एक्सेल में डेटा आयात करना: 3 विश्वसनीय तकनीकें

यदि आप डेटा के साथ कुछ भी करना चाहते हैं, तो आपको सबसे पहले उस डेटा को अपनी वर्कशीट में प्राप्त करना होगा। एक्सेल टेक्स्ट फ़ाइल से डेटा आयात कर सकता है और वेबसाइटों से भी डेटा पुनर्प्राप्त कर सकता है। यहां, आपको एक्सेल में डेटा आयात करने के तरीके मिलेंगे।

एक्सेल में डेटा आयात करने के 3 तरीके

हम यहां चर्चा कर रहे हैं कि एक्सेल सीधे किन फ़ाइल प्रकारों को खोल सकता है। फ़ाइल प्रकारों से डेटा प्राप्त करने के लिए इस कमांड का उपयोग करें: फाइल >> खोलें >> ब्राउज़। निम्न छवि उन फ़ाइल प्रकारों की सूची दिखाती है जिन्हें एक्सेल खोल सकता है।

1. विभिन्न फ़ाइलों से डेटा आयात करना

यहां, हम आपको डेटा टैब से डेटा प्राप्त करें सुविधा का उपयोग करके एक्सेल में विभिन्न प्रकार की फ़ाइल से डेटा आयात करने के तरीके दिखाएंगे। अपने एक्सेल वर्कशीट में फ़ाइलें आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1.1. कई एक्सेल फ़ाइलों से डेटा आयात करें

एक्सेल 2013 बैकवर्ड कम्पेटिबल है। बैकवर्ड कम्पेटिबल का अर्थ है कि जब एक्सेल का एक नया संस्करण बाजार में आता है, तो यह नया संस्करण एक्सेल फ़ाइलों के पुराने संस्करण के साथ कम्पेटिबल होता है। एक्सेल 2013 XLSX, XLSM, XLSB, XLTX, XLTM, और XLAM फ़ाइल प्रकारों का समर्थन करता है। इन वर्तमान फ़ाइल फॉर्मेट का समर्थन करने के अलावा, एक्सेल 2013 एक्सेल के सभी पिछले संस्करणों से वर्कबुक फ़ाइलें खोल सकता है।

• XLS: एक्सेल 4, एक्सेल 95, एक्सेल 97, एक्सेल 2000, एक्सेल 2002, द्वारा बनाई गई बाइनरी फ़ाइलें
  और एक्सेल 2003
• XLM: एक्सेल 4 मैक्रो वाली बाइनरी फ़ाइलें (कोई डेटा नहीं)
• XLT: एक्सेल टेम्पलेट के लिए बाइनरी फ़ाइलें
• XLA: एक्सेल ऐड-इन के लिए बाइनरी फ़ाइलें

एक्सेल अन्य स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर द्वारा बनाए गए एक फ़ाइल फॉर्मेट का भी समर्थन करता है: ODS, ओपनडॉक्यूमेंट स्प्रेडशीट फॉर्मेट। ODS फ़ाइलें विभिन्न "ओपन" सोर्स सॉफ़्टवेयर द्वारा बनाई जाती हैं, जिनमें गूगल ड्राइव, ओपनऑफिस, लिब्रेऑफिस, स्टारऑफिस, और अन्य शामिल हैं।

नोट: एक्सेल लोटस 1-2-3, क्वाट्रो प्रो, या माइक्रोसॉफ्ट वर्क्स फ़ाइलों का समर्थन नहीं करता है।

आप पावर क्वेरी एडिटर का उपयोग करके डेटा को सीधे लोड करके या ट्रांसफॉर्म करके दूसरी एक्सेल फ़ाइल से एक्सेल में डेटा आयात कर सकते हैं। पावर क्वेरी एडिटर का उपयोग करके डेटा को ट्रांसफॉर्म करके दूसरी एक्सेल फ़ाइल से एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम फाइल पर क्लिक करें >> फ्रॉम एक्सेल वर्कबुक चुनें।

