क्या आपने कभी एक ईमेल भेजा है जिसे आपने महत्वपूर्ण महसूस किया था, केवल कई दिनों बाद उत्तर दिया गया, या बदतर भुला दिया गया? दी गई बात, कभी-कभी यह आपके नियंत्रण से बाहर होता है, लेकिन ऐसी चीजें हैं जो आप अपने ईमेल के खोले जाने, पढ़े जाने और उत्तर दिए जाने की संभावनाओं को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं।
इन "ट्रिक्स" के बारे में महान बात यह है कि वे वास्तव में अत्यधिक जटिल नहीं हैं - वे केवल ऐसी आदतें हैं जो समझ में आती हैं। मैं वादा नहीं कर सकता कि ये हमेशा काम करेंगे, लेकिन मैं कह सकता हूं कि वे एक अंतर लाएंगे और कुल मिलाकर आप अपने ईमेल संपर्कों के साथ संचार में सुधार देखेंगे।
अपने नाम को हाइलाइट करें
मैंने वास्तव में इस विधि के बारे में बहुत पहले नहीं सुना था और मैं निश्चित रूप से इस विचार का श्रेय नहीं ले सकता। मैंने जोश ग्रिलो द्वारा डर्टी मार्केटिंग सीक्रेट्स पर एक लेख पढ़ा जिसमें इस बारे में बात की गई थी कि इसे कैसे करना है। मूल रूप से आप तीर (या जो भी वस्तु आप चाहें) कॉपी करते हैं और उन्हें अपने नाम के दोनों तरफ पेस्ट करते हैं। फिर जब आप ईमेल भेजते हैं, तो यह कुछ ऐसा दिखेगा:
मेरे लिए, यह कुछ हद तक विवादास्पद है और यह दूसरों के लिए भी हो सकता है। एक तरफ यह निश्चित रूप से काम करता है और यह बहुत दखल देने वाला नहीं है। दूसरी तरफ, यदि ऐसे लोग हैं जिनके साथ आप नियमित रूप से संवाद करते हैं और जो हमेशा आपके ईमेल का जवाब दे रहे हैं, तो यह उनके लिए एक उपद्रव हो सकता है।
यह सब विषय पंक्ति के बारे में है
जब आपके ईमेल को "अनपढ़" से "पढ़ा गया" स्थिति में लाने की बात आती है, तो मैं विषय पंक्ति पर सबसे अधिक भार डालता हूं। इसे बनाने के कई अलग-अलग तरीके हैं और कई, यदि अधिकांश नहीं, तो आप उन्हें जोड़ सकते हैं।
1. विशिष्ट और संक्षिप्त रहें
एक अस्पष्ट विषय पंक्ति सबसे खराब है। ऐसे विषय जैसे "हाय वहां" या बदतर... "(कोई विषय नहीं)" - मुझे वास्तव में नहीं पता कि यह अभी भी क्यों मौजूद है। मुझे याद है जब मैं पहली बार ईमेल का उपयोग कर रहा था, यह काफी आम था, लेकिन जैसे-जैसे ईमेल विकसित हुआ, हम भी विकसित हुए हैं - एक विषय डालें, अन्यथा इसे खुलने से पहले ही हटाए जाने (या फ़िल्टर आउट होने) की संभावना है।
2. एक वाक्य का उपयोग करें
यह स्वाभाविक नहीं लग सकता, लेकिन विषय पंक्ति में एक वाक्य डालना वास्तव में बुरी प्रथा नहीं है। हमारा दिमाग वाक्यों में काम करता है। हम वाक्यों में संवाद करते हैं। अपने ईमेल को एक वाक्य से क्यों न शुरू करें? केवल एक विषय पंक्ति के बजाय जो "प्रश्न" कहती है, लिखें "मेरे पास [खाली] के बारे में एक त्वरित प्रश्न है।" यह इसे अधिक व्यक्तिगत बनाता है और आपके ईमेल को खोलने के लिए अधिक आकर्षक बना देगा। मैं ध्यान दूंगा कि आपके द्वारा चुना गया वाक्य सारांशित करना चाहिए कि आपका ईमेल किस बारे में है। और जाहिर है आप एक अस्पष्ट वाक्य नहीं चाहते, अन्यथा यह प्रतिकूल है।
3. एक प्रश्न पूछें
ऊपर हमने वाक्य का उपयोग करने के बारे में बात की - यह मूल रूप से उसका एक विस्तार है। इसलिए "मेरे पास [खाली] के बारे में एक त्वरित प्रश्न है" कहने के बजाय, आप इसे उस सटीक प्रश्न में वाक्यांशित कर सकते हैं जिसके बारे में आप सोच रहे हैं। इसलिए यदि प्रश्न यह है कि ईमेल को कैसे अलग दिखाया जाए, उदाहरण के लिए, आप टाइप कर सकते हैं "मैं अपने ईमेल को बेहतर कैसे बना सकता हूं?"
