इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि आप अपने Outlook ईमेल को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं इनकमिंग मेल को स्वचालित रूप से अलग फ़ोल्डर्स में ले जाकर। यदि आपको हर दिन बहुत सारे ईमेल मिलते हैं, तो यह बहुत समय बचा सकता है।
सप्ताह में एक बार इनबॉक्स से अपने वर्गीकृत फ़ोल्डर्स में ईमेल ले जाने में एक घंटा खर्च करने के बजाय, ईमेल नियम आपके इनबॉक्स संगठन को स्वचालित करने में मदद करेंगे। यह Gmail में लेबल और फिल्टर का उपयोग करने के समान है।
ईमेल नियम जटिल लग सकते हैं और वे हो सकते हैं यदि आप वास्तव में कुछ परिष्कृत सॉर्टिंग करना चाहते हैं, लेकिन यदि आप बस वर्क ईमेल को वर्क फोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाना चाहते हैं, तो यह केक का टुकड़ा है।
नियमों को उपयोगी बनाने के लिए, आपको पहले अपने इनबॉक्स के तहत अपने ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए कुछ फ़ोल्डर्स बनाने चाहिए, जैसे Projects, Work, Family, आदि।
आप Inbox या किसी फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके और New Folder चुनकर फ़ोल्डर्स बना सकते हैं। निम्नलिखित प्रक्रिया Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 और Office 365 पर काम करती है।
Outlook नियम सेट अप करें
अब शुरू करने के लिए, Outlook खोलें, File टैब पर क्लिक करें और आपको नीचे की ओर Manage Rules & Alerts बटन दिखाई देगा।
Rules and Alerts मुख्य विंडो दिखाई देगी और डिफ़ॉल्ट रूप से आप अपने Outlook संस्करण के आधार पर पहले से बने एक नियम को देख सकते हैं।
यहां से आप अपने पहले Outlook ईमेल नियम के साथ शुरू करने के लिए New Rule बटन पर क्लिक करेंगे। Rules Wizard डायलॉग पॉप अप होगा और यह आपको कुछ सामान्य नियम टेम्पलेट दिखाएगा।
ये सबसे आम हैं और शायद वे सभी हैं जिनकी आपको कभी आवश्यकता होगी। सबसे आम नियम पहला सूचीबद्ध है, "Move messages from someone to a folder"। आगे बढ़ें और इसे चुनें, फिर Next पर क्लिक करें।
आप देखेंगे कि नीचे सूची बॉक्स जिसे "Step 2:" कहा जाता है, नीचे रहता है जिसमें कुछ अंडरलाइन टेक्स्ट होता है। वास्तव में, आपको नियम सेट अप करने के लिए बस people or public group और specified के लिए हाइपरलिंक्स पर क्लिक करना है ताकि ईमेल एड्रेस चुन सकें और जहां आप उन ईमेल को जाना चाहते हैं।
फिर आप Finish पर क्लिक कर सकते हैं और आपका काम हो गया। हालांकि, यदि आप नियम को अधिक जटिल बनाना चाहते हैं, तो Next पर क्लिक करने से आपको बहुत अधिक विकल्प मिलेंगे:
जैसे ही आप शीर्ष सूची बॉक्स में विभिन्न शर्तों पर चेक करते हैं, नीचे नियम विवरण भी अधिक हाइपरलिंक्स के साथ पॉप्युलेट होगा। आप यहां तक कि नियम बना सकते हैं जो ईमेल बॉडी में विशिष्ट शब्दों को ढूंढते हैं और फिर उन ईमेल पर कार्रवाई करते हैं।
आपका अगला कार्य प्रत्येक हाइपरलिंक पर क्लिक करना और ईमेल एड्रेस, फ़ोल्डर्स आदि जैसे संबंधित मूल्यों को चुनना है। हमारे ऊपर के उदाहरण में, आप people or public group पर क्लिक करना चाहेंगे और एक ईमेल एड्रेस चुनें।
फिर specified शब्द पर क्लिक करें और उस फ़ोल्डर को ब्राउज़ करें जहां आप ईमेल को ले जाना चाहते हैं या New पर क्लिक करें और वर्तमान में हाइलाइट किए गए फ़ोल्डर के तहत एक नया फ़ोल्डर बनाया जाएगा।
अब आप नीचे का हिस्सा अपने नियम के लिए वास्तविक मूल्यों के साथ अपडेट देखेंगे।
जब आप Next पर क्लिक करते हैं, तो आप नियम के लिए और कार्रवाइयां सेट कर सकते हैं। आप आमतौर पर इसे अकेला छोड़ सकते हैं यदि यह एक सरल नियम है, लेकिन यदि आप अन्य कार्रवाइयां भी करना चाहते हैं जैसे ध्वनि चलाना, ईमेल फॉरवर्ड करना, उसकी कॉपी बनाना, ईमेल प्रिंट करना, दूसरा प्रोग्राम शुरू करना, स्क्रिप्ट चलाना, आदि, तो आप वह सब इस स्क्रीन पर कर सकते हैं।
Next पर क्लिक करें जब आप कर लें और आपको Exceptions डायलॉग पर लाया जाएगा, जहां आप उन शर्तों को चुन सकते हैं जिनके लिए आप इस नियम को प्रोसेस नहीं करना चाहेंगे। जब तक आपके पास कुछ अनोखे मामले न हों, आप इसे खाली छोड़ सकते हैं, जो डिफ़ॉल्ट है।
Next पर क्लिक करें और हम अंततः नियम विज़ार्ड के अंत पर पहुंच गए हैं! नियम को "Move Friends Email" जैसा नाम दें ताकि आप बाद में इसे देखकर जान सकें कि यह क्या करता है।
फिर यदि आपके इनबॉक्स में पहले से ही ऐसे ईमेल हैं जो आपके नए नियम से मेल खाते हैं, तो "Run this rule on messages already in Inbox" बॉक्स चेक करें। बाकी सब कुछ डिफ़ॉल्ट छोड़ दें और Finish पर क्लिक करें!
अब आप लोगों, न्यूज़लेटर्स, बैंक/क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट्स और जो कुछ भी आप सोच सकते हैं उसके लिए नियम बना सकते हैं ताकि आप अपने Outlook ईमेल को अधिक कुशलता से प्रबंधित करना शुरू कर सकें! आनंद लें!
