इस लेख में, मैं एक रिपोर्ट बनाऊंगा जो त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करती है क्षेत्र द्वारा। आप इसे एक गतिशील और इंटरैक्टिव एक्सेल डैशबोर्ड भी कह सकते हैं जो आपके डेटा के साथ नवीनतम अपडेट को प्रतिबिंबित करने के लिए स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।
यह है रिपोर्ट जिसे आप इस लेख के अंत के बाद बनाएंगे।
एक्सेल में एक रिपोर्ट बनाएं जो क्षेत्र के अनुसार त्रैमासिक बिक्री प्रदर्शित करे
लेख के साथ आगे बढ़ते हुए आप इन चरणों को स्वयं आजमाने के लिए प्रदर्शन के लिए उपयोग की जाने वाली कार्यपुस्तिका को डाउनलोड कर सकते हैं।
रिपोर्ट बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया जो एक्सेल में क्षेत्र द्वारा तिमाही बिक्री प्रदर्शित करती है
प्रदर्शन के लिए, हम निम्नलिखित डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
इसमें तारीखों के अनुसार बिक्री शामिल है, जिसे हम एक्सेल के टेबल और पिवट टेबल फीचर की मदद से तिमाही तरीके से पुनर्व्यवस्थित करने जा रहे हैं।
चरण 1:डेटासेट को तालिका में बदलें
यदि डेटा तालिका प्रारूप में नहीं है, तो श्रेणी को तालिका में परिवर्तित करें। एक्सेल टेबल एक्सेल की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक है जो रेफ़रिंग, फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग और अपडेट करने जैसे कई कार्यों को आसान बनाती है।
- उस श्रेणी में एक सेल का चयन करें जिसे आप तालिका में कनवर्ट करना चाहते हैं और Ctrl+T दबाएं अपने कीबोर्ड पर। या सम्मिलित करें . पर जाएं टैब और तालिकाओं . से आदेशों का समूह, तालिका . पर क्लिक करें विकल्प।
- परिणामस्वरूप, तालिका बनाएं डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं . के साथ श्रेणी स्वचालित रूप से चुनी जाएगी चेकबॉक्स चयनित। तालिका बनाने के लिए, बस ठीक . क्लिक करें
परिणामस्वरूप, डेटासेट को एक तालिका में बदल दिया जाएगा।
चरण 2:नाम तालिका श्रेणी
आइए इस बिंदु पर तालिका का नाम दें। यह काम के बाद के कुछ हिस्से को आसान बनाने में मदद करेगा।
आप डिज़ाइन . से अपनी तालिका का नाम बदल सकते हैं टैब पर जाएं या नाम बॉक्स . का उपयोग करें . हमने अपनी तालिका का नाम डेटा . रखा है ।
और पढ़ें: एक्सेल में मासिक रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)
चरण 3:दिए गए डेटा के साथ एक पिवट तालिका बनाएं
हम अपनी रिपोर्ट बनाने के लिए एक्सेल के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले टूल का उपयोग करने जा रहे हैं और यह पिवट टेबल है। तालिका के साथ पिवट तालिका बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, तालिका में एक सेल चुनें।
- फिर सम्मिलित करें . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और पिवोटटेबल . पर क्लिक करें तालिकाओं . से आदेश समूह।
- इस समय, पिवोटटेबल बनाएं संवाद बॉक्स प्रकट होता है। जैसा कि हमने पिवोटटेबल . पर क्लिक करने से पहले तालिका के एक सेल का चयन किया था आदेश, हमारी तालिका का नाम (डेटा ) स्वचालित रूप से तालिका/श्रेणी . में दिखाई दे रहा है संवाद बॉक्स का क्षेत्र।
- हम एक नई वर्कशीट में पिवट टेबल बनाना चाहते हैं, इसलिए हम डिफ़ॉल्ट विकल्प नई वर्कशीट रखते हैं शीर्षक के अंतर्गत चुनें कि आप PivotTable रिपोर्ट को कहां रखना चाहते हैं ।
- फिर ठीक click क्लिक करें ।
एक नई वर्कशीट बनाई जाती है और पिवोटटेबल फील्ड्स कार्य फलक स्वचालित रूप से कार्यपत्रक में दिखाई दे रहा है।
और पढ़ें: एक्सेल में सारांश रिपोर्ट कैसे बनाएं (2 आसान तरीके)
चरण 4:श्रेणी रिपोर्ट के आधार पर एक पिवट तालिका तैयार करें
आइए एक बिक्री रिपोर्ट बनाएं श्रेणी बुद्धिमान और फिर हम एक पाई चार्ट बनाएंगे। रिपोर्ट बनाने के लिए, हम पिवट टेबल फील्ड्स को इस तरह व्यवस्थित करते हैं।
निम्नलिखित छवि को ध्यान से देखें। हमने बिक्री . रखा है मानों . में दो बार फ़ील्ड करें क्षेत्र। इस कारण से, कॉलम . में क्षेत्र, एक अतिरिक्त मान मैदान दिखा रहा है। पंक्तियों के क्षेत्र में, हमने श्रेणी . रखा है फ़ील्ड.
