माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया में सबसे लोकप्रिय स्प्रेडशीट एप्लिकेशन बना हुआ है। एक्सेल स्प्रेडशीट डेटा अक्सर संवेदनशील होता है, जिसमें व्यक्तिगत या वित्तीय डेटा होता है। समझदारी से, आप अपने एक्सेल फाइलों के लिए अतिरिक्त सुरक्षा पर विचार कर सकते हैं, जैसे पासवर्ड।
आप एकीकृत एक्सेल पासवर्ड टूल या थर्ड-पार्टी एक्सेल पासवर्ड विकल्पों सहित कई विकल्पों का उपयोग करके किसी भी एक्सेल फाइल को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं।
1. एकीकृत टूल का उपयोग करके एक्सेल शीट को पासवर्ड से सुरक्षित करें
एक्सेल पासवर्ड सुरक्षा के लिए पहला विकल्प एक एकीकृत टूल है। संपूर्ण माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट में एक पासवर्ड सुरक्षा टूल है जिसका उपयोग आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट्स, वर्ड डॉक्यूमेंट्स, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन आदि को सुरक्षित करने के लिए कर सकते हैं।
एक्सेल में, फाइल > इन्फो पर जाएं। प्रोटेक्ट वर्कबुक चुनें, फिर ड्रॉपडाउन मेनू से एन्क्रिप्ट विद पासवर्ड चुनें।
अब, अपने एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए एक सुरक्षित पासवर्ड दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि आपका पासवर्ड मजबूत और अद्वितीय है, ओके दबाएं, फिर पुष्टि करने के लिए अपना पासवर्ड फिर से दर्ज करें।
अगली बार जब आप एक्सेल स्प्रेडशीट खोलने का प्रयास करेंगे, तो आप पासवर्ड एंट्री फॉर्म से मिलेंगे।
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माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पासवर्ड सुरक्षा कितनी सुरक्षित है?
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 97-2003 ने RC4 के रूप में ज्ञात एक बहुत खराब एन्क्रिप्शन मानक का उपयोग किया। पुराने एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम में कई कमजोरियां हैं, जो पुराने एक्सेल डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड क्रैक करना अविश्वसनीय रूप से आसान बनाती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007-2013 में एक उन्नत एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम देखा गया, जो बहुत मजबूत AES-128 एल्गोरिदम पर स्विच कर गया। ऑफिस 2016-2019 AES-256 एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम का उपयोग करता है, जो मौजूदा तकनीक का उपयोग करके उचित समय सीमा के भीतर अटूट है।
अतिरिक्त एक्सेल सुरक्षा
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कुछ अतिरिक्त सुरक्षा विशेषताएं भी हैं:
- फाइनल के रूप में मार्क करें: फाइल को पूरा के रूप में चिह्नित करता है, जो स्प्रेडशीट के अन्य उपयोगकर्ताओं को सूचित करता है कि उन्हें कोई परिवर्तन नहीं करना चाहिए। हालांकि, फाइनल के रूप में स्प्रेडशीट को चिह्नित करने से कोई अतिरिक्त पासवर्ड सुरक्षा प्रदान नहीं होती है।
- वर्तमान शीट सुरक्षित करें: जब आप एक्सेल शीट को पासवर्ड से सुरक्षित करते हैं तो आप अपनी वर्कबुक के भीतर एक विशिष्ट स्प्रेडशीट पर सुरक्षा की एक छोटी अतिरिक्त परत जोड़ सकते हैं। एक्सेल फाइल तक पहुंच वाले लोग अभी भी स्प्रेडशीट देख सकते हैं लेकिन सही पासवर्ड के बिना कोई परिवर्तन नहीं कर सकते। आप इसके लिए एक अलग पासवर्ड भी उपयोग कर सकते हैं।
- एक्सेस प्रतिबंधित करें: बड़े संगठन सुरक्षा टेम्पलेट्स या अन्य पहचानकर्ताओं का उपयोग करके कुछ व्यक्तियों तक पहुंच प्रतिबंधित करने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
- डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें: डिजिटल हस्ताक्षर विकल्प सत्यापित करता है कि फाइल प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच अनछुई रहती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि सामग्री समान है।
आप एक्सेल स्प्रेडशीट पासवर्ड सुरक्षा विकल्प के साथ अतिरिक्त सुरक्षा सुविधाओं के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं, खासकर यदि आप एक्सेल स्प्रेडशीट साझा कर रहे हैं।
2. 7-Zip
एक ही समय में कई एक्सेल फाइलों को एन्क्रिप्ट करने का एक शानदार तरीका मुफ्त आर्काइव टूल, 7-Zip का उपयोग करके कई एक्सेल फाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करना है। आप 7-Zip का उपयोग व्यक्तिगत एक्सेल फाइलों के पूरे फ़ोल्डर को एन्क्रिप्ट करने के लिए कर सकते हैं, एक्सेल स्प्रेडशीट्स के पूरे चयन को एक-एक करके के बजाय पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं।
सबसे पहले, 7-Zip का नवीनतम संस्करण डाउनलोड और इंस्टॉल करें। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, अपने एक्सेल स्प्रेडशीट्स वाले फ़ोल्डर पर जाएं। अब, उन फाइलों पर अपना माउस कर्सर खींचें जिन्हें आप पासवर्ड से सुरक्षित करना चाहते हैं ताकि उन सभी का चयन हो जाए। वैकल्पिक रूप से, अपने माउस से व्यक्तिगत फाइलों का चयन करने के लिए CTRL दबाए रखें और बाएं क्लिक करें।
अपने चयन को अंतिम रूप देने के बाद, राइट-क्लिक करें और 7-Zip आर्काइव विकल्प खोलने के लिए 7-Zip > आर्काइव में जोड़ें चुनें। एन्क्रिप्शन विकल्प दाईं ओर हैं। एक मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड दर्ज करें, फिर ओके दबाएं।
अब, आर्काइव के अंदर किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट को खोलने से पहले आपको पासवर्ड दर्ज करना होगा। लेकिन आर्काइव के बाहर की स्प्रेडशीट्स पासवर्ड से सुरक्षित नहीं हैं। गैर-पासवर्ड संरक्षित एक्सेल स्प्रेडशीट्स (आर्काइव के बाहर) का चयन करें और उन्हें हटा दें।
3. विंडोज एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम
विंडोज एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम (EFS) व्यक्तिगत फाइलों के लिए विंडोज एकीकृत एन्क्रिप्शन सिस्टम है। EFS बिटलॉकर के विपरीत है, जिसका उपयोग आप फुल डिस्क एन्क्रिप्शन के लिए करते हैं। इसके बजाय, EFS फाइल-दर-फाइल आधार पर काम करता है, एक्सेल स्प्रेडशीट को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए बिल्कुल सही।
EFS का उपयोग करके अपनी फाइल को एन्क्रिप्ट करने के लिए, एक्सेल स्प्रेडशीट पर राइट-क्लिक करें और प्रॉपर्टीज चुनें। अब, एडवांस्ड, चुनें फिर डेटा को सुरक्षित करने के लिए सामग्री एन्क्रिप्ट करें बॉक्स को चेक करें। ओके दबाएं, फिर लागू करें।
एन्क्रिप्शन चेतावनी दिखाई देगी। यह बताता है कि कुछ परिस्थितियों में एकल फाइल को एन्क्रिप्ट करने से समस्या हो सकती है और पूरे फ़ोल्डर को एन्क्रिप्ट करने से अधिक सुरक्षा मिलती है। यदि फाइल अक्सर एक्सेस किए जाने वाले फ़ोल्डर में है, तो आपको किसी अन्य फाइल को एक्सेस करने के लिए हर बार फ़ोल्डर को अनलॉक करना होगा। इसके आसपास का एक तरीका है अपनी टेक्स्ट फाइल को एक अलग फ़ोल्डर में रखें और इसे अपने सुरक्षित फ़ोल्डर के रूप में उपयोग करें।
अपने चयन की पुष्टि करने के बाद, एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम आपसे पूछेगा कि क्या आप एन्क्रिप्शन कुंजी का बैकअप लेना चाहते हैं। यदि आप अपना डिक्रिप्शन पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप का उपयोग कर सकते हैं।
अपने एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप को निर्यात करना