• अब, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• फिर, उस एक्सेल फ़ाइल का चयन करें जिससे आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम छात्र जानकारी नामक एक्सेल फ़ाइल का चयन करेंगे।
• उसके बाद, आयात पर क्लिक करें।

• अगला, नेविगेटर बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, उस टेबल का चयन करें जहां से आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम एक्सेल फ़ाइल से डेटा आयात करना नामक टेबल का चयन करेंगे।
• इसके बाद, डेटा बदलें पर क्लिक करें।

• अब, एक्सेल फ़ाइल से डेटा आयात करना टेबल पावर क्वेरी एडिटर में खुलेगी।

• उसके बाद, पंक्तियाँ कम करें >> पंक्तियाँ हटाएं >> शीर्ष पंक्तियाँ हटाएं चुनें।

• अगला, शीर्ष पंक्तियाँ हटाएं बॉक्स खुलेगा
• फिर, उन पंक्तियों की संख्या डालें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं। यहां, हम 2 डालेंगे।
• उसके बाद, ओके पर क्लिक करें।

• अब, पहली पंक्ति को हेडर के रूप में चुनने के लिए पहली पंक्ति को हेडर के रूप में उपयोग करें पर क्लिक करें।

• फिर, क्लोज एंड लोड >> क्लोज एंड लोड टू चुनें।

• अगला, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• उसके बाद, चुनें कि आप इस डेटा को अपनी वर्कबुक में कैसे देखना चाहते हैं। यहां, हम टेबल चुनेंगे।
• फिर, मौजूदा वर्कशीट विकल्प चालू करें।
• अब, एक सेल संदर्भ डालें जहां आप डेटा रखना चाहते हैं। यहां, हम सेल B4 डालेंगे।
• इसके बाद, ओके पर क्लिक करें।

• अंत में, आप पावर क्वेरी एडिटर का उपयोग करके दूसरी एक्सेल फ़ाइल से एक्सेल में डेटा आयात करेंगे।

और पढ़ें: एक्सेल मैक्रो: एकाधिक एक्सेल फ़ाइलों से डेटा निकालें (4 तरीके)

1.2. एक्सेल में टेक्स्ट फ़ाइलों से डेटा आयात करना

एक टेक्स्ट फ़ाइल में, आपको कच्चे वर्ण मिलेंगे, कोई फॉर्मेटिंग नहीं। एक्सेल लगभग सभी प्रकार की टेक्स्ट फ़ाइलें खोल सकता है:

• CSV: कॉमा-सेपरेटेड मान। कॉलम कॉमा द्वारा सीमांकित होते हैं, और पंक्तियाँ कैरिज रिटर्न (एंटर) द्वारा सीमांकित होती हैं।
• TXT: कॉलम टैब द्वारा सीमांकित होते हैं, और पंक्तियाँ कैरिज रिटर्न (एंटर) द्वारा सीमांकित होती हैं।
• PRN: कॉलम एकाधिक स्पेस वर्णों द्वारा सीमांकित होते हैं, और पंक्तियाँ कैरिज रिटर्न (एंटर) द्वारा सीमांकित होती हैं। एक्सेल इस प्रकार की फ़ाइल को एक ही कॉलम में आयात करता है।
• DIF: VisiCalc स्प्रेडशीट द्वारा मूल रूप से उपयोग किया जाने वाला फ़ाइल फॉर्मेट। यह शायद ही कभी उपयोग किया जाता है।
• SYLK: Multiplan द्वारा मूल रूप से उपयोग किया जाने वाला फ़ाइल फॉर्मेट। यह शायद ही कभी उपयोग किया जाता है।

इन टेक्स्ट फ़ाइल प्रकारों में से अधिकांश में विविधताएं होती हैं। उदाहरण के लिए, मैक वातावरण में उत्पादित टेक्स्ट फ़ाइलें में अलग एंड-ऑफ-रो वर्ण होते हैं। एक्सेल बिना किसी समस्या के वेरिएंट को आसानी से संभाल सकता है।

आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके टेक्स्ट फ़ाइलों से एक्सेल में डेटा आयात कर सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम फाइल पर क्लिक करें >> फ्रॉम टेक्स्ट/सीएसवी चुनें।

• अब, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• फिर, उस टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करें जहां से आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम टेक्स्ट फ़ाइलों का उपयोग करके डेटा आयात करना नामक टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करेंगे।
• उसके बाद, आयात पर क्लिक करें।

• अगला, टेक्स्ट फ़ाइल के डेटा वाला एक बॉक्स खुलेगा। यहां, यह स्वचालित रूप से सेमीकॉलन को डिलीमीटर के रूप में चुनेगा।
• इसके बाद, लोड पर क्लिक करें।

• अंत में, टेक्स्ट फ़ाइल से डेटा एक्सेल में आयात हो जाएगा।

और पढ़ें: टेक्स्ट फ़ाइल को एक्सेल में आयात करने के 4 आसान तरीके

1.3. वेब पेज से डेटा लोड करना

आप अधिकांश वेब पेजों से एक्सेल में डेटा आयात कर सकते हैं। वेब पेजों से डेटा आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• शुरुआत में, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम अदर सोर्सेज पर क्लिक करें >> फ्रॉम वेब चुनें।

• अब, फ्रॉम वेब बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, उस URL को डालें जहां से आप अपने एक्सेल वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं।
• उसके बाद, ओके दबाएं।

• अगला, नेविगेटर बॉक्स खुलेगा।
• इसके बाद, उस टेबल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यहां, हम 65 और उससे अधिक आयु की जनसंख्या टेबल का चयन करेंगे।
• फिर, लोड पर क्लिक करें।

• अंत में, वेब पेज से डेटा एक्सेल में आयात हो जाएगा।

और पढ़ें: वेब से एक्सेल में डेटा आयात करने के त्वरित चरणों के साथ

1.4. PDF फ़ाइलों से डेटा आयात करना

हम एक्सेल में PDF फ़ाइलों से भी डेटा आयात कर सकते हैं। एक्सेल में PDF फ़ाइलों से डेटा आयात करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• शुरुआत में, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम फाइल पर क्लिक करें >> फ्रॉम PDF चुनें।

• अब, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• फिर, उस PDF फ़ाइल का चयन करें जिससे आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम PDF फ़ाइलें आयात करना नामक PDF फ़ाइल का चयन करेंगे।
• उसके बाद, आयात पर क्लिक करें।

• अगला, नेविगेटर बॉक्स खुलेगा।
• इसके बाद, उस टेबल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यहां, हम Table001(Page1) टेबल का चयन करेंगे।
• फिर, लोड पर क्लिक करें।

• अंत में, PDF फ़ाइल से डेटा एक्सेल में आयात हो जाएगा।

1.5. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से डेटा लोड करना

एक्सेल 2013 निम्न डेटाबेस-संबंधी फ़ाइल फॉर्मेट खोल सकता है:

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस फ़ाइलें: इन फ़ाइलों में विभिन्न एक्सटेंशन होते हैं, जिनमें MDB और ACCDB शामिल हैं।
• dBase फ़ाइलें: एक्सेल 2013 dBase III और dBase IV द्वारा उत्पादित फ़ाइल का समर्थन करता है। एक्सेल dBase II फ़ाइलों का समर्थन नहीं करता है।

आप एक्सेल के माध्यम से डेटाबेस के साथ विभिन्न प्रकार के डेटाबेस कनेक्शन कर सकते हैं। डेटाबेस से कनेक्ट होने के बाद, आप पूरे डेटाबेस के बजाय चयनात्मक रूप से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए एक क्वेरी कर सकते हैं।

आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से एक्सेल में डेटा आयात कर सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम डेटाबेस पर क्लिक करें >> फ्रॉम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस चुनें।

• अब, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• फिर, उस माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल का चयन करें जहां से आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से डेटा आयात करना नामक फ़ाइल का चयन करेंगे।
• उसके बाद, आयात पर क्लिक करें।

