क्या आपने कभी कोई ईमेल भेजा है जो आपको लगता है कि केवल कई दिनों बाद जवाब देने के लिए महत्वपूर्ण था, या इससे भी बदतर भूल गए? माना, कभी-कभी यह आपके नियंत्रण से बाहर होता है, लेकिन कुछ चीजें हैं जो आप अपने ईमेल के खुलने, पढ़ने और जवाब देने की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं।
इन "ट्रिक्स" के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि वे वास्तव में अत्यधिक जटिल नहीं हैं - वे केवल आदतें हैं जो सिर्फ समझ में आती हैं। मैं यह वादा नहीं कर सकता कि ये हमेशा काम करेंगे, लेकिन मैं कह सकता हूं कि इनसे फर्क पड़ेगा और कुल मिलाकर आप अपने ईमेल संपर्कों के साथ संचार में सुधार देखेंगे।
अपना नाम हाइलाइट करें
मैंने वास्तव में इस पद्धति के बारे में वास्तव में बहुत पहले नहीं सुना था और मैं निश्चित रूप से इस विचार के लिए श्रेय का दावा नहीं कर सकता। मैंने डर्टी मार्केटिंग सीक्रेट्स पर जोश ग्रिलो का एक लेख पढ़ा, जिसमें इस बारे में बात की गई थी कि इसे कैसे किया जाए। मूल रूप से आप तीर (या जो भी वस्तु आप चाहते हैं) की प्रतिलिपि बनाते हैं और उन्हें अपने नाम के दोनों ओर चिपकाते हैं। फिर जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो वह कुछ इस तरह दिखाई देगा:
मेरे लिए, यह कुछ विवादास्पद है और यह दूसरों के लिए भी हो सकता है। एक तरफ यह निश्चित रूप से काम करता है और यह बहुत आक्रामक नहीं है। दूसरी तरफ, अगर ऐसे लोग हैं जिनसे आप नियमित रूप से संवाद कर रहे हैं और जो हमेशा आपके ईमेल का जवाब दे रहे हैं, तो यह उनके लिए परेशानी का सबब हो सकता है।
यह सब्जेक्ट लाइन के बारे में है
जब आपके ईमेल को "अपठित" से "पढ़ने" की स्थिति में लाने की बात आती है, तो मैं विषय पंक्ति पर सबसे अधिक भार डालता हूं। आप इसे कई अलग-अलग तरीकों से बना सकते हैं और कई, यदि अधिकतर नहीं, तो आप गठबंधन कर सकते हैं।
1. विशिष्ट और संक्षिप्त रहें
एक अस्पष्ट विषय पंक्ति बदतर है। ऐसे विषय जैसे "हाय वहाँ" या इससे भी बदतर ... "(कोई विषय नहीं)" - कि मैं वास्तव में नहीं जानता कि यह अभी भी क्यों मौजूद है। मुझे याद है जब मैं पहली बार ईमेल का उपयोग कर रहा था, यह काफी सामान्य था, लेकिन जैसे-जैसे ईमेल विकसित हुआ है, हमारे पास भी है - एक विषय डालें, अन्यथा इसे खोले जाने से पहले इसे हटा दिया जाएगा (या फ़िल्टर कर दिया जाएगा)।
2. एक वाक्य का प्रयोग करें
यह स्वाभाविक नहीं हो सकता है, लेकिन विषय पंक्ति में एक वाक्य डालना वास्तव में एक बुरा अभ्यास नहीं है। हमारा दिमाग वाक्यों में काम करता है। हम वाक्यों में संवाद करते हैं। अपना ईमेल एक के साथ क्यों न शुरू करें? केवल एक विषय पंक्ति के बजाय जो "प्रश्न" कहती है, "मेरे पास [रिक्त] के बारे में एक त्वरित प्रश्न है।" यह इसे और अधिक व्यक्तिगत बनाता है और संभवतः आपके ईमेल को खोलने के लिए और अधिक आकर्षक बना देगा। मैं ध्यान रखूंगा कि आपके द्वारा चुना गया वाक्य सारांशित होना चाहिए कि आपका ईमेल किस बारे में है . और जाहिर है कि आप एक अस्पष्ट वाक्य नहीं चाहते हैं, अन्यथा यह प्रतिकूल है।
3. एक प्रश्न पूछें
ऊपर हमने एक वाक्य का उपयोग करने के बारे में बात की - यह मूल रूप से उसी का विस्तार है। इसलिए "मेरे पास [रिक्त] के बारे में एक त्वरित प्रश्न है" कहने के बजाय, आप इसे ठीक उसी प्रश्न में वाक्यांशित कर सकते हैं जो आप सोच रहे हैं। इसलिए यदि प्रश्न ईमेल को विशिष्ट बनाने के बारे में है, उदाहरण के लिए, तो आप टाइप कर सकते हैं "मैं अपने ईमेल को बेहतर कैसे बनाऊं?"
