ईमेल से निपटना मेरे दिन का सबसे अच्छा हिस्सा है। ऐसा कभी किसी ने नहीं कहा।
ईमेल तनावपूर्ण है भले ही आप इनबॉक्स जीरो की खोज में न हों। आपको इस पर बने रहने के लिए सभी टिप्स की आवश्यकता है, जब तक कि निश्चित रूप से, आप ईमेल को पूरी तरह से खत्म करने की योजना नहीं बनाते। आज हम आपके लिए ईमेल से संबंधित तनाव को कम करने में मदद करने के लिए छह टिप्स लाए हैं।
1. बल्क में ईमेल शेड्यूल करें
इस टिप का कारण उससे अलग है जो आप सोच सकते हैं। Boomerang और SndLatr जैसे ऐप्स आपको बाद के लिए ईमेल शेड्यूल करने की अनुमति देते हैं। यहां इसका स्पष्ट लाभ है। आप अपनी सुविधा के समय पर पहले से कई ईमेल ड्राफ्ट कर सकते हैं, और उन्हें अपनी पसंद के समय पर स्वचालित रूप से भेज सकते हैं।
यहां छिपा हुआ लाभ यह है कि शेड्यूलर का उपयोग करके, आप उस टाइम स्टैम्प पर नियंत्रण प्राप्त करते हैं जो ईमेल प्राप्तकर्ता देखता है। आइए देखें कि यह कैसे उपयोगी हो सकता है, लेकिन पहले खुद से पूछें:
- क्या लोग आपके ईमेल में टाइम स्टैम्प देखते हैं और मान लेते हैं कि आप ऑनलाइन हैं?
- इसके आधार पर, क्या वे मान लेते हैं कि आप कॉल/चैट के लिए उपलब्ध हैं (जब आप नहीं हैं)?
- क्या लोग आपके कार्य आदतों पर टिप्पणी करते हैं या सवाल उठाते हैं क्योंकि टाइम स्टैम्प आधी रात का संकेत देता है?
यदि आपने इनमें से किसी या सभी प्रश्नों का उत्तर हाँ में दिया है, तो आप शायद असुविधाजनक समय पर ईमेल और IM रुकावटों से त्रस्त हैं। आप अपनी वर्कफ़्लो के बारे में अनावश्यक चर्चाओं में जाने के लिए मजबूर महसूस कर सकते हैं।
इस समस्या से निपटने का एक स्मार्ट तरीका यहां है। ईमेल को उन समय के लिए शेड्यूल करें जब आप आमतौर पर PC रखरखाव जैसे कम ध्यान वाले कार्यों के लिए समर्पित होते हैं। इस तरह आपके वास्तविक कार्य घंटे गुप्त रहते हैं और आप लोगों को यह सीखने के लिए प्रेरित कर सकते हैं कि आप चैट के लिए कब उपलब्ध हैं।
2. ईमेल एड्रेस फ़ील्ड को खाली छोड़ें
हम सभी वहां रहे हैं - अधूरे ईमेल पर गलती से Send दबाना या ईमेल रैंट भेजना और बाद में पछताना।
सभी ईमेल ऐप्स में Gmail की तरह Undo Send फीचर नहीं होता, और यहां तक कि वह फीचर भी 30 सेकंड की ऊपरी सीमा के साथ आता है। इसके अलावा, आप अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं को केवल इसलिए "अन-रीड" ईमेल नहीं करवा सकते क्योंकि आपने उन्हें भेजने में गलती की।
ऐसे ईमेल गड़बड़ियों और उसके बाद होने वाली नाखून चबाने वाली स्थिति से बचने के लिए यहां एक सरल ट्रिक है। ईमेल लिखना शुरू करते समय ईमेल एड्रेस न जोड़ें। इसे अंत के लिए बचाएं। यह आपके द्वारा लिखी गई हर चीज को दोबारा जांचने के लिए एक रिमाइंडर के रूप में काम करेगा। भले ही आप Send दबा दें, आपको इसके बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी क्योंकि वह ईमेल तब तक कहीं नहीं जाएगा जब तक आप प्राप्तकर्ता का पता टाइप नहीं करते।
3. अवांछित ईमेल ब्लॉक या फ़िल्टर करें
