जब आपके पास डेटासेट के रूप में एक बड़ी टेबल होती है तो ज्यादातर समय, आपको एक्सेल में सॉर्ट और फ़िल्टर करने की आवश्यकता हो सकती है। इस पोस्ट में, मैं चर्चा करूंगा कि आप एक्सेल में टेबल के डेटा को कैसे सॉर्ट और फ़िल्टर कर सकते हैं।
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एक्सेल टेबल के साथ सॉर्ट और फ़िल्टर उपयोग करने के 4 मेथड्स
यहां, मैं 3 आसान मेथड्स समझाने जा रहा हूं कि एक्सेल टेबल के साथ सॉर्ट और फ़िल्टर कैसे करें। आपकी बेहतर समझ के लिए, मैं एक सैंपल डेटासेट का उपयोग करूंगा। जिसमें रियल एस्टेट कंपनी का डेटा है। डेटासेट नीचे दिया गया है।
1. एक्सेल में सॉर्ट और फ़िल्टर लागू करने के लिए टेबल इन्सर्ट करना
आप डेटा को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल टेबल की विशेषताओं का उपयोग कर सकते हैं। यहां, मैं आपको दिखाऊंगा कि टेबल कैसे इन्सर्ट करें और अपने डेटा को कैसे सॉर्ट और फ़िल्टर करें।
चरण:
- सबसे पहले, आपको डेटा चुनना होगा। यहां, मैंने रेंज B4:F14 चुनी है।
- दूसरे, इन्सर्ट टैब >> टेबल फीचर चुनें।
अब, टेबल बनाएं का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- अगला, अपने टेबल के लिए डेटा चुनें। जो ऑटो-चुना जाएगा।
- सुनिश्चित करें कि "मेरी टेबल में हेडर हैं" मार्क किया गया है।
- फिर, OK दबाएं।
इस समय, आप निम्नलिखित टेबल देखेंगे। जैसा कि आप देख सकते हैं, टेबल के हेडर रो में प्रत्येक आइटम में एक ड्रॉप-डाउन तीर होता है। इस ड्रॉप-डाउन तीर को "फिल्टर" बटन के रूप में जाना जाता है।
अब, यदि आप फिल्टर बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपको कई प्रकार के सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग विकल्प दिखाई देंगे।
मूल रूप से, सॉर्टिंग का मतलब कुछ मानदंडों के आधार पर रो को पुनर्व्यवस्थित करना है। उदाहरण के लिए, आप एक कॉलम को वर्णमाला क्रम में सॉर्ट करना चाह सकते हैं। अब, मान लीजिए मैं इस एरिया कॉलम को वर्णमाला क्रम में सॉर्ट करना चाहता हूं।
- तो, एरिया कॉलम के फिल्टर बटन पर क्लिक करें। यहां, आप तीन सॉर्टिंग विकल्प देख सकते हैं: सॉर्ट A टू Z, सॉर्ट Z टू A, और सॉर्ट बाय कलर।
- फिर, मैं सॉर्ट A टू Z पर क्लिक करता हूं।
इस समय, आपको फिल्टर बटन के बगल में एक छोटा ऊपर तीर मिलता है जिससे आपको पता चलता है कि आपने इस कॉलम को निचले वर्णमाला अक्षर से उच्च वर्णमाला अक्षर तक सॉर्ट किया है।
और पढ़ें: एक्सेल 2013 में टेबल फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर का उपयोग कैसे करें
