Excel के दो प्राथमिक कार्य हैं आपको विभिन्न दृष्टिकोणों से डेटा में हेरफेर करने और देखने की अनुमति देना, और ऐसा करने के लिए प्रोग्राम के सरल लेकिन शक्तिशाली टूल में से एक है Sort फंक्शन।
चाहे वह सिंपल आरोही/अवरोही सॉर्ट हो, डेटा को समूहों में प्रदर्शित करने या पंक्ति अखंडता बनाए रखने के लिए एक से अधिक वेरिएबल पर सॉर्ट करना, या अपने सारणीबद्ध डेटा को व्यवस्थित रखने के लिए सिंपल अल्फ़ान्यूमेरिक सॉर्ट, Excel में डेटा सॉर्ट करना एक आवश्यक कौशल है।
कुछ प्रोग्राम सारणीबद्ध डेटा को सॉर्ट करने के लिए Excel से बेहतर अनुकूल हैं, और आपके सॉर्ट सरल और अपेक्षाकृत सीधे से लेकर अत्यधिक परिष्कृत तक हो सकते हैं। जबकि Excel की सॉर्टिंग क्षमता—सही डेटा सेट और प्रोग्राम के आंतरिक कामकाज के थोड़े से ज्ञान के साथ आप क्या कर सकते हैं—वास्तव में मजबूत और गहन है, आज का टेक टिप दो बेसिक प्रकार के सॉर्ट पर केंद्रित है, जो निम्नानुसार हैं:
- सिंगल कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना
- मल्टीपल कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना
स्प्रेडशीट, निश्चित रूप से, सेल के कॉलम और पंक्तियों से बने होते हैं, या सारणीबद्ध डेटा, जहां प्रत्येक कॉलम तथ्यों, आंकड़ों, या किसी अन्य विवरण का एक तार्किक विभाजन होता है, जैसे नाम, पते, मुद्रा, पार्ट नंबर, और इसी तरह—स्प्रेडशीट के प्रकार के आधार पर। दूसरी ओर, पंक्तियां लोगों, वस्तुओं, या आंकड़ों को अगल-बगल या एक ही उदाहरण या घटना में प्रदर्शित करती हैं।
स्प्रेडशीट के प्रकार और इसमें मौजूद डेटा के आधार पर, जैसे नामों, पतों, फोन नंबरों, और अन्य प्रासंगिक डेटा की सारणीबद्ध सूची, पंक्तियां अक्सर डेटाबेस रिकॉर्ड के समान होती हैं।
जब आप डेटा की पंक्तियों को सॉर्ट करते हैं, तो प्रत्येक पंक्ति को अनजाने में एक पंक्ति से दूसरी पंक्ति में डेटा ले जाए बिना अपनी अखंडता बनाए रखनी चाहिए, जो जैसा कि आप आगे देखेंगे, वह जगह है जहां मल्टीपल कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना काम आता है।
सिंगल फ़ील्ड पर सॉर्टिंग
आप अपने स्प्रेडशीट में रिकॉर्ड को पंक्तियों द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं, और आप रिकॉर्ड के भीतर सेल को कॉलम द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं। आप निश्चित रूप से आरोही या अवरोही सॉर्ट क्रम निर्दिष्ट कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आरोही / अल्फ़ान्यूमेरिक रूप से, प्रोग्राम टेक्स्ट को A से Z और संख्याओं को सबसे छोटे से सबसे बड़े तक व्यवस्थित करता है। अवरोही सॉर्ट क्रम के साथ सॉर्ट करना, निश्चित रूप से, क्रम को Z से A तक उलट देता है, या ताकि बड़ी संख्याएं शीर्ष पर शुरू हों।
Excel में कई फ़ंक्शन की तरह, सिंपल सॉर्ट करने के कुछ तरीके हैं; हालांकि, इस प्रकार के सॉर्ट के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए वह राइट माउस बटन फ्लाईआउट-मेनू पर रहता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
- उस कॉलम में एक फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें जिस पर आप स्प्रेडशीट को सॉर्ट करना चाहते हैं ताकि पॉपअप मेनू खुले।
- नीचे स्क्रॉल करें और कर्सर को Sort पर होवर करके फ्लाईआउट मेनू खोलें।
- Sort A to Z पर क्लिक करें आरोही के लिए या Sort Z to A अवरोही के लिए (ध्यान दें कि Excel सेल में पंक्ति 1 के डेटा को सॉर्ट में शामिल नहीं करता; प्रोग्राम मानता है कि यह पंक्ति आपके कॉलम लेबल, या हेडर रखती है।)।