कभी-कभार कष्टप्रद या बेकार ईमेल को डिलीट करने में ज्यादा मेहनत नहीं लगती। लेकिन जब आप दिन-ब-दिन ऐसे ईमेल की एक स्थिर धारा प्राप्त करते हैं, तो वे आपके समय और ध्यान का एक बड़ा हिस्सा ले लेते हैं।
बस इतना कहें कि अगर यह आपके इनबॉक्स में है, तो यह आपके दिमाग में है। और आप नहीं चाहते कि आपका दिमाग उन चीजों से भरा हो जो आप नहीं चाहते या जिनकी आपको जरूरत नहीं है, कम से कम ईमेल तो बिल्कुल नहीं।
अवांछित ईमेल को फ़िल्टर करने और ऐसे मेल भेजने वाले ईमेल पतों को ब्लॉक करने के लिए एक सिस्टम रखें। आपको यह देखना होगा कि इसे कैसे करना है, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली ईमेल सेवा या डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट के आधार पर।
Gmail में, आपको एक ईमेल संदेश में More ड्रॉपडाउन में फ़िल्टर और ब्लॉक सेंडर फीचर छिपे हुए मिलेंगे:
ब्लॉक किए गए पतों से आने वाले ईमेल सीधे स्पैम फोल्डर में चले जाते हैं। आप Settings > Filters and Blocked Addresses के माध्यम से Gmail फ़िल्टर भी बना सकते हैं (और प्रेषकों को अनब्लॉक भी कर सकते हैं)। जब आप इसमें हैं, तो देखें कि आप अपने इनबॉक्स को पहली जगह में अव्यवस्थित होने से रोकने के लिए और क्या कर सकते हैं।
4. विंडोज में ईमेल को स्टार्ट स्क्रीन पर पिन करें
मुझे हर बार लिखने के दिशानिर्देशों से संबंधित कुछ ईमेल का संदर्भ लेना पड़ता है। यदि आपके पास भी कुछ पसंदीदा ईमेल हैं जिन्हें आपको अक्सर एक्सेस करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें स्टार करके रख सकते हैं। लेकिन यदि आप विंडोज 10 पर हैं तो उन्हें त्वरित पहुंच के लिए उपलब्ध कराने का एक बेहतर तरीका है उन्हें स्टार्ट स्क्रीन पर पिन करना।
मेल ऐप खोलें और जिस ईमेल को आप स्टार्ट स्क्रीन पर जोड़ना चाहते हैं उस पर राइट-क्लिक करें। संदर्भ मेनू में, Pin to start पर क्लिक करें। आप एक व्यक्तिगत ईमेल खाते को स्टार्ट स्क्रीन पर भी पिन कर सकते हैं:
विंडोज 7 या 8 में स्टार्ट मेनू पर ईमेल पिन करने के लिए, पहले इसे अपने कंप्यूटर पर सेव करें। अब सेव की गई लोकेशन पर नेविगेट करें और ईमेल को स्टार्ट मेनू बटन पर ड्रैग एंड ड्रॉप करें। हो गया? स्टार्ट मेनू खोलें और आप उस ईमेल को वहां पिन किए गए आइटम के रूप में पाएंगे।
आप आउटलुक आइकन के टास्कबार में संदर्भ मेनू पर सेव किए गए ईमेल को ड्रैग करके ईमेल को पिन भी कर सकते हैं।
5. ईमेल खोज में मास्टर बनें
यदि आपका इनबॉक्स अच्छी तरह से व्यवस्थित है, तो आप अधिकांश लोगों की तुलना में सही मेल तेजी से ढूंढने की संभावना रखते हैं। लेकिन जो वास्तव में आपका बहुत समय और सिरदर्द बचाता है वह है ईमेल खोजने में स्मार्ट बनना। लेबल और सर्च ऑपरेटर्स जैसी ईमेल सुविधाओं का लाभ उठाएं अपनी खोज को सीमित करने के लिए।
Gmail में कुछ उन्नत खोज विकल्प हैं जिन्हें आप खोज बटन के बगल में दिखाई देने वाले छोटे तीर पर क्लिक करके ला सकते हैं:
यहां एक उदाहरण है जो आपको खोज ऑपरेटर्स का उपयोग करके सही संदेश ढूंढने का लाभ दिखाता है। मान लें कि आप Gmail में ग्रेग नाम के एक दोस्त द्वारा ईमेल अटैचमेंट के रूप में भेजे गए PNG फोटो का एक गुच्छा ढूंढ रहे हैं।
