Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के तरीके ढूंढ रहे हैं? तो आप सही जगह पर हैं। कभी-कभी हमें जो डेटा मिलता है वह साफ और विश्लेषण के लिए तैयार नहीं होता। उन मामलों में, हमें कुछ चरणों का पालन करके डेटा को साफ और तैयार करना पड़ता है। यहां, आपको Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के बारे में ज्ञान प्राप्त करने के लिए 10 अलग-अलग चरण-दर-चरण समझाए गए तरीके मिलेंगे।
Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के 10 तरीके
यहां हमारे पास कुछ लोगों का नाम, जन्म तिथि, पेशा, और वेतन वाला एक अव्यवस्थित डेटासेट है। अब, हम आपको इस डेटासेट का उपयोग करके Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के तरीके दिखाएंगे।
1. Excel में डेटा साफ करने के लिए Power Query फीचर का उपयोग
पहली विधि में, हम Power Query फीचर का उपयोग ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए करेंगे। इसे अपने डेटासेट पर करने के लिए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज B4:D10 चुनें।
- फिर, Data टैब >> From Table/Range पर क्लिक करें।
- अब, Create Table बॉक्स खुलेगा और डेटासेट पहले से चुना हुआ होगा।
- उसके बाद, OK दबाएं।
- अब, Power Query Editor दिखाई देगा।
- फिर, हेडर सेट करने के लिए Use First Row as Headers पर क्लिक करें।
- इसके बाद, टेक्स्ट केस बदलने के लिए Name कॉलम चुनें।
- अब, Transform टैब >> Text Column >> Format >> Capitalize Each Word चुनें।
- अब, खाली सेल्स वाली पंक्तियों को हटाने के लिए नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें।
- उसके बाद, Remove Empty पर क्लिक करें।
- फिर, Close & Load >> Close & Load To चुनें।
- अब, Import Data बॉक्स खुलेगा।
- अगला, New worksheet विकल्प चुनें।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
- इस प्रकार, आप Power Query Editor का उपयोग करके डेटा को ऑटोमैटिकली साफ कर सकते हैं।
2. Excel में Text to Columns फीचर लागू करना
यहां, डेटासेट में किसी व्यक्ति का पहला और अंतिम नाम दोनों एक ही कॉलम में Name शीर्षक के तहत हैं। हम Text to Columns फीचर का उपयोग करके डेटा को दो अलग-अलग कॉलम में अलग कर सकते हैं, ताकि Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग हो सके।
यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, सेल रेंज B5:B10 चुनें।
- फिर, Data टैब >> Data Tools >> Text to Columns चुनें।
- उसके बाद, Next पर क्लिक करें।
- अब, Delimiters के रूप में Semicolon, Comma, Space और @ को Others में चुनें।
- फिर, Next पर क्लिक करें।
- अब, Destination के रूप में सेल C5 डालें।
- उसके बाद, Finish पर क्लिक करें।
- अंत में, आप देख सकते हैं कि डेटा दो कॉलम First Name और Last Name में विभाजित हो गया है।
3. Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Flash Fill फीचर का उपयोग
अब, आप Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Flash Fill फीचर का उपयोग करने का तरीका ढूंढेंगे। यहां, डेटासेट में अलग-अलग अवांछित सिंबल्स हैं। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके उन्हें हटा सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, First Name कॉलम में Jack डालें।
- उसके बाद, Data टैब >> Data Tools >> Flash Fill पर क्लिक करें।
- अब, आप देखेंगे कि अन्य सभी सिंबल्स हटा दिए गए हैं।
4. Excel में डेटा क्लीनिंग के लिए SUBSTITUTE फंक्शन का उपयोग
