एक्सेल का उपयोग मुख्य रूप से डेटाशीट बनाने . के लिए किया जाता है और गणना करना कैलकुलेटर की मदद के बिना। व्यावसायिक संगठन एक्सेल का उपयोग किए बिना एक भी दिन बिताने के बारे में नहीं सोच सकते। हालाँकि, व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, एक्सेल फ़ाइलों को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन अगर फ़ाइल का आकार बहुत अधिक है तो इसमें बहुत समय लगता है। फिर से, डेटाशीट में किसी भी बदलाव को अपडेट होने में लंबा समय लगता है। इसलिए बड़े फ़ाइल आकार . का कारण निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण है एक एक्सेल वर्कबुक में। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है यह निर्धारित करने के लिए मैं दिखाऊंगा।
बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार का कारण क्या है यह निर्धारित करने के 10 उपयुक्त तरीके
इस खंड में आपको यह निर्धारित करने के लिए 10 उपयुक्त तरीके मिलेंगे कि एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार का क्या कारण है। आइए अब उन्हें देखें!
<एच3>1. अनावश्यक हिडन वर्कशीट की जांच करेंयदि आपने किसी अन्य व्यक्ति से एक्सेल फाइल प्राप्त की है या इसे नेट से डाउनलोड किया है, तो प्राप्त/डाउनलोड की गई फाइल में कुछ छिपी हुई वर्कशीट हो सकती है। वर्किंग शीट्स की वास्तविक संख्या जानने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें
- सबसे पहले, समीक्षा पर जाएं tab> क्लिक करें कार्यपुस्तिका सांख्यिकी ।
- फिर एक पॉप-अप दिखाई देगा जिसमें शीट की वास्तविक संख्या दिखाई देगी।
मान लें कि पॉप-अप दिखा रहा है कि सक्रिय फ़ाइल के लिए शीट्स की संख्या 3 है लेकिन आप केवल 2 शीट देख सकते हैं। हो सकता है कि अनावश्यक शीट छुपा दी गई हो लेकिन यह अभी भी फ़ाइल का आकार बढ़ा रही है। शीट को दिखाने के लिए:
- यहां, शीट के नाम पर, माउस को राइट-क्लिक करें> अनहाइड क्लिक करें ।
- फिर, छिपी हुई चादरें दिखाई देंगी। वह शीट चुनें जिसे आप दिखाना चाहते हैं> ठीक क्लिक करें ।
- इसलिए, आपकी छिपी हुई शीट दिखाई देगी। अब आप उन्हें हटा सकते हैं यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है।
तो, छिपी हुई फ़ाइल एक्सेल में बड़े फ़ाइल आकार के मुख्य कारणों में से एक है।
<एच3>2. जांचें कि क्या बाइनरी प्रारूप (.xlsb) फ़ाइल का आकार कम करता है या नहींएक एक्सेल फ़ाइल (.xlsx .) के रूप में सहेजी जाती है ) डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ाइल स्वरूप। लेकिन, जब आप इसे बाइनरी प्रारूप में सहेजते हैं (.xlsb ), फ़ाइल का आकार अपने आप कम हो जाता है। इसलिए, यदि आपको छोटे आकार वाली एक्सेल फ़ाइल की आवश्यकता है, तो फ़ाइल के प्रारूप की जाँच करें क्योंकि डिफ़ॉल्ट (.xlsx) प्रारूप फ़ाइल का आकार बढ़ाने का एक कारण है।
और अगर आप फाइल को बाइनरी में बदलना चाहते हैं (.xlsb ) प्रारूप:
- सबसे पहले, फ़ाइल की एक कॉपी को एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (*.xlsb) में सेव करें प्रारूप।
- फिर, बाइनरी . की तुलना करें डिफ़ॉल्ट . के साथ प्रारूपित करें प्रारूप। आप देखेंगे कि बाइनरी प्रारूप ने डिफ़ॉल्ट . की तुलना में कम मेमोरी की खपत की है प्रारूप।