• अगला, नेविगेटर बॉक्स खुलेगा।
• इसके बाद, उस टेबल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यहां, हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से डेटा आयात करना नामक टेबल का चयन करेंगे।
• फिर, लोड पर क्लिक करें।

• अंत में, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस से डेटा एक्सेल में आयात हो जाएगा।

1.6. एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए XML फ़ाइलों का उपयोग करना

XML (एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज) एक टेक्स्ट फ़ाइल फॉर्मेट है जिसका उपयोग संरचित डेटा को समाहित करने के लिए किया जाता है। डेटा टैग में संलग्न होता है, जो डेटा का वर्णन करने का भी काम करता है।

पहले, यहां से xml फ़ाइलें डाउनलोड करें XML फ़ाइलें

आप कम या बिना किसी प्रयास के सरल XML फ़ाइलें खोल सकते हैं। जटिल XML फ़ाइलें के लिए कुछ काम की आवश्यकता होगी, हालांकि।

अब, हम आपको दिखाएंगे कि आप XML फ़ाइल से एक्सेल में डेटा आयात कैसे कर सकते हैं। इसे स्वयं करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• शुरुआत में, डेटा टैब >> डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें >> फ्रॉम फाइल पर क्लिक करें >> फ्रॉम XML चुनें।

• फिर, डेटा आयात बॉक्स खुलेगा।
• अगला, उस XML फ़ाइल का चयन करें जहां से आप इस सक्रिय वर्कशीट में डेटा आयात करना चाहते हैं। यहां, हम XML फ़ाइल आयात करना नामक XML फ़ाइल का चयन करेंगे।
• उसके बाद, आयात पर क्लिक करें।

• अब, नेविगेटर बॉक्स खुलेगा।
• इसके बाद, उस टेबल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यहां, हम url नामक टेबल का चयन करेंगे।
• फिर, लोड पर क्लिक करें।

• अंत में, आप देखेंगे कि XML फ़ाइल से डेटा एक्सेल वर्कशीट में आयात हो गया है।

और पढ़ें: एक एक्सेल वर्कशीट से दूसरी में डेटा स्वचालित रूप से स्थानांतरित करें

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2. एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए कॉपी पेस्ट सुविधा का उपयोग

कभी-कभी मानक कॉपी पेस्ट सुविधा को आजमाना बेहतर होता है। मान लीजिए हम पिछले काम को इस सरल कॉपी पेस्ट सुविधा से करना चाहते हैं।

नीचे दिए गए चरणों का पालन करके आप कॉपी पेस्ट सुविधा का उपयोग करके टेक्स्ट फ़ाइल से अपने एक्सेल वर्कशीट में आसानी से डेटा प्राप्त कर सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, उस टेक्स्ट फ़ाइल को खोलें जहां से आप डेटा कॉपी करना चाहते हैं पेस्ट करने के लिए एक्सेल फ़ाइल में। यहां, हम बिक्री विश्लेषण नामक एक टेक्स्ट फ़ाइल खोलेंगे।
• फिर, डेटा चुनें और CTRL+C दबाएं।

• उसके बाद, उस सेल का चयन करें जहां आप डेटा पेस्ट करना चाहते हैं। यहां, हम सेल B4 का चयन करेंगे।
• अगला, CTRL+V दबाकर डेटा पेस्ट करें।

• फिर, Ctrl बटन पर क्लिक करें >> टेक्स्ट आयात विज़ार्ड का उपयोग करें पर क्लिक करें।

• अब, टेक्स्ट आयात विज़ार्ड बॉक्स खुलेगा।
• उसके बाद, अगला पर क्लिक करें।

• अगला, सेमीकॉलन को डिलीमीटर के रूप में चुनें।
• फिर से, अगला पर क्लिक करें।

• अंत में, समाप्त पर क्लिक करें।

• इस प्रकार, आप कॉपी पेस्ट डेटा को एक टेक्स्ट फ़ाइल से एक्सेल वर्कशीट में कर सकते हैं।

