ईमेल से निपटना मेरे दिन का सबसे अच्छा हिस्सा है। कभी किसी ने नहीं कहा।
ईमेल तनावपूर्ण है, भले ही आप इनबॉक्स शून्य की खोज में न हों। आपको इसके शीर्ष पर बने रहने के लिए सभी युक्तियों की आवश्यकता है, जब तक कि निश्चित रूप से, आप ईमेल को पूरी तरह से दूर करने की योजना नहीं बनाते हैं। ईमेल से जुड़े तनाव को कम करने में आपकी मदद करने के लिए आज हम आपके लिए छह टिप्स लेकर आए हैं।
1. थोक में ईमेल शेड्यूल करें
आपके विचार से इस टिप का एक अलग कारण है। बूमरैंग और SndLatr जैसे ऐप आपको बाद के लिए ईमेल शेड्यूल करने की अनुमति देते हैं। यहाँ इसका स्पष्ट लाभ है। आप अपनी सुविधानुसार पहले से ही ईमेल के एक समूह का मसौदा तैयार कर सकते हैं, और उन्हें आपके द्वारा चुने गए समय पर स्वचालित रूप से भेज सकते हैं।
छिपा हुआ यहाँ लाभ यह है कि एक अनुसूचक का उपयोग करके, आप उस समय टिकट पर नियंत्रण प्राप्त करते हैं जिसे ईमेल प्राप्तकर्ता देखता है . आइए देखें कि यह कैसे उपयोगी हो सकता है, लेकिन पहले खुद से यह पूछें:
- क्या लोग आपके ईमेल में टाइम स्टैम्प देखते हैं और मानते हैं कि आप ऑनलाइन हैं?
- उसके आधार पर, क्या वे मानते हैं कि आप कॉल/चैट के लिए उपलब्ध हैं (जब आप नहीं हैं)?
- क्या लोग आपके काम करने की आदतों पर टिप्पणी करते हैं या सवाल करते हैं क्योंकि टाइम स्टैम्प आधी रात का समय दर्शाता है?
अगर आपने जवाब दिया है हां इनमें से किसी भी या सभी प्रश्नों के लिए, संभवतः आप असुविधाजनक समय पर ईमेल और IM रुकावटों से ग्रस्त हैं। आप अपने कार्यप्रवाह के बारे में अनावश्यक चर्चाओं में जाने के लिए मजबूर भी महसूस कर सकते हैं।
इस समस्या से निपटने का एक स्मार्ट तरीका यहां है। उस समय के लिए ईमेल शेड्यूल करें जब आप आमतौर पर पीसी रखरखाव जैसे कम ध्यान वाले कार्यों के लिए समर्पित होते हैं। इस तरह आपके वास्तविक काम के घंटे गुप्त रहते हैं और आप चैट के लिए उपलब्ध होने पर लोगों को सीखने के लिए प्रेरित कर सकते हैं ।
2. ईमेल पता फ़ील्ड को खाली छोड़ दें
हम सब वहाँ रहे हैं — गलती से भेजें एक अधूरे ईमेल पर या एक ईमेल शेख़ी भेजना और बाद में पछताना।
सभी ईमेल ऐप में जीमेल की तरह अनडू सेंड फीचर नहीं होता है, और यहां तक कि यह फीचर 30 सेकंड की ऊपरी सीमा के साथ आता है। इसके अलावा, आप अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं को केवल इसलिए ईमेल "अन-रीड" नहीं कर सकते क्योंकि आपने उन्हें भेजने में गलती की है।
इस तरह के ईमेल मेस और इसके बाद होने वाली नेल बाइटिंग से बचने के लिए यहां एक सरल ट्रिक दी गई है। ईमेल लिखना शुरू करते समय ईमेल पता न जोड़ें। इसे आखिरी के लिए बचाएं। यह आपके द्वारा लिखी गई हर चीज की दोबारा जांच करने के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करेगा। भले ही आप भेजें . दबाएं , आपको इसके बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि जब तक आप प्राप्तकर्ता का पता नहीं लिखेंगे तब तक वह ईमेल कहीं नहीं जाएगा।
3. अवांछित ईमेल को ब्लॉक या फ़िल्टर करें
अजीब कष्टप्रद या बेकार ईमेल को हटाने में ज्यादा समय नहीं लगता है। लेकिन जब आप दिन-ब-दिन ऐसे ईमेल की एक स्थिर स्ट्रीम प्राप्त करते हैं, तो वे आपके समय और ध्यान का एक बड़ा हिस्सा लेते हैं।
मान लें कि यदि यह आपके इनबॉक्स में है, तो यह आपके दिमाग में है . और आप नहीं चाहते कि आपके दिमाग में ऐसी चीजें आ जाएं जो आप नहीं चाहते या जिनकी आपको जरूरत नहीं है, कम से कम सभी ईमेल।