आप greg खोज सकते हैं ताकि उसके द्वारा भेजे गए ईमेल सामने आएं और फिर परिणामों को स्कैन करके वह ईमेल ढूंढें जो आप चाहते हैं। लेकिन उन फोटो को ढूंढने का एक तेज़ और अधिक प्रभावी तरीका होगा greg has:attachment filename:.png जैसी क्वेरी का उपयोग करना।
6. फोन उठाएं
कभी-कभी, एक त्वरित कॉल आपको बहुत सारे ईमेल के आदान-प्रदान से बचा सकती है। कुंजी यह पहचानना है कि कौन से विषय फोन कॉल पर ईमेल की तुलना में बेहतर तरीके से संभाले जाते हैं। आपको बातचीत को मुद्दे पर केंद्रित रखने के बारे में दृढ़ रहना होगा, हालांकि। अन्यथा, आपके मन में पांच मिनट की चैट एक गपशप में बदल सकती है।
कॉल करने से पहले चर्चा करने के लिए बिंदुओं की एक सुपर शॉर्ट सूची तैयार रखें। यदि ऐसा लगता है कि आपके पास चर्चा करने के लिए अधिक है जितना आप एक छोटी कॉल में फिट कर सकते हैं, तो इसे ईमेल या निर्धारित मीटिंग के लिए सहेजें।
इनबॉक्स जीरो को अलविदा कहें, यदि…
मैं इनबॉक्स जीरो तक पहुंच गया हूं और मुझे खुशी है कि मैंने ऐसा किया क्योंकि इसने मेरे वर्कफ़्लो में सुधार किया है। लेकिन, यह एक ऐसा लक्ष्य नहीं है जिसे आपको पहुंचने के लिए बाध्य महसूस करना चाहिए, चाहे कोई भी इसे ऐसा करने की सिफारिश कर रहा हो।
यदि खाली इनबॉक्स आपके लिए काम करने वाली चीज नहीं है, तो इसकी खोज को रोकने या छोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। आपको ऐसा लग सकता है जैसे आपके कंधों से एक बड़ा भार उतर गया हो।
यहां तक कि यदि आप उन्मादी दैनिक डिक्लटरिंग को छोड़ने का फैसला करते हैं, तो अपने ईमेल को व्यवस्थित करने का कुछ प्रयास करें। अन्यथा, आप अपने इनबॉक्स को अनियंत्रित होने देकर अपने दिन में केवल अधिक तनाव जोड़ेंगे।
हम एक खाली इनबॉक्स और इस बाढ़ को जल्दी से प्रोसेस करने के लिए सबसे कुशल संभव रणनीतियों के लिए प्रयास करने लगे। बीस मिनट की प्रतिक्रिया समय एक आकांक्षात्मक मानक बन गया। लेकिन मैं एक विकल्प प्रस्तावित करना चाहता हूं: हर किसी को ईमेल द्वारा आसानी से पहुंच योग्य होने की आवश्यकता नहीं है। कुछ लोग, जैसे जो पूरे दिन ग्राहकों से निपटते हैं या बड़ी टीमों का प्रबंधन करते हैं जो लगातार मार्गदर्शन चाहते हैं, इस कौशल में समर्थक होने चाहिए। लेकिन अन्य लोग, जैसे कंप्यूटर प्रोग्रामर, लेखक, विज्ञापन गुरु और प्रोफेसर, ईमेल में उतना ही खराब होने के लिए स्वतंत्र होने चाहिए जितना वे अन्य कौशल में हो सकते हैं जो उनके मुख्य मूल्य प्रस्ताव के लिए प्रासंगिक नहीं हैं। ~ Cal Newport, It's Okay to Be Bad at E-mail
नई ईमेल आदतों का समय आ गया है
लोकप्रिय ईमेल टिप्स जो आपको प्रचार मेल से अनसब्सक्राइब करने, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने, और ईमेल से ब्रेक लेने के लिए कहते हैं, वे दोनों व्यावहारिक और उपयोगी हैं। लेकिन ऊपर सूचीबद्ध छोटे बदलाव ही हैं जो आपको ईमेल ज़ेन तक लाते हैं।
कौन सी सरल ट्रिक ने आपके इनबॉक्स से निपटने के तरीके को बदलकर आपके लिए ईमेल तनाव कम किया है? हमें कमेंट्स में इसके बारे में बताएं!
