सिग्नेचर अक्सर ईमेल के अंत में जोड़ा जाता है ताकि ईमेल अधिक पेशेवर दिखे। एक बार जब आप अपने ईमेल में सिग्नेचर जोड़ लेते हैं तो वह सिग्नेचर स्वचालित रूप से किसी को भी भेजा जाएगा जिसे आपने ईमेल किया है। इसमें केवल आपका नाम शामिल हो सकता है या इसे आपके फोन नंबर के साथ जोड़ा जा सकता है। यदि आप एक व्यवसाय हैं जिसे अक्सर क्लाइंट और व्यवसायों को ईमेल करना होता है तो आप अपने सिग्नेचर में अन्य विवरण भी जोड़ सकते हैं जैसे आपका पता और आपसे संपर्क करने के लिए उपयोगी कुछ भी जैसे आपका मोबाइल नंबर।
जीमेल भी अपने यूज़र को अपने ईमेल में सिग्नेचर जोड़ने की अनुमति देता है। यह एक सरल प्रक्रिया है। बस निम्नलिखित चरणों का पालन करें और आप तैयार हैं।
सिग्नेचर जोड़ने के लाभ यह हैं कि आपको हर बार मैन्युअली अपने विवरण ईमेल में जोड़ने की ज़रूरत नहीं पड़ती। और चूंकि सिग्नेचर का उपयोग ज्यादातर पेशेवर सेटअप के लिए किया जाता है यह आपका बहुत समय बचाता है।
अपने जीमेल होमपेज पर सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें और फिर तस्वीर में दिखाए अनुसार सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें।
आपको सेटिंग्स पेज पर रीडायरेक्ट किया जाएगा जो आपको स्क्रीन पर सभी विकल्प देगा। सभी विकल्प आपके जीमेल के हर पहलू के लिए सेटिंग्स ढूंढने में मदद करने के लिए विभिन्न शीर्षकों के तहत वर्गीकृत हैं।
'जनरल' की सेटिंग्स पर रहें और नीचे स्क्रॉल करें। जब आप नीचे स्क्रॉल करेंगे तो आपको सिग्नेचर जोड़ने का विकल्प मिलेगा जिसका शीर्षक 'सिग्नेचर' होगा। नीचे दी गई तस्वीर में 'सिग्नेचर' विकल्प ढूंढें ताकि आप इसे अपने जीमेल सेटिंग्स पर आसानी से ढूंढ सकें।
'सिग्नेचर' के तहत पहला विकल्प जो 'कोई सिग्नेचर नहीं' कहता है डिफ़ॉल्ट सेटिंग के रूप में चुना जाता है। यही कारण है कि जब हम ईमेल उपयोग करना शुरू करते हैं तो हमारे पास शुरू में सिग्नेचर नहीं होते। लेकिन जब आप 'सिग्नेचर' के तहत दूसरे विकल्प को चेक करते हैं जो मूल रूप से आपको अपना सिग्नेचर लिखने के लिए जगह देता है तो आप नीचे दी गई तस्वीर में जैसे मैंने अपने विवरण जोड़े हैं वैसे ही दिए गए स्थान में अपने सिग्नेचर के लिए विवरण लिख सकते हैं।
इस चरण को पूरा करने के बाद इस विंडो के अंत तक और नीचे स्क्रॉल करें और 'परिवर्तन सहेजें' पर क्लिक करें। यह आपके सिग्नेचर के लिए विवरण सुरक्षित करेगा। अब अगली बार जब आप किसी को ईमेल करना चाहेंगे तो आपको ये विवरण फिर से लिखने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी। यह हर बार स्वचालित रूप से आपके मेल में मौजूद रहेगा जब भी आप अपने जीमेल का उपयोग करेंगे।
अपने सिग्नेचर के बारे में कुछ पसंद नहीं आया? या आपको लगता है कि यह बहुत सादा है? या आप इसे हटाना चाहते हैं? लोग समय-समय पर अपना सिग्नेचर बदलते रहते हैं यदि उसमें जानकारी वास्तव में बदल रही है। उदाहरण के लिए आपने अपना नंबर बदल लिया। आप ऊपर बताए गए चरणों का पालन करके वापस उन्हीं सेटिंग्स पर जा सकते हैं यदि आप अपने सिग्नेचर का फ़ॉर्मेटिंग, टेक्स्ट या रंग बदलना चाहते हैं। आप अपने सिग्नेचर के ऊपर की लाइन को भी उस पेज पर वापस जाकर बदल सकते हैं जहां आपने अपने सिग्नेचर विवरण जोड़े थे।
सुनिश्चित करें कि आप इस विंडो के अंत में परिवर्तन सहेजें बटन दबाते हैं।
परिवर्तनों के बाद आपका सिग्नेचर अब ऐसा दिखाई देगा।
'जनरल' सेटिंग्स में 'सिग्नेचर' शीर्षक के तहत एक डायलॉग है जिसे आपको चेक करना होगा यदि आप अपने सिग्नेचर के ऊपर डॉटेड लाइन नहीं चाहते। जैसे नीचे सिग्नेचर तस्वीर में दिख रहा है।
'सिग्नेचर' के तहत इन डॉटेड लाइन को हटाने के लिए डायलॉग कहता है:
डॉटेड लाइन मूल रूप से आपके सिग्नेचर को फ़ॉर्मेट करती है और आपके सिग्नेचर को ईमेल के बॉडी से अलग रखती है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप इन डॉटेड लाइन को अपने सिग्नेचर में जोड़ना चाहते हैं या हटाना चाहते हैं।
सिग्नेचर टिप्स:
- इसे पेशेवर रखें।
- महत्वपूर्ण विवरण जोड़ें जो प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी हो सकते हैं। आपका ईमेल, नंबर, पता और आपका नंबर।
- इसे आकर्षक बनाएं। इसे एक ही फ़ॉन्ट में लिखने से आपका सिग्नेचर बहुत उबाऊ लगता है। आप अपने नाम पर फ़ोकस करने के लिए अलग-अलग फ़ॉन्ट आकार उपयोग कर सकते हैं, विवरण के लिए छोटा फ़ॉन्ट आकार। जैसे मैंने संपादन के बाद लिखा है। रंग घटाकर। वह सिर्फ यह दिखाने के लिए था कि आप फ़ॉन्ट रंग भी बदल सकते हैं।
- इसे पूरी तरह काला रखें ताकि आपका सिग्नेचर सूक्ष्म और पेशेवर दिखे। अपने सिग्नेचर में बहुत अधिक रंग जोड़ने से यह बहुत पेशेवर नहीं लग सकता।
