ईमेल और ईमेल उत्पादकता के बारे में मैंने जो सबसे अच्छी सलाह सुनी है, वह है - सुबह सबसे पहले ईमेल का जवाब न दें। यह थोड़ा विरोधाभासी है लेकिन सच है कि ईमेल और उत्पादकता एक-दूसरे के साथ आमने-सामने हैं। यदि हम इसके प्रति बहुत अधिक जुनूनी हैं, तो हमारा इनबॉक्स दक्षता राजमार्ग पर भारी गति का टक्कर बन जाता है। लेकिन यह होना जरूरी नहीं है। सही आदतों और तरीकों से हम उस जानवर को वश में कर सकते हैं जो हमारे जागने के क्षण से ही हमारी प्रतीक्षा कर रहा है। सोशल फ्रेंड लिस्ट और 140 कैरेक्टर अपडेट के समय में भी, "बुजुर्ग" ईमेल संचार का पसंदीदा माध्यम बना हुआ है, शायद एसएमएस के साथ सिर्फ गर्दन और गर्दन।
ये टिप्स आपको इनबॉक्स ज़ीरो के पवित्र कंघी बनानेवाले की रेती तक ले जाने के लिए नहीं हैं, बल्कि ईमेल की आदत में मामूली बदलाव लाने के लिए हैं, जो उम्मीद है कि आप ईमेल को अधिक कुशलता से करेंगे। इनबॉक्स खोलें।
अभी कार्य करें!
आपका इनबॉक्स एक असेंबली लाइन है। जो आपके सामने है उसे प्रोसेस करें और उसे शिप करें। कहने का तात्पर्य यह है कि, जिस क्षण से आप लॉग ऑन करते हैं, उसी क्षण से आपका आदर्श वाक्य पढ़ा जाना चाहिए - प्रतिसाद देना - हटाना (या संग्रह करना)। हम में से बहुत से लोग अपने ईमेल खातों में लॉग-इन करते हैं और बिना कोई कार्रवाई किए केवल ईमेल पढ़ते हैं। देर-सबेर हमें इस पर वापस आना ही होगा, और इसका मतलब है कि काम को दुगना करना और समय को दुगना करना। फिर, दूसरी बार में एक महत्वपूर्ण ईमेल के गुम होने का जोखिम हमेशा बना रहता है। इसलिए, तुरंत पढ़ना और प्रतिक्रिया देना अधिक कुशल है। पढ़े गए ईमेल संग्रहित करें, ताकि इनबॉक्स में सबसे महत्वपूर्ण और कार्रवाई योग्य ईमेल हों।
ईमेल काम के नहीं हैं
ईमेल को जीमेल में लेबल के साथ या माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के रूप में झंडे के साथ कार्रवाई योग्य वस्तुओं में बदल दिया जा सकता है। लेकिन इनबॉक्स की अव्यवस्था में उन्हें खोना आसान है। महत्वपूर्ण कार्रवाई योग्य बिंदुओं को एक अलग स्थान पर दर्ज करना और भविष्य के संदर्भ के लिए ईमेल को संग्रहीत करना अधिक कुशल है। आप ईमेल को दो तरह से कार्रवाई योग्य आइटम में बदल सकते हैं:
जीमेल में कार्यों का उपयोग करें: मेल के आगे ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके कार्य फलक लाएं। कार्य एक सरल टू-डू सूची है लेकिन एक बहुत ही प्रभावी परियोजना प्रबंधन उपकरण है। नए कार्यों को जोड़ने के लिए बस क्लिक करें और टाइप करें, नियत तिथियां निर्धारित करें या नोट्स जोड़ें, और जैसे ही आप कर चुके हैं उन्हें चेक करें। आप शॉर्टकट कुंजियों से उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। उदाहरण के लिए, Shift+T . के साथ , आप खुले संदेश के आधार पर कार्य बना सकते हैं।
Google दस्तावेज़ का उपयोग करें: आप Gmail लैब में एक दस्तावेज़ बनाएँ सुविधा को सक्षम कर सकते हैं। एक ईमेल खोलें। अधिक - एक दस्तावेज़ बनाएं . पर क्लिक करें . ईमेल का मुख्य भाग स्वचालित रूप से Google Doc में कॉपी हो जाता है। अगर आपके पास जीमेल में कीबोर्ड शॉर्टकट हैं, तो आप G . को हिट कर सकते हैं और डब्ल्यू जब आप ईमेल में हों तब एक खाली Google दस्तावेज़ खोलने के लिए।
एक हस्ताक्षर में अपना व्यक्तित्व बनाएं
यहाँ मेरा आधिकारिक जीमेल हस्ताक्षर कैसा दिखता है। यह वाइजस्टाम्प के साथ बनाया गया था; मुफ़्त खाता आपको दो हस्ताक्षर बनाने की अनुमति देता है, इसलिए मेरे पास व्यक्तिगत ईमेल के लिए एक और काम के लिए एक है। मेरे हस्ताक्षर में मेरे ट्विटर, लिंक्डइन, फेसबुक और Google+ प्रोफाइल के लिंक हैं। एक साधारण हस्ताक्षर के साथ, मैं न केवल संपर्क संदर्भ के रूप में अपनी ईमेल आईडी की पेशकश कर रहा हूं, बल्कि अन्य भी जहां मुझसे संपर्क किया जा सकता है। एक प्रोफ़ाइल आधारित हस्ताक्षर एक अधिक पेशेवर ईमेल बनाने में मदद करता है और सोशल नेटवर्किंग के लिए एक सेतु के रूप में कार्य करता है। आप केवल एक ईमेल हस्ताक्षर से भी अपने काम का प्रचार कर सकते हैं।
क्या आपने टेम्प्लेट के बारे में सुना है?