- अब "लिस्ट प्राइस" कॉलम के फिल्टर बटन पर क्लिक करें। जहां "लिस्ट प्राइस" कॉलम संख्या रखता है। इस प्रकार, आप देखते हैं कि सॉर्टिंग विकल्प बदल गए हैं। तो, सॉर्टिंग विकल्प वास्तव में एक कॉलम की सामग्री पर निर्भर करते हैं।
- फिर, मैं "सॉर्ट स्मॉलेस्ट टू लार्जेस्ट" विकल्प पर क्लिक करता हूं। तो, मैंने कॉलम को आरोही क्रम में सॉर्ट किया।
इस समय, आप फिल्टर बटन के साथ एक छोटा ऊपर तीर देख सकते हैं जिससे आपको पता चलता है कि आपने "लिस्ट प्राइस" कॉलम को आरोही क्रम में सॉर्ट किया है।
अब, मैं दिखाना चाहता हूं कि आप पृष्ठभूमि या टेक्स्ट रंग का उपयोग करके कॉलम को कैसे सॉर्ट कर सकते हैं। यहां, आप उस डिफ़ॉल्ट टेबल बैकग्राउंड रंग या टेबल डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट रंग का उपयोग करके कॉलम को सॉर्ट नहीं कर सकते।
केवल जब आपने स्वयं सेल्स या टेक्स्ट में अलग-अलग रंग लागू किए हैं तो आप पृष्ठभूमि रंग या टेक्स्ट रंग का उपयोग करके कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं।
यहां, आपकी बेहतर समझ के लिए, मैंने इस कॉलम में कुछ सेल्स में बैकग्राउंड कलर लागू किया है और कुछ टेक्स्ट में टेक्स्ट कलर का उपयोग किया है।
- फिर, एरिया कॉलम में फिल्टर बटन पर क्लिक करें >> सॉर्ट बाय कलर पर अपना माउस ले जाएं।
इस समय, एक सब-मेनू दिखाई देता है। इसके अलावा, आप "सॉर्ट बाय सेल कलर" या "सॉर्ट बाय फॉन्ट कलर" चुन सकते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, "सॉर्ट बाय सेल कलर" के इस कॉलम के लिए तीन विकल्प हैं: हरा रंग, पीला रंग, और नो फिल कलर। फिर से, सॉर्ट बाय फॉन्ट कलर के भी तीन रंग विकल्प हैं: लाल फॉन्ट रंग, और ऑटोमैटिक फॉन्ट रंग। इसके अलावा, एक विकल्प कस्टम सॉर्ट है जिस पर मैं बाद में चर्चा करूंगा।
- यहां, सॉर्ट बाय सेल कलर विकल्प >> से मैंने हरा रंग चुना।
नतीजतन, आप निम्नलिखित परिणाम देखेंगे।
अब, आइए देखें कि आप एकाधिक कॉलम को कैसे सॉर्ट कर सकते हैं।
वास्तव में, आप एकाधिक कॉलम को दो तरीकों से सॉर्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मैं तीन कॉलम सॉर्ट करना चाहता हूं: एजेंट, एरिया, और लिस्ट प्राइस। जब आप एकाधिक कॉलम सॉर्ट करते हैं, तो एक महत्वपूर्ण बात याद रखें: पहले सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम को सॉर्ट करें, फिर अगली प्राथमिकता वाले कॉलम को सॉर्ट करें और अंत में सबसे महत्वपूर्ण कॉलम को सॉर्ट करें।
मेरे मामले में, मान लीजिए मेरा सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम एरिया कॉलम है, फिर लिस्ट प्राइस कॉलम और सबसे महत्वपूर्ण कॉलम एजेंट कॉलम है।
- तो सबसे पहले, मैं एरिया कॉलम को सॉर्ट करूंगा, फिल्टर बटन पर क्लिक करें और "सॉर्ट A टू Z" विकल्प चुनें।