प्रश्न पूछने का लाभ यह है कि यह एक वाक्य की तुलना में थोड़ा अधिक शक्तिशाली और आकर्षक है। बेशक यदि आपका ईमेल किसी प्रश्न के बारे में नहीं है, तो एक प्रश्न उपयुक्त नहीं होगा। यह प्रासंगिक होना चाहिए और यह ईमेल का प्राथमिक प्रश्न होना चाहिए।
4. उपयोगकर्ता-विशिष्ट शब्दों का उपयोग करें
यदि आप किसी ऐसे विषय के बारे में ईमेल कर रहे हैं जो विशेष रूप से आपके संपर्क के लिए दिलचस्प है, तो उस शब्द को विषय पंक्ति में डालें। इसलिए यदि आप किसी को खोज इंजन अनुकूलन के बारे में एक प्रश्न के बारे में ईमेल कर रहे हैं और वे उस क्षेत्र में विशेष रूप से शौकीन या कुशल हैं (जो उन्हें होना चाहिए यदि आप उन्हें इसके बारे में ईमेल कर रहे हैं), तो विषय में "SEO" शामिल करें। एक उदाहरण हो सकता है: "मेरे ब्लॉग पर SEO सुधारने के तरीके के बारे में सोच रहा हूं।"
5. उप-विषय बनाने के लिए कोष्ठक और कॉलन का उपयोग करें
मैं बहुत अच्छी तरह से उस शब्द "उप-विषय" को बना सकता था, लेकिन मेरे लिए यह समझ में आता है। मूल रूप से मैं विषय पंक्ति में आगे की व्याख्या बनाने और इसे प्राथमिक विषय से अलग करने के लिए कोष्ठक या कॉलन का उपयोग करने के बारे में बात कर रहा हूं। उदाहरण के लिए यदि हम उसी उदाहरण पर बने रहें तो आप कह सकते हैं "प्रश्न: मैं अपने ईमेल को बेहतर कैसे बना सकता हूं?" या "[प्रश्न] ईमेल को बेहतर बनाना।"
एक छोटा व्याकरण पाठ: मेरी राय में कॉलन और कोष्ठक समान हैं, लेकिन सटीक समान उद्देश्य नहीं निभाते। एक कॉलन पाठक को तैयार करता है या उन्हें आगे बताता है कि वे क्या पढ़ने वाले हैं। दूसरी ओर, कोष्ठक लेबल करते हैं कि हम क्या पढ़ रहे हैं। मैं उन्हें इस तरह देखता हूं और मैं पूरी तरह से सटीक नहीं हो सकता, लेकिन यह मुझे समझ में आता है।
6. कैप्स ठीक हैं, लेकिन संयम से उपयोग करें
कभी-कभी किसी चीज पर जोर देने या ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता होती है, लेकिन क्योंकि यह विषय पंक्ति में है आपके पास सीमित फॉर्मेटिंग विकल्प हैं। इसका आमतौर पर मतलब है कि आपको बड़े अक्षरों का सहारा लेना पड़ता है। यह अच्छा हो सकता है, लेकिन यह बुरा भी हो सकता है। हम सभी को वह ईमेल मिला है जिसमें विषय और संदेश सभी कैप्स में थे - कष्टप्रद। मैं इसे तुरंत हटाना चाहता हूं, लेकिन यह आमतौर पर कोई बुजुर्ग होता है और मुझे बुरा लगेगा। लेकिन यदि आप कोई और हैं तो आपको माफ नहीं किया जाता है इसलिए आश्चर्यचकित न हों यदि आपको त्वरित उत्तर वापस न मिले, अकेले उत्तर मिले। नीचे अच्छे और बुरे उदाहरण हैं:
- बुरा: "मुझे तुरंत मदद चाहिए"
- अच्छा: "[तत्काल] मेरा खाता compromet किया गया है - कृपया मदद करें"
कैप्स का उपयोग करने में सबसे बड़ी गिरावट यह है कि यह "स्पैमी" के रूप में सामने आ सकता है, जो वास्तव में आपकी विषय पंक्ति बनाने का अंतिम बिंदु है।
7. "स्पैमी" न बनें
