Office 365 में बल्क इम्पोर्ट के साथ एकाधिक उपयोगकर्ता कैसे जोड़ें

मेरी पिछली पोस्ट में, मैंने Office 365 एडमिन खाते का उपयोग करके एक नया उपयोगकर्ता खाता बनाने के बारे में बात की थी। वह प्रक्रिया अच्छी है यदि आपको 5-10 उपयोगकर्ता खाते बनाने हैं, लेकिन यदि आप 10 से अधिक लोगों की एक बड़ी टीम से जुड़ रहे हैं, तो आपको Office 365 की बल्क इम्पोर्ट सुविधा आज़मानी चाहिए।

यह सुविधा आपको एकल फ़ाइल स्रोत से Office 365 में कई उपयोगकर्ताओं की जानकारी आयात करने की अनुमति देती है। फ़ाइल कॉमा-सेपरेटेड वैल्यू (CSV) फ़ाइल होनी चाहिए और आवश्यक प्रारूप का पालन करना चाहिए। यह फिर आपके लिए बाकी काम स्वचालित रूप से करेगा।

तो, बल्क इम्पोर्ट का उपयोग करने के चरण बताने से पहले आपको सबसे पहले CSV फ़ाइलों के बारे में और Office 365 समर्थित फ़ाइल कैसे बनाएं, इसके बारे में जानना होगा।

एक CSV फ़ाइल प्रोग्राम के बीच बड़ी मात्रा में डेटा स्थानांतरित करने का एक आसान तरीका है। यह एक प्लेन-टेक्स्ट फ़ाइल है जो डेटाबेस-शैली की जानकारी को एक विशेष प्रारूप में संग्रहीत करती है। प्रारूप में प्रत्येक पंक्ति पर एक रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड के भीतर फ़ील्ड कॉमा से अलग होने चाहिए।

आप मौजूदा CSV फ़ाइल अपलोड करने के लिए Bulk add users विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं, या आप प्रदान की गई खाली CSV टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं और इसे Notepad जैसे टेक्स्ट एडिटर में संपादित कर सकते हैं।

टेम्प्लेट में उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल होते हैं जिनके तहत आप उन उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी दर्ज करते हैं जिन्हें आप आयात करना चाहते हैं। विज़ार्ड में एक नमूना CSV फ़ाइल भी शामिल है जो नमूना उपयोगकर्ता डेटा वाला सही ढंग से स्वरूपित उदाहरण प्रदान करती है।

जब आप CSV फ़ाइल बनाते हैं, तो आप उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल किसी भी भाषा या वर्ण में दर्ज कर सकते हैं, लेकिन नमूने में दिखाए गए लेबल का क्रम सही फ़ील्ड भरने के लिए महत्वपूर्ण है। आप फिर किसी भी भाषा या वर्ण का उपयोग करके फ़ील्ड में प्रविष्टियां कर सकते हैं, और अपनी फ़ाइल को Unicode या UTF-8 प्रारूप में सहेज सकते हैं।

न्यूनतम पंक्तियों की संख्या दो है, जिसमें उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल की पहली पंक्ति शामिल है (दूसरी पंक्ति एक उपयोगकर्ता है)। अधिकतम पंक्तियों की संख्या 251 है, जिसमें उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल की पहली पंक्ति शामिल है। केवल उपयोगकर्ता नाम और प्रदर्शन नाम आवश्यक प्रविष्टियाँ हैं। यदि आपको 250 से अधिक उपयोगकर्ता आयात करने हैं, तो कई CSV फ़ाइलें बनाएं।

नमूना CSV फ़ाइल में उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल और प्रत्येक के लिए अधिकतम वर्ण लंबाई:

• User Name (आवश्यक): उपयोगकर्ता नाम की अधिकतम कुल लंबाई 79 वर्ण है (@ प्रतीक सहित), प्रारूप [email protected] में। उपयोगकर्ता का उपनाम 30 वर्ण से अधिक नहीं हो सकता और डोमेन नाम 48 वर्ण से अधिक नहीं हो सकता।
• First Name: 64
• Last Name: 64
• Display Name (आवश्यक): 256
• Job Title: 64
• Department: 64
• Office Number: 128
• Office Phone: 64
• Mobile Phone: 64
• Fax: 64
• Address: 1024
• City: 128
• State or Province: 128
• ZIP or Postal Code: 40
• Country or Region: 128

Office 365 के लिए अपनी CSV फ़ाइल बनाते समय आपको इन कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए, अन्यथा आपको त्रुटि मिलेगी:

• यदि आप विभिन्न देशों या क्षेत्रों के उपयोगकर्ताओं को आयात कर रहे हैं, तो हम प्रत्येक देश या क्षेत्र के लिए एक अलग CSV फ़ाइल बनाने और प्रत्येक CSV फ़ाइल के लिए बल्क इम्पोर्ट ऑपरेशन करने की सलाह देते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप इस आयात प्रक्रिया के हिस्से के रूप में CSV फ़ाइल में उपयोगकर्ताओं के स्थान का संकेत देंगे, और प्रति बल्क इम्पोर्ट ऑपरेशन केवल एक स्थान चुना जा सकता है।
• सुनिश्चित करें कि आपकी CSV फ़ाइल का User Name कॉलम आपके प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए पूर्ण ईमेल पता (उदाहरण के लिए, [email protected]) रखता है, अन्यथा फ़ाइल अपलोड करते समय आपको त्रुटि प्राप्त होगी।

Office 365 में बल्क इम्पोर्ट से उपयोगकर्ता जोड़ें

एक बार आपकी CSV फ़ाइल तैयार हो जाने पर, आप अब कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए तैयार हैं। कार्रवाई करने के लिए निम्न चरण लें।

1. हेडर में, Admin पर क्लिक करें।

2. बाएं फलक में, Management के तहत, Users पर क्लिक करें।

3. Users पेज पर, New के बगल में तीर पर क्लिक करें, और फिर Bulk add users पर क्लिक करें।

4. Select a CSV file पेज पर, निम्न में से एक करें, और फिर Next पर क्लिक करें।

• अपने कंप्यूटर पर मौजूदा CSV फ़ाइल निर्दिष्ट करने के लिए Browse पर क्लिक करें।
• प्रदान की गई टेम्प्लेट का उपयोग करके CSV फ़ाइल बनाने के लिए Download a blank CSV file पर क्लिक करें।
• नमूना उपयोगकर्ता डेटा वाला सही ढंग से स्वरूपित उदाहरण खोलने के लिए Download a sample CSV file पर क्लिक करें।

CSV टेम्प्लेट या नमूना फ़ाइल में कॉलम लेबल न जोड़ें, न बदलें, न हटाएं, और सुनिश्चित करें कि आप फ़ाइल को .csv एक्सटेंशन के साथ सहेजते हैं, अन्यथा फ़ाइल सही ढंग से अपलोड नहीं हो सकती।

5. Verification results page पर, पुष्टि करें कि आपकी CSV फ़ाइल में कोई त्रुटि नहीं है और आयात किए जाने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या सही है। लॉग फ़ाइल में त्रुटियों की समीक्षा करने के लिए, View पर क्लिक करें। यदि आपकी CSV फ़ाइल में त्रुटियां हैं, तो Back पर क्लिक करें। अपनी CSV फ़ाइल खोलें और सुधार करें, और फिर चरण 4 फिर से करें। एक बार आपकी CSV फ़ाइल सत्यापन पास कर ले, तो Next पर क्लिक करें।

6. Settings पेज पर, Set sign-in status के तहत, उपयोगकर्ताओं को Office 365 में साइन इन करने और लाइसेंस प्राप्त सेवाओं तक पहुंचने की अनुमति देने के लिए Allowed चुनें, या उपयोगकर्ताओं को Office 365 में साइन इन करने और लाइसेंस प्राप्त सेवाओं तक पहुंचने से रोकने के लिए Blocked चुनें। Set user location के तहत, उपयोगकर्ताओं का कार्य स्थान चुनें, और फिर Next पर क्लिक करें।

7. Assign licenses पेज पर, उन लाइसेंस का चयन करें जिन्हें आप आयात किए जा रहे सभी उपयोगकर्ताओं को असाइन करना चाहते हैं, और फिर Next पर क्लिक करें।

8. Send results in email पेज पर, Send email चुनें ताकि जोड़े गए उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगकर्ता नाम और अस्थायी पासवर्ड आपको और/या आपकी पसंद के प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाए। पसंदीदा ईमेल पते सेमीकोलन (;) से अलग करके दर्ज करें, और फिर Create पर क्लिक करें।

9. Results पेज पर, सफलतापूर्वक आयात किए गए उपयोगकर्ताओं की सूची और उनके अस्थायी पासवर्ड प्रदर्शित होते हैं, साथ ही आयात प्रक्रिया के दौरान हुई किसी भी त्रुटि के साथ।

यदि कोई उपयोगकर्ता आयात नहीं किया गया, तो आपको कारण दर्शाने वाला एक स्टेटस संदेश प्राप्त होगा। यदि आपने यह जानकारी ईमेल द्वारा स्वयं को नहीं भेजने का चयन किया, तो आप लॉग फ़ाइल खोलने के लिए View पर क्लिक कर सकते हैं, और फिर जानकारी प्रिंट या सहेज सकते हैं।

10. परिणामों की समीक्षा पूरी होने पर, Close पर क्लिक करें।