Excel में क्षेत्र के अनुसार इंटरैक्टिव त्रैमासिक बिक्री डैशबोर्ड बनाएं

इस लेख में, मैं एक रिपोर्ट बनाऊंगा जो क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करता है। आप इसे एक डायनामिक और इंटरैक्टिव Excel डैशबोर्ड भी कह सकते हैं जो आपके डेटा के नवीनतम अपडेट को प्रतिबिंबित करने के लिए स्वचालित रूप से अपडेट होगा।

यह वह रिपोर्ट है जिसे आप इस लेख के अंत में बनाने जा रहे हैं।

Excel में एक रिपोर्ट बनाएं जो क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करता है

आप डेमो के लिए उपयोग की गई वर्कबुक डाउनलोड कर सकते हैं ताकि आप लेख के साथ-साथ इन चरणों को स्वयं आज़मा सकें।

Excel में क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करने वाली रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया

डेमो के लिए, हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।

इसमें तारीखों के अनुसार बिक्री शामिल है, जिसे हम Excel की टेबल और पिवट टेबल सुविधा की मदद से त्रैमासिक तरीके से पुनर्व्यवस्थित करने जा रहे हैं।

चरण 1: डेटासेट को टेबल में बदलें

यदि डेटा टेबल फॉर्मेट में नहीं है, तो रेंज को टेबल में बदलें। Excel टेबल Excel की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक है जो रेफरेंसिंग, फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग और अपडेटिंग जैसे कई कार्यों को आसान बनाती है।

• उस रेंज में एक सेल चुनें जिसे आप टेबल में बदलना चाहते हैं और अपने कीबोर्ड पर Ctrl+T दबाएं। या इन्सर्ट टैब पर जाएं और टेबल्स कमांड ग्रुप से, टेबल विकल्प पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, टेबल बनाएं डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। रेंज स्वचालित रूप से मेरी टेबल में हेडर हैं चेकबॉक्स चयनित के साथ चुना जाएगा। टेबल बनाने के लिए, बस OK पर क्लिक करें

परिणामस्वरूप, डेटासेट एक टेबल में बदल जाएगा।

चरण 2: टेबल रेंज को नाम दें

इस बिंदु पर टेबल को नाम दें। यह बाद के काम के कुछ हिस्सों को आसान बनाने में मदद करेगा।

आप डिज़ाइन टैब से या नाम बॉक्स का उपयोग करके अपनी टेबल का नाम बदल सकते हैं। हमने अपनी टेबल का नाम Data रखा है।

और पढ़ें: Excel में मासिक रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)

चरण 3: दिए गए डेटा के साथ पिवट टेबल बनाएं

हम अपनी रिपोर्ट बनाने के लिए Excel के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले टूल का उपयोग करने जा रहे हैं और वह है पिवट टेबल। टेबल के साथ पिवट टेबल बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, टेबल में एक सेल चुनें।
• फिर इन्सर्ट टैब पर जाएं और टेबल्स ग्रुप से पिवटटेबल कमांड पर क्लिक करें।

• इस क्षण, पिवटटेबल बनाएं डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। चूंकि हमने पिवटटेबल कमांड पर क्लिक करने से पहले टेबल का एक सेल चुना था, हमारा टेबल नाम (Data) डायलॉग बॉक्स के टेबल/रेंज फ़ील्ड में स्वचालित रूप से दिख रहा है।
• हम पिवट टेबल को एक नई वर्कशीट में बनाना चाहते हैं, इसलिए हम डिफ़ॉल्ट विकल्प नई वर्कशीट को चुनें कि आप पिवटटेबल रिपोर्ट को कहां रखना चाहते हैं शीर्षक के तहत रखते हैं।
• फिर OK पर क्लिक करें।

एक नई वर्कशीट बनाई गई है और पिवटटेबल फील्ड्स टास्क पेन वर्कशीट में स्वचालित रूप से दिख रहा है।