- फिर, लिस्ट प्राइस कॉलम को सॉर्ट करें, फिल्टर बटन पर क्लिक करें, और "सॉर्ट स्मॉलेस्ट टू लार्जेस्ट" विकल्प चुनें।
- अंत में, एजेंट कॉलम को सॉर्ट करें, फिल्टर बटन में, "सॉर्ट A टू Z" विकल्प चुनें।
इस तरह आप एकाधिक कॉलम सॉर्ट कर सकते हैं।
इसके अलावा, एकाधिक कॉलम सॉर्ट करने का एक और तरीका है।
- सबसे पहले, किसी फिल्टर बटन पर क्लिक करें।
- दूसरे, अपने माउस पॉइंटर को "सॉर्ट बाय कलर" विकल्प पर ले जाएं।
- उसके बाद, कस्टम सॉर्ट फीचर पर क्लिक करें।
इस समय, सॉर्ट नाम का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। चूंकि मैं कुल तीन कॉलम सॉर्ट करना चाहता हूं और डायलॉग बॉक्स में आप केवल एक कॉलम सॉर्ट कर सकते हैं। इसलिए, मुझे दो और लेवल जोड़ने होंगे।
- सबसे पहले, मैं "ऐड लेवल" बटन पर दो बार क्लिक करके दो और लेवल जोड़ता हूं।
सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में, सबसे महत्वपूर्ण कॉलम पहले आता है, फिर अगला महत्वपूर्ण कॉलम, और अंत में सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम। यहां, मेरा सबसे महत्वपूर्ण कॉलम "एजेंट" कॉलम था, फिर "लिस्ट प्राइस" कॉलम, और सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम "एरिया" कॉलम था।
- दूसरे, मैं सॉर्ट बाय ड्रॉप-डाउन में एजेंट चुनता हूं।
- तीसरे, मैं वैल्यूज़ पर सॉर्ट ऑन चुनता हूं। यहां, आप वैल्यूज़, सेल कलर, फॉन्ट कलर, और सेल आइकन पर सॉर्ट कर सकते हैं।
- चौथे, ऑर्डर को A टू Z के रूप में चुनें। यहां, अधिक विकल्प प्राप्त करने के लिए ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें, Z टू A, और "कस्टम लिस्ट्स" विकल्प हैं। फिर से, कस्टम लिस्ट्स विकल्प पर क्लिक करके कस्टम लिस्ट्स डायलॉग बॉक्स खोलें।
- फिर, देन बाय बॉक्स में लिस्ट प्राइस चुनें >> ऑर्डर को लार्जेस्ट टू स्मॉलेस्ट के रूप में चुनें।
- अंत में, देन बाय बॉक्स में एरिया कॉलम चुनें >> फिर ऑर्डर को A टू Z ही रखें।
- नतीजतन, आपको OK दबाना होगा।
इसके अलावा, आप अपना लेवल बढ़ा सकते हैं, आप अपना लेवल घटा सकते हैं। बस लेवल चुनें, इस अप तीर पर क्लिक करें, और फिर डाउन तीर पर क्लिक करें। इसके अलावा, आप लेवल कॉपी कर सकते हैं और लेवल डिलीट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए आपको ऑप्शन बटन पर क्लिक करना होगा। उस समय, सॉर्ट ऑप्शंस डायलॉग बॉक्स मोर ऑप्शंस के साथ दिखाई देता है। इसके अलावा, आप अपनी सॉर्टिंग को केस सेंसिटिव बना सकते हैं, और ओरिएंटेशन बदल सकते हैं।
अंत में, आपको मानदंड के अनुसार सॉर्ट किए गए तीन कॉलम मिलेंगे।
और पढ़ें: पिवट टेबल फ़िल्टर करने के लिए एक्सेल में टाइमलाइन कैसे बनाएं!
