उत्पादकता हत्यारे के रूप में ईमेल की काफी प्रतिष्ठा है। ईमेल को अच्छी तरह से प्रबंधित करने से आपको अपने इनबॉक्स को साफ रखने में मदद मिल सकती है, लेकिन क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आपके पास इसकी शुरुआत कम है?
आपके ईमेल को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करने वाले तरीके अक्सर उन ईमेल पर काम करने के लिए डिज़ाइन किए जाते हैं जो आपके इनबॉक्स में पहले ही आ चुके हैं। आपके द्वारा ईमेल के माध्यम से छानने में लगने वाले समय को कम करने के लिए, आपको इसे इसके स्रोत पर रोकना होगा अर्थात आपके खाते में प्रवेश करने से पहले। निम्नलिखित सरल हैक यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपके लिए निपटने के लिए कम आने वाले संदेश हैं।
अपनी बातचीत को कहीं और ले जाएं
मित्रों और सहकर्मियों के साथ बातचीत आपके इनबॉक्स के साथ-साथ आपके समय का एक बड़ा हिस्सा लेती है। ईमेल विषय और सूत्र आश्चर्यजनक गति से नियंत्रण से बाहर हो सकते हैं। अपनी बातचीत को ऐसे प्लेटफ़ॉर्म पर ले जाना एक अच्छा विचार है, जो लोगों के साथ बातचीत और सहयोग को सहज और ट्रैक करने में आसान बनाता है।
काम से संबंधित या टीम-आधारित संचार के लिए, आसन, बेसकैंप, हडल, आदि जैसी सेवाओं का उपयोग करके एक केंद्रीय मंच स्थापित करें। यह आपके इनबॉक्स में प्रदर्शित होने वाले ईमेल की संख्या में भारी कटौती करता है और एक अधिक प्रबंधनीय सेटअप के लिए भी बनाता है। MakeUseOf में यहां स्लैक रूट लेने के बाद, हमारे इनबॉक्स बहुत बेहतर व्यवहार कर रहे हैं।
दोस्तों के साथ संचार के लिए, जहाँ भी आप कर सकते हैं, एक सामान्य सामाजिक नेटवर्क पर स्विच करें। Facebook, Twitter और App.net जैसे नेटवर्कों द्वारा प्रदान की जाने वाली निजी संदेश-सेवा सुविधा ईमेल के प्रवाह को और कम करती है। ऐसे प्लेटफ़ॉर्म के साथ, विशिष्ट संदेशों को स्कैन करना और खोजना आपके इनबॉक्स के साथ तकरार करने से भी आसान है।
यदि आपके नेटवर्क के लोग संचार के अन्य रूपों पर ईमेल पसंद करते हैं, तो उनसे अनुरोध करें कि वे आपकी नई पद्धति को एक शॉट दें। यह संभावना है कि वे स्विच करने के फायदे देखेंगे। यदि वे नहीं करते हैं, तो आप उनमें से कुछ लोगों के लिए अपवाद बना सकते हैं और ईमेल से चिपके रह सकते हैं।
ऑडियो/वीडियो कॉल आज़माएं
कभी-कभी, एक सप्ताह की ईमेल तक फैली चर्चा को स्काइप कॉल या नियमित फोन कॉल पर 15-30 मिनट की चैट के साथ कुशलता से लपेटा जा सकता है। इस तरह के सीधे संचार के साथ, उत्तर की प्रतीक्षा नहीं है, संचार में कोई (या कम) अस्पष्टता या स्पष्टीकरण की बाद की आवश्यकता नहीं है। हालांकि ऑडियो या वीडियो चैट हमेशा संभव नहीं हो सकते हैं या उम्मीद के मुताबिक सुचारू रूप से चल सकते हैं, वे कई मौकों पर समय बचाने वाले साबित हो सकते हैं, खासकर समय पर निर्भर संचार के लिए।
अनसब्सक्राइब करें
आपने इस सलाह को पहले भी कई बार सुना है, लेकिन यह दोहराना सहन करता है क्योंकि आपके मस्तिष्क को इसकी सदस्यता समाप्त करने के बजाय केवल ग्रे मेल को हटाने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। न्यूज़लेटर्स और सेवाओं के अपडेट जिनके लिए आपने साइन अप किया है, आपके इनबॉक्स में बाढ़ के लिए सबसे बड़े दोषी हैं।
क्या आपको वास्तव में हर उत्पाद और हर सौदे के बारे में जानने की जरूरत है जो पूरे वेब पर उपलब्ध है? जब आप कुछ खरीदना चाहते हैं, तब ही वेब पर छूट के लिए खोजें। यह वास्तव में ऑनलाइन खर्चों में कटौती करने में मदद करता है क्योंकि आप सामान खरीदने के लिए कम लुभाते हैं क्योंकि यह छूट के साथ आता है। सामाजिक नेटवर्क से अपडेट भी एक उपद्रव है। आप बिना सोचे-समझे उन्हें छोड़ सकते हैं क्योंकि जब आप अपने खाते में लॉग इन करेंगे तब भी आपको प्रासंगिक सूचनाएं प्राप्त होंगी।
ऐसी सभी सूचनाओं से निर्मम और सदस्यता समाप्त करें। थोक में सदस्यता समाप्त करने के लिए एक विशेष सेवा का उपयोग करें। केवल तभी सूचित होने के लिए कहें जब सुरक्षा के कुछ तत्व शामिल हों, जैसे किसी नए उपकरण से लॉगिन या वित्तीय लेनदेन। कुछ चुनिंदा ब्लॉगों और वेबसाइटों के ईमेल अपडेट के लिए साइन अप करें। बाकी के लिए, RSS सब्सक्रिप्शन और फ़ीड रीडर का उपयोग करें। यह आपको अपनी पसंदीदा सामग्री को अपने समय में पढ़ने में सक्षम बनाता है और आपके इनबॉक्स को सांस लेने के लिए बहुत आवश्यक स्थान देता है।
बोनस टिप:डिक्लटर डेली
यहां तक कि अगर आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करते हैं और आने वाली मेल के प्रवाह को रोकते हैं, तो यह जल्दी से भर सकता है यदि आप ईमेल को समय-समय पर संसाधित किए बिना जमा होने देते हैं। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपका इनबॉक्स अव्यवस्था मुक्त बना रहे, दैनिक आधार पर आने वाले संदेशों से निपटना, अधिमानतः दिन के अंत में। आने वाले प्रत्येक ईमेल के लिए, यदि वह महत्वहीन है तो उसे हटा दें, यदि उसे कार्रवाई की आवश्यकता हो तो उसे तारांकित करें और यदि भविष्य में उपयोग के लिए सहेजने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण हो तो इसे संग्रहीत करें।
अपना समय वापस लें
चूंकि ईमेल इन दिनों काम से संबंधित संचार का एक प्रमुख हिस्सा है, इसलिए इसे एक व्याकुलता के रूप में देखना मुश्किल है, और हर समय बिल्कुल जरूरी लगता है। ईमेल निस्संदेह महत्वपूर्ण है, लेकिन उतना नहीं जितना आप विश्वास करने के लिए इच्छुक हो सकते हैं। यह समय-हत्यारा है - कुछ ऐसा जिसे आप यहां दिए गए विचारों से दूर कर सकते हैं।
क्या आपके पास कोई सुझाव है जो ईमेल के प्रवाह को और कम कर देगा?