अपनी पिछली पोस्ट में, मैंने इस बारे में बात की थी कि Office 365 व्यवस्थापक खाते का उपयोग करके एक नया उपयोगकर्ता खाता कैसे बनाया जाए। यदि आपको 5-10 उपयोगकर्ता खाते बनाने हैं, तो यह प्रक्रिया अच्छी है, लेकिन यदि आप 10 से अधिक लोगों की एक बड़ी टीम के साथ जुड़ रहे हैं, तो आपको Office 365 की थोक आयात सुविधा का प्रयास करना चाहिए।
यह सुविधा आपको एकल फ़ाइल स्रोत से एकाधिक उपयोगकर्ताओं की जानकारी को Office 365 में आयात करने देती है। फ़ाइल एक अल्पविराम से अलग किए गए मान (CSV) . होनी चाहिए फ़ाइल और आवश्यक प्रारूप का पालन करें। फिर यह आपके लिए बाकी काम अपने आप कर देगा।
इसलिए, इससे पहले कि मैं आपको थोक आयात का उपयोग करने के चरण बताना शुरू करूं, आपको पहले CSV फ़ाइलों और Office 365 समर्थित फ़ाइल बनाने के तरीके के बारे में पता होना चाहिए।
एक CSV फ़ाइल कार्यक्रमों के बीच बड़ी मात्रा में डेटा स्थानांतरित करने का एक आसान तरीका है। यह एक सादा पाठ फ़ाइल है जो डेटाबेस-शैली की जानकारी को एक विशेष प्रारूप में संग्रहीत करती है। प्रारूप को प्रत्येक पंक्ति पर एक रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड में मौजूद फ़ील्ड को अल्पविराम से अलग किया जाना चाहिए।
आप किसी मौजूदा CSV फ़ाइल को अपलोड करने के लिए बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं, या आप दिए गए रिक्त CSV टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं और इसे नोटपैड जैसे टेक्स्ट एडिटर में संपादित कर सकते हैं।
पी>टेम्पलेट में उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल होते हैं जिसके अंतर्गत आप उन उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी दर्ज करते हैं जिन्हें आप आयात करना चाहते हैं। विज़ार्ड में एक नमूना CSV फ़ाइल भी शामिल है जो नमूना उपयोगकर्ता डेटा वाला एक सही स्वरूपित उदाहरण प्रदान करती है।
जब आप एक CSV फ़ाइल बनाते हैं, तो आप किसी भी भाषा या वर्णों में उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल दर्ज कर सकते हैं, लेकिन नमूने में दिखाए गए लेबल का क्रम सही फ़ील्ड के लिए महत्वपूर्ण है आबाद किया जाना है। फिर आप किसी भी भाषा या वर्णों का उपयोग करके फ़ील्ड में प्रविष्टियाँ कर सकते हैं, और अपनी फ़ाइल को यूनिकोड या UTF-8 प्रारूप में सहेज सकते हैं।
पंक्तियों की न्यूनतम संख्या दो है, जिसमें उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल की पहली पंक्ति शामिल है (दूसरी पंक्ति एक उपयोगकर्ता है)। पंक्तियों की अधिकतम संख्या 251 है, जिसमें उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल की पहली पंक्ति भी शामिल है। केवल उपयोगकर्ता नाम और प्रदर्शन नाम आवश्यक प्रविष्टियाँ हैं। यदि आपको 250 से अधिक उपयोगकर्ताओं को आयात करने की आवश्यकता है, तो एकाधिक CSV फ़ाइलें बनाएं।
नमूना CSV फ़ाइल में प्रत्येक के लिए उपयोगकर्ता डेटा कॉलम लेबल और अधिकतम वर्ण लंबाई हैं:
- उपयोगकर्ता नाम (आवश्यक): उपयोगकर्ता नाम की अधिकतम कुल लंबाई 79 वर्ण (@ प्रतीक सहित) है, प्रारूप में [ईमेल संरक्षित] उपयोगकर्ता का उपनाम 30 वर्णों से अधिक नहीं हो सकता है और डोमेन नाम 48 वर्णों से अधिक नहीं हो सकता है।
- पहला नाम:64
- अंतिम नाम:64
- प्रदर्शन नाम (आवश्यक):256
- नौकरी का शीर्षक:64
- विभाग:64
- कार्यालय संख्या:128
- कार्यालय फोन:64
- मोबाइल फोन:64
- फैक्स:64
- पता:1024
- शहर:128
- राज्य या प्रांत:128
- ज़िप या पोस्टल कोड:40
- देश या क्षेत्र:128
Office 365 के लिए अपनी CSV फ़ाइल बनाते समय, आपको इन कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए, अन्यथा आपको एक त्रुटि मिलेगी:
- यदि आप विभिन्न देशों या क्षेत्रों से उपयोगकर्ताओं को आयात कर रहे हैं, तो हम प्रत्येक देश या क्षेत्र के लिए एक अलग CSV फ़ाइल बनाने और प्रत्येक CSV फ़ाइल के लिए एक बल्क आयात कार्रवाई करने की अनुशंसा करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप इस आयात प्रक्रिया के हिस्से के रूप में CSV फ़ाइल में उपयोगकर्ताओं के स्थान का संकेत दे रहे होंगे, और प्रति बल्क आयात संचालन में केवल एक स्थान का चयन किया जा सकता है।
- सुनिश्चित करें कि आपकी CSV फ़ाइल के उपयोगकर्ता नाम कॉलम में आपके प्रत्येक उपयोगकर्ता का पूरा ईमेल पता (उदाहरण के लिए, [ईमेल संरक्षित]) है, अन्यथा आपको एक त्रुटि प्राप्त होगी जब आप फ़ाइल अपलोड करते हैं।
उपयोगकर्ताओं को Office 365 में थोक आयात के साथ जोड़ें
एक बार आपकी CSV फ़ाइल तैयार हो जाने के बाद, अब आप एक से अधिक उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के लिए तैयार हैं। कार्रवाई करने के लिए निम्नलिखित कदम उठाएं।1. शीर्षलेख में, व्यवस्थापक . क्लिक करें ।
2. बाएँ फलक में, प्रबंधन . के अंतर्गत , उपयोगकर्ता . क्लिक करें ।
3. उपयोगकर्ता पृष्ठ पर, नया . के आगे वाले तीर पर क्लिक करें , और फिर बल्क उपयोगकर्ता जोड़ें . क्लिक करें ।
4. एक CSV फ़ाइल चुनें . पर पृष्ठ पर, निम्न में से कोई एक कार्य करें, और फिर अगला . क्लिक करें ।
- ब्राउज़ करें क्लिक करें अपने कंप्यूटर पर मौजूदा CSV फ़ाइल निर्दिष्ट करने के लिए।
- क्लिक करें डाउनलोड करें एक खाली CSV फ़ाइल प्रदान किए गए टेम्पलेट का उपयोग करके CSV फ़ाइल बनाने के लिए।
- क्लिक करें एक नमूना CSV फ़ाइल डाउनलोड करें नमूना उपयोगकर्ता डेटा वाले सही ढंग से स्वरूपित उदाहरण को खोलने के लिए।
स्तंभ लेबल न जोड़ें, न बदलें, न हटाएं। CSV टेम्प्लेट या नमूना फ़ाइल में, और सुनिश्चित करें कि आपने फ़ाइल को .csv एक्सटेंशन के साथ सहेजा है, या फ़ाइल ठीक से अपलोड नहीं हो सकती है।
5. सत्यापन परिणाम पृष्ठ . पर , पुष्टि करें कि आपकी CSV फ़ाइल में कोई त्रुटि नहीं है और आयात करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या सही है। लॉग फ़ाइल में त्रुटियों की समीक्षा करने के लिए, देखें click क्लिक करें . यदि आपकी CSV फ़ाइल में त्रुटियाँ हैं, तो वापस click क्लिक करें . अपनी CSV फ़ाइल खोलें और सुधार करें, और फिर चरण 4 फिर से करें। एक बार जब आपकी CSV फ़ाइल सत्यापन पास कर ले, तो अगला click क्लिक करें ।
6. सेटिंग पृष्ठ पर, साइन-इन स्थिति सेट करें . के अंतर्गत , अनुमत . चुनें उपयोगकर्ताओं को Office 365 में साइन इन करने और लाइसेंस प्राप्त सेवाओं तक पहुँचने की अनुमति देने के लिए, या अवरुद्ध उपयोगकर्ताओं को Office 365 में साइन इन करने और लाइसेंस प्राप्त सेवाओं तक पहुँचने से रोकने के लिए। उपयोगकर्ता स्थान सेट करें के अंतर्गत, उपयोगकर्ताओं का कार्य स्थान select चुनें , और फिर अगला . क्लिक करें ।
7. लाइसेंस असाइन करें पृष्ठ पर, लाइसेंस . चुनें कि आप आयात किए जा रहे सभी उपयोगकर्ताओं को असाइन करना चाहते हैं, और फिर अगला . क्लिक करें ।
8. ईमेल में परिणाम भेजें पृष्ठ पर, ईमेल भेजें select चुनें अपने आप को और/या अपनी पसंद के प्राप्तकर्ताओं को जोड़े गए उपयोगकर्ताओं के लिए एक उपयोगकर्ता नाम और अस्थायी पासवर्ड भेजने के लिए। अर्धविराम (;) से अलग किए गए पसंदीदा ईमेल पते दर्ज करें, और फिर बनाएं . क्लिक करें ।
9. परिणाम पृष्ठ पर, सफलतापूर्वक आयात किए गए उपयोगकर्ताओं और उनके अस्थायी पासवर्ड की एक सूची प्रदर्शित होती है, साथ ही आयात प्रक्रिया के दौरान हुई कोई भी त्रुटि दिखाई देती है।
यदि कोई उपयोगकर्ता आयात नहीं किया गया था, तो आपको कारण बताते हुए एक स्थिति संदेश प्राप्त होगा। यदि आपने स्वयं को यह जानकारी ईमेल द्वारा नहीं भेजने का विकल्प चुना है, तो आप लॉग फ़ाइल खोलने के लिए देखें पर क्लिक कर सकते हैं, और फिर जानकारी को प्रिंट या सहेज सकते हैं।
10. जब आप परिणामों की समीक्षा कर लें, तो बंद करें . क्लिक करें ।