एक्सेल के दो प्राथमिक कार्य आपको विभिन्न दृष्टिकोणों से डेटा में हेरफेर करने और देखने की अनुमति देते हैं, और ऐसा करने के लिए प्रोग्राम के अधिक सरल लेकिन शक्तिशाली टूल में से एक है सॉर्ट करें समारोह।
चाहे वह सरल आरोही/अवरोही प्रकार हो, समूहों में डेटा प्रदर्शित करने के लिए या पंक्ति अखंडता बनाए रखने के लिए एक से अधिक चर पर सॉर्ट करना, या अपने सारणीबद्ध डेटा को व्यवस्थित रखने के लिए सरल अल्फ़ान्यूमेरिक प्रकार, एक्सेल में डेटा सॉर्ट करना एक आवश्यक कौशल है।
एक्सेल की तुलना में सारणीबद्ध डेटा को सॉर्ट करने के लिए कुछ प्रोग्राम बेहतर अनुकूल हैं, और आपके प्रकार सरल और अपेक्षाकृत जटिल से अत्यधिक परिष्कृत तक चल सकते हैं। जबकि एक्सेल की छँटाई कौशल - आप सही डेटा सेट के साथ क्या कर सकते हैं और कार्यक्रम के आंतरिक कामकाज के बारे में थोड़ा ज्ञान - वास्तव में मजबूत और गहन है, आज की तकनीकी युक्ति दो बुनियादी प्रकारों पर केंद्रित है, जो इस प्रकार है:
- एक कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना
- एकाधिक कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना
स्प्रैडशीट्स, निश्चित रूप से, कॉलम और पंक्तियों की कोशिकाओं, या सारणीबद्ध डेटा से बने होते हैं, जहां प्रत्येक कॉलम में तथ्यों, आंकड़ों, या श्रेणी के अनुसार किसी अन्य विवरण का तार्किक विभाजन होता है, जैसे, नाम, पता, मुद्रा, भाग संख्या। , और इसी तरह—स्प्रेडशीट के प्रकार पर निर्भर करता है। दूसरी ओर, पंक्तियाँ लोगों, वस्तुओं या आकृतियों को साथ-साथ या उसी उदाहरण या घटना में प्रदर्शित करती हैं।
स्प्रेडशीट के प्रकार और उसमें मौजूद डेटा के आधार पर, जैसे नाम, पते, फ़ोन नंबर और अन्य प्रासंगिक डेटा की एक सारणीबद्ध सूची, पंक्तियाँ अक्सर डेटाबेस रिकॉर्ड के समान होती हैं।
जब आप डेटा की पंक्तियों को सॉर्ट करते हैं, तो अनजाने में डेटा को एक पंक्ति से दूसरी पंक्ति में स्थानांतरित किए बिना, प्रत्येक पंक्ति को अपनी अखंडता बनाए रखनी चाहिए, जैसा कि आप आगे देखेंगे, जहां कई कॉलम पर डेटा सॉर्ट करना काम आता है।
एकल फ़ील्ड पर सॉर्ट करना
आप अपनी स्प्रैडशीट में रिकॉर्ड्स को पंक्तियों के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं, और आप रिकॉर्ड्स के भीतर के सेल को कॉलम के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं। बेशक, आप आरोही या अवरोही क्रम निर्दिष्ट कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आरोही / अक्षरांकीय रूप से, प्रोग्राम A . से टेक्स्ट को व्यवस्थित करता है करने के लिए Z और सबसे छोटी से सबसे बड़ी संख्या। अवरोही क्रम के साथ क्रमबद्ध करना, निश्चित रूप से, पुराने को Z . से उलट देता है करने के लिए ए , या इसलिए कि बड़ी संख्या शीर्ष पर शुरू होती है।
एक्सेल में कई कार्यों के साथ, सरल सॉर्ट करने के कुछ तरीके हैं; इस प्रकार के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए, वह सही माउस बटन फ्लाईआउट-मेनू पर रहता है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
- कॉलम में उस फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें जिस पर आप पॉपअप मेनू खोलने के लिए स्प्रेडशीट को सॉर्ट करना चाहते हैं।
- नीचे स्क्रॉल करें और कर्सर को सॉर्ट करें . पर होवर करें फ़्लायआउट मेनू खोलने के लिए।
- क्लिक करें A से Z क्रमित करें आरोही या सॉर्टजेड से ए . के लिए अवरोही (ध्यान दें कि एक्सेल क्रम में पंक्ति 1 में कोशिकाओं में डेटा शामिल नहीं करता है; प्रोग्राम मानता है कि यह पंक्ति आपके कॉलम लेबल, या शीर्षलेख रखती है।)।