और पढ़ें: Excel में सारांश रिपोर्ट कैसे बनाएं (2 आसान तरीके)

चरण 4: कैटेगरी रिपोर्ट द्वारा पिवट टेबल तैयार करें

आइए कैटेगरी के अनुसार बिक्री रिपोर्ट बनाएं और फिर एक पाई चार्ट बनाएं। रिपोर्ट बनाने के लिए, हम पिवट टेबल फील्ड्स को इस तरह व्यवस्थित करते हैं।

निम्नलिखित छवि को ध्यान से देखें। हमने सेल्स फील्ड को वैल्यूज़ क्षेत्र में दो बार रखा है। इस कारण से, कॉलम क्षेत्र में एक अतिरिक्त वैल्यूज़ फील्ड दिख रहा है। पंक्तियों के क्षेत्र में, हमने कैटेगरी फील्ड रखा है।

छवि के बाईं ओर, आप उपरोक्त फील्ड सेटिंग्स के लिए आउटपुट पिवट टेबल देख रहे हैं।

• अब हम सेल्स के नंबर फॉर्मेट को प्रतिशत (%) ग्रैंड टोटल का में बदलना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, कॉलम में एक सेल पर राइट-क्लिक करें।
• फिर संदर्भ मेनू से वैल्यूज़ दिखाएं चुनें।
• उसके बाद, ग्रैंड टोटल का % कमांड पर क्लिक करें।

इस प्रकार, कॉलम मान ग्रैंड टोटल के प्रतिशत में दिखाए जाएंगे।

चरण 5: कैटेगरी रिपोर्ट के लिए पाई चार्ट बनाएं

डेटा पर रिपोर्ट बनाने के लिए, आइए इसमें एक पाई चार्ट जोड़ें। डेटा से पाई चार्ट जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, पिवट टेबल में एक सेल चुनें।
• फिर इन्सर्ट टैब पर जाएं और चार्ट्स ग्रुप से पाई चार्ट आइकन पर क्लिक करें।
• उसके बाद, ड्रॉप-डाउन सूची से पाई चार्ट चुनें।

हमारे स्प्रेडशीट पर पाई चार्ट पॉप अप होगा।

कुछ संशोधनों के बाद, चार्ट अब इस तरह दिखेगा।

पाई चार्ट पर कैटेगरी नाम और डेटा लेबल दिखाना

आप इन चरणों का पालन करके डेटा लेबल जोड़ सकते हैं।

• सबसे पहले, पाई चार्ट चुनें।
• फिर डिज़ाइन टैब पर जाएं और चार्ट लेआउट्स कमांड ग्रुप में, क्विक लेआउट पर क्लिक करें।
• ड्रॉप-डाउन से लेआउट 1 विकल्प चुनें।

वैकल्पिक तरीका:

चार्ट पर डेटा लेबल जोड़ने का एक और रचनात्मक तरीका GETPIVOTDATA फंक्शन का उपयोग करना है। हम पिवट टेबल से डेटा खींचने के लिए फंक्शन का उपयोग करेंगे।

आप नीचे हमारे डेटा से बनी एक पिवट टेबल देख रहे हैं।

यह पिवट टेबल सेल्स का योग, राज्य, और कैटेगरी के अनुसार दिखा रहा है।

हमने राज्य फील्ड को पंक्तियों क्षेत्र में, कैटेगरी फील्ड को कॉलम क्षेत्र में, और सेल्स फील्ड को वैल्यूज़ क्षेत्र में रखा है।

अब, आइए Excel के GETPIVOTDATA फंक्शन को देखें।

GETPIVOTDATA सिंटैक्स: GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], [field2, item2], …)

एक पिवट टेबल में केवल एक data_field होता है लेकिन इसमें अन्य फील्ड की कोई भी संख्या हो सकती है।

उपरोक्त पिवट टेबल के लिए:

• data_field सेल्स फील्ड है
• अन्य दो फील्ड राज्य और कैटेगरी हैं।

निम्नलिखित छवि में, आप देखते हैं कि मैंने सेल H9 में GETPIVOTDATA फॉर्मूला का उपयोग किया है:

यह फॉर्मूला सेल H9 में 950 का मान लौटाता है।

यह फॉर्मूला कैसे काम करता है?

