बड़े एक्सेल फाइलों के मूल कारणों की पहचान करें और उन्हें हल करें

एक्सेल का उपयोग मुख्य रूप से डेटाशीट बनाने और कैलकुलेटर की मदद के बिना गणना करने के लिए किया जाता है। व्यावसायिक संगठन एक्सेल का उपयोग किए बिना एक दिन भी नहीं गुजार सकते। हालांकि, व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, एक्सेल फाइलों को व्यक्ति से व्यक्ति तक स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन अगर फाइल साइज बहुत अधिक है तो इसमें बहुत समय लगता है। फिर, डेटाशीट में किसी भी बदलाव को अपडेट होने में लंबा समय लगता है। इसलिए एक्सेल वर्कबुक में बड़े फाइल साइज के कारण का निर्धारण करना बहुत महत्वपूर्ण है। इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में बड़े फाइल साइज का कारण क्या है, यह कैसे निर्धारित करें।

एक्सेल में बड़े फाइल साइज का कारण निर्धारित करने के 10 उपयुक्त तरीके

इस खंड में आपको एक्सेल में बड़े फाइल साइज का कारण निर्धारित करने के 10 उपयुक्त तरीके मिलेंगे। आइए अब उन्हें जांचें!

1. अनावश्यक छिपी वर्कशीट की जांच करें

यदि आपने किसी और से एक्सेल फाइल प्राप्त की है या इसे नेट से डाउनलोड किया है, तो प्राप्त/डाउनलोड की गई फाइल में कुछ छिपी हुई वर्कशीट हो सकती हैं। वास्तविक वर्किंग शीट की संख्या जानने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें

• सबसे पहले, रिव्यू टैब > वर्कबुक स्टैटिस्टिक्स पर क्लिक करें।

• फिर एक पॉप-अप दिखाई देगा जो शीट की वास्तविक संख्या दिखाएगा।

मान लीजिए पॉप-अप दिखा रहा है कि सक्रिय फाइल के लिए शीट की संख्या 3 है लेकिन आप केवल 2 शीट देख सकते हैं। अनावश्यक शीट छिपी हो सकती है लेकिन यह अभी भी फाइल साइज बढ़ा रही है। शीट को अनहाइड करने के लिए:

• यहां, शीट नाम पर, माउस राइट-क्लिक करें > अनहाइड पर क्लिक करें।

• फिर, छिपी हुई शीट दिखाई देंगी। वह शीट चुनें जिसे आप अनहाइड करना चाहते हैं > OK पर क्लिक करें।

• इस प्रकार, आपकी छिपी हुई शीट दिखाई देगी। अब आप उन्हें हटा सकते हैं यदि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है।

तो, छिपी हुई फाइल एक्सेल में बड़े फाइल साइज के मुख्य कारणों में से एक है।

2. जांचें कि क्या बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) फाइल साइज कम करता है या नहीं

एक एक्सेल फाइल डिफ़ॉल्ट रूप से (.xlsx) फाइल फॉर्मेट के रूप में सेव होती है। लेकिन, जब आप इसे बाइनरी फॉर्मेट (.xlsb) में सेव करते हैं, तो फाइल साइज स्वचालित रूप से कम हो जाता है। इसलिए, यदि आपको छोटे आकार की एक्सेल फाइल चाहिए, तो फाइल के फॉर्मेट की जांच करें क्योंकि डिफॉल्ट (.xlsx) फॉर्मेट फाइल साइज बढ़ाने के कारणों में से एक है।

और यदि आप फाइल को बाइनरी (.xlsb) फॉर्मेट में बदलना चाहते हैं:

• सबसे पहले, फाइल की एक कॉपी एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (*.xlsb) फॉर्मेट में सेव करें।

• फिर, बाइनरी फॉर्मेट की तुलना डिफॉल्ट फॉर्मेट से करें। आप देखेंगे कि बाइनरी फॉर्मेट ने डिफॉल्ट फॉर्मेट की तुलना में कम मेमोरी खपत की है।