तो, फ़ाइल का आकार बढ़ाने के लिए डिफ़ॉल्ट प्रारूप भी जिम्मेदार है।
और पढ़ें: बड़ी एक्सेल फ़ाइल का आकार 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)
<एच3>3. बड़ी फ़ाइल आकार के कारण अप्रयुक्त वर्कशीट की उपस्थितिनई वर्किंग शीट्स की शुरूआत के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ता है। आपकी एक्सेल फ़ाइल में एक अप्रयुक्त या अनावश्यक रूप से उपयोग की जाने वाली शीट हो सकती है जो आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ाने के लिए जिम्मेदार है। इसलिए, जांचें कि क्या आपकी फ़ाइल में कोई अनावश्यक वर्किंग शीट है जिसमें कोई सूत्र या कोई अन्य सुविधाएँ नहीं हैं, बल्कि केवल कुछ कच्चा डेटा है। यदि ऐसा है, तो बस अपनी जरूरत के डेटा को किसी अन्य शीट पर कॉपी करें और अप्रयुक्त शीट को हटा दें और इससे आपको फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिलेगी।
<एच3>4. एक्सेल फ़ाइल में रिक्त स्थान निर्धारित करेंएक्सेल में फ़ाइल का आकार बढ़ाने के सबसे सामान्य कारणों में से एक वर्किंग शीट में रिक्त स्थान है। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या शीट में कोई रिक्त स्थान है, बस CTRL+END press दबाएं और कर्सर आपको अंतिम सक्रिय कार्यशील कक्ष में ले जाएगा।
यदि यह आपको अपने डेटा से कई पंक्तियों या स्तंभों को ले जाता है, तो सभी आकर्षक सेल मेमोरी के आकार को बढ़ाने के लिए जिम्मेदार होते हैं। यदि आप इसे ठीक करना चाहते हैं और इन सभी अतिरिक्त कक्षों को हटाना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- सबसे पहले, अपनी पहली खाली पंक्ति या कॉलम चुनें। बस SHIFT+SPACE दबाएं (पंक्ति के लिए) या CTRL+SPACE (कॉलम के लिए)।
- अब, CTRL+SHIFT+नीचे तीर दबाएं (या दायां तीर) कार्यपत्रक के बहुत नीचे या बहुत दाएँ कक्ष का चयन करने के लिए।
- उसके बाद हटाएं . दबाने से बचें बटन। बस माउस पर राइट-क्लिक करें और हटाएं choose चुनें . याद रखें, हटाएं . दबाएं और हटाएं . का चयन करना वही परिणाम नहीं दिखाएगा।
5. अनावश्यक स्वरूपण के कारण बड़ी फ़ाइल आकार
आपकी फ़ाइल को आंखों को सुकून देने वाला और पाठक के अनुकूल बनाने के लिए एक विशेष तरीके से प्रस्तुत कच्चे डेटा की आवश्यकता हो सकती है। लेकिन जैसे ही आप कार्यपत्रक में अपने कक्षों को प्रारूपित करते हैं, फ़ाइल का आकार आनुपातिक रूप से बढ़ जाता है। इसलिए, मैं आपको सलाह दूंगा कि आप अपने डेटा में कोई अनावश्यक स्वरूपण न करें। बेशक, आपको अपने काम के उद्देश्य के लिए या अपने ग्राहकों के लिए स्वरूपण की आवश्यकता है, लेकिन मैं ओवर स्वरूपण के बारे में बात कर रहा हूं जो केवल आंखों को प्रसन्न करने के लिए किया जाता है, और किसी भी आंतरिक फ़ाइल के लिए जिसे वास्तव में किसी स्वरूपण की आवश्यकता नहीं होती है।
और अंतिम लेकिन कम से कम, स्पष्ट स्वरूपण के बारे में सावधान रहें क्योंकि समाशोधन डॉलर के चिह्न को हटा सकता है और अन्य महत्वपूर्ण विशेषताएं गायब हो सकती हैं।
फ़ॉर्मेटिंग साफ़ करने के लिए:
- डेटा चुनें> होम पर जाएं टैब> क्लिक करें संपादन> साफ़ करें> स्वरूप साफ़ करें का चयन करें ।