• data_field आर्गुमेंट सेल्स है इसमें कोई संदेह नहीं।
• A3 पिवट टेबल के भीतर एक सेल रेफरेंस है। यह पिवट टेबल के भीतर कोई भी सेल रेफरेंस हो सकता है।
• field1, item1 = "State", H7। आप इसे इस तरह अनुवाद कर सकते हैं: इडाहो (सेल H7 का मान इडाहो है) आइटम राज्य में
• field2, item2 = "Category", H8। इसका अनुवाद ऑफिस सप्लाईज़ (सेल H8 का मान ऑफिस सप्लाईज़ है) आइटम कैटेगरी में के रूप में किया जा सकता है
• इडाहो मान और ऑफिस सप्लाईज़ मान का क्रॉस-सेक्शन हमें 950 का मान देता है।

लेबल दिखाने के लिए:

GETPIVOTDATA फंक्शन का उपयोग करके, हम कुछ सेल्स (निम्न छवि की तरह) में कैटेगरी नाम और बिक्री मान (% कुल का) दिखाते हैं।

आपकी समझ के लिए, मुझे सेल D4 में इस फॉर्मूला की व्याख्या करने दें

• A4&" " भाग समझना सरल है। एक सेल रेफरेंस फिर आउटपुट में एक स्पेस बनाता है।
• फिर हमने Excel के TEXT का उपयोग किया। TEXT फंक्शन के वैल्यू आर्गुमेंट के रूप में, हमने GETPIVOTDATA फंक्शन पास किया है और format_text आर्गुमेंट के रूप में, हमने इस फॉर्मेट का उपयोग किया है: "0%"
• GETPIVOTDATA भाग समझना सरल है। इसलिए, मैं यहां GETPIVOTDATA फंक्शन के काम करने की व्याख्या नहीं करूंगा।

अब, हम इन डेटा को चार्ट पर दिखाएंगे।

हमने इन्सर्ट टैब => इलस्ट्रेशन कमांड ग्रुप => शेप्स से एक टेक्स्ट बॉक्स डाला

अब हम चार्ट पर टेक्स्ट बॉक्स डालते हैं => फॉर्मूला बार पर एक बराबर चिह्न डालें और फिर सेल D4 चुनें।

अगर मैं Enter दबाता हूं, तो टेक्स्ट बॉक्स सेल D4 का मान दिखाएगा।

इसी तरह, मैं अन्य टेक्स्ट बॉक्स बनाता हूं और संबंधित सेल्स को संदर्भित करता हूं।

नोट: जब एक टेक्स्ट बॉक्स बन जाता है, तो आप इससे नए टेक्स्ट बॉक्स बना सकते हैं। आप इसे ऐसे कर सकते हैं:

• अपने माउस पॉइंटर को बने टेक्स्ट बॉक्स के बॉर्डर पर होवर करें और अपने कीबोर्ड पर Ctrl कुंजी दबाएं। एक प्लस चिह्न दिखाई देगा।
• अब अपना माउस खींचें। आप देखेंगे कि एक नया टेक्स्ट बॉक्स (ऑब्जेक्ट) बनाया गया है, इस नए बने टेक्स्ट बॉक्स को अपनी पसंदीदा जगह पर छोड़ दें।

तो, हम डायनामिक रूप से कैटेगरी-वार बिक्री दिखाने वाले पाई चार्ट के निर्माण के साथ हो चुके हैं।

मैं इस पिवट टेबल का नाम बदलकर PT_CategorySales रखता हूं।

और पढ़ें: Excel में दैनिक बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)