तो, डिफॉल्ट फॉर्मेट भी फाइल साइज बढ़ाने के लिए जिम्मेदार है।

अधिक पढ़ें: बड़े एक्सेल फाइल साइज को 40-60% तक कम करें (12 सिद्ध तरीके)

3. अप्रयुक्त वर्कशीट की उपस्थिति बड़े फाइल साइज का कारण

नई वर्किंग शीट की शुरूआत के साथ एक्सेल फाइल साइज बढ़ता है। आपकी एक्सेल फाइल में एक अप्रयुक्त या अनावश्यक रूप से उपयोग की गई शीट हो सकती है जो आपके फाइल साइज को बढ़ाने के लिए जिम्मेदार है। इसलिए, जांचें कि क्या आपकी फाइल में कोई अनावश्यक वर्किंग शीट है जिसमें कोई फ़ॉर्मूला या अन्य विशेषताएं नहीं हैं बल्कि केवल कुछ रॉ डेटा है। यदि हां, तो बस जरूरी डेटा को दूसरी शीट पर कॉपी करें और अप्रयुक्त शीट को हटा दें और यह फाइल साइज कम करने में आपकी मदद करेगा।

4. एक्सेल फाइल में खाली जगह निर्धारित करें

वर्किंग शीट में खाली जगह एक्सेल में फाइल साइज बढ़ने के सबसे आम कारणों में से एक है। यह निर्धारित करने के लिए कि शीट में कोई खाली जगह है या नहीं, बस CTRL+END दबाएं और कर्सर आपको अंतिम सक्रिय वर्किंग सेल पर ले जाएगा।

यदि यह आपको आपके डेटा से कई रो या कॉलम आगे ले जाता है, तो उन सभी एंगेजिंग सेल्स मेमोरी साइज बढ़ाने के लिए जिम्मेदार हैं। यदि आप इसे ठीक करना चाहते हैं और इन सभी अतिरिक्त सेल्स को हटाना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

• सबसे पहले, अपनी पहली खाली रो या कॉलम चुनें। बस SHIFT+SPACE (रो के लिए) या CTRL+SPACE (कॉलम के लिए) दबाएं।

• अब, वर्कशीट के बहुत नीचे या बहुत दाएं सेल को चुनने के लिए CTRL+SHIFT+DOWN ARROW (या RIGHT ARROW) दबाएं।

• उसके बाद DELETE बटन दबाने से बचें। बस माउस पर राइट-क्लिक करें और डिलीट चुनें। याद रखें, DELETE दबाने और डिलीट चुनने से समान परिणाम नहीं मिलेगा।

5. अनावश्यक फॉर्मेटिंग बड़े फाइल साइज का कारण

आपकी फाइल को रॉ डेटा को विशेष तरीके से प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि यह आंखों को सुखदायक और पाठक के अनुकूल लगे। लेकिन जैसे ही आप वर्कशीट में अपने सेल्स को फॉर्मेट करते हैं, फाइल साइज आनुपातिक रूप से बढ़ जाता है। इसलिए, मैं आपको सलाह दूंगा कि आप अपने डेटा पर कोई अनावश्यक फॉर्मेटिंग न करें। बेशक, आपको अपने काम के उद्देश्य या अपने ग्राहकों के लिए फॉर्मेटिंग की आवश्यकता है, लेकिन मैं उस ओवर फॉर्मेटिंग के बारे में बात कर रहा हूं जो केवल आंखों को खुश करने के लिए की जाती है, और किसी आंतरिक फाइल के लिए जो वास्तव में किसी फॉर्मेटिंग की आवश्यकता नहीं रखती।

और अंतिम लेकिन कम नहीं, क्लियर फॉर्मेटिंग के बारे में सावधान रहें क्योंकि क्लियर करने से डॉलर साइन और अन्य महत्वपूर्ण विशेषताएं भी गायब हो सकती हैं।

फॉर्मेटिंग क्लियर करने के लिए:

• डेटा चुनें > होम टैब पर जाएं > एडिटिंग पर क्लिक करें > क्लियर > क्लियर फॉर्मेट चुनें।

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6. मैनुअल कैलकुलेशन लागू करना

