कभी-कभी आपको जानकारी भेजने या ईमेल कार्य अपडेट की आवश्यकता होगी, लेकिन समय सही नहीं है। अपने वर्कफ्लो को बिगाड़ने और इसे टालने के बजाय, आप आउटलुक के डिलीवर डिले फीचर का उपयोग कर सकते हैं और अपने आउटपुट के बारे में स्मार्ट बन सकते हैं।
आउटलुक का डिलीवर डिले क्या है?
आउटलुक का डिलीवर डिले फ़ंक्शन आपको यह तय करने की अनुमति देता है कि आप किसी विशेष ईमेल को उसके प्राप्तकर्ताओं को कब भेजना चाहते हैं, इसे तुरंत भेजने के बजाय। यह एक उपयोगी उपकरण है जो आपके शेड्यूल से समझौता किए बिना आपको मानसिक शांति दे सकता है।
डिलीवर डिले का उपयोग करने के लिए, बस इन चरणों का पालन करें:
- न्यू ईमेल पर क्लिक करें।
- अपना ईमेल लिखने और प्राप्तकर्ताओं को दर्ज करने के बाद, ऑप्शंस टैब पर जाएं।
- डिलीवर डिले पर क्लिक करें।
- डिलीवरी ऑप्शन के तहत, डू नॉट डिलीवर बिफोर के बगल में टिक बॉक्स पर क्लिक करें।
- वह समय और दिनांक चुनें जब आप अपना ईमेल भेजना चाहते हैं।
- क्लोज पर क्लिक करें।
- ईमेल पर, सेंड पर क्लिक करें।
सेंड पर क्लिक करने के बावजूद, आपका ईमेल आपके द्वारा निर्दिष्ट समय और दिनांक तक नहीं भेजा जाएगा। अब देखते हैं कि आप इसका उपयोग क्यों करना चाहेंगे।
दो मिनट का कार्य नियम
दो मिनट का कार्य नियम कहता है कि यदि आपके एजेंडे पर कोई ऐसा कार्य है जिसे पूरा करने में आपको केवल दो मिनट लगेंगे, तो आपको इसे अभी करना चाहिए, बजाय इसे अपनी टू-डू सूची में डालने के। यह एक त्वरित और आसान प्राथमिकता उपकरण है, लेकिन यह इस बात का हिसाब नहीं रखता कि आगे क्या होता है।
यदि दो मिनट का कार्य एक ईमेल है जिसे आपको भेजने की आवश्यकता है, तो आपको इससे प्रतिक्रियाएं मिल सकती हैं जिनका पालन करने के लिए आपके पास समय नहीं है, और यह वैसे भी आपकी टू-डू सूची में आ जाता है। इससे बचने के लिए, आप डिलीवर डिले का उपयोग करके कार्य को पूरा कर सकते हैं और इसे तब भेज सकते हैं जब आप जानते हैं कि आपके कार्यदिवस में किसी भी प्रतिक्रिया में भाग लेने के लिए जगह है।
आप डिलीवर डिले प्रॉपर्टीज विंडो पर यूज़ वोटिंग बटन्स के बगल में टिक बॉक्स भी चुन सकते हैं यदि आप अपने सहयोगियों से सरल प्रतिक्रियाएं चाहते हैं, जैसे सहमत, असहमत, शायद।
घोषणाएं भेजना
आपको ईमेल के माध्यम से एक घोषणा करने की आवश्यकता हो सकती है जिसे एक विशिष्ट समय पर भेजा जाना चाहिए। शायद आप एक विशिष्ट तिथि या समय सीमा की प्रतीक्षा कर रहे हैं, और उस दौरान आप कार्यालय से बाहर होंगे या छुट्टी पर होंगे।
किसी सहकर्मी को इसे भेजने के लिए कहकर या इसे समय से पहले भेजकर समय बर्बाद करने के बजाय, डिलीवर डिले इसे आपके लिए बिना लॉग इन किए कर सकता है। फिर, जब आप कार्यालय लौटते हैं, तो हर कोई पहले से ही अप-टू-डेट होगा। डिलीवर डिले प्रॉपर्टीज पर, आपको इम्पोर्टेंस ड्रॉप-डाउन सूची चुनने का विकल्प भी मिलता है, जिसमें उच्च, निम्न, और सामान्य का विकल्प होता है।
अपनी प्रतिक्रिया समय प्रबंधित करना
चीजों को तेजी से और प्रभावी ढंग से पूरा करना आपके कौशल का प्रमाण है; दुर्भाग्य से, प्रबंधक और सहकर्मी अक्सर इसका फायदा उठाकर आपके रास्ते अधिक काम भेजते हैं। यदि आप अपने काम करने का तरीका नहीं बदलना चाहते, तो आप अपने ईमेल में देरी करके दूसरों की आपकी उपलब्धता की अपेक्षाओं को प्रबंधित कर सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, यदि आपको किसी प्रोजेक्ट के बारे में कई अपडेट भेजने की आवश्यकता है, तो आप एक्सपायर्स आफ्टर के बगल में टिक बॉक्स पर क्लिक कर सकते हैं, जो समाप्ति तिथि बीत जाने पर संदेश शीर्षक पर स्ट्राइक-थ्रू लगा देगा। यह आपको और आपके सहकर्मियों को बताएगा कि यह ईमेल अब प्रासंगिक नहीं है, और आप इसे आवश्यकतानुसार हटा सकते हैं।
बेहतर समय प्रबंधन के लिए डिले करें
अच्छे समय प्रबंधन का अभ्यास कभी-कभी अपडेट और प्रतिक्रियाओं में देरी करने का मतलब होता है ताकि आप भीड़ से आगे निकल सकें, और यह आपको प्रतिक्रियाशील कार्य से सक्रिय कार्य की ओर ले जा सकता है।
अनिवार्य रूप से, आउटलुक में डिलीवर डिले का उपयोग आपको अपनी प्रतिक्रियाशीलता पर नियंत्रण देता है जबकि आपको इस ज्ञान में शांत रखता है कि कार्य पूरा हो चुका है।