अब, हम आपको दिखाएंगे कि Excel में SUBSTITUTE फंक्शन का उपयोग करके ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए अवांछित सिंबल्स कैसे हटाएं।
इसे अपने डेटा पर करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- शुरुआत में, सेल D5 चुनें।
- फिर, निम्न फॉर्मूला डालें।
=SUBSTITUTE(C5,"@", "")
यहां, SUBSTITUTE फंक्शन में, हमने सेल C5 को text के रूप में डाला, "@" को old_text और blank ("") को new_text के रूप में डाला।
- उसके बाद, ENTER दबाएं और बाकी सेल्स के लिए फॉर्मूला ऑटोफिल करने के लिए Fill Handle टूल को नीचे खींचें।
- अंत में, SUBSTITUTE फंक्शन ने कॉलम D से अवांछित सिंबल्स हटा दिए।
5. Excel में Find & Replace फीचर लागू करना
पांचवीं विधि में, हम Excel में Find and Replace विकल्प का उपयोग करके डेटा साफ करेंगे। यहां, हम दो मान देख सकते हैं जिनमें "#" है और दो मान जिनमें "@" और ";" हैं। हम Find and Replace विकल्प लागू करके इस मान को ब्लैंक से बदल देंगे।
चरण:
- पहले, सेल रेंज B5:D10 चुनें।
- फिर, Home टैब >> Editing >> Find & Select >> Replace चुनें।
- अब, Find and Replace टूलबॉक्स खुलेगा।
- अगला, Find what बॉक्स में "#" डालें और Replace with बॉक्स में ब्लैंक डालें।
- उसके बाद, Replace पर क्लिक करें।
- फिर, आप देखेंगे कि "#" हटा दिया गया है।
- इसी तरह, आप Find & Replace फीचर का उपयोग करके डेटासेट से "@" और ";" हटा सकते हैं।
6. Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Number Format उपयोग करना
अब, आप सीखेंगे कि Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Number Format कैसे बदलें। यहां, Date of Birth के कुछ मान Date फॉर्मेट में नहीं हैं। अपने दम पर डेटा साफ करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज C5:C10 चुनें।
- फिर, Home टैब >> Number Format >> ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें।
- उसके बाद, Short Date चुनें।
- इस प्रकार, आप डेटासेट के Number Format को बदलकर Excel में ऑटोमैटिकली डेटा साफ कर सकते हैं।
7. डेटा क्लीनिंग के लिए Remove Duplicates विकल्प का उपयोग
अब, हम Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Remove Duplicates फीचर का उपयोग करके डुप्लीकेट मान हटाएंगे।
चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज B4:D11 चुनें।
- फिर, Data टैब >> Data Tools >> Remove Duplicates चुनें।
- अब, Remove Duplicates डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
- उसके बाद, OK दबाएं।
- अगला, डुप्लीकेट्स की जानकारी वाला एक और बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, OK दबाएं।
- अंत में, Remove Duplicates फीचर डेटासेट से डुप्लीकेट मान हटा देगा।
8. ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Go To Special फीचर लागू करना
अब, हम Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए खाली सेल का पता लगाने के लिए Go to Special फीचर का उपयोग करेंगे।
यहां चरण हैं।
चरण:
- शुरुआत में, सेल रेंज B4:D11 चुनें।
- फिर, Home टैब >> Editing >> Find & Select >> Go To Special चुनें।
- अब, Go To Special बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, Blanks चुनें।
- अगला, OK पर क्लिक करें।
- फिर, आप देखेंगे कि खाली सेल्स चुन लिए गए हैं।
- अब, आप अपनी पसंद के अनुसार चुने गए सेल्स का फॉर्मेट बदल सकते हैं।
- यहां, हम Home टैब >> Fill Color >> Red को Fill Color के रूप में चुनेंगे।
- इस प्रकार, आप Excel में ऑटोमैटिकली डेटा साफ करने के लिए खाली सेल्स का पता लगा सकते हैं।