यह सिंपल सॉर्ट कई प्रकार के डेटा के लिए काम करता है, सिवाय जब आपकी पंक्तियों और कॉलम में समान, या डुप्लिकेट, डेटा होता है। इन मामलों में, आपको दो या अधिक कॉलम पर सॉर्ट करना होगा, जो आगे आ रहा है।
मल्टीपल फ़ील्ड पर रिकॉर्ड सॉर्ट करना
आपके डेटा की जटिलता के आधार पर, आपको एक से अधिक कॉलम पर सॉर्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। शायद सबसे अच्छा उदाहरण डेटाबेस को अंतिम नाम क्रम में वर्णानुक्रम में सॉर्ट करना है। मान लें कि आपके डेटा में कई लोग हैं जिनके अंतिम नाम समान हैं। इन मामलों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि Linda Johnson, Lydia Johnson से पहले आए, और Cherri Anderson, Charles Anderson के बाद प्रदर्शित हो... आप समझ गए।
आप सॉर्ट डायलॉग बॉक्स से मल्टीपल क्राइटेरिया के साथ कस्टम खोज सेट अप कर सकते हैं, जैसे यह।
- उस डेटा के पहले कॉलम में एक सेल पर क्लिक करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- टाइटल बार के ठीक नीचे Data पर क्लिक करके Data रिबन खोलें। (रिबन, निश्चित रूप से, एप्लिकेशन विंडो के शीर्ष पर प्रासंगिक टैब की पंक्ति है।)
- Sort & Filter सेक्शन में, Sort बटन पर क्लिक करके सॉर्ट डायलॉग बॉक्स खोलें।
- Sort by ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और सॉर्ट करने के लिए पहला कॉलम नाम चुनें। (ध्यान दें कि Excel कॉलम की पंक्ति 1 की सामग्री को प्रदर्शित करता है, जो इस मामले में कॉलम लेबल रखती है। आप My data has headers चेकबॉक्स को अनचेक करके इस विकल्प को बंद कर सकते हैं।)
- Add Level पर क्लिक करके सॉर्ट क्रम में एक और कॉलम जोड़ें।
- Then by ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें और सॉर्ट करने के लिए अगला कॉलम चुनें।
- आपके सॉर्ट के पैरामीटर कॉन्फ़िगर करने के लिए आवश्यकतानुसार चरण 6 और 7 दोहराएं।
सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में चारों ओर क्लिक करने से आपके सॉर्ट को संशोधित करने के लिए कई अलग-अलग विकल्प प्रकट होते हैं, हालांकि उनमें से कुछ, जब तक आप यह नहीं जानते कि प्रत्येक आपके सॉर्ट को कैसे प्रभावित करता है, सबसे अधिक संभावना अवांछित परिणाम देगा।
- OK पर क्लिक करें।
- यदि आपको सॉर्ट वार्निंग डायलॉग बॉक्स मिलता है, तो Expand the selection चुनें और फिर Sort पर क्लिक करें।
इसके अलावा, जब आप एक कॉलम चुनते हैं, तो Excel उस कॉलम में सेल की सामग्री का विश्लेषण करता है और Sort on और Order फ़ील्ड में कौन से मान होने चाहिए, इसके बारे में शिक्षित अनुमान लगाता है। जब तक आपके पास इन्हें बदलने के लिए कोई विशिष्ट (और तार्किक) कारण न हो, तब तक न बदलें। (जब तक आप प्रयोग नहीं कर रहे हों, बिल्कुल। मैं हमेशा इसे प्रोत्साहित करता हूं—और Excel का Undo फीचर अद्भुत काम करता है।)
जैसा कि मुझे यकीन है आप कल्पना कर सकते हैं, यह सिर्फ इस बात की शुरुआत है कि आप Excel में डेटा कैसे सॉर्ट कर सकते हैं। हालांकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जब तक आप सावधान नहीं हैं, गलत पैरामीटर का उपयोग करने से आपका डेटा जुड़ सकता है और स्प्रेडशीट में इसकी स्थिति पूरी तरह से बदल सकती है। सॉर्ट सेटअप करना तेज़ और आसान है। अच्छी खबर यह है कि Undo भी तेज़ है। Undo करने और फिर से प्रयास करने से न डरें। और फिर से।
