Microsoft To-Do के 7 टिप्स जो आपको अधिक काम पूरा करने में मदद करेंगे

हम सभी व्यस्त हैं, जिसका अर्थ है कि हम में से अधिकांश अपने समय का अधिक कुशलता से उपयोग करने और अधिक काम पूरा करने के लिए किसी भी प्रकार का लाभ ढूंढ रहे हैं। जबकि अनगिनत उत्पादकता ऐप्स उपलब्ध हैं, Microsoft To-Do उन लोगों के लिए एक बढ़िया विकल्प है जो एक मुफ़्त, अपेक्षाकृत उपयोग में आसान ऐप चाहते हैं। यदि आप Microsoft To-Do का उपयोग करते हैं, तो ये सात टिप्स आपको अधिक काम पूरा करने में मदद कर सकते हैं।

1. नियत तारीखें निर्धारित करें

हालांकि आप अपने Microsoft To-Do सूची में बिना किसी अन्य शर्त के कार्य जोड़ सकते हैं, लेकिन आमतौर पर नियत तारीखें शामिल करना मददगार होता है ताकि आप इस आधार पर प्राथमिकता दे सकें कि आपको उन्हें कब पूरा करना है। सौभाग्य से, किसी भी कार्य में नियत तारीख जोड़ना आसान है, चाहे आप उसे बनाते समय करें या उसे अपनी सूची में जोड़ने के बाद संपादन के माध्यम से।

नया कार्य जोड़ते समय, आप नीचे बाईं ओर "नियत तारीख सेट करें" दबाकर नियत तारीख जोड़ सकते हैं। आप कार्य को आवश्यकतानुसार बार-बार दोहराने के लिए आवर्ती भी बना सकते हैं या यदि आवश्यक हो तो रिमाइंडर सेट कर सकते हैं।

पहले से बने किसी कार्य पर नियत तारीख जोड़ने या संपादित करने के लिए, कार्य पर क्लिक करें, फिर तारीख चुनने के लिए "नियत तारीख जोड़ें" पर टैप करें। यदि कार्य में पहले से ही नियत तारीख है, तो आप उसे बदलने के लिए उस पर टैप कर सकते हैं।

2. आगे की योजना के लिए My Day का उपयोग करें

Microsoft To-Do ऐप में "My Day" नामक एक अनूठी सूची शामिल है। यह सूची आपके किसी भी सूची के कार्यों को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करने में मदद कर सकती है - साथ ही, आप एकमुश्त कार्यों को इस सूची में बिना कहीं और डाले जोड़ सकते हैं। जो कोई Microsoft To Do ऐप में कई टू-डू सूचियों को संभालता है, उसके लिए My Day वास्तव में आपके समय को बुद्धिमानी से प्रबंधित करने में मदद कर सकता है ताकि कोई कार्य छूट न जाए।

My Day में नया आइटम जोड़ने के लिए, बस स्क्रीन के नीचे दाईं ओर प्लस चिह्न (+) बबल पर क्लिक करें। वहां से, किसी अन्य सूची की तरह ही एक कार्य जोड़ें और सहेजने के लिए चेकमार्क दबाएं। यदि आप इस कार्य को किसी मौजूदा सूची में असाइन नहीं करते हैं, तो ऐप इसे स्वचालित रूप से "कार्य" सूची में सहेज देगा साथ ही आपकी My Day सूची में भी।

आप अपने अन्य कार्य सूचियों के आइटम्स को My Day में "सुझाव" बटन दबाकर भी जोड़ सकते हैं जो स्क्रीन के नीचे केंद्र में है। यदि आप जो आइटम My Day में जोड़ना चाहते हैं वह "सुझाए गए" के अंतर्गत नहीं दिखाई देता है, तो आप उस सूची पर जा सकते हैं जहां आपने आइटम सहेजा है, कार्य खोलें, और कार्य शीर्षक के नीचे सूचीबद्ध विकल्पों में से "My Day में जोड़ें" चुनें।

यदि आप My Day का उपयोग करते हैं, तो याद रखें कि सूची प्रतिदिन आधी रात को रीसेट हो जाती है, इसलिए उस दिन पूरे न होने वाले कार्य सूची से हट जाएंगे। हालांकि, वे "सुझाव" अनुभाग के अंतर्गत दिखाई देंगे ताकि आप उन्हें वापस अपनी सूची में जोड़ सकें।

