ईमेल और ईमेल उत्पादकता के बारे में मैंने सबसे अच्छी सलाह सुनी है — सुबह सबसे पहले ईमेल का जवाब न दें। यह थोड़ा विरोधाभासी है लेकिन सच है कि ईमेल और उत्पादकता एक-दूसरे के साथ संघर्ष में हैं। अगर हम इसके प्रति बहुत जुनूनी हैं, तो हमारा इनबॉक्स दक्षता राजमार्ग पर एक विशाल स्पीड बंप बन जाता है। लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है। सही आदतों और तरीकों से हम उस जानवर को वश में कर सकते हैं जो निर्दोष रूप से उस पल से हमारा इंतजार कर रहा होता है जब हम जागते हैं। सोशल फ्रेंड लिस्ट्स और 140-कैरेक्टर अपडेट के समय में भी, "बुजुर्ग" ईमेल संचार का पसंदीदा साधन बना हुआ है, शायद एसएमएस (SMS) के साथ गर्दन-से-गर्दन।
ये टिप्स आपको इनबॉक्स ज़ीरो (Inbox Zero) के पवित्र कंठी (Holy Grail) तक ले जाने के लिए नहीं हैं, बल्कि मामूली ईमेल आदत परिवर्तन पेश करने के लिए हैं जो उम्मीद है कि आपको अधिक कुशलता से ईमेल करने में मदद करेंगे। इनबॉक्स खोलें।
अभी कार्य करें!
आपका इनबॉक्स एक असेंबली लाइन है। जो आपके सामने है उसे प्रोसेस करें और भेज दें। कहने का मतलब है, जिस क्षण आप लॉग ऑन करते हैं उस क्षण से आपका आदर्श वाक्य होना चाहिए पढ़ें — जवाब दें — हटाएं (या आर्काइव करें)। हम में से बहुत से लोग अपने ईमेल खातों में लॉग-इन करते हैं और बिना कोई कार्रवाई किए सिर्फ ईमेल पढ़ते हैं। जल्दी या बाद में हमें वापस आना पड़ता है, और इसका मतलब सिर्फ दोगुना काम और दोगुना बर्बाद समय है। फिर, दूसरी बार में एक महत्वपूर्ण ईमेल छूटने का जोखिम हमेशा बना रहता है। इसलिए, तुरंत पढ़ना और जवाब देना अधिक कुशल है। पढ़े गए ईमेल को आर्काइव करें, ताकि इनबॉक्स में सबसे महत्वपूर्ण और कार्रवाई योग्य (actionable) ईमेल हों।
ईमेल टू-डू (to-dos) नहीं हैं
ईमेल को जीमेल में लेबल्स के रूप में, या माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में फ्लैग्स (flags) के रूप में कार्रवाई योग्य आइटम में बदला जा सकता है। लेकिन इन्हें इनबॉक्स की अव्यवस्था में खोना आसान है। महत्वपूर्ण कार्रवाई योग्य बिंदुओं को एक अलग स्थान पर फाइल करना और भविष्य के संदर्भ के लिए ईमेल को आर्काइव करना अधिक कुशल है। आप ईमेल को दो तरीकों से कार्रवाई योग्य आइटम में बदल सकते हैं:
जीमेल में टास्क (Tasks) का उपयोग करें: मेल के बगल में ड्रॉपडाउन पर क्लिक करके टास्क पेन (Tasks pane) लाएं। टास्क एक सरल टू-डू सूची है लेकिन एक बहुत प्रभावी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल। बस क्लिक करें और नए टास्क जोड़ने के लिए टाइप करें, देय तिथियां सेट करें या नोट्स जोड़ें, और पूरा होने पर उन्हें चेक ऑफ करें। आप शॉर्टकट कुंजियों से उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। उदाहरण के लिए, Shift+T के साथ, आप खुले संदेश के आधार पर एक टास्क बना सकते हैं।
गूगल डॉक्यूमेंट (Google Document) का उपयोग करें: आप जीमेल लैब्स में "डॉक्यूमेंट बनाएं" (Create a Document) फीचर सक्षम कर सकते हैं। एक ईमेल खोलें। अधिक — डॉक्यूमेंट बनाएं (More – Create a document) पर क्लिक करें। ईमेल बॉडी स्वचालित रूप से गूगल डॉक में कॉपी हो जाती है। यदि आपके पास जीमेल में कीबोर्ड शॉर्टकट्स चालू हैं, तो आप ईमेल में रहते हुए G और W दबाकर एक खाली गूगल डॉक खोल सकते हैं।
हस्ताक्षर में अपनी व्यक्तित्व बनाएं
यहां बताया गया है कि मेरा आधिकारिक जीमेल हस्ताक्षर कैसा दिखता है। इसे WiseStamp से बनाया गया था; मुफ्त खाता आपको दो हस्ताक्षर बनाने की अनुमति देता है, इसलिए मेरे पास व्यक्तिगत ईमेल के लिए एक और काम के लिए एक है। मेरे हस्ताक्षर में मेरे ट्विटर, लिंक्डइन, फेसबुक, और गूगल+ प्रोफाइल के लिंक हैं। एक साधारण हस्ताक्षर के साथ, मैं न केवल अपने ईमेल आईडी को संपर्क संदर्भ के रूप में पेश कर रहा हूँ, बल्कि अन्य भी जहां मुझसे संपर्क किया जा सकता है। एक प्रोफाइल-आधारित हस्ताक्षर एक अधिक पेशेवर ईमेल बनाने में मदद करता है और सोशल नेटवर्किंग के लिए एक पुल के रूप में कार्य करता है। आप केवल एक ईमेल हस्ताक्षर के साथ अपने काम को भी बढ़ावा दे सकते हैं।
क्या आपने टेम्प्लेट्स के बारे में सुना है?
