एक्सेल में VLOOKUP का उपयोग कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कई फ़ंक्शन हैं जिनके कई उपयोग हैं लेकिन आज हम जिस फ़ंक्शन पर चर्चा करने जा रहे हैं उसे VLOOKUP कहा जाता है। VLOOKUP का मतलब Vertical Lookup है, जिसका उपयोग किसी मान को लंबवत रूप से देखने और उचित उत्तर वापस करने के लिए किया जाता है। यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में मिलने वाले कई लुकअप और रेफरेंस फ़ंक्शन में से एक है और यह उनमें से एक महत्वपूर्ण भी है। VLOOKUP आपको अपनी स्प्रेडशीट में किसी जानकारी के टुकड़े को लंबवत रूप से खोजने देता है, और फिर उससे मेल खाने वाला मान वापस करता है। इसलिए यह बहुत उपयोगी हो सकता है यदि आप किसी टेबल से कोई मान निकालना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक लंबी सूची में किसी विशिष्ट आइटम की कीमत जानना इस फ़ंक्शन के साथ बहुत आसान होगा।

यहां एकमात्र सीमा यह है कि VLOOKUP का उपयोग करके देखी जा रही टेबल में अद्वितीय मानों वाला एक कॉलम होना चाहिए ताकि VLOOKUP फ़ंक्शन डुप्लिकेट मानों को खोजने में न फंसे। यदि यह स्पष्ट नहीं है, तो पढ़ते रहें और यह समझ में आने लगेगा।

इस उदाहरण में, हम आइटम्स की सूची उनकी कीमतों के साथ एक टेबल में बनाएंगे। फिर हम केवल आइटम के नाम का उपयोग करके VLOOKUP का उपयोग करके एक आइटम की कीमत जानेंगे। इस उदाहरण में सभी कीमतें वहीं हैं, लेकिन सैकड़ों आइटम्स वाले परिदृश्य में कई स्प्रेडशीट्स पर कुछ वर्कबुक में फैले हुए, यह फ़ंक्शन बेहद काम आ सकता है।

तो उदाहरण के साथ शुरू करने के लिए, आप अपनी खुद की एक्सेल शीट बना सकते हैं या यहां से हमारा नमूना डाउनलोड करें। एक बार डाउनलोड हो जाने पर, इसे Microsoft Excel में खोलें। हम इसे समझने में आसान बनाने के लिए एक सरल उदाहरण का उपयोग करेंगे।

बाईं ओर, आप एक टेबल में उनके नामों और श्रेणियों के साथ कुछ आइटम्स देखेंगे। उद्देश्य VLOOKUP फ़ंक्शन का इस तरह उपयोग करना है कि हमें बस दाईं ओर टेबल में आइटम का नाम दर्ज करना होगा, और इसकी कीमत और श्रेणी बाईं ओर की टेबल से स्वचालित रूप से प्राप्त हो जानी चाहिए।

1. मान "Scarf" पहले से ही H2 में है। हम I2 में VLOOKUP का उपयोग करके स्कार्फ की कीमत प्राप्त करेंगे। I2 पर क्लिक करें। फिर ऊपर मेनू बार पर, FORMULAS टैब पर क्लिक करें। अब Insert Function चुनें या (SHIFT + F3) दबाएं। Insert Function विंडो दिखाई देगी।
2. Search for a function के तहत VLOOKUP टाइप करें और Go पर क्लिक करें। VLOOKUP selected होने पर OK पर क्लिक करें।
3. VLOOKUP Function Arguments अब खुल जाएगा। चार आर्गुमेंट्स हैं। पहले तीन बोल्ड हैं, इसका मतलब है कि वे आवश्यक हैं, और चौथा वैकल्पिक है।
4. पहला है Lookup_value। यह एक सिंगल वैल्यू होगी (इस मामले में आइटम नाम) जो एक यूनिक आइडेंटिफायर है, B में कीमत देखने के लिए।
5. Table_array वह पूरा रेफरेंस टेबल है जिसमें मान (Price) खोजा जाएगा। Table_array के बगल में छोटे आइकन पर क्लिक करें और पूरे टेबल को हेडर्स बिना चुनने के लिए क्लिक करें और ड्रैग करें। साथ ही F4 दबाएं ताकि ये सेल एड्रेस एब्सोल्यूट रहें और जब आप इस सेल को क्लिक करके ड्रैग करके अन्य सेल्स पर इस फॉर्मूला को लागू करें तो न बदलें।
6. एक बार VLOOKUP रेफरेंस टेबल में यूनिक आइडेंटिफायर ढूंढ लेता है, तो Col_index_num आर्गुमेंट VLOOKUP को कॉलम नंबर बताएगा जिसमें जानकारी का टुकड़ा (कीमत) खोजना है। चूंकि रेफरेंस टेबल में, कीमतें आइटम नामों के संबंध में दूसरे कॉलम में सूचीबद्ध हैं, इसलिए हम Col_index_num के बगल में 2 टाइप करेंगे। यहां, हम 2 दर्ज नहीं कर रहे हैं क्योंकि Price कॉलम 2 है, हमने 2 दर्ज किया क्योंकि यह रेफरेंस टेबल (table_array) में कॉलम 2 है। यदि हमें जिस डेटाबेस को देखना है वह दूसरी शीट में है, तो हम दूसरी शीट से table_array चुनेंगे।
7. Range_lookup का उपयोग रेफरेंस टेबल में यूनिक आइडेंटिफायर के लिए निकटतम मिलान खोजने के लिए किया जाता है, लेकिन इसके उपयोगी होने के लिए, आपका रेफरेंस टेबल आरोही क्रम में सॉर्ट किया जाना चाहिए, जो इस उदाहरण में नहीं है। इसलिए इसके बगल में False टाइप करें और OK पर क्लिक करें। OK दबाने के बाद, I2 में स्कार्फ की कीमत दिखाई देगी।

इसी तरह आप Category के तहत J2 में फॉर्मूला का उपयोग करके VLOOKUP का उपयोग करके आइटम की श्रेणी ढूंढ सकते हैं। फॉर्मूला में आपको केवल एक बदलाव करना होगा: Col_index_num का मान 3 में बदलें क्योंकि आइटम्स की Categories रेफरेंस टेबल में तीसरे कॉलम में हैं।

अब आप सेल I2 और J2 को नीचे क्लिक करके ड्रैग कर सकते हैं ताकि नीचे के सेल्स पर भी फॉर्मूला लागू हो जाए। लेकिन जब तक आप उनके बगल में किसी आइटम का नाम टाइप नहीं करते, आप उन सेल्स में N/A लिखा देखेंगे। इसे हटाने के लिए, हम एक्सेल के ISBLANK और IF फ़ंक्शन का एक साथ उपयोग कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, N/A दिखा रहे I3 पर क्लिक करें। फिर फॉर्मूला बार पर क्लिक करके फॉर्मूला संपादित करें। बदलें:

=VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE)

से =IF(ISBLANK(H3),"",VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE))

अब I3 तब तक खाली रहेगा जब तक H3 किसी आइटम के नाम से भरा नहीं जाता।

तो यह था VLOOKUP के बारे में सब कुछ। नीचे दिया गया GIF दूसरी शीट से रेफरेंस टेबल का उपयोग करने का प्रदर्शन है।