एक प्रश्न पूछने का लाभ यह है कि यह एक वाक्य से थोड़ा अधिक शक्तिशाली और आकर्षक है। बेशक यदि आपका ईमेल किसी प्रश्न के बारे में नहीं है, तो कोई प्रश्न उचित नहीं होगा। यह प्रासंगिक होना चाहिए और यह ईमेल का प्राथमिक प्रश्न होना चाहिए।
4. उपयोगकर्ता-विशिष्ट शब्दों का प्रयोग करें
यदि आप किसी ऐसे विषय के बारे में ईमेल कर रहे हैं जो आपके संपर्क के लिए विशेष रूप से दिलचस्प है, तो उस शब्द को विषय पंक्ति में रखें। इसलिए यदि आप खोज इंजन अनुकूलन से संबंधित किसी प्रश्न के बारे में किसी को ईमेल कर रहे हैं और वे उस क्षेत्र में विशेष रूप से शौकीन या कुशल हैं (जो उन्हें होना चाहिए यदि आप उन्हें इसके बारे में ईमेल कर रहे हैं), विषय में "एसईओ" शामिल करें। एक उदाहरण हो सकता है:"सोच रहा हूँ कि अपने ब्लॉग पर SEO कैसे सुधारें।"
5. "उप-विषय" बनाने के लिए कोष्ठक और कोलन का उपयोग करें
मैं बहुत अच्छी तरह से उस शब्द को "उप-विषय" बना सकता था, लेकिन मेरे लिए यह समझ में आता है। मूल रूप से मैं विषय पंक्ति में और स्पष्टीकरण बनाने और इसे प्राथमिक विषय से अलग करने के लिए कोष्ठक या एक कोलन का उपयोग करने के बारे में बात कर रहा हूं। उदाहरण के लिए यदि हम एक ही उदाहरण पर बने रहें तो आप कह सकते हैं "प्रश्न:मैं अपने ईमेल को बेहतर कैसे बना सकता हूं?" या "[प्रश्न] ईमेल को बेहतर बनाना।"
थोड़ा व्याकरण पाठ:मेरी राय में कोलन और ब्रैकेट समान हैं, लेकिन सटीक एक ही उद्देश्य की पूर्ति नहीं करते हैं। एक कोलन पाठक को तैयार करता है या आगे उन्हें समझाता है कि वे क्या पढ़ने वाले हैं। दूसरी ओर, कोष्ठक, जो हम पढ़ रहे हैं उस पर लेबल लगाते हैं। मैं उन्हें इस तरह देखता हूं और मैं पूरी तरह सटीक नहीं हो सकता, लेकिन यह मुझे समझ में आता है।
6. कैप्स ठीक हैं, लेकिन कम इस्तेमाल करें
कभी-कभी किसी चीज पर जोर देने या ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता होती है, लेकिन क्योंकि यह एक विषय पंक्ति में है, इसलिए आपके पास सीमित स्वरूपण विकल्प हैं। इसका आमतौर पर मतलब है कि आपको बड़े अक्षरों का उपयोग करना होगा। यह अच्छा हो सकता है, लेकिन यह बुरा भी हो सकता है। हम सभी को वह ईमेल मिला है जिसमें विषय और संदेश सभी कैप में थे - कष्टप्रद। मैं इसे ठीक उसी समय हटाना चाहता हूं, लेकिन यह आमतौर पर कोई बुजुर्ग होता है और मुझे बुरा लगेगा। लेकिन अगर आप कोई और हैं तो आपको माफ़ नहीं किया जाता है, इसलिए अगर आपको तुरंत जवाब नहीं मिलता है, तो आश्चर्यचकित न हों, जवाब की तो बात ही छोड़ दें। नीचे अच्छे और बुरे उदाहरण दिए गए हैं:
- खराब:"मुझे तुरंत मदद चाहिए'
- अच्छा:"[तत्काल] मेरे खाते से छेड़छाड़ की गई है - कृपया सहायता करें"
कैप्स का उपयोग करने में सबसे बड़ी गिरावट यह है कि यह "स्पैमी" में आ सकता है, जो वास्तव में आपकी विषय पंक्ति बनाने का अंतिम बिंदु है।
7. "स्पैमी" न बनें
