एक हस्ताक्षर यदि अक्सर ईमेल के अंत में केवल ईमेल को और अधिक पेशेवर दिखने के लिए जोड़ा जाता है। एक बार जब आप अपने ईमेल में एक हस्ताक्षर जोड़ते हैं, तो वह हस्ताक्षर स्वचालित रूप से किसी को भी भेज दिया जाएगा जिसे आपने ईमेल किया है। इसमें केवल आपका नाम शामिल हो सकता है, या आपके फ़ोन नंबर के साथ जोड़ा जा सकता है। यदि आप एक ऐसे व्यवसाय हैं जिसे ग्राहकों और व्यवसायों को अक्सर ईमेल करना पड़ता है, तो आप अपने हस्ताक्षर में अन्य विवरण भी जोड़ सकते हैं जैसे आपका पता, और आपसे संपर्क करने के लिए उपयोगी कुछ भी जैसे आपका मोबाइल नंबर।
जीमेल अपने उपयोगकर्ताओं को अपने ईमेल में एक हस्ताक्षर जोड़ने की भी अनुमति देता है। यह एक सरल प्रक्रिया है। बस निम्न चरणों का पालन करें और आप जाने के लिए तैयार हैं।
हस्ताक्षर जोड़ने का लाभ यह है कि आपको हर बार ईमेल में अपना विवरण मैन्युअल रूप से जोड़ने की आवश्यकता नहीं होती है। और चूंकि एक हस्ताक्षर का उपयोग ज्यादातर पेशेवर सेट अप के लिए किया जाता है, यह आपको बहुत समय बचाने में मदद करता है।
अपने जीमेल होमपेज पर सेटिंग आइकन पर क्लिक करें और फिर चित्र में दिखाए अनुसार सेटिंग टैब पर क्लिक करें।
आपको सेटिंग पृष्ठ पर पुनः निर्देशित किया जाएगा जो आपको स्क्रीन पर सभी विकल्प देगा। आपके जीमेल के हर पहलू के लिए सेटिंग्स खोजने में आपकी मदद करने के लिए सभी विकल्पों को अलग-अलग शीर्षकों के तहत वर्गीकृत किया गया है।
'सामान्य' की सेटिंग में रहें और नीचे स्क्रॉल करें। जब आप नीचे स्क्रॉल करते हैं, तो आपको एक हस्ताक्षर जोड़ने का विकल्प मिलेगा जिसका शीर्षक 'हस्ताक्षर' होगा। नीचे दिए गए चित्र में विकल्प 'हस्ताक्षर' खोजें, जिससे आपके लिए अपनी Gmail सेटिंग पर पता लगाना आसान हो जाए।
'हस्ताक्षर' के तहत पहला विकल्प, जो कहता है कि 'कोई हस्ताक्षर नहीं' डिफ़ॉल्ट सेटिंग के रूप में चुना गया है। यही कारण है कि जब हम ईमेल का उपयोग करना शुरू करते हैं तो शुरू में हमारे पास हस्ताक्षर नहीं होते हैं। लेकिन जब आप 'हस्ताक्षर' के तहत दूसरे विकल्प की जांच करते हैं, जो मूल रूप से आपको अपना हस्ताक्षर लिखने के लिए जगह देता है, तो आप हस्ताक्षर के लिए अपना विवरण रिक्त स्थान में लिख सकते हैं बशर्ते कि मैंने नीचे दिए गए चित्र में अपना विवरण कैसे जोड़ा है। 
इस चरण को पूरा करने के बाद, इस विंडो के अंत तक नीचे स्क्रॉल करें और 'परिवर्तन सहेजें' पर क्लिक करें। यह हस्ताक्षर के लिए आपके विवरण को सुरक्षित करेगा। अब अगली बार जब आप किसी को ईमेल करना चाहते हैं, तो आपको इन विवरणों को दोबारा लिखने की आवश्यकता नहीं है। हर बार जब आप अपने जीमेल का उपयोग करते हैं तो यह स्वचालित रूप से आपके मेल में मौजूद होगा।
अपने हस्ताक्षर के बारे में कुछ पसंद नहीं है? या आपको लगता है कि यह बहुत सादा है? या, आप इसे हटाना चाहते हैं? अगर इसमें दी गई जानकारी को हकीकत में बदला जा रहा है तो लोग समय-समय पर अपने सिग्नेचर बदलते रहते हैं। उदाहरण के लिए, आपने अपना नंबर बदल दिया है। यदि आप स्वरूपण, टेक्स्ट या अपने हस्ताक्षर का रंग बदलना चाहते हैं, तो ऊपर बताए गए चरणों का पालन करके आप उसी सेटिंग पर वापस जा सकते हैं। आप उस पृष्ठ पर वापस जाकर अपने हस्ताक्षर के ऊपर की रेखा को भी बदल सकते हैं जहां आपने अपना हस्ताक्षर विवरण जोड़ा था।
सुनिश्चित करें कि आप इस विंडो के अंत में परिवर्तन सहेजें बटन दबाते हैं।
परिवर्तनों के बाद अब आपके हस्ताक्षर इस प्रकार दिखाई देंगे।
'सामान्य' सेटिंग्स में, 'हस्ताक्षर' शीर्षक के तहत, एक संवाद है जिसे आपको जांचना होगा कि क्या आप अपने हस्ताक्षर के ऊपर बिंदीदार रेखा नहीं चाहते हैं। नीचे हस्ताक्षर चित्र में दिख रहे लोगों की तरह।
इन बिंदीदार रेखाओं को हटाने के लिए 'हस्ताक्षर' के तहत संवाद कहता है:
बिंदीदार रेखा मूल रूप से आपके हस्ताक्षर को प्रारूपित करती है और आपके हस्ताक्षर को आपके ईमेल के मुख्य भाग से अलग रखती है। यह आप पर निर्भर करता है कि आप इन बिंदीदार रेखाओं को जोड़ना चाहते हैं या उन्हें अपने हस्ताक्षर से हटाना चाहते हैं।
हस्ताक्षर युक्तियाँ:
- इसे पेशेवर रखें।
- महत्वपूर्ण विवरण जोड़ें जो प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी हो सकता है। आपका ईमेल, नंबर, पता और आपका नंबर।
- इसे आकर्षक बनाएं। यह सब एक ही फॉन्ट में लिखना आपके सिग्नेचर को बहुत उबाऊ बना देता है। विवरण के लिए छोटे फ़ॉन्ट आकार के साथ, आप अपने नाम पर फ़ॉन्ट को अधिक केंद्रित करने के लिए विभिन्न फ़ॉन्ट आकारों का उपयोग कर सकते हैं। ठीक वैसे ही जैसे मैंने एडिटिंग के बाद अपना लिखा है। माइनस कलर। यह सिर्फ यह दिखाने के लिए था कि आप फ़ॉन्ट का रंग भी बदल सकते हैं।
- अपने हस्ताक्षर को सूक्ष्म और पेशेवर बनाने के लिए इसे पूरा काला रखें। हो सकता है कि आपके हस्ताक्षर में बहुत अधिक रंग जोड़ने से बहुत पेशेवर रूप न मिले।