यदि आप Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करना चाहते हैं, तो यह लेख आपके लिए है। यहां, हम आपको कार्य को आसानी से करने के लिए 2 आसान और उपयुक्त विधियों के बारे में बताएंगे।
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मेल मर्ज क्या है?
कई उद्देश्यों के लिए, हमें अलग-अलग पतों वाले लोगों को मेल का एक समूह भेजना पड़ता है। उस स्थिति में, मेल मर्ज एक आसान सुविधा की तरह काम करता है। मेल मर्ज प्रत्येक पते के लिए लिफाफे का एक समूह बनाने में मदद करता है, जहां प्रत्येक व्यक्तिगत लिफाफा हमारी मेलिंग सूची पर एक पता रखता है।
Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करने के 2 तरीके
निम्न तालिका में First Name, Last Name, Street Address, City, और Zip Code कॉलम हैं। हम इस तालिका का उपयोग Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करने के लिए करेंगे। कार्य करने के लिए, हम 2 अलग-अलग विधियों का उपयोग करेंगे। यहां, हमने Excel 365 का उपयोग किया है। आप किसी भी उपलब्ध Excel संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
1. Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करने के लिए लिफाफा विकल्प का उपयोग करें
इस विधि में, हम Word दस्तावेज़ के Mailings टैब से Envelope विकल्प का उपयोग करके Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करेंगे।
चरण:
- सबसे पहले, हम अपना Word दस्तावेज़ खोलेंगे।
- उसके बाद, हम Mailings टैब >> Start Mail Merge से >> Envelopes चुनेंगे।
एक Envelope Options डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
उसके बाद, आप Envelope size बॉक्स के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके लिफाफे का आकार बदल सकते हैं।
- यहां, हम Envelope size को वैसे ही रखते हैं।
फिर, हम Delivery address के Font पर क्लिक करते हैं।
एक Envelope Address डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, हम Font style के रूप में Bold >> Font size के रूप में 14 चुनते हैं।
आप ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके Font color, और Underline style चुन सकते हैं।
साथ ही, आप एक Effects चुन सकते हैं।
- यहां, हम Font color, Underline style, और Effects को वैसे ही रखते हैं।
अगला, आप Preview देखेंगे।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
- उसके बाद, हम Return address के Font पर क्लिक करते हैं।
अगला, एक Envelope Return Address डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, हम Font style के रूप में Bold >> Font size के रूप में 14 चुनते हैं।
आप ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके Font color, और Underline style चुन सकते हैं।
साथ ही, आप एक Effects चुन सकते हैं।
- यहां, हम Font color, Underline style, और Effects को वैसे ही रखते हैं।
अगला, आप Preview देखेंगे।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
- उसके बाद, हम Envelope Options डायलॉग बॉक्स पर OK क्लिक करते हैं।
अगला, आप देखेंगे कि एक Envelope बनाया गया है।
- फिर, हम Return address लिखने के लिए ऊपर बाएं कोने पर क्लिक करेंगे।
बाद में, हम Return address देखेंगे।
- उसके बाद, हम Envelope पर क्लिक करके Delivery address बॉक्स डालेंगे।
अगला, हम Envelope में Delivery address बॉक्स देखेंगे।
अब, हम अपने एड्रेस प्राप्तकर्ता सूची के लिए Excel फ़ाइल चुनेंगे।
- उसके बाद, हम Mailings टैब >> Select Recipients से >> Use an Existing List चुनेंगे।
- उसके बाद, हम अपने Excel फ़ाइल पर नेविगेट करेंगे।
- फिर, हम अपनी Excel फ़ाइल नाम Mail Merge from Excel to Word Envelopes चुनेंगे >> Open पर क्लिक करेंगे।
एक Select Table डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
सुनिश्चित करें कि First row of data contains column header चिह्नित है।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
- उसके बाद, हम Write and Insert Fields से Address Block विकल्प चुनेंगे।
एक Insert Address Block डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