3. सूचियों को अनुकूलित करें

कभी-कभी जल्दी देखने पर यह पहचानना मुश्किल होता है कि कौन सी टू-डू सूची कौन सी है। हालांकि, Microsoft To-Do कुछ बेहतरीन सूची अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है जो आपको इस समस्या से बचने में मदद करते हैं।

सबसे पहले, आप प्रत्येक कार्य सूची को जो चाहें नाम दे सकते हैं और शीर्षक में इमोजी भी शामिल कर सकते हैं। इससे आप आसानी से अपनी कार्य सूची को, कहें, घरेलू कामों की सूची या किराने की खरीदारी सूची से अलग कर सकते हैं। आप अपनी सूचियों में दो जगहों पर इमोजी जोड़ सकते हैं: डिफ़ॉल्ट चेकलिस्ट आइकन के स्थान पर या अपने सूची शीर्षक के भीतर।

चेकलिस्ट आइकन में आइकन जोड़ने के लिए, सूची का नाम बदलने का मेनू खोलें, फिर इमोजी बटन (प्लस चिह्न वाला चेहरा) पर क्लिक करके सूची के लिए एक इमोजी चुनें। शीर्षक में इमोजी जोड़ने के लिए, बस अपने स्मार्टफोन कीबोर्ड से इमोजी खोलें और उन्हें अक्षरों की तरह टाइप करें।

इमोजी के उपयोग के अलावा, आप प्रत्येक कार्य सूची की थीम को भी अनुकूलित कर सकते हैं ताकि वह अलग दिखे। आप या तो Microsoft द्वारा प्रदान किए गए 14 रंग विकल्पों में से एक के साथ सूची का रंग अनुकूलित कर सकते हैं या एक फोटो थीम चुन सकते हैं (लेकिन केवल Microsoft द्वारा प्रदान किए गए विकल्पों में से)।

4. ट्रैक पर रहने के लिए उप-कार्य बनाएं

आपकी टू-डू सूची के कुछ कार्य सरल हो सकते हैं, लेकिन अन्य में कई चरण शामिल हो सकते हैं। अध्ययनों से पता चलता है कि उन बड़े कार्यों को छोटे चरणों में तोड़ने से वास्तव में आपकी उत्पादकता बढ़ती है। शुक्र है, Microsoft To-Do उप-कार्यों या चरणों के साथ इस प्रक्रिया को आसान बनाता है।

एक बार कार्य बनाने के बाद, उसे संपादित करने के लिए उस पर क्लिक करें। इस मेनू से, आपके पास "चरण जोड़ें" का विकल्प होता है, जो कार्य के भीतर उप-कार्य बनाता है। आप जितने आवश्यक हों उतने चरण जोड़ सकते हैं, प्रत्येक चरण को पूरा करने पर चेक ऑफ कर सकते हैं, और कितने चरण हैं बनाम आपने कितने पूरे किए हैं, इसका चलता हुआ काउंटर देखकर अपनी प्रगति पर नज़र रख सकते हैं।

उप-कार्य बनाने से वास्तव में आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि आप अधिक जटिल कार्यों को पूरा करते समय प्रक्रिया में किसी भी चरण को न चूकें। हालांकि, यहां तक कि एक कार्य में सभी चरणों को चेक ऑफ करने के बाद भी, Microsoft To-Do मुख्य कार्य को स्वचालित रूप से चेक ऑफ नहीं करेगा, इसलिए सभी चरण पूरे होने के बाद आपको अभी भी पूरे कार्य को अपनी टू-डू सूची से चेक ऑफ करना होगा।

5. कार्यों को क्रमबद्ध करने के लिए टैग (#Tags) का उपयोग करें

कभी-कभी अलग-अलग सूचियों के कार्यों में समान एकाग्रता, वस्तुओं या स्थान की आवश्यकता होती है। इन मामलों में, उन्हें एक ही समय में करना समझदारी हो सकती है, लेकिन यह महसूस करना मुश्किल हो सकता है यदि आप अपनी सभी कार्य सूचियों को एक साथ नहीं देख सकते। हालांकि, Microsoft To-Do हैशटैग के उपयोग के माध्यम से इसे काफी सरल बनाता है।

आप कार्य बनाते समय टैग जोड़ सकते हैं या बनने के बाद उसे संपादित करके। साथ ही, आप टैग को कार्य के किसी भी भाग में जोड़ सकते हैं, जैसे शीर्षक, नोट, या मुख्य कार्य के भीतर उप-कार्य। चाहे आप टैग कहीं भी जोड़ें, ऐप के मुख्य पृष्ठ पर ऊपर दाईं ओर खोज का उपयोग करके टैग खोजने पर आपको वह कार्य दिखाई देगा।

