ईमेल के माध्यम से गूगल डॉक्स को कुशलतापूर्वक साझा या भेजना

इन दिनों पेशेवर दुनिया में, लोगों के लिए एक दूसरे के साथ संवाद करने के बहुत सारे तरीके हैं, जैसे लिंक्डइन या स्लैक पर। हालांकि, इंटरनेट पर संचार के सबसे पुराने साधनों में से एक होने के बावजूद, भरोसेमंद ईमेल पेशेवरों के लिए मामलों पर चर्चा करने के शीर्ष तरीकों में से एक बना हुआ है।

यदि आप एक उत्साही गूगल डॉक्स उपयोगकर्ता हैं, तो आप खुद को ईमेल के माध्यम से एक गूगल डॉक्स दस्तावेज़ भेजना चाह सकते हैं। लेकिन आप ऐसा कैसे करते हैं?

सच्चाई यह है कि आपके दस्तावेज़ को दूसरों के साथ साझा करने के असंख्य अलग-अलग तरीके हैं। आप कौन सा चुनते हैं, यह अंततः इस बात पर आधारित है कि आप अपना दस्तावेज़ दूसरों के साथ कैसे साझा करना चाहते हैं।

एक आमंत्रण के रूप में

यदि आप केवल गूगल डॉक को देखने के लिए एक आमंत्रण भेजना चाहते हैं, तो शीर्ष दाईं ओर नीले "Share" बटन पर क्लिक करें।

"Share with Others" संवाद में, उन लोगों के ईमेल दर्ज करें जिन्हें आप इसे साझा करना चाहते हैं। यदि वे आपके संपर्कों में हैं, तो आप इसे नामों के माध्यम से भी कर सकते हैं।

दाईं ओर पेंसिल आइकन पर, आप चुन सकते हैं कि आपके दर्शकों की पहुंच का स्तर क्या होगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह "Can edit" पर सेट होगा।

हालांकि यह एक दस्तावेज़ साझा करने के लिए पूरी तरह से ठीक काम करता है, यह हर स्थिति के लिए आदर्श नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप प्राप्तकर्ताओं को केवल आपके दस्तावेज़ को देखने के लिए एक आमंत्रण ईमेल भेज रहे होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक रिज्यूमे या दस्तावेज़ जमा कर रहे हैं, तो आप कवर लेटर के साथ दस्तावेज़ का लिंक रखना चाहेंगे। केवल एक आमंत्रण भेजना लोगों को भ्रमित कर सकता है!

एक लिंक के रूप में

यदि आप ईमेल के भीतर एक लिंक रखना चाहते हैं, तो आप सीधे गूगल डॉक से लिंक कर सकते हैं ताकि लोग इसे पढ़ सकें। एक लिंक प्राप्त करने के लिए, ऊपर की तरह नीले "Share" बटन पर क्लिक करें, लेकिन इस बार दिखाई देने वाले बॉक्स के ऊपर दाईं ओर "Get shareable link" पर क्लिक करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, गूगल डॉक्स आपको एक लिंक देगा जो लोगों को आपका दस्तावेज़ देखने की अनुमति देता है। यदि यह ठीक है, तो "Copy link" बटन पर क्लिक करें और इसे अपने ईमेल के भीतर पेस्ट करें। हालांकि, इस सेटिंग से आप यह भी बना सकते हैं कि जो लोग आपके लिंक के माध्यम से आपके दस्तावेज़ पर क्लिक करते हैं, वे उस पर टिप्पणी या संपादन भी कर सकते हैं। यह बहुत उपयोगी है यदि आप अपने दस्तावेज़ पर किसी के साथ सहयोग करना चाहते हैं।

अपने ईमेल में अपने लिंक को पेशेवर दिखाने के लिए, इसे टेक्स्ट के भीतर एम्बेड करने का प्रयास करें ताकि यह अधिक स्वाभाविक रूप से प्रवाहित हो।

एक अटैचमेंट के रूप में

यदि आप ईमेल में दस्तावेज़ की एक प्रति संलग्न करना पसंद करते हैं, तो आप इसे सीधे गूगल डॉक्स से कर सकते हैं। यदि आप उसी खाते के तहत गूगल डॉक्स में लॉग इन हैं जिससे आप ईमेल करना चाहते हैं, तो आपको कुछ भी डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है - बस इसे सीधे भेजें!

ऐसा करने के लिए, "File" पर क्लिक करें और फिर "Email as attachment."

एक विंडो दिखाई देगी जो ईमेल के साथ-साथ विषय और बॉडी मांगेगी। ध्यान दें कि आप यहां वह ईमेल नहीं जोड़ सकते जिससे आप भेजना चाहते हैं; ऐसा इसलिए है क्योंकि गूगल डॉक्स मान रहा है कि आप इसे उस गूगल खाते से भेजना चाहते हैं जिसमें आप लॉग इन हैं।

साथ ही, आप इस विंडो से दस्तावेज़ का प्रारूप चुन सकते हैं।

एक बार जब आपका काम हो जाए, तो "Send" पर क्लिक करें और गूगल डॉक्स आपके दस्तावेज़ को आपके द्वारा सूचीबद्ध ईमेल पर अटैचमेंट के रूप में स्वचालित रूप से भेज देगा।

ईमेल बॉडी के भीतर

इसी तरह, यदि आप पूरे लेख को ईमेल के बॉडी के भीतर ही भेजना चाहते हैं, तो आप इसे गूगल डॉक्स के माध्यम से भी कर सकते हैं। ऊपर की तरह "Email Attachment" स्क्रीन दर्ज करें, लेकिन जब आप फ़ाइल प्रकार चुनने जाएं, तो इसके बजाय "Paste the item itself into the email" पर क्लिक करें। फिर से, ऊपर की तरह, यह मानता है कि आप उस खाते से ईमेल भेजना चाहते हैं जिसमें आप वर्तमान में लॉग इन हैं।

डॉक्स आसान हुआ

जब आप किसी गूगल डॉक को दूसरों के साथ साझा करने की कोशिश कर रहे होते हैं, तो कभी-कभी आप ईमेल का उपयोग करना चाहेंगे। हालांकि, गूगल डॉक को ईमेल में संलग्न करना आपके विचार से आसान है! अब आप ईमेल का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा करने के सभी अलग-अलग तरीके जानते हैं।

आप ऑनलाइन दस्तावेज़ भेजने के लिए ईमेल का कितना उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं।