Excel से Outlook को स्वचालित ईमेल कैसे भेजें (4 तरीके)

जब उपयोगकर्ता अपने ग्राहकों या मालिकों को ईमेल भेजते हैं तो ट्रैक रखना काफी कठिन होता है। ऐसे में एक्सेल काम आता है। इसलिए, “Excel से स्वचालित ईमेल भेजें आउटलुक" . के लिए समय बचाने वाला तरीका साबित हुआ है। एक्सेल वीबीए मैक्रोज़ और हाइपरलिंक फ़ंक्शन एक्सेल प्रविष्टियों का उपयोग करके स्वचालित ईमेल भेज सकता है या ड्राफ्ट बना सकता है।

मान लें कि हमारे पास कर्मचारी पुनर्गठित वेतन है एक्सेल में डेटा और हम Outlook . का उपयोग करके स्वचालित ईमेल भेजना चाहते हैं ।

इस लेख में, हम VBA मैक्रोज़ . के कई प्रकार प्रदर्शित करते हैं और हाइपरलिंक Excel . से स्वचालित ईमेल भेजने का कार्य करता है के लिए आउटलुक ।

एक्सेल वर्कबुक डाउनलोड करें

⧭ Microsoft Visual Basic को खोलना और मॉड्यूल में कोड डालना

किसी भी तरीके को प्रदर्शित करने के लिए आगे बढ़ने से पहले, मॉड्यूल को खोलने और सम्मिलित करने के तरीकों को जानना आवश्यक है माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक . में एक्सेल में।

🔄 माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक खोलना: मुख्य रूप से 3 . हैं Microsoft Visual Basic खोलने के तरीके खिड़की।

<मजबूत>1. कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना: ALT+F11 दबाएं पूरी तरह से Microsoft Visual Basic खोलने के लिए खिड़की।

<मजबूत>2. डेवलपर टैब का उपयोग करना: एक्सेल वर्कशीट में, डेवलपर टैब पर जाएं> विजुअल बेसिक चुनें . माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक विंडो प्रकट होती है।

<मजबूत>3. वर्कशीट टैब का उपयोग करना: किसी भी वर्कशीट पर जाएं, राइट-क्लिक करें उस पर> कोड देखें चुनें (संदर्भ . से) मेनू )।

  🔄 Microsoft Visual Basic में एक मॉड्यूल सम्मिलित करना: 2 हैं मॉड्यूल . डालने के तरीके माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक . में खिड़की,

<मजबूत>1. शीट के विकल्पों का उपयोग करना: माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक खोलने के बाद विंडो में, एक वर्कशीट . चुनें> राइट-क्लिक करें उस पर> चुनें सम्मिलित करें (संदर्भ मेनू . से) )> फिर मॉड्यूल . चुनें ।

<मजबूत>2. टूलबार का उपयोग करना: आप इसे सम्मिलित करें . का चयन करके भी कर सकते हैं (टूलबार . से )> फिर मॉड्यूल . चुनना ।

एक्सेल से आउटलुक में स्वचालित ईमेल भेजने के 4 आसान तरीके

विधि 1:चयनित प्राप्तकर्ताओं को Outlook का उपयोग करके स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए VBA मैक्रो का उपयोग करना

हम मैक्रो एक्ज़ीक्यूशन बनाना चाहते हैं बटन जिसके द्वारा हम केवल एक क्लिक के साथ चयनित प्राप्तकर्ताओं को मेल भेज सकते हैं।

चरण 1: सम्मिलित करें . पर जाएं टैब> आकृतियां> किसी भी प्रस्तावित आकार का चयन करें (यानी, आयताकार:गोल कोनों )।

चरण 2: प्लस आइकन को खीचें जहाँ भी आप आकृति सम्मिलित करना चाहते हैं जैसा कि नीचे चित्र में दिखाया गया है।