चाहे आप लोगों की पूरी टीम के साथ काम करते हों या अपने घर के लिए एक चलती किराने की सूची हो, ऐसे समय होते हैं जब आपको Microsoft To-Do पर किसी और के साथ सूची साझा करने की आवश्यकता होती है। सौभाग्य से, यह टेक्स्ट या ईमेल के माध्यम से करना काफी आसान है।

अपनी सूची किसी और के साथ साझा करने के लिए, बस सूची के ऊपरी दाएं कोने पर "साझा करें" आइकन पर क्लिक करें। वहां से, आपके पास ईमेल, टेक्स्ट संदेश, या यहां तक कि सोशल मीडिया एप्लिकेशन या स्लैक जैसे इंस्टेंट मैसेंजर ऐप के माध्यम से किसी को भी आमंत्रण भेजने का विकल्प होगा।

एक बार जब आप दूसरों के साथ सूची साझा करते हैं, तो वे स्वयं कार्य जोड़ सकेंगे, या आप सूची तक पहुंच रखने वाले किसी भी व्यक्ति को कार्य असाइन कर सकते हैं। आप "एक्सेस प्रबंधित करें" सेटिंग्स के भीतर किसी भी समय सूची तक पहुंच रद्द भी कर सकते हैं।

7. Microsoft To-Do के लिए Siri शॉर्टकट प्रोग्राम करें (iPhone उपयोगकर्ताओं के लिए)

यदि आप समय की कमी में हैं और iPhone का उपयोग करते हैं, तो आप Microsoft To-Do के लिए Siri शॉर्टकट जोड़कर अपनी उत्पादकता को और बढ़ा सकते हैं। Siri शॉर्टकट जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

अपनी To-Do सेटिंग्स से, "Siri शॉर्टकट" चुनें।
उस आइटम के आगे प्लस आइकन (+) पर टैप करें जिसके लिए आप शॉर्टकट जोड़ना चाहते हैं (जैसे कार्य जोड़ना या सूची खोलना)।
वह वाक्यांश चुनें जिसे आप Siri के साथ उपयोग करना चाहते हैं कार्य को निष्पादित करने के लिए, फिर "करने के लिए" के तहत, वह सूची चुनें जिसमें आप आइटम जोड़ना चाहते हैं और "अधिक दिखाएं" बटन के साथ कोई अतिरिक्त चरण सेट करें।
एक बार जब आप सभी आवश्यक सेटिंग्स चुन लेते हैं, तो "वापस -> Siri में जोड़ें" पर क्लिक करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

1. Microsoft To-Do मुझे अधिक कुशलता से काम करने में कैसे मदद कर सकता है?

Microsoft To-Do एक सरल कार्य प्रबंधन ऐप है जो मुफ़्त में कई सुविधाएँ प्रदान करता है। To-Do के साथ, आप कार्य सूचियाँ बना सकते हैं, उप-कार्य जोड़ सकते हैं, सूचियाँ साझा कर सकते हैं और दूसरों के साथ सहयोग कर सकते हैं, और अपनी To-Do सूची को Outlook कैलेंडर या अन्य एप्लिकेशन के साथ एकीकृत कर सकते हैं।

2. कौन से ऐप्स Microsoft To-Do के साथ एकीकृत हो सकते हैं?

अधिकांश अन्य Microsoft एप्लिकेशन की तरह, Microsoft To-Do Office 365 परिवार में किसी भी चीज़ के साथ आसानी से एकीकृत हो जाता है। हालांकि, Microsoft परिवार के बाहर अधिकांश ऐप्स के साथ एकीकरण के लिए Zapier जैसे थर्ड-पार्टी ऑटोमेशन ऐप की आवश्यकता होती है।

3. Microsoft To-Do की सीमाएं क्या हैं?

हालांकि Microsoft To-Do कई बेहतरीन सुविधाएँ प्रदान करता है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएं भी हैं। उदाहरण के लिए, To-Do थर्ड-पार्टी ऐप्स के साथ एकीकरण के मामले में बहुत अधिक पेशकश नहीं करता है। इसके अलावा, आप उप-कार्यों में नोट्स या नियत तारीखें नहीं जोड़ सकते, केवल मुख्य कार्य में। अपनी उत्पादकता पर रिपोर्ट एक्सेस करने का भी कोई तरीका नहीं है, जो कुछ लोगों को लाभदायक लगता है।