ईमेल की प्रतिष्ठा एक उत्पादकता हत्यारे के रूप में काफी है। ईमेल को अच्छी तरह से प्रबंधित करने से आपको अपना इनबॉक्स साफ रखने में मदद मिल सकती है, लेकिन क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आपको शुरुआत में ही कम ईमेल मिले?
आपके ईमेल को व्यवस्थित करने में मदद करने वाली विधियां अक्सर उन ईमेल पर काम करने के लिए डिज़ाइन की जाती हैं जो पहले ही आपके इनबॉक्स में आ चुके हैं। ईमेल को छानने में लगने वाले समय को कम करने के लिए, आपको इसे इसके स्रोत पर रोकने की आवश्यकता है यानी इससे पहले कि यह आपके खाते में पहुंचे। निम्नलिखित सरल हैक यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि आपके पास निपटने के लिए कम इनकमिंग संदेश हैं।
अपनी बातचीत को कहीं और ले जाएं
दोस्तों और सहकर्मियों के साथ बातचीत आपके इनबॉक्स के साथ-साथ आपके समय का एक बड़ा हिस्सा लेती है। ईमेल विषय और थ्रेड आश्चर्यजनक गति से नियंत्रण से बाहर हो सकते हैं। अपनी बातचीत को एक ऐसे प्लेटफॉर्म पर ले जाना एक अच्छा विचार है जो लोगों के साथ चैट करना और सहयोग करना सहज और ट्रैक रखने में सरल बनाता है।
काम से संबंधित या टीम-आधारित संचार के लिए, Asana, Basecamp, Huddle आदि जैसी सेवाओं का उपयोग करके एक केंद्रीय प्लेटफॉर्म सेट करें। यह आपके इनबॉक्स में दिखाई देने वाले ईमेल की संख्या को काफी कम कर देता है और अधिक प्रबंधनीय सेटअप भी बनाता है। जब हमने यहां MakeUseOf में स्लैक का रास्ता अपनाया, तो हमारे इनबॉक्स बहुत बेहतर व्यवहार कर रहे हैं।
दोस्तों के साथ संचार के लिए, जहां भी संभव हो एक सामान्य सोशल नेटवर्क पर स्विच करें। फेसबुक, ट्विटर और App.net जैसे नेटवर्क द्वारा प्रदान की गई निजी मैसेजिंग सुविधा ईमेल की आमद को और कम करती है। ऐसे प्लेटफॉर्म के साथ, विशिष्ट संदेशों को स्कैन करना और खोजना भी आपके इनबॉक्स से जूझने की तुलना में आसान है।
यदि आपके नेटवर्क में लोग संचार के अन्य रूपों पर ईमेल पसंद करते हैं, तो उनसे अपनी नई विधि को आजमाने का अनुरोध करें। संभावना है कि वे स्विच करने के फायदे देखेंगे। यदि वे नहीं करते हैं, तो आप उनमें से कुछ लोगों के लिए अपवाद बना सकते हैं और ईमेल पर टिके रह सकते हैं।
ऑडियो/वीडियो कॉल आज़माएं
कभी-कभी, एक चर्चा जो एक सप्ताह के ईमेल तक फैली होती है, उसे स्काइप कॉल या नियमित फोन कॉल पर 15-30 मिनट की चैट के साथ कुशलतापूर्वक समेटा जा सकता है। ऐसे सीधे संचार के साथ, उत्तरों की प्रतीक्षा नहीं करनी पड़ती, संचार में कोई (या कम) अस्पष्टता नहीं होती या बाद में स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं होती। जबकि ऑडियो या वीडियो चैट हमेशा संभव नहीं हो सकते या अपेक्षा के अनुरूप सुचारू रूप से नहीं चल सकते, वे कई मौकों पर समय बचाने वाले साबित हो सकते हैं, विशेष रूप से समय-निर्भर संचार के लिए।
सदस्यता समाप्त करें
आपने यह सलाह कई बार पहले सुनी होगी, लेकिन यह दोहराने लायक है क्योंकि आपका मस्तिष्क ग्रे मेल से सदस्यता समाप्त करने के बजाय बस उसे हटाने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। जिन सेवाओं के लिए आपने साइन अप किया है, उनके न्यूज़लेटर्स और अपडेट आपके इनबॉक्स को भरने के लिए सबसे बड़े दोषी हैं।
क्या आपको वास्तव में पूरे वेब पर उपलब्ध हर उत्पाद और हर डील के बारे में जानने की आवश्यकता है? जब आप कुछ खरीदना चाहते हैं, तो केवल तभी वेब पर छूट खोजें। यह वास्तव में ऑनलाइन खर्चों को कम करने में मदद करता है क्योंकि आप केवल इसलिए सामान खरीदने के लिए कम ललचाते हैं क्योंकि यह छूट के साथ आता है। सोशल नेटवर्क से अपडेट भी एक उपद्रव हैं। आप उनके बिना दूसरी सोच के रह सकते हैं क्योंकि जब आप अपने खाते में लॉग इन करेंगे तब भी आपको प्रासंगिक सूचनाएं मिलेंगी।
निर्दयी बनें और ऐसी सभी सूचनाओं से सदस्यता समाप्त करें। थोक में सदस्यता समाप्त करने के लिए एक विशेष सेवा का उपयोग करें। केवल तभी सूचित होने के लिए कहें जब सुरक्षा का कुछ तत्व शामिल हो, जैसे नए डिवाइस से लॉगिन या वित्तीय लेनदेन। कुछ चुनिंदा ब्लॉग और वेबसाइटों के ईमेल अपडेट के लिए साइन अप करें। बाकी के लिए, RSS सब्सक्रिप्शन और फीड रीडर का उपयोग करें। यह आपको अपनी पसंदीदा सामग्री को अपने समय में पढ़ने में सक्षम बनाता है और आपके इनबॉक्स को बहुत जरूरी सांस लेने की जगह देता है।
बोनस टिप: रोजाना अव्यवस्था दूर करें
भले ही आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें और आने वाले मेल के प्रवाह को रोक दें, यह जल्दी भर सकता है यदि आप ईमेल को समय-समय पर संसाधित किए बिना जमा होने देते हैं। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपका इनबॉक्स अव्यवस्था मुक्त रहे, दिन के अंत में अधिमानतः दैनिक आधार पर आने वाले संदेशों से निपटना। आने वाले हर ईमेल के लिए, यदि यह महत्वहीन है तो इसे हटा दें, यदि इसे कार्रवाई की आवश्यकता है तो इसे स्टार करें, और यदि यह भविष्य के उपयोग के लिए सहेजने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण है तो इसे संग्रहीत करें।
अपना समय वापस लें
चूंकि ईमेल इन दिनों काम से संबंधित संचार का एक प्रमुख हिस्सा बनाता है, इसलिए इसे एक विकर्षण के रूप में देखना मुश्किल है, और यह हर समय बिल्कुल आवश्यक लगता है। ईमेल निस्संदेह महत्वपूर्ण है, लेकिन उतना नहीं जितना आप मानने के इच्छुक हो सकते हैं। यह एक चालाक समय-हत्यारा है - कुछ ऐसा जिसे आप यहां दिए गए विचारों से ठीक कर सकते हैं।
क्या आपके पास कोई सुझाव है जो ईमेल के प्रवाह को और कम कर देगा?