मुझे नहीं लगता कि मुझे आपको यह परिभाषा देने की आवश्यकता है कि ईमेल स्पैम कैसा दिखता है - हम सभी इसे प्राप्त करते हैं और हम सभी इसे पहचानते हैं। तो कुछ लोग अपने ईमेल को स्पैमी दिखाने की उसी आदत में क्यों पड़ जाते हैं? यह मुझे हरा देता है, लेकिन यहां कुछ चीजें हैं जो आप कर सकते हैं और अपने ईमेल को ऐसा दिखने से रोकने के लिए नहीं कर सकते हैं... अनजाने में स्पैमी।
- कैप्स का सीमित उपयोग (पहले ही उल्लेख किया गया है)
- आमतौर पर फ़िल्टर किए गए शब्दों जैसे "मुफ़्त" से सावधान रहें
- अस्पष्ट न हों - ईमेल करने का कारण बताएं
- सब्जेक्ट लाइन से “RE:” या “FWD:” को हटा दें
- विस्मयादिबोधक चिह्नों का लगभग कभी भी उपयोग न करें
- बाकी सब कुछ करें जिसका मैंने अभी उल्लेख किया है
संदेश के बारे में स्वयं को न भूलें
हालाँकि विषय पंक्ति में बदलाव करके ईमेल को खोलने के लिए बहुत कुछ किया जा सकता है, संदेश स्वयं भी महत्वपूर्ण है और इसकी अवहेलना नहीं की जानी चाहिए। आपके ईमेल को खोले जाने, स्किम्ड होने और बाद में देखभाल करने के लिए अलग रखने से रोकने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं। अब कभी-कभी मैं इसे केवल इसलिए करता हूं क्योंकि मेरे पास किसी ऐसी चीज का जवाब देने का समय नहीं है जिसे मैंने पहले सोचा था कि वह मेरे लिए अधिक प्रासंगिक थी। दूसरी बार, हालांकि, ऐसा इसलिए होता है क्योंकि ईमेल का मुख्य भाग बहुत लंबा, खराब स्वरूपित या भ्रमित करने वाला होता है और जो कहा जा रहा है उसे समझने के लिए अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है। तो दूसरे शब्दों में:
- अपना ईमेल अनावश्यक रूप से लंबा न करें
- इसे प्रासंगिक अनुच्छेदों में विभाजित करें
- पूरी तरह से और बिंदु पर रहें
- परिचय (या किसी भी ईमेल) को अस्पष्ट न बनाएं
अब मैं यह नहीं कह रहा हूं कि कभी भी लंबे ईमेल न भेजें। कभी-कभी आपको करना पड़ता है। लेकिन कई बार आप सोचते हैं कि आपको जो कहना है, उसे जरूरत से ज्यादा शब्दों में समझाने की जरूरत है। तो अंतिम बिंदु है अपना ईमेल प्रूफरीड करें . जीमेल में एक शानदार फीचर है जो आपको एक निश्चित समय के भीतर ईमेल को "अनसेंड" करने की अनुमति देता है। मैंने कुछ प्रूफरीडिंग करने के बाद भी इस सुविधा का कई बार उपयोग किया है। मैं सेंड पर क्लिक करूंगा, अपने ईमेल पर एक बार फिर से स्किम करूंगा क्योंकि यह "भेजना" है और फिर कुछ ऐसा है जिसे मैं सही करना चाहता हूं। मैं भेजने की प्रक्रिया को तुरंत रद्द कर सकता हूं, परिवर्तन कर सकता हूं और फिर से भेजें पर क्लिक कर सकता हूं। यह बहुत अच्छा है।
निष्कर्ष
ये उचित ईमेल शिष्टाचार के शुरुआती चरण हैं और सीखने के लिए और भी बहुत कुछ है। ब्लूमबर्ग बिजनेस वीक ने एक ही तरह के कई विषयों को इंगित करते हुए एक शानदार छवि पोस्ट की, जिसे मैंने इस लेख में शामिल किया और उदाहरणों को स्पष्ट रूप से इंगित किया (जो हमेशा अच्छा होता है)।
क्या आपने कोई ऐसी तकनीक खोजी है जो आपके लिए कारगर साबित हुई हो? या शायद मेरे द्वारा साझा की गई किसी चीज़ पर आपका कोई प्रश्न है? किसी भी तरह, हमें टिप्पणियों में आपसे सुनना अच्छा लगेगा!