इस पोस्ट में, हम इस पर एक नज़र डालेंगे कि इनकमिंग मेल को स्वचालित रूप से अलग फ़ोल्डर में ले जाकर आप अपने आउटलुक ईमेल को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं। यदि आपको प्रतिदिन ढेर सारा ईमेल प्राप्त होता है, तो यह बहुत समय बचा सकता है।
ईमेल को इनबॉक्स से आपके वर्गीकृत फ़ोल्डर में ले जाने में सप्ताह में एक बार एक घंटा खर्च करने के बजाय, ईमेल नियम आपके इनबॉक्स संगठन को स्वचालित करने में मदद करेंगे। यह Gmail में लेबल और फ़िल्टर का उपयोग करने के समान ही है।
ईमेल नियम जटिल लग सकते हैं और वे हो सकते हैं यदि आप वास्तव में कुछ परिष्कृत सॉर्टिंग करना चाहते हैं, लेकिन यदि आप केवल कार्य ईमेल को कार्य फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाना चाहते हैं, तो यह केक का एक टुकड़ा है।
नियमों के उपयोगी होने के लिए, आपको पहले अपने ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए अपने इनबॉक्स के नीचे कुछ फ़ोल्डर बनाने चाहिए, जैसे कि प्रोजेक्ट, कार्य, परिवार, आदि।
आप इनबॉक्स . पर राइट-क्लिक करके फ़ोल्डर बना सकते हैं या कोई भी फ़ोल्डर और नया फ़ोल्डर का चयन कर रहा है . निम्न प्रक्रिया आउटलुक 2010, 2013, 2016, 2019 और ऑफिस 365 पर काम करती है।
सेटअप आउटलुक नियम
अब आरंभ करने के लिए, आउटलुक खोलें, फ़ाइल . पर क्लिक करें टैब और आप देखेंगे नियम और अलर्ट प्रबंधित करें नीचे की ओर बटन।
नियम और अलर्ट मुख्य विंडो दिखाई देगी और डिफ़ॉल्ट रूप से आप आउटलुक के अपने संस्करण के आधार पर पहले से बनाए गए एक नियम को देख सकते हैं।
यहां से आप नया नियम . पर क्लिक करेंगे अपने पहले आउटलुक ईमेल नियम के साथ आरंभ करने के लिए बटन। नियम विज़ार्ड संवाद पॉप अप होगा और यह आपको कुछ सामान्य नियम टेम्पलेट दिखाएगा।
ये सबसे आम हैं और शायद आपको कभी भी इसकी आवश्यकता होगी। सबसे आम नियम पहला सूचीबद्ध नियम है, “किसी से संदेशों को किसी फ़ोल्डर में ले जाना ". आगे बढ़ें और इसे चुनें, फिर अगला . क्लिक करें ।
आप नीचे दिए गए सूची बॉक्स को देखेंगे जिसे "चरण 2" कहा जाता है, नीचे कुछ रेखांकित पाठ के साथ रहता है। वास्तव में, आप सभी को नियम स्थापित करने के लिए लोगों या सार्वजनिक समूह के लिए हाइपरलिंक पर क्लिक करना है। और निर्दिष्ट ईमेल पता चुनने के लिए और जहां आप उन ईमेल को जाना चाहते हैं।
फिर आप समाप्त . क्लिक कर सकते हैं और आपने कल लिया। हालांकि, यदि आप नियम को और अधिक जटिल बनाना चाहते हैं, तो अगला . पर क्लिक करें आपको और भी बहुत से विकल्प देगा:
जैसे ही आप शीर्ष सूची बॉक्स में विभिन्न स्थितियों की जांच करते हैं, नीचे नियम विवरण भी अधिक हाइपरलिंक के साथ पॉप्युलेट होगा। आप ऐसे नियम भी बना सकते हैं जो ईमेल के मुख्य भाग में विशिष्ट शब्दों को खोजते हैं और फिर उन ईमेल पर कार्रवाई करते हैं।
आपका अगला कार्य प्रत्येक हाइपरलिंक पर क्लिक करना और ईमेल पते, फ़ोल्डर आदि जैसे संबद्ध मूल्यों को चुनना है। ऊपर दिए गए हमारे उदाहरण में, आप लोग या सार्वजनिक समूह पर क्लिक करना चाहेंगे। और एक ईमेल पता चुनें।
फिर निर्दिष्टword शब्द पर क्लिक करें और उस फ़ोल्डर में ब्राउज़ करें जिसमें आप ईमेल को स्थानांतरित करना चाहते हैं या नया . क्लिक करें और वर्तमान में हाइलाइट किए गए फ़ोल्डर के अंतर्गत एक नया फ़ोल्डर बनाया जाएगा।
अब आप नीचे के हिस्से को अपने नियम के वास्तविक मानों के साथ अपडेट करते हुए देखेंगे।
जब आप अगला क्लिक करते हैं, तो आप नियम के लिए और कार्रवाइयां सेट कर सकते हैं. यदि यह एक साधारण नियम है, तो आप इसे सामान्य रूप से अकेला छोड़ सकते हैं, लेकिन यदि आप अन्य क्रियाएं भी करना चाहते हैं जैसे ध्वनि बजाना, ईमेल को अग्रेषित करना, इसकी एक प्रति बनाना, ईमेल प्रिंट करना, दूसरा प्रोग्राम शुरू करना, स्क्रिप्ट चलाना आदि। , तो आप वह सब इस स्क्रीन पर कर सकते हैं।
अगला क्लिक करें जब आपका काम हो जाएगा और आपको अपवाद . पर लाया जाएगा संवाद, जहां आप चुन सकते हैं कि आप किन शर्तों के लिए इस नियम को संसाधित नहीं करना चाहेंगे। जब तक आपके पास कुछ अद्वितीय मामले न हों, आप इसे खाली छोड़ सकते हैं, जो कि डिफ़ॉल्ट है।
अगला क्लिक करें और हम अंत में नियम विज़ार्ड के अंत में पहुंच गए हैं! नियम को "Move Friends ईमेल" जैसा नाम दें ताकि आप जान सकें कि जब आप इसे बाद में देखेंगे तो यह क्या करेगा।
फिर यदि आपके इनबॉक्स में पहले से ही आपके नए नियम से मेल खाने वाले ईमेल हैं, तो "इनबॉक्स में पहले से मौजूद संदेशों पर इस नियम को चलाएँ के लिए बॉक्स चेक करें। ". आप बाकी सब कुछ डिफ़ॉल्ट के रूप में छोड़ सकते हैं और समाप्त करें . क्लिक कर सकते हैं !
अब आप लोगों के लिए नियम बना सकते हैं, न्यूज़लेटर्स, बैंक/क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और जो कुछ भी आप सोच सकते हैं अपने आउटलुक ईमेल को अधिक कुशलता से प्रबंधित करना शुरू कर सकते हैं! आनंद लें!