लगभग हर कॉर्पोरेट ईमेल खाता उपयोगकर्ता ईमेल को संभालने के लिए Outlook और Exchange सर्वर का उपयोग कर रहा है और उन PST फ़ाइलों में भारी मात्रा में डेटा संग्रहीत है। Outlook के लिए मेरी अपनी कार्य PST फ़ाइल लगभग 2 GB के करीब है, इसीलिए मैंने इस बारे में एक पोस्ट लिखी कि PST फ़ाइल को कैसे ऑप्टिमाइज़ करें ताकि Outlook तेजी से चले।
Gmail पर पूरी तरह से स्विच करने से पहले, मेरी व्यक्तिगत ईमेल फ़ाइल 10 GB से अधिक थी! अब यह बहुत बड़ी है! यह मूल रूप से 8 साल के ईमेल के बराबर थी। भले ही Outlook आपको अपने ईमेल को फ़ोल्डर्स आदि में व्यवस्थित करने देता है, लेकिन वास्तव में इसमें आपके ईमेल उपयोग के बारे में कोई आंकड़े नहीं हैं।
आपने सबसे अधिक ईमेल किस व्यक्ति को लिखे हैं? किस व्यक्ति से आपको सबसे अधिक ईमेल प्राप्त हुए हैं? ईमेल के माध्यम से आपको सबसे अधिक डेटा किसने भेजा है? किसी विशेष व्यक्ति से आपको पहला और अंतिम संदेश कब प्राप्त हुआ था?
यहीं आपको अपने PST फ़ाइल का विश्लेषण करने और आपको सभी प्रकार के उपयोगी आंकड़े बताने के लिए तृतीय-पक्ष प्रोग्राम की आवश्यकता होती है। पहले, मैंने इस बारे में लिखा था कि आप अपने ईमेल को आकार, तिथि, प्रेषक आदि के अनुसार कैसे खोज सकते हैं, लेकिन यह बहुत काम है।
खोज करना विशेष लोगों से ईमेल, अटैचमेंट आदि ढूंढने के लिए वास्तव में उपयोगी है। यदि आप अपने ईमेल के बारे में कुछ बुनियादी आंकड़े चाहते हैं, तो Nirsoft से OutlookStatView नामक एक प्रोग्राम देखें।
OutlookStatView - Outlook के लिए आँकड़े
OutlookStatView एक सरल प्रोग्राम है जो आपके Outlook PST फ़ाइल को स्कैन करता है और आपको उन लोगों के बारे में कुछ बुनियादी आंकड़े देता है जिनके साथ आप संवाद करते हैं।
मूल रूप से, हर व्यक्ति के लिए जिसे आपने कभी ईमेल किया है या जिसने आपको ईमेल किया है, आपको निम्नलिखित जानकारी का सेट मिलता है:
- आपके द्वारा व्यक्ति को भेजे गए आउटगोइंग ईमेल की संख्या TO/CC/BCC के अनुसार विभाजित
- व्यक्ति द्वारा आपको भेजे गए इनकमिंग ईमेल की संख्या
- व्यक्ति द्वारा आपको भेजे गए सभी ईमेल का कुल आकार
- व्यक्ति द्वारा उपयोग किया गया ईमेल क्लाइंट
- वह समय सीमा जब आपने व्यक्ति से ईमेल भेजे/प्राप्त किए
प्रोग्राम के बारे में अच्छी बात यह है कि आपको OutlookStatView को ऐड-ऑन के रूप में Outlook में इंस्टॉल नहीं करना पड़ता। यह एक स्टैंडअलोन प्रोग्राम है जो आपके PST फ़ाइल को स्वचालित रूप से स्कैन करेगा चाहे Outlook खुला हो या नहीं।
यदि आपके पास कई Outlook प्रोफाइल हैं, तो OutlookStatView शुरू करने से पहले उसमें लॉग इन करना सुनिश्चित करें जिसे आप स्कैन करना चाहते हैं। आप बाद में देखने के लिए पूरी चीज़ को HTML रिपोर्ट के रूप में निर्यात भी कर सकते हैं।
प्रोग्राम को बहुत बड़ी ईमेल बॉक्स को स्कैन करने में भी ज्यादा समय नहीं लगता, 1.5 GB फ़ाइल के लिए लगभग 2 मिनट। बुरा नहीं! कुल मिलाकर, यह काफी सरल है, लेकिन यह उपयोगी है यदि आप जानना चाहते हैं कि आप ईमेल के माध्यम से सबसे अधिक बार किससे संवाद करते हैं।
यदि आप अपने ईमेल के बारे में और भी अधिक विश्लेषणात्मक डेटा में रुचि रखते हैं, तो कई अतिरिक्त सशुल्क ऐड-इन्स हैं जो ग्राफ़ उत्पन्न कर सकते हैं और आपको बहुत अधिक मेट्रिक्स दे सकते हैं।
ExtendOffice
Microsoft My Analytics
Bells & Whistles for Outlook
मैंने इनमें से किसी का भी उपयोग नहीं किया है, लेकिन उनकी वेबसाइटों की समीक्षा करने के बाद, वे सभी अच्छे विकल्प लगते हैं। उम्मीद है, यह आपको अपने ईमेल के बारे में पर्याप्त आंकड़े देगा! आनंद लें!