एक्सेल शीट में कैलकुलेशन विकल्प आमतौर पर ऑटोमैटिक पर सेट होता है और यह कैलकुलेटर को तेजी से 수행 करने में बहुत मददगार होता है। लेकिन साथ ही, यह कुछ हद तक बड़े फाइल साइज का कारण भी होता है। इसलिए, बड़े आकार की एक्सेल फाइलों के लिए, यह फाइल साइज कम करने में मददगार है। इसके लिए, बस फ़ॉर्मूला टैब पर जाएं और फिर कैलकुलेशन ऑप्शन से मैनुअल चुनें।

7. एक्सेल में पिक्चर साइज निर्धारित करना और कम करना

यदि आपकी एक्सेल फाइल में बड़े पैमाने पर डाली गई तस्वीरें हैं, तो यह आपके फाइल साइज को भी बढ़ा सकती है। अपनी तस्वीर के स्केल साइज को कम करने के लिए:

• सबसे पहले, तस्वीर पर क्लिक करें और उस पर राइट-क्लिक करें > साइज एंड प्रॉपर्टीज चुनें।

• फिर, फॉर्मेट पिक्चर डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यहां से, आप तस्वीर की नई ऊंचाई और चौड़ाई निर्दिष्ट करके साइज कम कर सकते हैं।

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8. अप्रयुक्त पिवट टेबल और चार्ट की जांच करें

फाइल साइज के बड़े होने का एक प्रमुख कारण पिवट टेबल और चार्ट की उपस्थिति है। पिवट टेबल मुख्य रूप से डेटा का त्वरित सारांश प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। यह फाइल साइज को काफी बढ़ाता है। इसलिए, जांचना चाहिए कि क्या एक्सेल शीट में कोई अनावश्यक पिवट टेबल है। यदि पिवट टेबल केवल एक बार उपयोग के लिए है, तो उन्हें तुरंत हटाना बेहतर है क्योंकि यह फाइल साइज को छोटा बनाने में मदद करेगा। चार्ट के लिए भी यही बात लागू होती है। इसलिए, मैं आपको पिवट टेबल और चार्ट के अनावश्यक उपयोग से बचने की सलाह दूंगा।

9. छिपे हुए सेल्स की जांच करें

छिपे हुए सेल्स वाली एक्सेल फाइलें भी फाइल साइज बढ़ाने के लिए जिम्मेदार हैं। इस मामले में, आपको बस छिपे हुए सेल्स को अनहाइड करना होगा और उन्हें हटाना होगा। यह एक्सेल फाइल के साइज को कम करने में आपकी मदद करेगा।

10. शीट्स को नई फाइल में कॉपी करें

आप यह भी जांच सकते हैं कि कौन सी शीट शीट्स या शीट्स के समूह को नई फाइल में कॉपी करके बड़ा आकार घेर रही है। शीट्स कॉपी करने के लिए:

• सबसे पहले, शीट नाम पर राइट-क्लिक करें > मूव ऑर कॉपी चुनें।

• अब, (न्यू बुक) चुनें और क्रिएट अ कॉपी मार्क करें।

अंत में, नई वर्कबुक सेव करें और फाइल के साइज की जांच करें। आप बहुत बड़े फाइल साइज के लिए बदलाव नोटिस कर पाएंगे।

निष्कर्ष

इस लेख में, आपने सीखा कि एक्सेल में बड़े फाइल साइज का कारण क्या है, यह कैसे निर्धारित करें। मुझे आशा है कि अब से आप एक्सेल वर्कबुक में बड़े फाइल साइज का कारण जल्दी से निर्धारित कर पाएंगे। यदि आपके पास कोई बेहतर तरीका या इस लेख के संबंध में प्रश्न या प्रतिक्रिया है, तो कृपया उन्हें कमेंट बॉक्स में साझा करना न भूलें। यह मेरे आगामी लेखों को समृद्ध करने में मदद करेगा। अधिक प्रश्नों के लिए, कृपया हमारी वेबसाइट एक्सेलडेमि पर जाएं। आपका दिन शुभ हो!

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