यहां, हम preview बॉक्स में पहले प्राप्तकर्ता का पता देखेंगे। हम लाल रंग के बॉक्स से चिह्नित दाएं तीर पर क्लिक करके अन्य पते देख सकते हैं।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
बाद में, आप Envelope में पहले प्राप्तकर्ता का पता देखेंगे।
- उसके बाद, Preview Results से पूर्वावलोकन देखने के लिए >> Preview Results चुनें।
- आप लाल रंग के बॉक्स से चिह्नित दाएं तीर पर क्लिक करके अन्य प्राप्तकर्ताओं के पते का पूर्वावलोकन भी देख सकते हैं।
इसलिए, हमने Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज बना लिया है।
अब, Address Blocks के अलावा Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज बनाने के लिए, Delivery address को Envelope में डालने के लिए एक Insert Merge Field विकल्प है।
- यहां, हमें Insert Merge Field विकल्प के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करना होगा।
अगला, आप उस सूची में अपने Excel फ़ाइल में सभी प्राप्तकर्ता पता सूची विकल्प देख सकते हैं।
- उसके बाद, हम उस सूची से First Name चुनेंगे।
आप Envelope के DeliveryDeivery address बॉक्स में डाला गया First Name देख सकते हैं।
- उसी तरह, हमने Insert Merge Fields सूची से Last Name डाला।
- उसके बाद, अगली पंक्ति पर जाने के लिए ENTER दबाएं, और अगली पंक्ति में, हम Insert Merge Fields सूची से अन्य विकल्प चुनेंगे।
यहां, आप Envelope के Delivery address बॉक्स में डाला गया प्राप्तकर्ता पता देख सकते हैं।
- उसके बाद, हम Preview Results पर क्लिक करके पूर्वावलोकन देखेंगे।
- उसके बाद, आप लाल रंग के बॉक्स से चिह्नित दाएं तीर पर क्लिक करके अन्य प्राप्तकर्ता पतों के पूर्वावलोकन भी देख सकते हैं।
- उसके बाद, Finish & Merge से >> Print Document चुनें।
एक Merge to Printer डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
सुनिश्चित करें कि All Print records के रूप में चुने गए हैं।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
अगला, एक Print डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज प्रिंट करने के लिए OK पर क्लिक करें।
और पढ़ें: Excel में Word के बिना मेल मर्ज (2 उपयुक्त तरीके)
2. Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करने के लिए "Step-by-Step Mail Merge Wizard" विकल्प का उपयोग करें
इस विधि में, हम Word दस्तावेज़ के Mailings टैब से Step by Step Mail Merger Wizard का उपयोग करके Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करेंगे।
चरण:
- सबसे पहले, हम अपना Word दस्तावेज़ खोलेंगे।
- उसके बाद, हम Mailings टैब >> Start Mail Merge से >> Step by Step Mail Merge Wizard चुनेंगे।
अगला, हम Word दस्तावेज़ के दाएं कोने पर एक Mail Merge डायलॉग बॉक्स देखेंगे।
- उसके बाद, document type को Envelope के रूप में चुनें >> Step 1 of 6 से और Next: Starting document पर क्लिक करें।
- उसके बाद, Change Document layout से Envelope options चुनें।
- एक Envelope Options डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
उसके बाद, आप Envelope size बॉक्स के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके लिफाफे का आकार बदल सकते हैं। - यहां, हम Envelope size को वैसे ही रखते हैं।
फिर, हम Delivery address के Font पर क्लिक करते हैं।
एक Envelope Address डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, हम Font style के रूप में Bold >> Font size के रूप में 14 चुनते हैं।
आप ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके Font color, और Underline style चुन सकते हैं।
साथ ही, आप एक Effects चुन सकते हैं।
- यहां, हम Font color, Underline style, और Effects को वैसे ही रखते हैं।
अगला, आप Preview देखेंगे।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
- फिर, हम Return address के Font पर क्लिक करते हैं।
एक Envelope Return Address डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, हम Font style के रूप में Bold >> Font size के रूप में 14 चुनते हैं।