अब, आइए चर्चा करें कि आप टेबल को कैसे फ़िल्टर कर सकते हैं।
वास्तव में, फ़िल्टरिंग का मतलब केवल उन रो को प्रदर्शित करना है जो कुछ शर्तों को पूरा करती हैं, अन्य रो छिपी रहेंगी। उदाहरण के लिए, इस रियल एस्टेट टेबल में, आप केवल सेंट्रल एरिया डेटा देखना चाह सकते हैं। इसके अलावा, वह फ़िल्टरिंग करने के लिए आप दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।
- सबसे पहले, एरिया कॉलम के बगल में फिल्टर बटन पर क्लिक करें
- दूसरे, सिलेक्ट ऑल विकल्प को अनमार्क करें।
- तीसरे, सेंट्रल विकल्प चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
इस समय, आप देखेंगे कि टेबल पर अब केवल सेंट्रल एरिया से संबंधित डेटा उपलब्ध है। साथ ही, ध्यान दें कि कुछ रो नंबर गायब हैं, वे वास्तव में छिपे हुए हैं। इसके अलावा, ध्यान दें कि इस कॉलम का फिल्टर बटन अब एक अलग ग्राफिक दिखा रहा है जिसका मतलब है कि मैंने इस कॉलम को फ़िल्टर किया है।
साथ ही कॉम्प्लेक्स फ़िल्टरिंग भी संभव है। इसके अलावा, मान लीजिए मैं एजेंट कॉलम में केवल हैमिल्टन और पीटरसन देखना चाहता हूं, और एरिया कॉलम में केवल N. काउंटी।
- सबसे पहले, अपना माउस कर्सर एजेंट कॉलम के बगल में फिल्टर बटन पर रखें।
- दूसरे, "टेक्स्ट फ़िल्टर्स" विकल्प चुनें। इस समय, एक सब-मेनू प्रकट होता है और यहां कई विकल्प हैं। इक्वल्स, डज़ नॉट इक्वल, बिगिन्स विद, एंड्स विद, कंटेन्स, डज़ नॉट कंटेन, और कस्टम फ़िल्टर। उन्हें स्वयं खोदें और इस विषय पर होमवर्क हल करें।
- अंत में, मैं कस्टम फ़िल्टर पर क्लिक करता हूं।
नतीजतन, एक कस्टम ऑटोफिल्टर डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
यह फ़िल्टरिंग उन रो को दिखाएगा जहां एजेंट इक्वल्स है। इसके अलावा, आप इसे ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करके बदल सकते हैं जहां आपको कई विकल्प दिखाई देंगे: इक्वल्स, डज़ नॉट इक्वल, इज़ ग्रेटर दैन, इज़ ग्रेटर दैन ऑर इक्वल टू और कई अन्य।
- अब, मैं पहले इक्वल्स बॉक्स के बगल में हैमिल्टन चुनता हूं।
- फिर, मैं Or चुनता हूं और फिर से इक्वल्स, और फिर पीटरसन।
- अंत में, मैं OK क्लिक करता हूं।
आखिरकार, आप देखेंगे कि टेबल पर अब केवल हैमिल्टन और पीटरसन एजेंट के रूप में दिख रहे हैं।
उसी तरह, आप कई कॉलम फ़िल्टर कर सकते हैं। जब आप अधिक फ़िल्टरिंग उपयोग करते हैं, तो टेबल के कुल अपडेटेड रो विज़िबल होंगे।
- इसी तरह, एरिया कॉलम के बगल में फिल्टर बटन पर क्लिक करें
- फिर, सिलेक्ट ऑल विकल्प को अनमार्क करें और फिर N. काउंटी विकल्प चुनें।
- नतीजतन, OK दबाएं।
अंत में, आप दो फ़िल्टर्ड कॉलम देखेंगे।
2. एक्सेल टेबल के साथ सॉर्ट और फ़िल्टर के लिए कॉन्टेक्स्ट मेनू बार का उपयोग
आप एक्सेल टेबल को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए कॉन्टेक्स्ट मेनू बार का उपयोग कर सकते हैं। सबसे पहले, मैं सॉर्टिंग करूंगा।
- सबसे पहले, उस कॉलम को चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। यहां, मैंने B4 चुना है।
- दूसरे, B4 सेल पर राइट-क्लिक करें।
- तीसरे, कॉन्टेक्स्ट मेनू बार >> सॉर्ट चुनें >> फिर सॉर्ट A टू Z चुनें। यहां, आप अपनी पसंद के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं।
इस समय, आप निम्नलिखित सॉर्ट की गई टेबल देखेंगे।
इसी तरह, मैं फ़िल्टरिंग करूंगा।
- सबसे पहले, उस सेल को चुनें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं। यहां, मैंने D10 चुना है।
- दूसरे, D10 सेल पर राइट-क्लिक करें।
- तीसरे, कॉन्टेक्स्ट मेनू बार >> फ़िल्टर चुनें >> फिर फ़िल्टर बाय सिलेक्टेड सेल्स कलर चुनें। यहां, आप अपनी पसंद के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं।
