क्या ईमेल इनबॉक्स जितना उपयोगी, प्रचलित और निराशाजनक कुछ और है? यह हमेशा से रहा है और हम इसका उपयोग करते रहते हैं, और जब तक हम इसका उपयोग करते रहेंगे, मेरे जैसे लोग इसके बारे में लिखते रहेंगे। आप शायद सोचते होंगे कि अपने इनबॉक्स को वश में करना शेर को वश में करने से आसान होगा, लेकिन ऐसे उपकरण हैं जो आपको दोबारा सोचने पर मजबूर कर देंगे।
कुछ ईमेल सेवाओं में अंतर्निहित विशेषताएं हैं जो आपके लिए अधिकांश भारी संगठनात्मक कार्य करेंगी। कुछ ईमेल विशेषज्ञों ने अव्यवस्थित इनबॉक्स से निपटने और इनबॉक्स संगठन को पुनः प्राप्त करने में आपकी सहायता के लिए तकनीकें विकसित की हैं। और फिर गेमिफिकेशन विकल्प हैं जो आपके अनरीड ईमेल से निपटना मजेदार बनाते हैं। उनमें से एक का उपयोग करें या उन सभी का—किसी भी तरह, आज ही अपने इनबॉक्स का नियंत्रण वापस लें!
द यस्टरबॉक्स तकनीक
क्या आपको हर बार अपने इनबॉक्स को झांकने पर पेट में एक कुतरने वाली सनसनी होती है? "नेवर-एंडिंग ट्रेडमिल" एक ऐसा शब्द है जो लागू हो सकता है—वे ईमेल बस आते रहते हैं। यहां तक कि जब आप इसे शून्य तक साफ कर देते हैं, तो यह कुछ ही घंटों में (या, भगवान न करे, मिनटों में) वापस भर जाता है। Zappos.com के CEO टोनी हसीह ने इस सटीक मुद्दे से निपटने के लिए एक तकनीक विकसित की।
वह इसे "यस्टरबॉक्स तकनीक" कहते हैं और इसके पीछे की अवधारणा सरल है: जब आप अपना ईमेल खोलते हैं, तो आज के लिए आपकी टू-डू सूची कल के आपके सभी ईमेल होते हैं। यह इस बात पर एक परिमित सीमा लगाता है कि आपको कितने ईमेल प्रबंधित करने हैं। जैसे ही आप उन ईमेल को पढ़ते हैं, जवाब देते हैं, और हटाते हैं, शेष ईमेल की संख्या लगातार शून्य की ओर बढ़ती है, जिससे प्रगति और उपलब्धि की भावना मिलती है।
बेशक, इसमें इससे थोड़ा अधिक है, और आप yesterbox.com पर तकनीक का पूरा विवरण पढ़ सकते हैं।
द ईमेल गेम
ईमेल इतने बुरे नहीं होते अगर उनकी भारी मात्रा न होती जिससे हमें निपटना पड़ता है। जब आप लाखों ईमेल देखते हैं जिन्हें छांटने की जरूरत है, तो डर या आलस्य में जम जाना आसान है। क्यों न उस पूरी प्रक्रिया को एक खेल में बदल दिया जाए? ईमेल गेम के निर्माताओं ने खुद से यही पूछा।
ईमेल गेम का उद्देश्य आपके इनबॉक्स को जितनी जल्दी हो सके साफ करना है। हम केवल एक बार में सभी का चयन करके हर ईमेल को हटाना नहीं चाहते—जो आश्चर्यजनक रूप से अच्छा लगेगा—इसलिए ईमेल गेम आपको एक समय में एक ईमेल प्रस्तुत करता है। आप इसका उत्तर दे सकते हैं, इसे आर्काइव कर सकते हैं, या बूमरैंग कर सकते हैं (इसे एक निर्धारित अवधि के बाद आपके इनबॉक्स में वापस लाता है)। ये सभी चीजें करने से आपको अंक मिलते हैं।
अंत में, आप अपना अंतिम स्कोर देखते हैं और ईमेल गेम का उपयोग करते समय आपने कितना समय बचाया। अंक वास्तव में कुछ भी मायने नहीं रखते, लेकिन खेल स्वयं एक अन्यथा सांसारिक कार्य को कुछ सुखद में बदलने का एक शानदार तरीका है। जस्टिन की ईमेल गेम की समीक्षा पढ़ें।
जीमेल प्रायोरिटी इनबॉक्स
क्या आप जानते हैं कि जीमेल स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स को प्राथमिकता के अनुसार सॉर्ट और व्यवस्थित करेगा? यह एक विशेषता है जिसे उपयुक्त रूप से प्रायोरिटी इनबॉक्स कहा जाता है और यह सरल और सहायक का सही मिश्रण है। मूल रूप से, यह आपके इनबॉक्स को डिफ़ॉल्ट रूप से तीन खंडों में विभाजित करता है: प्राथमिकता वाले ईमेल, स्टार्ड ईमेल, और बाकी। यदि आप चाहें तो आप और खंड जोड़ सकते हैं और आप चुन सकते हैं कि कौन से लेबल स्वचालित रूप से किन खंडों में फ़िल्टर होते हैं।