चरण 3: पसंदीदा आकृति भरण Choose चुनें और रूपरेखा रंग फिर उस पर राइट क्लिक करें। टेक्स्ट संपादित करें . पर क्लिक करें टेक्स्ट डालने के लिए।

चरण 4: निर्देश का प्रयोग करें माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक खोलने के लिए और मॉड्यूल insert डालें . निम्न मैक्रो को मॉड्यूल . में चिपकाएं ।

Sub ExcelToOutlookSR()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim SendToMail As String
Dim MailSubject As String
Dim mMailBody As String
For Each r In Selection
 SendToMail = Range("C" & r.Row)
 MailSubject = Range("F" & r.Row)
 mMailBody = Range("G" & r.Row)
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
With mMail
 .To = SendToMail
 .Subject = MailSubject
 .Body = mMailBody
 .Display ' You can use .Send
 End With
Next r
End Sub

कोड में,

1 - वैरिएबल को ऑब्जेक्ट . के रूप में घोषित करके मैक्रो प्रक्रिया शुरू करें और स्ट्रिंग ।

2 - एक VBA FOR . चलाएं ईमेल के इसे भेजें . असाइन करने के लिए चयन में प्रत्येक पंक्ति के लिए लूप , विषय , और शरीर पंक्ति प्रविष्टियों का उपयोग करना।

3 - वैरिएबल असाइन करें।

4 - VBA के साथ . प्रदर्शन करें आउटलुक . को भरने के लिए कथन भेजें . जैसे आइटम , मेल विषय , आदि। यहां मैक्रो केवल प्रदर्शन . निष्पादित करता है आउटलुक . लाने का आदेश ईमेल ड्राफ्ट के साथ। हालांकि, अगर भेजें कमांड का प्रयोग जगह पर या डिस्प्ले, . के बाद किया जाता है दृष्टिकोण बनाए गए ईमेल को चयनित प्राप्तकर्ताओं को भेज देगा।

5 - VBA FOR . समाप्त करें लूप।

चरण 5: कार्यपत्रक को लौटें। आकृति . पर राइट-क्लिक करें फिर मैक्रो असाइन करें . चुनें संदर्भ मेनू . से विकल्प।

चरण 6: मैक्रो का चयन करें (यानी, ExcelToOutlookSR ) मैक्रो नाम . के अंतर्गत और मैक्रो इन . चुनें यह कार्यपुस्तिका . के रूप में विकल्प . ठीक . पर क्लिक करें ।

चरण 7: अब, वर्कशीट में, एक या एक से अधिक कर्मचारियों का चयन करें और फिर आकृति बटन . पर क्लिक करें ।

चरण 8: एक्सेल आउटलुक का संकेत देता है दोपहर के भोजन के लिए और चयनित कर्मचारियों को ईमेल बनाता या भेजता है। जैसे ही आप दो कर्मचारियों का चयन करते हैं, आउटलुक भेजे जाने के लिए तैयार दो अलग-अलग ईमेल ड्राफ़्ट जेनरेट करता है।

चूंकि मैक्रो केवल प्रदर्शन . प्रदान करता है कमांड, आउटलुक ईमेल ड्राफ्ट को बिना भेजे ही प्रदर्शित करता है। भेजें . का उपयोग करें Excel . से स्वचालित रूप से ईमेल भेजने का आदेश आउटलुक . के लिए सेल प्रविष्टियों का उपयोग करना।

और पढ़ें: एक्सेल मैक्रो स्वचालित रूप से ईमेल भेजने के लिए (3 उपयुक्त उदाहरण)

विधि 2:विशिष्ट सेल मान के आधार पर Excel से Outlook में स्वचालित रूप से ईमेल भेजना

क्या होगा यदि हम Excel . से लक्ष्य प्राप्त करने के बाद स्वचालित ईमेल भेजना चाहते हैं आउटलुक . के लिए ? एक मैक्रो कोड इस काम को आसानी से कर सकता है।