9. Excel में डेटा क्लीनिंग के लिए लिस्ट में टेक्स्ट मिलान
आपके पास कुछ डेटा हो सकता है और आप इस डेटा को दूसरी उपलब्ध लिस्ट के विरुद्ध जांचना चाहते हैं। हमारे उदाहरण का निम्नलिखित स्क्रीनशॉट देखें। हम उन व्यक्तियों का पता लगाने जा रहे हैं जिन्होंने हमारे उदाहरण के बाईं ओर से इस्तीफा दे दिया है। दाईं ओर इस्तीफा देने वाले सदस्यों की संख्या की एक लिस्ट है।
ऊपर दिया गया स्क्रीनशॉट एक सरल उदाहरण दिखाता है। डेटा रेंज B5:D22 में है। लक्ष्य डेटा ज़ोन में उन पंक्तियों की पहचान करना है जो कॉलम F में Resigned Members लिस्ट में दिखाई दे रही हैं। आप बाद में इन अनावश्यक पंक्तियों को हटा सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, सेल D5 चुनें।
- फिर, निम्न फॉर्मूला डालें।
=IF(COUNTIF($F$5:$F$11,C5),"Resigned","")
यहां, फॉर्मूले का COUNTIF फंक्शन 1 लौटाएगा अगर यह (बोल्ड भाग) लिस्ट मान (सेल रेंज F5:F11) से मिलान करता है एक डेटा मान (सेल C5) के साथ। अगर यह भाग 1 या अधिक लौटाता है, तो IF फंक्शन "Resigned" लौटाएगा, अन्यथा कुछ नहीं।
- उसके बाद, ENTER दबाएं और बाकी सेल्स के लिए फॉर्मूला ऑटोफिल करने के लिए Fill Handle टूल को नीचे खींचें।
यह पूरा फॉर्मूला शब्द "Resigned" प्रदर्शित करेगा अगर कॉलम C में "Member Num" "Resigned Members" लिस्ट में पाया जाता है। अगर Member number नहीं मिलता, तो यह एक खाली स्ट्रिंग लौटाता है।
- अब, यह पूरा फॉर्मूला शब्द "Resigned" प्रदर्शित करेगा अगर कॉलम C में "Member Num" "Resigned Members" लिस्ट में पाया जाता है। अगर मेंबर नंबर नहीं मिलता, तो यह एक खाली स्ट्रिंग लौटाता है।
आप कॉलम D द्वारा लिस्ट को सॉर्ट कर सकते हैं, सभी Resigned Members की पंक्तियां एक साथ दिखाई देंगी और जल्दी से हटाई जा सकती हैं।
- कॉलम D द्वारा सॉर्ट करने के लिए, बस सेल D5 से D22 चुनें।
- फिर, Home⇒Editing⇒Sort & Filter⇒Sort Z to A चुनें।
- अगला, Sort Warning बॉक्स खुलेगा।
- उसके बाद, Expand the selection चुनें।
- अब, Sort पर क्लिक करें।
- फिर, हमारी Excel सैंपल फाइल इस तरह दिखेगी।
इस तकनीक को अन्य प्रकार के लिस्ट-मिलान कार्यों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।
10. Excel में क्लीनिंग के लिए Spell Check का उपयोग
अंतिम चरण में, हम आपको दिखाएंगे कि Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के लिए Spell Check कैसे करें। अपने दम पर करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- शुरुआत में, सेल रेंज C5:C10 चुनें।
- फिर, Review टैब >> abc Spelling पर क्लिक करें।
- अब, Spelling बॉक्स खुलेगा।
- उसके बाद, Manager चुनें।
- फिर, Change पर क्लिक करें।
- अगला, Receptionist चुनें।
- इसके बाद, Change पर क्लिक करें।
- अब, Clerk चुनें।
- उसके बाद, Change चुनें।
- अगला, Microsoft Excel वार्निंग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
- इस प्रकार, आप Excel में डेटा साफ करने के लिए Spell Check का उपयोग कर सकते हैं।
अभ्यास अनुभाग
लेख में, आपको नीचे दी गई छवि की तरह एक Excel वर्कबुक मिलेगा ताकि आप स्वतंत्र रूप से अभ्यास कर सकें।
निष्कर्ष
तो, इस लेख में, हमने आपको Excel में ऑटोमेटेड डेटा क्लीनिंग के तरीके दिखाए हैं। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख दिलचस्प और उपयोगी लगा होगा। अगर कुछ समझने में मुश्किल लगता है, तो कृपया कमेंट छोड़ दें। कृपया हमें बताएं अगर कोई और विकल्प हैं जो हमसे छूट गए हों। और अधिक ऐसे लेखों के लिए ExcelDemy पर जाएं। धन्यवाद!