यदि आप अतिरिक्त सुरक्षा के लिए अपने एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप को निर्यात करना चुनते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट सर्टिफिकेट एक्सपोर्ट विज़ार्ड चलेगा। विज़ार्ड आपको अपने एन्क्रिप्शन कुंजी के निर्माण और निर्यात के माध्यम से मार्गदर्शन करेगा, जैसे USB फ्लैश ड्राइव।
पहले पेज से पर्सनल इन्फॉर्मेशन एक्सचेंज चुनें, और सभी विस्तारित प्रॉपर्टीज निर्यात करें चेक करें। अगले पेज पर, आपको अपनी फाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए एक सुरक्षित और अद्वितीय पासवर्ड दर्ज करना होगा। एन्क्रिप्शन प्रकार को AES256-SHA256 (बेहद मजबूत एन्क्रिप्शन!) पर स्विच करें, फिर अपने एन्क्रिप्शन कुंजी बैकअप को एक फ़ाइलनाम दें। प्रक्रिया पूरी करने के लिए फिनिश दबाएं।
एक बार प्रक्रिया पूरी हो जाने पर, आप नोटपैड टेक्स्ट फाइल आइकन पर एक छोटा लॉक आइकन देखेंगे, जो इसकी एन्क्रिप्शन स्थिति को इंगित करता है।
4. AxCrypt
एक्सेल शीट्स को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए एक और आसान टूल AxCrypt है, एक आसान लेकिन शक्तिशाली एन्क्रिप्शन टूल।
AxCrypt डाउनलोड और इंस्टॉल करें। पहली बार जब आप AxCrypt चलाते हैं, तो आपको सेटअप के माध्यम से चलना होगा। महत्वपूर्ण रूप से, साइन-अप प्रक्रिया के दौरान आपको एक वास्तविक ईमेल पता प्रदान करना होगा, अन्यथा आपको अपना मुफ्त AxCrypt लाइसेंस प्राप्त नहीं होगा। कोड प्राप्त करने के बाद, AxCrypt में जारी रखने से पहले इसे कॉपी और पेस्ट करें।
आपको एक मजबूत और अद्वितीय AxCrypt पासवर्ड भी बनाना होगा। AxCrypt पासवर्ड आपके एक्सेल स्प्रेडशीट्स के लिए एन्क्रिप्शन और डिक्रिप्शन कुंजी के रूप में कार्य करता है। AxCrypt चेतावनी पर ध्यान दें। अपना पासवर्ड पुनर्स्थापित करने से केवल फाइलों से जुड़े खाते तक पहुंच की अनुमति मिलेगी। यह आपको पुराने पासवर्ड से सुरक्षित फाइलों को डिक्रिप्ट करने की अनुमति नहीं देगा।
जब आप तैयार हों, तो एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइल को AxCrypt विंडो में ड्रैग और ड्रॉप करें। यदि आप AxCrypt में साइन इन हैं, तो यह आपकी फाइलों को स्वचालित रूप से एन्क्रिप्ट कर देगा। इसी तरह, यदि आप AxCrypt में लॉग इन हैं और किसी फ़ाइल को खोलने का प्रयास करते हैं, तो यह पासवर्ड प्रॉम्प्ट प्रस्तुत नहीं करेगा। यदि आप AxCrypt बंद करते हैं (जो आपको लॉग आउट भी करता है), तो जब आप स्प्रेडशीट खोलने का प्रयास करेंगे तो आपको पासवर्ड प्रॉम्प्ट प्राप्त होगा।
AxCrypt एक मुफ्त एन्क्रिप्शन टूल है, यही कारण है कि यह हमारे सर्वश्रेष्ठ विंडोज फ्रीवेयर प्रोग्राम्स की सूची में शामिल है।
एक्सेल स्प्रेडशीट को पासवर्ड से सुरक्षित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
पुराने दिनों में, एक्सेल फाइल या शीट को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की एकीकृत पासवर्ड सुरक्षा का उपयोग करना जोखिम भरा था। एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम पर्याप्त मजबूत नहीं था और इसमें कई कमजोरियां थीं, जिससे यह अनुपयोगी हो गया था। चूंकि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस अब AES-256 का उपयोग करता है, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके एक्सेल स्प्रेडशीट पर पासवर्ड सुरक्षा भरोसेमंद है और वर्तमान तकनीक का उपयोग करके इसे तोड़ना असंभव है।
चूंकि एकीकृत पासवर्ड सुरक्षा एक समय में केवल एक फाइल को संभालती है, आप 7-Zip एन्क्रिप्शन विकल्प पर भी विचार कर सकते हैं। यदि आप बड़ी मात्रा में एक्सेल स्प्रेडशीट्स से निपट रहे हैं जिन्हें आप सुरक्षित करना चाहते हैं, तो उन सभी को एक ही आर्काइव में पासवर्ड से सुरक्षित करना (एक मजबूत और अद्वितीय पासवर्ड के साथ!) एक आसान विकल्प है जो AES-256 का भी उपयोग करता है।
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