समान पठन

• Excel में इन्वेंटरी एजिंग रिपोर्ट कैसे बनाएं (चरण-दर-चरण दिशानिर्देश)
• Excel डेटा से PDF रिपोर्ट जनरेट करें (4 आसान तरीके)
• Excel में MIS रिपोर्ट कैसे तैयार करें (2 उपयुक्त उदाहरण)
• खातों के लिए Excel में MIS रिपोर्ट बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)

चरण 6: त्रैमासिक बिक्री के लिए पिवट टेबल तैयार करें

कभी-कभी, आप विभिन्न तिमाहियों में वर्षों में बिक्री परिवर्तन देखना चाह सकते हैं।

हम निम्नलिखित छवि जैसी रिपोर्ट बनाने जा रहे हैं।

छवि कुल बिक्री के अनुसार शीर्ष 15 अमेरिकी राज्यों को विभिन्न तिमाहियों के लिए दिखाती है। हमने विभिन्न तिमाहियों में रुझान दिखाने के लिए स्पार्कलाइन भी जोड़े हैं।

त्रैमासिक बिक्री के लिए पिवट टेबल तैयार करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, डेटा टेबल से एक सेल चुनें।
• फिर इन्सर्ट टैब के टेबल्स ग्रुप से पिवटटेबल चुनें।

• अगला, चुनें कि आप पिवट टेबल कहां रखना चाहते हैं और OK पर क्लिक करें। इस डेमो के लिए, हमने एक नई वर्कशीट चुनी है।

• अब निम्नलिखित करें: ऑर्डर डेट फील्ड को कॉलम क्षेत्र में जोड़ें, राज्य फील्ड को पंक्तियों क्षेत्र में, और सेल्स फील्ड को वैल्यूज़ में

• अब त्रैमासिक रिपोर्ट दिखाने के लिए, कॉलम लेबल्स में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से ग्रुप चुनें।

• फिर ग्रुपिंग के द्वारा सेक्शन के तहत क्वार्टर्स चुनें

• OK पर क्लिक करने के बाद, पिवट टेबल अब इस तरह दिखेगा।

चरण 7: बिक्री से शीर्ष 15 राज्य दिखाएं

पिछले चरण का परिणाम डेटासेट के सभी राज्यों की त्रैमासिक रिपोर्ट रखता है। यदि आप उन सभी को चाहते हैं, तो आप इसके साथ आगे बढ़ सकते हैं। लेकिन अधिक विस्तृत विश्लेषण के मामले में जहां आपको शीर्ष राज्य चाहिए, यहां कुछ आसान चरण हैं।

• सबसे पहले, राज्य कॉलम (या पंक्ति लेबल) में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें।
• फिर अपने माउस को संदर्भ मेनू से फ़िल्टर पर होवर करें और फिर टॉप 10 चुनें

• अगला, टॉप 10 फ़िल्टर (राज्य) से दिखाएं विकल्प में 15 चुनें

• OK पर क्लिक करने के बाद, पिवट टेबल अब बिक्री के अनुसार शीर्ष 15 राज्य दिखाएगा।

चरण 8: टेबल में स्पार्कलाइन जोड़ें

स्पार्कलाइन जोड़ने से पहले, मैं दोनों ग्रैंड टोटल को हटाना चाहता हूं। ऐसा करने के तरीके के विस्तृत गाइड के लिए इन चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, पिवट टेबल से एक सेल चुनें।
• फिर अपने रिबन पर डिज़ाइन टैब पर जाएं।
• अब लेआउट से ग्रैंड टोटल्स चुनें
• फिर ड्रॉप-डाउन सूची से पंक्तियों और कॉलम के लिए बंद चुनें।

ग्रैंड टोटल सेक्शन इस प्रकार हटा दिया जाएगा।

• स्पार्कलाइन जोड़ने के लिए, सेल F5 चुनें, फिर अपने रिबन पर इन्सर्ट टैब पर जाएं।
• अब स्पार्कलाइन से लाइन चुनें