आप ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करके Font color, और Underline style चुन सकते हैं।
साथ ही, आप एक Effects चुन सकते हैं।
- यहां, हम Font color, Underline style, और Effects को वैसे ही रखते हैं।
अगला, आप Preview देखेंगे।
- उसके बाद, OK पर क्लिक करें।
- उसके बाद, Envelope Options डायलॉग बॉक्स में, OK पर क्लिक करें।
अगला, आप देख सकते हैं कि एक Envelope बनाया गया है।
- उसके बाद, Step 2 of 6 से Next: Select recipients पर क्लिक करें।
- उसके बाद, हमारे Excel फ़ाइल को प्राप्तकर्ता पता सूची के रूप में चुनने के लिए Browse पर क्लिक करें।
- उसके बाद, हम अपने Excel फ़ाइल पर नेविगेट करेंगे।
- फिर, हम अपनी Excel फ़ाइल नाम Mail Merge from Excel to Word Envelopes चुनेंगे >> Open पर क्लिक करेंगे।
एक Select Table डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
सुनिश्चित करें कि First row of data contains column header चिह्नित है।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
अगला, एक Mail Merge Recipients डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
आप इस डायलॉग बॉक्स से एक Data Source को अनचेक कर सकते हैं, और साथ ही, आप प्राप्तकर्ता सूची को परिष्कृत कर सकते हैं।
- यहां, हम प्राप्तकर्ता सूची को वैसे ही रखते हैं।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
उसके बाद, हम Envelope के ऊपर बाएं कोने में Return address टाइप करते हैं।- फिर, हम Envelope पर क्लिक करके Delivery address बॉक्स डालते हैं।
बाद में, आप Delivery address बॉक्स देख सकते हैं।
- उसके बाद, Step 3 of 6 से हम Next: Arrange your envelope पर क्लिक करेंगे।
- उसके बाद, हम Address Block चुनेंगे।
एक Insert Address Block डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
यहां, हम preview बॉक्स में पहले प्राप्तकर्ता का पता देखेंगे। हम लाल रंग के बॉक्स से चिह्नित दाएं तीर पर क्लिक करके अन्य पते देख सकते हैं।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
यहां, आप More Items पर क्लिक करके भी Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज बनाने के लिए पता डाल सकते हैं।
यदि आप More items पर क्लिक करते हैं, तो आप Insert Merge Fields सूची देखेंगे।
आप इस सूची से पता मैन्युअल रूप से डाल सकते हैं।
- यहां, हमने Address Block विकल्प से पता डाला।
- उसके बाद, Step 4 of 6 से, हमने Next: Preview your envelopes चुना।
अब, आप पहले प्राप्तकर्ता के पते का Preview देख सकते हैं।
- आप लाल रंग के बॉक्स से चिह्नित दाएं तीर पर क्लिक करके अन्य प्राप्तकर्ताओं के पतों का पूर्वावलोकन भी देख सकते हैं।
- उसके बाद, Step 5 of 6 से, हम Next: Complete the merge पर क्लिक करेंगे।
- उसके बाद, Merge बॉक्स से Print चुनें।
एक Merge to Printer डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
सुनिश्चित करें कि All Print records के रूप में चुने गए हैं।
फिर, OK पर क्लिक करें।
अगला, एक Print डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- उसके बाद, Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज प्रिंट करने के लिए OK पर क्लिक करें।
और पढ़ें: Excel से Word में चित्रों का मेल मर्ज कैसे करें (2 आसान तरीके)
याद रखने योग्य बातें
- आप Envelope में प्राप्तकर्ता पता डालने के लिए या तो Address Block या Insert Merge Field का उपयोग कर सकते हैं।
- Step by Step Mail Merge Wizard विकल्प तब उपयोगी होता है जब आप कुछ Source data को अनचेक करना चाहते हैं।
अभ्यास अनुभाग
आपकी शीट के अभ्यास अनुभाग में, आप समझाई गई विधियों का अभ्यास कर सकते हैं।
निष्कर्ष
यहां, हमने आपको Excel से Word लिफाफे में मेल मर्ज करने के 2 तरीके दिखाने की कोशिश की। इस लेख को पढ़ने के लिए धन्यवाद, हमें उम्मीद है कि यह मददगार था। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं, तो कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं। अधिक जानने के लिए हमारी वेबसाइट Exceldemy पर जाएं।
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