फिर कभी आपको फेसबुक नोटिफिकेशन और महत्वहीन न्यूज़लेटर अपडेट के माध्यम से नहीं जाना पड़ेगा—वे आपके इनबॉक्स के नीचे तब तक बैठे रहेंगे जब तक आप उन्हें देखने के लिए तैयार नहीं होते। सभी महत्वपूर्ण चीजें शीर्ष पर बैठेंगी, ASAP निपटने के लिए तैयार।
जीमेल फिल्टर्स
फिल्टर्स आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने का एक और शानदार तरीका है। आप उन्हें आने वाले ईमेल के लिए मानदंड के रूप में सोच सकते हैं—यदि ईमेल आपके किसी फिल्टर से मेल खाता है, तो इसे उस फिल्टर के लिए कार्यों के अनुसार सॉर्ट किया जाएगा। उदाहरण के लिए, आप एक फिल्टर सेट कर सकते हैं जो "bob@notarealemail.com" के सभी ईमेल लेता है और इसे "वर्क" ईमेल के रूप में लेबल करता है।
फिल्टर निर्माण आसान लेकिन लचीला है। फिल्टर्स के लिए कुछ वास्तव में रचनात्मक उपयोग हैं और आपकी रचनात्मकता ही इस बात की एकमात्र सीमा है कि आप उनका उपयोग कैसे करना चाहते हैं। अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए क्रेग के उपयोगी जीमेल फिल्टर्स देखें।
जीमेल कैंड रिस्पॉन्सेस
क्या आप कभी महसूस करते हैं कि आप लगातार वही ईमेल, वही प्रतिक्रियाएं, वही संदेश दिन-रात भेज रहे हैं? आपको कैंड रिस्पॉन्सेस की आवश्यकता है। "वे क्या हैं?" आप पूछते हैं। खैर, कल्पना करें कि आपके पास डिब्बों की एक शेल्फ है और प्रत्येक डिब्बा एक निश्चित प्रकार की ईमेल प्रतिक्रिया रखता है। जब आपको एक की आवश्यकता होती है, तो आप डिब्बा खोलते हैं, एक निकालते हैं, और भेज देते हैं। या दूसरे शब्दों में, टेम्प्लेट ईमेल प्रतिक्रियाएं।
आप इनके साथ बहुत समय बचा सकते हैं। जैसे, बहुत सारा समय। टीना के जीमेल कैंड रिस्पॉन्सेस के अवलोकन को देखें कि आप इस शानदार सुविधा के साथ क्या हासिल कर सकते हैं।
मास्टर ईमेल अकाउंट
एक ईमेल खाते का प्रबंधन करना ही काफी कठिन है। क्या होगा यदि आपको दो ईमेल खातों पर नज़र रखने की आवश्यकता है? या अधिक? न केवल आपको बहुत सारे साइन इन और आउट करने की आवश्यकता है (जब तक कि आप डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट जैसा कुछ उपयोग नहीं करते), इनबॉक्स से इनबॉक्स पर स्वैप करना बस एक परेशानी है। यदि प्रत्येक इनबॉक्स काफी बड़ा है, तो आप खुद को लगातार गड़बड़ भ्रम में पाएंगे।
सौभाग्य से, नैन्सी ने ईमेल को एक ही खाते में समेकित करने पर एक गाइड लिखा है। वह जीमेल, याहू, आउटलुक (पूर्व में हॉटमेल), और सामान्य मेल फॉरवर्डिंग के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया को कवर करती है। आप में से जिनके कई ईमेल खाते हैं, उनके लिए यह समाधान आपके ईमेलिंग में क्रांति ला सकता है।
निष्कर्ष
ऐसा कोई कारण नहीं है कि आपको अपने इनबॉक्स को देखना पड़े और आसन्न कयामत की भावना से भर जाए। ईमेल निराशाजनक या भयभीत करने वाला नहीं होना चाहिए। उपरोक्त युक्तियों और उपकरणों का उपयोग करके, आप इसे पलट सकते हैं और एक नया जीवन जीना शुरू कर सकते हैं जो इनबॉक्स के डर से मुक्त हो। ईमेल को खुद को नियंत्रित न करने दें—इस पर नियंत्रण रखें!
अपने इनबॉक्स को पुनः प्राप्त करने के लिए कोई अन्य टिप्स और उपकरण हैं? कृपया उन्हें कमेंट्स में हमारे साथ साझा करें!