• स्पार्कलाइन बनाएं बॉक्स में, डेटा रेंज के रूप में रेंज B5:E19 और लोकेशन रेंज के रूप में रेंज F5:F19 चुनें।

• फिर OK पर क्लिक करें। पिवट टेबल अब अंततः इस तरह दिखेगा।

• इसे और आकर्षक बनाने के लिए कुछ मार्कर जोड़ें। ऐसा करने के लिए, अपने रिबन पर स्पार्कलाइन टैब पर जाएं (यह तब दिखाई देगा जब आप स्पार्कलाइन वाले सेल को चुनते हैं) फिर दिखाएं से मार्कर्स चुनें

यह हमारे स्पार्कलाइन का अंतिम आउटपुट है।

और पढ़ें: Excel में मासिक बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (सरल चरणों के साथ)

चरण 9: आउटपुट फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर जोड़ें

पिवट टेबल में स्लाइसर जोड़ने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, उस पिवट टेबल को चुनें जिसके लिए आप स्लाइसर बनाना चाहते हैं।
• फिर इन्सर्ट टैब पर जाएं और फिल्टर्स कमांड ग्रुप से, स्लाइसर पर क्लिक करें

• अगला, स्लाइसर डालें डायलॉग बॉक्स पिवट टेबल के सभी उपलब्ध फील्ड के साथ दिखाई देगा। उन फील्ड को चुनें जिनके लिए आप स्लाइसर बनाना चाहते हैं। यहां, हमने डेमो के लिए ग्राहक नाम, राज्य, और कैटेगरी फील्ड चुने हैं।

• OK पर क्लिक करने के बाद, 3 स्लाइसर स्प्रेडशीट के शीर्ष पर दिखाई देंगे।

और पढ़ें: Excel में बिक्री के लिए MIS रिपोर्ट कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)

चरण 10: अंतिम रिपोर्ट तैयार करें

सभी अलग-अलग चीजें बन जाने के बाद, आइए अंत में उन सभी को एक स्प्रेडशीट में मिलाकर अंतिम रिपोर्ट बनाएं।

अब यदि आप स्लाइसर से किसी विकल्प को चुनते/अनचुनते हैं, तो परिणाम वास्तविक समय में तदनुसार बदल जाएगा। उदाहरण के लिए, आइए राज्य स्लाइसर से एरिज़ोना चुनें। यह केवल उसकी रिपोर्ट करेगा।

आप अब कई विकल्प भी चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, इसके साथ अलबामा जोड़ने पर यह इस तरह दिखेगा। और इस तरह आप एक रिपोर्ट बना सकते हैं जो क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करती है।

और पढ़ें: मैक्रो का उपयोग करके Excel रिपोर्ट को ऑटोमेट कैसे करें (3 आसान तरीके)

निष्कर्ष

ये Excel में क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करने वाली रिपोर्ट बनाने के लिए आवश्यक सभी चरण थे। उम्मीद है, अब आप आसानी से अपने दम पर एक बना सकते हैं। मुझे आशा है कि आपको यह गाइड उपयोगी और जानकारीपूर्ण लगा। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं तो हमें नीचे कमेंट में बताएं।

इस तरह के और गाइड के लिए, Exceldemy.com पर जाएं।

संबंधित लेख

• Excel में व्यय रिपोर्ट कैसे बनाएं (आसान चरणों के साथ)
• Excel में आय और व्यय रिपोर्ट बनाएं (3 उदाहरण)
• Excel VBA का उपयोग करके PDF फॉर्मेट में रिपोर्ट जनरेट कैसे करें (3 त्वरित ट्रिक्स)
• Excel में उत्पादन रिपोर्ट बनाएं (2 सामान्य वेरिएंट)
• Excel में दैनिक गतिविधि रिपोर्ट कैसे बनाएं (5 आसान उदाहरण)
• Excel में दैनिक उत्पादन रिपोर्ट बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)
• Excel में रिपोर्ट कार्ड कैसे बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)