कुछ ईमेल जो आते हैं उन्हें बॉयलरप्लेट प्रतिक्रियाओं के साथ नियंत्रित किया जा सकता है। जीमेल लैब्स में कैन्ड रिस्पांस नाम की एक सुविधा है, जैसा कि नाम से पता चलता है कि इसका इस्तेमाल आम ईमेल का तुरंत और मानक जवाब देने के लिए किया जा सकता है।
सेटिंग - लैब्स - डिब्बाबंद प्रत्युत्तर . से डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को सक्रिय करें . परिवर्तन सहेजें . पर क्लिक करें . एक नया ईमेल या उत्तर लिखें, विषय पंक्ति के ठीक नीचे डिब्बाबंद प्रतिक्रिया बटन पर क्लिक करें। आपका पहला डिब्बाबंद जवाब सेट हो गया है। आप कई डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ सेट कर सकते हैं जिनका उपयोग सामान्य ईमेल के लिए टेम्पलेट के रूप में किया जा सकता है। मार्क ने कुछ साल पहले दो लेखों में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के उपयोग में प्रवेश किया जो आज भी मान्य है:
- "डिब्बाबंद जवाब" का उपयोग करके Gmail ईमेल टेम्प्लेट के साथ समय बचाएं
- Gmail के नए फ़िल्टर के साथ एक स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया बनाएं
परेशान न करें - नोटिफिकेशन बंद करें
ईमेल दक्षता इस बारे में है कि आप क्या भेजते हैं और क्या आमंत्रित करते हैं। आपके द्वारा ईमेल से साइन इन की जाने वाली प्रत्येक साइट में सूचनाएं डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होती हैं। फेसबुक, ट्विटर, Google+, Pinterest, और उनके जैसे सूचनाओं की निरंतर धारा के रूप में उत्पादकता हत्यारा जितना कुछ भी नहीं है। उन्हें बंद करें। जब आप स्वयं साइटों पर जाते हैं तो क्या आपको सूचनाओं की आवश्यकता होती है? महसूस करें कि फोकस खोना आसान है, और इसे वापस पाना बहुत मुश्किल है।
एक दिन बैठें...और अनसब्सक्राइब करें
ईमेल अव्यवस्था के सबसे बड़े दोषियों में से एक समाचार पत्र, पेशेवर सदस्यता और समाचार स्रोत हैं। यदि आप उन सभी का ऑडिट करते हैं जिनकी आपने सदस्यता ली है, तो आप पाएंगे कि उनमें से अधिकतर अनावश्यक हैं। लेकिन वे जंगल बन गए हैं जिसके लिए तुम पेड़ों को याद कर रहे हो। जीमेल का प्रायोरिटी इनबॉक्स एक हद तक मदद करता है। लेकिन बेहतर तरीका है कि आप उन्हें मैन्युअल रूप से अनसब्सक्राइब करें। यह समय लेने वाला है, लेकिन आपको एक क्लीनर इनबॉक्स मिलता है। आप Unroll.me और Swizzle जैसी सेवाओं का उपयोग करके भी अपने सब्सक्रिप्शन को प्रबंधित कर सकते हैं
धागों को खोदें
थ्रेडेड वार्तालाप बहुत अच्छे हैं। वे ईमेल को पढ़ना आसान बनाते हैं, लेकिन उन्हें कभी-कभी लंबी श्रृंखला में बदलने की आदत भी होती है। आपने देखा होगा कि अधिकांश ईमेल में आम तौर पर भेजे गए/प्राप्त किए गए अंतिम ईमेल में पूरी बातचीत होती है। इसलिए, आप केवल वही अंतिम ईमेल रख सकते हैं और बाकी जो इससे पहले आए उसे हटा सकते हैं।
इसे संक्षिप्त रखें