छवि के बाईं ओर, आप उपरोक्त फ़ील्ड सेटिंग्स के लिए आउटपुट पिवट तालिका देख रहे हैं।
- अब हम बिक्री के संख्या स्वरूप को कुल योग के (%) प्रतिशत में बदलना चाहते हैं . ऐसा करने के लिए, कॉलम में एक सेल पर राइट-क्लिक करें।
- फिर मानों को इस रूप में दिखाएं select चुनें संदर्भ मेनू से।
- उसके बाद, कमांड पर क्लिक करें कुल योग का% ।
इस प्रकार, स्तंभ मान कुल योग . के प्रतिशत में दिखाई देंगे ।
चरण 5:श्रेणी रिपोर्ट के लिए एक पाई चार्ट बनाएं
डेटा पर एक रिपोर्ट बनाने के लिए, आइए इसमें एक पाई चार्ट जोड़ें। डेटा से पाई चार्ट जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, पिवट टेबल में एक सेल चुनें।
- फिर सम्मिलित करें . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और पाई चार्ट . पर क्लिक करें चार्ट . से आइकन समूह।
- उसके बाद, पाई . चुनें ड्रॉप-डाउन सूची से चार्ट।
हमारे पास हमारी स्प्रेडशीट पर पाई चार्ट पॉप अप होगा।
कुछ संशोधनों के बाद, चार्ट अब इस तरह दिखेगा।
पाई चार्ट पर श्रेणी के नाम और डेटा लेबल दिखाए जा रहे हैं
आप इन चरणों का पालन करके डेटा लेबल जोड़ सकते हैं।
- सबसे पहले, पाई चार्ट चुनें।
- फिर डिज़ाइन पर जाएं टैब और चार्ट लेआउट . में आदेशों का समूह, त्वरित लेआउट . पर क्लिक करें ।
- ड्रॉप-डाउन से लेआउट 1 . चुनें ड्रॉप-डाउन से विकल्प।
वैकल्पिक तरीका:
चार्ट पर डेटा लेबल जोड़ने का एक अन्य रचनात्मक तरीका GETPIVOTDATA फ़ंक्शन का उपयोग करना है। . हम पिवट तालिका से डेटा खींचने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।
आप नीचे हमारे डेटा से बनाई गई पिवट टेबल देख रहे हैं।
यह पिवट तालिका बिक्री का योग दिखा रही है , राज्य , और श्रेणी बुद्धिमान।
हमने राज्य . रखा है पंक्तियों . में फ़ील्ड क्षेत्र, श्रेणी कॉलम . में फ़ील्ड क्षेत्र, और बिक्री मानों . में फ़ील्ड क्षेत्र।
अब, आइए एक्सेल के GETPIVOTDATA . को देखें समारोह।
GETPIVOTDATA सिंटैक्स:GETPIVOTDATA (डेटा_फ़ील्ड, पिवट_टेबल, [फ़ील्ड1, आइटम1], [फ़ील्ड2, आइटम2],…)
पिवट टेबल में केवल एक data_field होता है लेकिन इसमें कई अन्य फ़ील्ड हो सकते हैं।
उपरोक्त पिवट टेबल के लिए:
- द डेटा_फ़ील्ड बिक्री . है फ़ील्ड
- अन्य दो क्षेत्र हैं राज्य और श्रेणी ।
निम्न छवि में, आप देख सकते हैं कि मैंने GETPIVOTDATA . का उपयोग किया है सेल में सूत्र H9:
=GETPIVOTDATA("Sales", A3, "State", H7, "Category", H8) यह सूत्र H9 . कक्ष में 950 का मान लौटाता है ।
यह फ़ॉर्मूला कैसे काम करता है?