काफी कुछ ईमेल जो आते हैं उन्हें बॉयलरप्लेट प्रतिक्रियाओं (boilerplate responses) से संभाला जा सकता है। जीमेल लैब्स में "कैनड रिस्पॉन्स" (Canned Responses) नामक एक फीचर है जो जैसा कि नाम से पता चलता है, सामान्य ईमेल के लिए त्वरित और मानक उत्तर देने के लिए उपयोग किया जा सकता है।
सेटिंग्स — लैब्स — कैनड रिस्पॉन्स (Settings – Labs – Canned Responses) से कैनड रिस्पॉन्स सक्रिय करें। परिवर्तन सहेजें (Save changes) पर क्लिक करें। एक नया ईमेल या रिप्लाई लिखें, विषय रेखा के ठीक नीचे कैनड रिस्पॉन्स बटन पर क्लिक करें। आपका पहला कैनड रिस्पॉन्स सेट अप हो गया है। आप कई कैनड रिस्पॉन्स सेट अप कर सकते हैं जिनका उपयोग सामान्य ईमेल के लिए टेम्प्लेट के रूप में किया जा सकता है। मार्क कुछ साल पहले कैनड रिस्पॉन्स के उपयोग पर दो लेखों में गए थे जो आज भी मान्य हैं:
- "कैनड रिस्पॉन्स" का उपयोग करके जीमेल ईमेल टेम्प्लेट के साथ समय बचाएं
- जीमेल के नए फिल्टर के साथ स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया बनाएं
डू नॉट डिस्टर्ब — नोटिफिकेशन बंद करें
ईमेल दक्षता इस बारे में है कि आप क्या भेजते हैं और आप क्या आमंत्रित करते हैं। आप जिस भी साइट पर ईमेल से साइन इन करते हैं, वहां डिफ़ॉल्ट रूप से नोटिफिकेशन सक्षम होते हैं। फेसबुक, ट्विटर, गूगल+, पिनटेरेस्ट (Pinterest), और उनके जैसे लगातार नोटिफिकेशन की धारा से बड़ा कोई उत्पादकता हत्यारा (productivity killer) नहीं है। उन्हें बंद करें। क्या आपको साइटों पर जाने पर नोटिफिकेशन की आवश्यकता है? महसूस करें कि फोकस खोना आसान है, और इसे वापस पाना बहुत मुश्किल है।
एक दिन बैठें… और अनसब्सक्राइब करते जाएं
ईमेल अव्यवस्था के सबसे बड़े अपराधियों में से एक न्यूज़लेटर्स, प्रोफेशनल सब्सक्रिप्शन, और समाचार स्रोत हैं। यदि आप उन सभी का ऑडिट करते हैं जिनकी आपने सदस्यता ली है, तो आप पा सकते हैं कि उनमें से अधिकांश अनावश्यक हैं। लेकिन वे वह जंगल बन गए हैं जिसके लिए आप पेड़ों को नहीं देख पा रहे। जीमेल का प्रायोरिटी इनबॉक्स (Priority Inbox) कुछ हद तक मदद करता है। लेकिन बेहतर तरीका है उन्हें मैन्युअल रूप से अनसब्सक्राइब करना। यह समय लेने वाला है, लेकिन आपको एक क्लीनर इनबॉक्स मिलता है। आप Unroll.me और Swizzle जैसी सेवाओं का उपयोग करके अपने सब्सक्रिप्शन प्रबंधित कर सकते हैं।
थ्रेड्स छोड़ दें
थ्रेडेड वार्तालाप (Threaded conversations) बहुत अच्छे हैं। वे ईमेल पढ़ना आसान बनाते हैं, लेकिन उनमें एक लंबी कभी-कभी अनियंत्रित श्रृंखला में बदल जाने की आदत होती है। आपने देखा होगा कि अधिकांश ईमेल में आमतौर पर अंतिम भेजे/प्राप्त ईमेल में संपूर्ण वार्तालाप थ्रेड होता है। इसलिए, आप केवल उस अंतिम ईमेल को रख सकते हैं और उससे पहले आए बाकी को हटा सकते हैं।
इसे संक्षिप्त रखें
