिए बदल रहे हैं?