- द डेटा_फ़ील्ड तर्क बिक्री . है कोई शक नहीं।
- A3 पिवट तालिका के भीतर एक सेल संदर्भ है। यह पिवट टेबल के भीतर कोई भी सेल संदर्भ हो सकता है।
- फ़ील्ड1, आइटम1 = "राज्य", H7 . आप इसका अनुवाद इडाहो . की तरह कर सकते हैं (सेल का मान H7 इडाहो . है ) राज्य . में आइटम
- फ़ील्ड2, आइटम2 = "श्रेणी", H8 . इसका अनुवाद कार्यालय आपूर्ति के रूप में किया जा सकता है (सेल का मान H8 कार्यालय की आपूर्ति है ) श्रेणी . में आइटम
- इडाहो . का क्रॉस-सेक्शन मूल्य और कार्यालय की आपूर्ति मान हमें 950 का मान देते हैं।
लेबल दिखाने के लिए:
GETPIVOTDATA . का उपयोग करना फ़ंक्शन, हम कुछ सेल (जैसे निम्न छवि) में श्रेणी के नाम और बिक्री मान (कुल का %) दिखाते हैं।
आपकी समझ के लिए, मैं इस सूत्र को D4 . कक्ष में समझाता हूं
=A4&" "&TEXT(GETPIVOTDATA("Sales", A3, "Category", A4), "0%") - A4&” ” भाग समझने में आसान है। एक सेल संदर्भ तब आउटपुट में जगह बनाता है।
- तब हमने एक्सेल के पाठ . का उपयोग किया मान . के रूप में पाठ . का तर्क फ़ंक्शन, हमने GETPIVOTDATA . पारित किया है फ़ंक्शन और format_text . के रूप में तर्क, हमने इस प्रारूप का उपयोग किया है:“0%”
- द GETPIVOTDATA भाग समझने में आसान है। इसलिए, मैं यह नहीं समझाऊंगा कि कैसे GETPIVOTDATA फ़ंक्शन यहां काम करता है।
अब, हम इन आंकड़ों को चार्ट पर दिखाएंगे।
हमने एक टेक्स्ट बॉक्स . डाला सम्मिलित करें . से टैब => चित्र आदेशों का समूह => आकृतियां
अब हम टेक्स्ट बॉक्स . डालते हैं चार्ट पर => फॉर्मूला बार पर बराबर का चिह्न लगाएं और फिर सेल D4 . चुनें ।
अगर मैं Enter press दबाता हूं , टेक्स्ट बॉक्स सेल का मान दिखाएगा D4 ।
इसी तरह, मैं अन्य टेक्स्ट बॉक्स बनाता हूं और संबंधित सेल देखें।
नोट: जब एक टेक्स्ट बॉक्स बनाया गया है, तो आप नए टेक्स्ट बॉक्स बना सकते हैं इस से। आप इसे इस तरह से कर सकते हैं:
- अपने माउस पॉइंटर को बनाए गए टेक्स्ट बॉक्स . के बॉर्डर पर होवर करें और Ctrl . दबाएं अपने कीबोर्ड पर कुंजी। एक धन चिह्न दिखाई देगा।
- अब अपने माउस को ड्रैग करें। आपको एक नया टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा (ऑब्जेक्ट) बनाया गया है, इस नए बनाए गए टेक्स्ट बॉक्स को छोड़ दें अपने पसंदीदा स्थान पर।
इसलिए, हमने एक पाई चार्ट के निर्माण के साथ काम किया है जो गतिशील रूप से श्रेणी-वार बिक्री दिखाता है।
मैं अभी इस पिवट टेबल का नाम PT_CategorySales . में बदलता हूं ।
और पढ़ें: एक्सेल में दैनिक बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (त्वरित चरणों के साथ)
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चरण 6:तिमाही बिक्री के लिए एक पिवट तालिका तैयार करें
कभी-कभी, आप बिक्री . देखना चाहेंगे वर्षों में विभिन्न तिमाहियों में परिवर्तन।
हम निम्न छवि की तरह एक रिपोर्ट बनाने जा रहे हैं।
छवि विभिन्न तिमाहियों के लिए कुल बिक्री के अनुसार शीर्ष 15 अमेरिकी राज्यों को दिखाती है। हमने अलग-अलग तिमाहियों में रुझान दिखाने के लिए स्पार्कलाइन भी जोड़ी हैं।
तिमाही बिक्री के लिए पिवट टेबल तैयार करने के लिए इन चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, डेटा तालिका से एक सेल चुनें।
- फिर पिवट टेबल . चुनें तालिकाओं . से सम्मिलित करें . का समूह टैब।
- अगला, चुनें कि आप पिवट टेबल को कहां रखना चाहते हैं और ठीक . पर क्लिक करें . इस प्रदर्शन के लिए, हमने एक नई कार्यपत्रक का चयन किया है।
- अब निम्न कार्य करें:आदेश दिनांक जोड़ें कॉलम . में फ़ील्ड क्षेत्र, राज्य पंक्तियों . में फ़ील्ड क्षेत्र, और बिक्री मानों . में फ़ील्ड
- त्रैमासिक रिपोर्ट अभी दिखाने के लिए, कॉलम लेबल में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें और समूह . चुनें संदर्भ मेनू से।
- फिर क्वार्टर select चुनें द्वारा . के अंतर्गत समूहीकरण . का अनुभाग
- ठीक . पर क्लिक करने के बाद , पिवट टेबल अब कुछ इस तरह दिखाई देगी।