मेरे पालतू जानवरों में से एक एकल शब्द प्रतिक्रियाएं हैं जो "ओके" या "थैंक यू" से ज्यादा कुछ नहीं कहती हैं। उन्हें खोलने और पढ़ने में एक मिनट का कुछ समय लगता है और एक व्यस्त दिन में, यह बढ़ सकता है। हां, लेकिन अपने ईमेल संक्षिप्त रखें। यह प्रेषक के साथ-साथ रिसीवर की भी मदद करता है। अपना ईमेल ट्रिम करें ताकि वे आवश्यक को संबोधित करें। साथ ही, बेहतर पठनीयता के लिए अपने मेल की संरचना करें। बुलेटेड पॉइंट्स या अच्छी तरह से परिभाषित पैराग्राफ का उपयोग करने से ईमेल को तेजी से स्कैन करने में मदद मिलती है। गाय कावासाकी के पांच वाक्यों वाले नियम को याद रखना अच्छा है -
"आपको बस इतना करना चाहिए कि आप यह बताएं कि आप कौन हैं, आप क्या चाहते हैं, आपको इसे क्यों प्राप्त करना चाहिए, और जब आपको इसकी आवश्यकता हो।"
और फिर, अगली युक्ति हमेशा पवित्र होती है।
विषय…विषय…विषय
मेरे अनुभव में, मैंने महत्वपूर्ण ईमेल याद किए हैं। मैंने ईमेल भी खोले हैं जो लग रहे थे जरूरी। दोनों में एक बात समान थी - एक बुरी तरह से निर्मित विषय पंक्ति। संदेश को प्रतिबिंबित करने वाली एक बुद्धिमान विषय पंक्ति को सोचने में कुछ सेकंड लगते हैं। फिर से, यह प्रेषक और रिसीवर दोनों की मदद करता है क्योंकि बाद में या तो खोज या मैन्युअल रूप से ईमेल को पुनः प्राप्त करना आसान हो जाता है। याद रखें - "LOL" कोई विषय नहीं है!
देखो माँ, कोई हाथ नहीं!
ईमेल दक्षता दुर्भाग्य से इसके विपरीत की आवश्यकता है। यदि आप माउस क्लिक पर निर्भर रहने के बजाय कीबोर्ड शॉर्टकट सीखते हैं तो आपकी दक्षता में काफी सुधार होगा। आउटलुक और थंडरबर्ड जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट कीबोर्ड शॉर्टकट का समर्थन करते हैं, और उनके साथ वार्तालाप थ्रेड्स के माध्यम से हवा देना आसान है। जीमेल के बारे में क्या? इन युक्तियों में यह सब शामिल होना चाहिए, और कुछ और:
- उपयोगी Gmail शॉर्टकट डाउनलोड करें
- Gmail के लिए शॉर्टकट:एक उपयोगी एक्सटेंशन जो आपके Gmail खाते के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में आपका मार्गदर्शन करता है [Chrome]
- जीमेल के लिए कीरॉकेट के साथ जीमेल के कीबोर्ड शॉर्टकट्स को तुरंत सीखें
ईमेल शायद उस तरह के साझेदारों की तरह होते हैं जिनके साथ आप नहीं रहना चाहते, लेकिन इसके बिना भी नहीं रह सकते। लेकिन किसी भी साथी की तरह, यह आपकी उत्पादकता के लिए भी एक हो सकता है। हमें इसे सही तरीके से खेलने की जरूरत है। MakeUseOf.com पर ईमेल प्रबंधन हमारा पसंदीदा विषय रहा है। आपके पास सलाह की कमी नहीं होगी, लेकिन इससे भी अधिक हम आपकी प्रतीक्षा कर रहे हैं। यहां दो चेतावनियां हैं - मैंने इस पोस्ट के अधिकांश भाग को जीमेल पर आधारित किया है क्योंकि यह लोकप्रिय विकल्प है, और साथ ही मैंने फ़ोल्डर्स, लेबल्स और फिल्टर्स और अन्य अधिक स्पष्ट वर्कफ़्लो युक्तियों के उपयोग का उल्लेख करने से परहेज किया है।
तो, आपके पास सबसे अच्छी युक्ति क्या है जो हम सभी को अधिक कुशलता से ईमेल करने में मदद कर सकती है?