और पढ़ें: एकाधिक डिलीमीटर के साथ टेक्स्ट फ़ाइल को एक्सेल में आयात करने के 3 तरीके

3. एक्सेल में डेटा आयात करने के लिए VBA का उपयोग

अंतिम विधि में, हम आपको दिखाएंगे कि आप अपनी पसंद की फ़ाइल से एक्सेल में VBA का उपयोग करके डेटा आयात कैसे कर सकते हैं। इसे स्वयं करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण:

• शुरुआत में, डेवलपर टैब >> विजुअल बेसिक पर क्लिक करें।

• अब, माइक्रोसॉफ्ट विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन बॉक्स खुलेगा।
• उसके बाद, इन्सर्ट >> मॉड्यूल चुनें।

• फिर, अपने मॉड्यूल में निम्न कोड लिखें।

Sub Import_Data_Using_VBA() Dim Location_of_File As String Location_of_File = Application.GetOpenFilename If Location_of_File = "False" Then Beep Exit Sub End If Application.ScreenUpdating = False Set Import_Data = Workbooks.Open(Filename:=Location_of_File) Import_Data.Worksheets(1).Range("A1:C7").Copy Sheet7.Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues Import_Data.Close Application.ScreenUpdating = True End Sub

कोड ब्रेकडाउन

• सबसे पहले, हमने Import_Data_Using_VBA के रूप में एक सब प्रोसीजर बनाया।
• फिर, हमने Location_of_File को स्ट्रिंग के रूप में घोषित किया।
• उसके बाद, हमने GetOpenFilename विधि का उपयोग करके फ़ाइल खोलने के लिए Location_of_File का उपयोग किया।
• अगला, हमने If स्टेटमेंट का उपयोग करके जांचा कि क्या Location_of_File False है, तो यह बीप करेगा और सब से बाहर निकल जाएगा।
• फिर, हमने Application.ScreenUpdating को False सेट किया।
• इसके बाद, हमने Open विधि का उपयोग करके Location_of_File फ़ाइलनाम को खोलने के लिए Import_Data सेट किया।
• अगला, हमने Import_Data फ़ाइल के वर्कशीट1 से सेल रेंज A1:C7 को कॉपी विधि का उपयोग करके कॉपी किया।
• फिर, हमने PasteSpecial विधि का उपयोग करके Sheet7 के सेल B4 में डेटा पेस्ट किया।
• उसके बाद, हमने Import_Data को बंद किया।
• अंत में, हमने Application.ScreenUpdating को True सेट किया।

• अगला, सेव बटन पर क्लिक करें और अपनी वर्कशीट पर वापस जाएं।

• उसके बाद, डेवलपर टैब >> मैक्रो पर क्लिक करें।

• अब, मैक्रो बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, Importing_Data_Using_VBA चुनें।
• उसके बाद, रन पर क्लिक करें।

• अब, खोलें बॉक्स दिखाई देगा।
• इसके बाद, वह फ़ाइल चुनें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। यहां, हम VBA का उपयोग करके डेटा आयात करना नामक एक्सेल फ़ाइल डालेंगे।
• फिर, खोलें पर क्लिक करें।

• इस प्रकार, आप VBA का उपयोग करके एक फ़ाइल से डेटा आयात कर सकते हैं।

• अंत में, आप अपनी प्राथमिकता के अनुसार एक्सेल में अपने डेटा को फॉर्मेट कर सकते हैं।

निष्कर्ष

तो, इस लेख में, आपको एक्सेल में डेटा आयात करने के 3 तरीके मिलेंगे। इस संबंध में परिणाम प्राप्त करने के लिए इनमें से किसी भी तरीके का उपयोग करें। आशा है कि आप इस लेख को उपयोगी और जानकारीपूर्ण पाएंगे। यदि कुछ समझने में कठिन लगता है तो बेझिझक कमेंट करें। हमें बताएं कि कोई अन्य दृष्टिकोण जो हम यहां भूल गए हों। और, ExcelDemy पर जाएं ऐसे कई और लेखों के लिए। धन्यवाद!

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