यह सरल सॉर्ट कई प्रकार के डेटा के लिए काम करता है, सिवाय इसके कि जब आपकी पंक्तियों और स्तंभों में समान, या डुप्लिकेट, डेटा हो। इन उदाहरणों में, आपको आगे आने वाले दो या दो से अधिक स्तंभों को क्रमबद्ध करना होगा।
एकाधिक फ़ील्ड पर रिकॉर्ड सॉर्ट करना
आपके डेटा की जटिलता के आधार पर, आपको एक से अधिक कॉलम पर सॉर्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। शायद सबसे अच्छा उदाहरण अंतिम नाम क्रम में डेटाबेस को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना है। मान लें कि आपके डेटा में समान उपनाम वाले कई लोग हैं। इन उदाहरणों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि लिंडा जॉनसन लिडा जॉनसन से पहले आए, और चेरी एंडरसन चार्ल्स एंडरसन के बाद प्रदर्शित हों ... आपको विचार मिलता है।
आप इस तरह से सॉर्ट करें संवाद बॉक्स से कई मानदंडों के साथ कस्टम खोज सेट कर सकते हैं।
- डेटा के पहले कॉलम में एक सेल पर क्लिक करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- डेटा क्लिक करें डेटा रिबन खोलने के लिए टाइटल बार के ठीक नीचे। (रिबन, निश्चित रूप से, एप्लिकेशन विंडो के शीर्ष पर प्रासंगिक टैब की पंक्ति है।)
- क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें . में अनुभाग में, क्रमबद्ध करें . क्लिक करें क्रमित करें संवाद बॉक्स खोलने के लिए बटन।
- इसके अनुसार क्रमित करें क्लिक करें ड्रॉप-डाउन करें और सॉर्ट करने के लिए पहला कॉलम नाम चुनें। (ध्यान दें कि एक्सेल कॉलम की पंक्ति 1 में सामग्री प्रदर्शित करता है, जिसमें इस मामले में कॉलम लेबल होते हैं। आप मेरे डेटा में शीर्षलेख हैं को अनचेक करके इस विकल्प को बंद कर सकते हैं। चेकबॉक्स।)
- स्तर जोड़ें क्लिक करें क्रमबद्ध क्रम में एक और कॉलम जोड़ने के लिए।
- फिर इसके द्वारा . क्लिक करें ड्रॉप-डाउन करें और सॉर्ट करने के लिए अगला कॉलम चुनें।
- दोहराएं चरण 6 और 7 अपने प्रकार के मापदंडों को कॉन्फ़िगर करने के लिए आवश्यकतानुसार।
क्रमबद्ध करें संवाद बॉक्स में चारों ओर क्लिक करने से आपके प्रकारों को संशोधित करने के लिए कई अलग-अलग विकल्पों का पता चलता है, हालांकि उनमें से कुछ, जब तक आप यह नहीं जानते कि हर एक आपके प्रकार को कैसे प्रभावित करता है, सबसे अधिक संभावना अवांछित परिणाम उत्पन्न करेगा।
- ठीकक्लिक करें ।
- यदि आपको एक क्रमबद्ध चेतावनी संवाद बॉक्स मिलता है, तो चयन का विस्तार करें select चुनें और फिर क्रमबद्ध करें . क्लिक करें
इसके अलावा, जब आप एक कॉलम चुनते हैं, तो एक्सेल उस कॉलम में सेल्स की सामग्री का विश्लेषण करता है और शिक्षित अनुमान लगाता है कि सॉर्ट ऑन करें को कौन से मान पॉप्युलेट करने चाहिए। और आदेश खेत। जब तक आपके पास इन्हें बदलने का कोई विशिष्ट (और तार्किक) कारण न हो, तब तक ऐसा न करें। (जब तक आप प्रयोग नहीं कर रहे हैं, निश्चित रूप से। मैं हमेशा इसे प्रोत्साहित करता हूं- और एक्सेल की पूर्ववत सुविधा अद्भुत काम करती है।)
जैसा कि मुझे यकीन है कि आप कल्पना कर सकते हैं, यह सिर्फ शुरुआत है कि आप एक्सेल में डेटा कैसे सॉर्ट कर सकते हैं। हालांकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जब तक आप सावधान नहीं हैं, गलत मापदंडों का उपयोग करने से आपके डेटा का मिलान हो सकता है और स्प्रैडशीट में इसकी स्थिति पूरी तरह से बदल सकती है। सॉर्ट करना तेज़ और सेटअप करने में आसान है। अच्छी खबर यह है कि पूर्ववत भी तेज है। पूर्ववत करने से डरो मत और पुनः प्रयास करें। फिर से।