अंत में, आप निम्नलिखित सॉर्ट और फ़िल्टर की गई टेबल देखेंगे।
3. सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड का उपयोग
यहां, आप सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड का उपयोग करके एक्सेल में सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग कर सकते हैं।
- सबसे पहले, उस सेल को चुनें जिसे आप सॉर्ट या फ़िल्टर करना चाहते हैं। यहां, मैंने B4 चुना है।
- दूसरे, होम टैब >> एडिटिंग फीचर पर जाएं।
- तीसरे, सॉर्ट और फ़िल्टर कमांड >> कस्टम सॉर्ट विकल्प चुनें।
इस समय, सॉर्ट नाम का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- सबसे पहले, डेट लिस्टेड को सॉर्ट बाय और ऑर्डर को न्यूएस्ट टू ओल्डेस्ट के रूप में चुनें।
- दूसरे, ऐड लेवल विकल्प पर दो बार क्लिक करें।
- तीसरे, Sq Ft को सॉर्ट बाय और ऑर्डर को लार्जेस्ट टू स्मॉलेस्ट के रूप में चुनें।
- इसी तरह, एजेंट को सॉर्ट बाय और ऑर्डर को A टू Z के रूप में चुनें।
सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में, सबसे महत्वपूर्ण कॉलम पहले आता है, फिर अगला महत्वपूर्ण कॉलम, और अंत में सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम। यहां, मेरा सबसे महत्वपूर्ण कॉलम "डेट लिस्टेड" कॉलम था, फिर "Sq Ft" कॉलम, और सबसे कम महत्वपूर्ण कॉलम "एजेंट" कॉलम था।
- अंत में, OK दबाएं।
अंत में, आप निम्नलिखित सॉर्ट की गई टेबल देखेंगे।
इसके अलावा, वह फ़िल्टरिंग करने के लिए आप दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।
- सबसे पहले, एरिया कॉलम के बगल में फिल्टर बटन पर क्लिक करें
- दूसरे, सिलेक्ट ऑल विकल्प को अनमार्क करें।
- तीसरे, N. काउंटी और S. काउंटी विकल्प चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
अंत में, आप निम्नलिखित सॉर्ट और फ़िल्टर की गई टेबल देखेंगे।
4. एक्सेल टेबल को सॉर्ट और फ़िल्टर करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट लागू करना
साथ ही, आप फिल्टर बटन लाने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट लागू कर सकते हैं।
- सबसे पहले, उस कॉलम को चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। यहां, मैंने D4 चुना है।
- दूसरे, CTRL+SHIFT+L दबाएं।
नतीजतन, आप फिल्टर बटन देखेंगे।
यहां, आप सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग करने के लिए मेथड-1 का पालन कर सकते हैं। नीचे, मैंने पिछले मेथड्स का पालन करके एक सॉर्ट और फ़िल्टर की गई टेबल संलग्न की है।
याद रखने योग्य बातें
- यहां, किसी कॉलम के लिए फ़िल्टरिंग हटाने के लिए, फिल्टर बटन पर क्लिक करें, और उस कॉलम से फ़िल्टर क्लियर करें चुनें।
- इसके अलावा, यदि आपने कई कॉलम फ़िल्टर किए हैं और आप एक बार में सभी फ़िल्टरिंग हटाना चाहते हैं, तो आपको होम रिबन में सॉर्ट और फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करना होगा और फिर सूची से क्लियर कमांड चुनना होगा।
- इसके अलावा, आप फिल्टर बटन हटाने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL+SHIFT+L लागू कर सकते हैं।
निष्कर्ष
मुझे आशा है कि आपने इस आर्टिकल को मददगार पाया। यहां, मैंने एक्सेल टेबल के साथ सॉर्ट और फ़िल्टर उपयोग करने के 4 उपयुक्त मेथड्स समझाए हैं। आप अधिक एक्सेल-संबंधी कंटेंट सीखने के लिए हमारी वेबसाइट Exceldemy पर जा सकते हैं। कृपया, नीचे कमेंट सेक्शन में कमेंट, सुझाव, या प्रश्न छोड़ें यदि आपके पास कोई है।
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एक्सेल एडवांस्ड फ़िल्टर [मल्टीपल कॉलम और क्राइटेरिया, फॉर्मूला और वाइल्डकार्ड के साथ]
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