मेरी पसंदीदा नापसंद चीजों (pet peeves) में से एक है एक शब्द के जवाब जो "ओके" (OK), या "थैंक यू" (Thank You) से ज्यादा कुछ नहीं कहते। उन्हें खोलने और पढ़ने में एक मिनट का अंश लगता है और एक व्यस्त दिन में, यह जुड़ सकता है। हां, लेकिन अपने ईमेल संक्षिप्त रखें। यह प्रेषक के साथ-साथ प्राप्तकर्ता की भी मदद करता है। अपने ईमेल को ट्रिम करें ताकि वे अनिवार्यताओं को संबोधित करें। साथ ही, बेहतर पठनीयता के लिए अपने मेल को संरचित करें। बुलेटेड पॉइंट्स या अच्छी तरह से परिभाषित पैराग्राफ का उपयोग करने से ईमेल को तेजी से स्कैन करने में मदद मिलती है। गाय कावासाकी (Guy Kawasaki) के पांच-वाक्य नियम को याद रखना अच्छा है —
"आपको बस इतना करना है कि आप कौन हैं, आप क्या चाहते हैं, आपको यह क्यों मिलना चाहिए, और आपको इसकी कब तक आवश्यकता है।"
और फिर, अगला टिप हमेशा पवित्र है।
विषय… विषय… विषय
मेरे अनुभव में, मैंने महत्वपूर्ण ईमेल मिस किए हैं। मैंने ऐसे ईमेल भी खोले हैं जो महत्वपूर्ण लगते थे। दोनों में एक चीज समान थी — एक खराब तरीके से निर्मित विषय पंक्ति (subject line)। एक बुद्धिमान विषय पंक्ति सोचने में कुछ सेकंड लगते हैं जो संदेश को दर्शाती है। फिर से, यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों की मदद करता है क्योंकि बाद में खोज या मैन्युअल रूप से भी ईमेल को पुनः प्राप्त करना आसान हो जाता है। याद रखें — "LOL" विषय नहीं है!
देखो माँ, कोई हाथ नहीं!
ईमेल दक्षता दुर्भाग्य से विपरीत की मांग करती है। यदि आप माउस क्लिक पर भरोसा करने के बजाय कीबोर्ड शॉर्टकट्स सीखते हैं तो आपकी दक्षता नाटकीय रूप से miglior जाएगी। आउटलुक और थंडरबर्ड जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट्स कीबोर्ड शॉर्टकट्स का समर्थन करते हैं, और उनके साथ वार्तालाप थ्रेड्स के माध्यम से हवा की तरह निकलना आसान है। जीमेल का क्या? ये टिप्स यह सब कवर करनी चाहिए, और कुछ और:
- डाउनलोड उपयोगी जीमेल शॉर्टकट्स
- जीमेल के लिए शॉर्टकट्स: आपके जीमेल खाते के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट्स के बारे में मार्गदर्शन करने वाला एक उपयोगी एक्सटेंशन [क्रोम]
- कीरॉकेट फॉर जीमेल (KeyRocket for Gmail) के साथ जीमेल के कीबोर्ड शॉर्टकट्स जल्दी सीखें
ईमेल शायद उन भागीदारों की तरह हैं जिनके साथ आप रहना नहीं चाहते, लेकिन उनके बिना भी नहीं रह सकते। लेकिन किसी भी साथी की तरह, यह आपकी उत्पादकता के लिए भी एक हो सकता है। हमें इसे सही ढंग से निभाने की जरूरत है। ईमेल प्रबंधन MakeUseOf.com पर हमारा पसंदीदा विषय रहा है। आप सलाह से कम नहीं होंगे, लेकिन उससे ज्यादा हम आपकी सलाह का इंतजार कर रहे हैं। यहां दो चेतावनी हैं — मैंने इस पोस्ट का अधिकांश भाग जीमेल पर आधारित किया है क्योंकि यह लोकप्रिय विकल्प है, और मैंने फोल्डर्स, लेबल्स, और फिल्टर्स, और अन्य अधिक स्पष्ट वर्कफ्लो टिप्स के उपयोग का उल्लेख करने से परहेज किया है।
तो, सबसे अच्छी टिप कौन सी है जो आपने पाई है जो हम सभी को अधिक कुशलता से ईमेल करने में मदद कर सकती है?