अवांछित ईमेल को फ़िल्टर करने और ऐसे मेल भेजने वाले ईमेल पतों को ब्लॉक करने के लिए एक प्रणाली है। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली ईमेल सेवा या डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट के आधार पर आपको यह देखना होगा कि यह कैसे करना है।
Gmail में, आपको अधिक . में छिपी हुई फ़िल्टर और अवरोधित प्रेषक सुविधाएं मिलेंगी ईमेल संदेश में ड्रॉपडाउन:
अवरुद्ध पतों से आने वाले ईमेल सीधे स्पैम फ़ोल्डर में चले जाते हैं। आप सेटिंग> फ़िल्टर और अवरोधित पते के माध्यम से Gmail फ़िल्टर भी बना सकते हैं (और प्रेषकों को अनब्लॉक कर सकते हैं)। जब आप इस पर हों, तो देखें कि ईमेल को आपके इनबॉक्स में अव्यवस्थित होने से रोकने के लिए आप और क्या कर सकते हैं।
4. विंडोज़ में स्टार्ट स्क्रीन पर ईमेल पिन करें
मैं खुद को समय-समय पर दिशानिर्देशों को लिखने से संबंधित कुछ ईमेल का जिक्र करता हूं। यदि आपके पास भी कुछ पसंदीदा ईमेल हैं जिन्हें आपको अक्सर एक्सेस करने की आवश्यकता होती है, तो आप उन्हें तारांकित रख सकते हैं। लेकिन यदि आप Windows 10 पर हैं तो उन्हें प्रारंभ स्क्रीन पर पिन करके उन्हें त्वरित पहुँच के लिए उपलब्ध कराने का एक बेहतर तरीका है।
मेल ऐप खोलें और किसी भी ईमेल पर राइट-क्लिक करें जिसे आप स्टार्ट स्क्रीन में जोड़ना चाहते हैं। संदर्भ मेनू में, शुरू करने के लिए पिन करें पर क्लिक करें। आप एक व्यक्तिगत ईमेल खाते को स्टार्ट स्क्रीन पर भी पिन कर सकते हैं:
विंडोज 7 या 8 में स्टार्ट मेन्यू में ईमेल पिन करने के लिए, पहले इसे अपने कंप्यूटर पर सेव करें। अब सहेजे गए स्थान पर नेविगेट करें और ईमेल को स्टार्ट मेनू बटन पर खींचें और छोड़ें। पूर्ण? स्टार्ट मेन्यू खोलें और आपको वह ईमेल वहां पिन किए गए आइटम के रूप में मिलेगा।
आप सहेजे गए ईमेल को टास्कबार आइकन पर खींचकर टास्कबार में आउटलुक आइकन के संदर्भ मेनू में एक ईमेल भी पिन कर सकते हैं।
5. मास्टर ईमेल खोज
यदि आपके पास एक सुव्यवस्थित इनबॉक्स है, तो आपको अधिकांश लोगों की तुलना में सही मेल जल्दी मिलने की संभावना है। लेकिन जो वास्तव में आपका बहुत समय बचाता है और ईमेल खोजने में सिरदर्द स्मार्ट हो रहा है। लेबल और खोज ऑपरेटर जैसी ईमेल सुविधाओं का लाभ उठाएं अपनी खोजों को कम करने के लिए।
जीमेल में कुछ उन्नत खोज विकल्प हैं जिन्हें आप खोज बटन के निकट दिखाई देने वाले छोटे तीर पर क्लिक करके ला सकते हैं:
आपको सही संदेश खोजने के लिए खोज ऑपरेटरों का उपयोग करने के लाभ दिखाने के लिए यहां एक उदाहरण दिया गया है। मान लें कि आप ग्रेग नाम के एक मित्र द्वारा Gmail में ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेजी गई PNG फ़ोटो का एक समूह ढूंढ रहे हैं।
आप greg . के लिए खोज सकते हैं उसके द्वारा भेजे गए ईमेल लाने के लिए और फिर अपने इच्छित ईमेल को खोजने के लिए परिणामों को स्कैन करें। लेकिन उन फ़ोटो को खोजने का एक तेज़ और अधिक प्रभावी तरीका greg has:attachment filename:.png जैसी क्वेरी का उपयोग करना होगा। ।
6. फ़ोन उठाएं
कभी-कभी, एक त्वरित कॉल आपको बहुत सारे ईमेल आगे और पीछे सहेज सकती है। कुंजी यह पहचानना है कि ईमेल की तुलना में फ़ोन कॉल पर कौन से विषयों को बेहतर ढंग से नियंत्रित किया जाता है। आपको बातचीत को सही रखने के बारे में दृढ़ रहना होगा , हालांकि। नहीं तो, आपके मन में पांच मिनट की चैट गैबफेस्ट में बदल सकती है।
कॉल करने से पहले उन बिंदुओं की एक सुपर शॉर्ट सूची तैयार करें जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं। अगर ऐसा लगता है कि आपके पास एक छोटी कॉल में फिट होने की तुलना में अधिक चर्चा करने के लिए है, तो इसे ईमेल या शेड्यूल की गई मीटिंग के लिए सहेजें।
इनबॉक्स जीरो को अलविदा कहें, अगर...