चरण 7:बिक्री से शीर्ष 15 राज्यों को दिखाएं
पिछले चरण के परिणाम में डेटासेट से सभी राज्यों की त्रैमासिक रिपोर्ट शामिल है। यदि आप उन सभी को चाहते हैं, तो आप इसे आगे बढ़ा सकते हैं। लेकिन अधिक विस्तृत विश्लेषण के मामले में जहां आपको शीर्ष राज्यों की आवश्यकता है, यहां कुछ आसान चरण दिए गए हैं।
- सबसे पहले, राज्य में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें कॉलम (या पंक्ति लेबल )।
- फिर अपने माउस को फ़िल्टर . पर घुमाएं संदर्भ मेनू से और फिर शीर्ष 10 . का चयन करें
- अगला, 15 . चुनें दिखाएं . में शीर्ष 10 फ़िल्टर (राज्य) . से विकल्प
- एक बार जब आप ठीक . पर क्लिक करते हैं , पिवट तालिका अब बिक्री के अनुसार शीर्ष 15 राज्यों को दिखाएगी।
चरण 8:तालिका में स्पार्कलाइन जोड़ें
स्पार्कलाइन्स . जोड़ने से पहले , मैं दोनों ग्रैंड टोटल को हटाना चाहता हूं। इसे कैसे करें, इस बारे में विस्तृत मार्गदर्शिका के लिए इन चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, पिवट टेबल से एक सेल चुनें।
- फिर डिज़ाइन . पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।
- अब भव्य योग चुनें लेआउट . से
- फिर पंक्तियों और स्तंभों के लिए बंद . चुनें ड्रॉप-डाउन सूची से।
कुल योग इस प्रकार अनुभाग हटा दिया जाएगा।
- स्पार्कलाइन जोड़ने के लिए, सेल चुनें F5 , फिर सम्मिलित करें . पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।
- अब पंक्ति select चुनें स्पार्कलाइन्स . से
- स्पार्कलाइन बनाएं . में बॉक्स में, श्रेणी चुनें B5:E19 डेटा श्रेणी . के रूप में और श्रेणी F5:F19 स्थान सीमा . के रूप में ।
- फिर ठीक . पर क्लिक करें . पिवट टेबल अब अंत में इस तरह दिखेगी।
- इसके अलावा, इसे और अधिक आकर्षक बनाने के लिए कुछ मार्कर जोड़ें। ऐसा करने के लिए, स्पार्कलाइन . पर जाएं अपने रिबन पर टैब (यह आपके द्वारा स्पार्कलाइन वाले सेल का चयन करने के बाद दिखाई देगा) फिर मार्कर चुनें दिखाएं . से
यह हमारी स्पार्कलाइन का अंतिम आउटपुट है।
और पढ़ें: एक्सेल में मासिक बिक्री रिपोर्ट कैसे बनाएं (सरल चरणों के साथ)
चरण 9:फ़िल्टर आउटपुट में स्लाइसर जोड़ें
पिवट टेबल में स्लाइसर जोड़ने के लिए इन आसान चरणों का पालन करें।
- First, select the pivot table for which you want to create the slicers.
- Then go to Insert Tab and from the Filters group of commands, click on the Slicer
- Next, the Insert Slicers dialog box will appear with all the available fields of the Pivot Table. Select the fields for which you want to create the slicers. Here, we have selected the Customer Name , राज्य , and Category fields for the demonstration.
- ठीक . पर क्लिक करने के बाद , 3 slicers will appear on top of the spreadsheet.
और पढ़ें: How to Make MIS Report in Excel for Sales (with Easy Steps)
Step 10:Prepare Final Report
With all the detached stuff created let’s finally combine them all into a single spreadsheet to create a final report.
Now if you select/deselect an option from the slicer, the result will change accordingly in real-time. For example, let’s select Arizona from the State slicers. It will only report that.
You can select multiple ones now too. For example, adding Alabama with it will look like this. And that’s how you can create a report that displays the quarterly sales by territory.
और पढ़ें: How to Automate Excel Reports Using Macros (3 Easy Ways)
निष्कर्ष
These were all the steps required to create a report that displays quarterly sales by territory in Excel. Hopefully, you can make one on your own with ease now. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions let us know in the comments below.
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