मान लीजिए, हमारे पास त्रैमासिक बिक्री डेटा . है जैसा कि नीचे दर्शाया गया है, लक्ष्य प्राप्त करने के बाद (अर्थात, बिक्री> 2000 ) स्वचालित रूप से आउटलुक का संकेत देगा निर्दिष्ट ईमेल आईडी पर एक्सेल से ईमेल भेजने के लिए।

चरण 1: किसी भी मॉड्यूल . में निम्न मैक्रो कोड टाइप करें ।

Option Explicit
Dim Rng As Range
Sub Worksheet_Change(ByVal mRng As Range)
On Error Resume Next
If mRng.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
Set Rng = Intersect(Range("F17"), mRng)
If Rng Is Nothing Then Exit Sub
If IsNumeric(mRng.Value) And Target.Value > 2000 Then
Call ExcelToOutlook
End If
End Sub
Sub ExcelToOutlook()
Dim mApp As Object
Dim mMail As Object
Dim mMailBody As String
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set mMail = mApp.CreateItem(0)
mMailBody = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Our outlet has quarterly Sales more than the target." & vbNewLine & _
"It's a confirmation mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
On Error Resume Next
With mMail
 .To = "[email protected]"
 .CC = ""
 .BCC = ""
 .Subject = "Notification on Achieving Sales Target"
 .Body = mMailBody
 .Display 'or you can use .Send
End With
On Error GoTo 0
Set mMail = Nothing
Set mApp = Nothing
End Sub

➤ उपरोक्त छवि से, अनुभागों में,

1 - एक सेल असाइन करें (यानी, F17 ) VBA IF . को निष्पादित करने के लिए एक सीमा के भीतर बयान। यदि कथन का परिणाम सत्य . है , मैक्रो निष्पादन के लिए दूसरे मैक्रो को कॉल करता है।

2 - चर प्रकार घोषित करें और उन्हें आउटलुक . को पॉप्युलेट करने के लिए असाइन करें की प्रविष्टियां।

3 - VBA के साथ प्रदर्शन करें ईमेल प्रविष्टियों में चर निर्दिष्ट करने के लिए कथन। भेजें . का उपयोग करें प्रदर्शन . के बजाय आदेश यदि आप सीधे उनकी समीक्षा किए बिना ईमेल भेजना चाहते हैं। प्राप्तकर्ता ईमेल मैक्रो के भीतर डाला गया है। यदि आप प्राप्तकर्ता की ईमेल आईडी को स्वचालित रूप से सम्मिलित करना चाहते हैं तो वैकल्पिक तरीकों का उपयोग करें।

4 - असाइनमेंट से कुछ चर साफ़ करें।

चरण 2: F5 . का प्रयोग करें मैक्रो चलाने के लिए कुंजी। एक पल में, एक्सेल आउटलुक प्राप्त करता है निम्नलिखित में दिखाए गए अनुसार स्वचालित रूप से बनाए गए ड्राफ्ट ईमेल के साथ। आप भेजें . पर क्लिक कर सकते हैं या भेजें . का उपयोग करके ऑटो-भेजें मैक्रो में कमांड।

और पढ़ें: सेल सामग्री (2 तरीके) के आधार पर एक्सेल से स्वचालित रूप से ईमेल भेजें

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विधि 3:आउटलुक द्वारा एक्सेल से सक्रिय वर्कशीट के साथ ईमेल भेजने के लिए वीबीए मैक्रो का उपयोग करना

वैकल्पिक रूप से, ऐसे उदाहरण भी हो सकते हैं जहां हमें एक संपूर्ण सक्रिय पत्रक . भेजने की आवश्यकता हो एक निर्दिष्ट ईमेल पते पर। उस स्थिति में, हम एक VBA कस्टम फ़ंक्शन . का उपयोग कर सकते हैं मैक्रो के भीतर बुलाया जाना।