मैं इनबॉक्स शून्य पर पहुंच गया हूं और मुझे खुशी है कि मैंने ऐसा किया क्योंकि इसने मेरे वर्कफ़्लो में सुधार किया है। लेकिन, यह कोई ऐसा लक्ष्य नहीं है जिस तक पहुंचने के लिए आपको बाध्यता महसूस हो, भले ही इसकी अनुशंसा कौन कर रहा हो।
यदि एक खाली इनबॉक्स कुछ ऐसा नहीं है जो आपके काम आए, तो बेझिझक रुकें या उसका पीछा छोड़ दें। आपको ऐसा महसूस हो सकता है कि आपके कंधों से बहुत बड़ा भार उतर गया है।
यहां तक कि अगर आप उन्मादी दैनिक अव्यवस्था को छोड़ने का फैसला करते हैं, तो अपने ईमेल व्यवस्थित करने के लिए कुछ प्रयास करें . अन्यथा, आप अपने इनबॉक्स को अप्रबंधनीय होने देकर अपने दिन में और अधिक तनाव डाल रहे होंगे।
<ब्लॉकक्वॉट>हमने इस जलप्रलय को शीघ्रता से संसाधित करने के लिए एक खाली इनबॉक्स और सबसे कुशल संभव रणनीतियों के लिए प्रयास करना शुरू किया। बीस मिनट का प्रतिक्रिया समय एक आकांक्षात्मक मानक बन गया। लेकिन मैं एक विकल्प का प्रस्ताव देना चाहता हूं:सभी को ई-मेल द्वारा आसानी से पहुंचने की आवश्यकता नहीं है। कुछ लोग, जैसे कि वे जो पूरे दिन ग्राहकों के साथ व्यवहार करते हैं या बड़ी टीमों का प्रबंधन करते हैं जो अक्सर लालसा करते हैं मार्गदर्शन, इस कौशल पर पेशेवर होना चाहिए। लेकिन अन्य लोगों, जैसे कंप्यूटर प्रोग्रामर, लेखक, विज्ञापन गुरु और प्रोफेसरों को ई-मेल को चूसने के लिए उतना ही स्वतंत्र होना चाहिए जितना कि वे अन्य कौशलों को चूस सकते हैं जो उनके मूल मूल्य प्रस्ताव के लिए प्रासंगिक नहीं हैं। ~ कैल न्यूपोर्ट, ई-मेल पर बुरा होना ठीक है
यह कुछ नई ईमेल आदतों का समय है
लोकप्रिय ईमेल युक्तियाँ जो आपको प्रचार मेल से सदस्यता समाप्त करने, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने और ईमेल से ब्रेक लेने के लिए कहती हैं, दोनों व्यावहारिक और उपयोगी हैं। लेकिन यह ऊपर सूचीबद्ध किए गए जैसे छोटे बदलाव हैं जो आपको ईमेल ज़ेन लाते हैं।
आप अपने इनबॉक्स के साथ कैसे व्यवहार करते हैं, इसे बदलकर किस सरल तरकीब ने आपके लिए ईमेल तनाव को कम किया है? हमें इसके बारे में टिप्पणियों में बताएं!