मुझे नहीं लगता कि मुझे आपको ईमेल स्पैम की परिभाषा देने की आवश्यकता है - हम सभी इसे प्राप्त करते हैं और हम सभी इसे पहचानते हैं। तो क्यों कुछ लोग अपने ईमेल को स्पैमी दिखाने की उसी आदत में पड़ जाते हैं? यह मुझे हरा देता है, लेकिन यहां कुछ चीजें हैं जो आप कर सकते हैं और नहीं कर सकते हैं ताकि आपके ईमेल इतने... अनजाने में स्पैमी न दिखें।
- कैप्स के उपयोग को सीमित करें (पहले ही उल्लेख किया गया है)
- आमतौर पर फ़िल्टर किए जाने वाले शब्दों जैसे "मुफ्त" के लिए देखें
- अस्पष्ट न हों - ईमेल करने का कारण दें
- विषय पंक्ति से "पुन:" या "अग्रे:" हटाएं
- लगभग कभी भी विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग न करें
- वह सब कुछ करें जो मैंने अभी उल्लेख किया है
संदेश के बारे में मत भूलें
हालांकि विषय पंक्ति को 조정 करके ईमेल को खुलवाने के लिए बहुत कुछ किया जा सकता है, संदेश स्वयं भी महत्वपूर्ण है और इसकी उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए। कई चीजें हैं जो आप अपने ईमेल को खुलवाने, स्किम करने और फिर बाद में निपटाने के लिए सेट होने से रोकने के लिए कर सकते हैं। अब कभी-कभी मैं ऐसा केवल इसलिए करता हूं क्योंकि मेरे पास किसी ऐसी चीज का जवाब देने का समय नहीं है जो मुझे पहले अधिक प्रासंगिक लगी थी। दूसरी बार, हालांकि, यह इसलिए है क्योंकि ईमेल बॉडी बहुत लंबी है, खराब फॉर्मेट की गई है या भ्रमित करने वाली है और यह समझने के लिए अधिक प्रयास की आवश्यकता है कि क्या कहा जा रहा है। इसलिए दूसरे शब्दों में:
- अपने ईमेल को अनावश्यक रूप से लंबा न बनाएं
- इसे प्रासंगिक पैराग्राफ में तोड़ें
- पूरी तरह से और बिंदु पर रहें
- परिचय (या ईमेल के किसी भी भाग) को अस्पष्ट न बनाएं
अब मैं यह नहीं कह रहा हूं कि कभी लंबे ईमेल न भेजें। कभी-कभी आपको करना पड़ता है। लेकिन दूसरी बार आप सोचते हैं कि जो आपको कहना है उसे आवश्यकता से अधिक शब्दों में समझाया जाना चाहिए। इसलिए अंतिम बिंदु है अपने ईमेल को प्रूफरीड करें। जीमेल में एक शानदार सुविधा है जो आपको एक दिए गए समय के भीतर ईमेल को "अनसेंड" करने की अनुमति देती है। मैंने इस सुविधा का कई बार उपयोग किया है यहां तक कि कुछ प्रूफरीड करने के बाद भी। मैं भेजें पर क्लिक करूंगा, अपने ईमेल को एक बार फिर स्किम करूंगा क्योंकि यह "भेजा जा रहा है" और फिर कुछ पकड़ूंगा जिसे मैं सही करना चाहता हूं। मैं जल्दी से भेजने की प्रक्रिया को रद्द कर सकता हूं, परिवर्तन कर सकता हूं और फिर से भेजें पर क्लिक कर सकता हूं। यह काफी अच्छा है।
निष्कर्ष
ये उचित ईमेल शिष्टाचार के प्रारंभिक कदम हैं और सीखने के लिए बहुत कुछ है। ब्लूमबर्ग बिजनेसवीक ने एक शानदार छवि पोस्ट की जिसमें कई समान विषयों का संकेत दिया गया था जिन्हें मैंने इस लेख में कवर किया है और उदाहरणों को नेत्रहीन रूप से इंगित किया गया है (जो हमेशा अच्छा होता है)।
क्या आपने किसी ऐसी तकनीक की खोज की है जो आपके लिए काम करने के लिए सिद्ध हुई है? या शायद आपके पास मेरे द्वारा साझा की गई किसी चीज़ पर कोई प्रश्न है? किसी भी तरह, हम टिप्पणियों में आपसे सुनना पसंद करेंगे!