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एक्सेल शीट में गणना विकल्प आमतौर पर स्वचालित . पर सेट होता है और यह कैलकुलेटर को तेजी से करने में बहुत मददगार है। लेकिन साथ ही, यह कुछ हद तक बड़े फ़ाइल आकार पैदा करने के लिए भी जिम्मेदार होता है। तो, बड़े आकार की एक्सेल फाइलों के लिए, यह फाइल के आकार को कम करने में मददगार है। इसके लिए बस फॉर्मूला पर जाएं टैब करें और फिर मैन्युअल . चुनें गणना विकल्प . से ।
यदि आपकी एक्सेल फाइल में बड़े पैमाने के सम्मिलित चित्र हैं, तो यह आपकी फ़ाइल का आकार भी बढ़ा सकता है। अपने चित्र के पैमाने के आकार को कम करने के लिए:
- सबसे पहले, चित्र पर क्लिक करें और उस पर राइट-क्लिक करें> आकार और गुण चुनें ।
- फिर, फॉर्मेट पिक्चर डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यहां से, आप नई ऊंचाई असाइन कर सकते हैं और चौड़ाई चित्र का आकार कम करने के लिए।
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8. अप्रयुक्त पिवट टेबल और चार्ट की जांच करें
फ़ाइल का आकार बड़ा होने का एक प्रमुख कारण पिवट टेबल . की उपस्थिति है और चार्ट। डेटा का त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए मुख्य रूप से पिवट टेबल का उपयोग किया जाता है। यह फ़ाइल आकार में काफी वृद्धि करता है। इसलिए, यह जांचना चाहिए कि एक्सेल शीट में कोई अनावश्यक पिवट टेबल तो नहीं है। यदि पिवट टेबल केवल एक बार उपयोग के लिए है, तो उन्हें जल्दी से हटा देना बेहतर है क्योंकि इससे फ़ाइल का आकार छोटा करने में मदद मिलेगी। वही चार्ट के लिए जाता है। इसलिए, मैं आपको पिवट टेबल और चार्ट के अनावश्यक उपयोग से बचने की सलाह दूंगा।
9. छिपे हुए कक्षों की जांच करें
छिपी हुई कोशिकाओं वाली एक्सेल फाइलें भी फाइल के आकार को बढ़ाने के लिए जिम्मेदार होती हैं। इस मामले में, आपको केवल छिपी हुई कोशिकाओं को दिखाना होगा और उन्हें हटाना होगा। यह एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने में आपकी सहायता करेगा।
<एच3>10. शीट को नई फ़ाइल में कॉपी करेंआप शीट या शीट के समूह को नई फ़ाइल में कॉपी करके यह भी जांच सकते हैं कि कौन सी शीट बड़े आकार में है। शीट कॉपी करने के लिए:
- सबसे पहले, शीट के नाम पर राइट-क्लिक करें> स्थानांतरित करें या कॉपी करें चुनें ।
- अब, चुनें (नई किताब) और प्रतिलिपि बनाएं mark चिह्नित करें ।
अंत में, नई कार्यपुस्तिका सहेजें और फ़ाइल का आकार जांचें। आप बहुत बड़े फ़ाइल आकार के लिए परिवर्तन देख पाएंगे।
निष्कर्ष
इस आलेख में, आपने सीखा है कि कैसे निर्धारित किया जाए कि Excel में बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है। मुझे आशा है कि अब से आप शीघ्रता से यह निर्धारित कर सकते हैं कि किसी Excel कार्यपुस्तिका में बड़े फ़ाइल आकार का कारण क्या है। यदि आपके पास इस लेख के संबंध में कोई बेहतर तरीका या प्रश्न या प्रतिक्रिया है, तो कृपया उन्हें कमेंट बॉक्स में साझा करना न भूलें। इससे मुझे अपने आगामी लेखों को समृद्ध बनाने में मदद मिलेगी। अधिक प्रश्नों के लिए, कृपया हमारी वेबसाइट पर जाएँ ExcelDemy . आपका दिन शुभ हो!
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