चरण 1: नीचे दिए गए मैक्रो को मॉड्यूल . में डालें ।

Function ExcelOutlook(mTo, mSub As String, Optional mCC As String, Optional mBd As String) As Boolean
On Error Resume Next
Dim mApp As Object
Dim rItem As Object
Set mApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set rItem = mApp.CreateItem(0)
With rItem
 .To = mTo
 .CC = ""
 .Subject = mSub
 .Body = mBd
 .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
 .Display 'or you can use .Send
End With
Set rItem = Nothing
Set mApp = Nothing
End Function
Sub OutlookMail()
Dim mTo As String
Dim mSub As String
Dim mBd As String
mTo = "[email protected]"
mSub = "Quarterly Sales Data"
mBd = "Greetings Sir" & vbNewLine & vbNewLine & _
"Kindly find Outlet's Quarterly Sales data attached with this mail." & vbNewLine & _
"It's a notification mail." & vbNewLine & vbNewLine & _
"Regards" & vbNewLine & _
"Outlet Team"
If ExcelOutlook(mTo, mSub, , mBd) = True Then
 MsgBox "Successfully created the Mail draft or Sent"
End If
End Sub

➤ उपरोक्त छवि से, कोड के अनुभाग,

1 - वैरिएबल घोषित करें और सेट करें।

2 - VBA With . का उपयोग करके कमांड असाइन करें बयान। प्रदर्शन . का उपयोग करें या भेजें क्रमशः ईमेल की समीक्षा या सीधे भेजने के लिए आदेश।

3 - पहले सेट किए गए वेरिएबल को साफ़ करें।

4 - VBA के साथ असाइन करें पाठ के साथ आदेश।

5 - VBA कस्टम फ़ंक्शन निष्पादित करें ।

चरण 2: मैक्रो को निष्पादित करने के लिए F5 press दबाएं , और तुरंत एक्सेल आउटलुक . लाता है नीचे दी गई छवि के समान समीक्षा करने के लिए एक ड्राफ़्ट ईमेल के साथ। बाद में, आप इसे भेजने के लिए अच्छे हैं।

और पढ़ें: Excel का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल कैसे भेजें (3 तरीके)

विधि 4:HYPERLINK फ़ंक्शन का उपयोग करके Excel से Outlook को स्वचालित ईमेल भेजना

हाइपरलिंक फ़ंक्शन आउटलुक . लाने के लिए Excel कक्षों में क्लिक करने योग्य लिंक उत्पन्न करता है एक्सेल से स्वचालित ईमेल भेजने के माध्यम के रूप में।

चरण 1: सेल में निम्न सूत्र टाइप करें H5 ।

हाइपरलिंक फ़ंक्शन लेता है “MailTo:”&C5&”?Subject="&F5&"&cc="&$D$2&”&body="&G 5 के रूप में link_location , और “यहां क्लिक करें” दोस्ताना_नाम . के रूप में ।

चरण 2: ENTER दबाएं लिंक पेस्ट करने के लिए। फिर लिंक पर क्लिक करें।

चरण 3: एक्सेल आपको आउटलुक पर ले जाता है . और आप सभी आउटलुक . देखते हैं प्रविष्टियां एक्सेल से असाइन किए गए डेटा से भरी हुई हैं। भेजें . पर क्लिक करें ।

चरण 4: फिल हैंडल . को खीचें अन्य कक्षों में सूत्र लागू करने के लिए।

और पढ़ें: Excel में शर्त पूरी होने पर स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें

निष्कर्ष

VBA मैक्रो वेरिएंट और हाइपरलिंक एक्सेल से आउटलुक में स्वचालित ईमेल भेजते समय फ़ंक्शन मददगार हो सकता है। आशा है कि आपको अपनी पसंदीदा विधि ऊपर वर्णित विधियों में मिल जाएगी। टिप्पणी, अगर आपके पास और पूछताछ है या जोड़ने के लिए कुछ है।

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