ईमेल के माध्यम से Google डॉक्स को कुशलतापूर्वक साझा या भेजने का तरीका

इन दिनों पेशेवर दुनिया में, लोगों के लिए एक दूसरे के साथ संवाद करने के बहुत सारे तरीके हैं, जैसे लिंक्डइन या स्लैक। हालांकि, इंटरनेट पर संचार के सबसे पुराने साधनों में से एक होने के बावजूद, भरोसेमंद ईमेल पेशेवरों के लिए मामलों पर चर्चा करने के शीर्ष तरीकों में से एक है।

यदि आप एक उत्साही Google डॉक्स उपयोगकर्ता हैं, तो आप स्वयं को ईमेल के माध्यम से Google डॉक्स दस्तावेज़ भेजने के इच्छुक हो सकते हैं। लेकिन आप ऐसा कैसे करते हैं?

वास्तव में, आप अपने दस्तावेज़ को दूसरों के साथ साझा करने के असंख्य तरीके हैं। आप जो चुनते हैं वह अंततः इस पर आधारित होता है कि आप अपने दस्तावेज़ को दूसरों के साथ कैसे साझा करना चाहते हैं।

आमंत्रण के रूप में

यदि आप केवल Google दस्तावेज़ देखने के लिए आमंत्रण भेजना चाहते हैं, तो ऊपर दाईं ओर नीले "साझा करें" बटन पर क्लिक करें।

"दूसरों के साथ साझा करें" संवाद में, उन लोगों के ईमेल दर्ज करें जिनके साथ आप इसे साझा करना चाहते हैं। यदि आपके पास ये आपके संपर्कों में हैं, तो आप इसके बजाय नामों के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं।

दाईं ओर पेंसिल आइकन पर, आप चुन सकते हैं कि आपके दर्शकों के पास किस स्तर तक पहुंच होगी। डिफ़ॉल्ट रूप से, इसे "संपादित कर सकते हैं" पर सेट किया जाएगा।

हालांकि यह दस्तावेज़ साझा करने के लिए पूरी तरह से ठीक काम करता है, यह हर स्थिति के लिए आदर्श नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आप अपने दस्तावेज़ को देखने के लिए प्राप्तकर्ताओं को केवल एक आमंत्रण ईमेल भेजेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक रेज़्यूमे या दस्तावेज़ सबमिट कर रहे हैं, तो आप कवर लेटर के साथ दस्तावेज़ का लिंक रखना चाहेंगे। केवल आमंत्रण भेजने से लोग भ्रमित हो सकते हैं!

एक लिंक के रूप में

यदि आप ईमेल के भीतर एक लिंक रखना चाहते हैं, तो आप लोगों को पढ़ने के लिए सीधे Google दस्तावेज़ से लिंक कर सकते हैं। लिंक प्राप्त करने के लिए, ऊपर दिए गए नीले "साझा करें" बटन पर क्लिक करें, लेकिन इस बार दिखाई देने वाले बॉक्स के शीर्ष-दाईं ओर "साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करें" पर क्लिक करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, Google डॉक्स आपको एक लिंक देगा जो लोगों को आपका दस्तावेज़ देखने की अनुमति देता है। यदि यह ठीक है, तो "कॉपी लिंक" बटन पर क्लिक करें और इसे अपने ईमेल में पेस्ट करें। हालाँकि, इस सेटिंग से आप इसे भी बना सकते हैं ताकि लिंक के माध्यम से आपके दस्तावेज़ पर क्लिक करने वाले लोग उस पर टिप्पणी या संपादन भी कर सकें। यदि आप अपने दस्तावेज़ पर किसी के साथ सहयोग करना चाहते हैं तो यह बहुत उपयोगी है।

अपने लिंक को अपने ईमेल में पेशेवर दिखाने के लिए, इसे टेक्स्ट में एम्बेड करने का प्रयास करें ताकि यह अधिक स्वाभाविक रूप से प्रवाहित हो।

संलग्नक के रूप में

यदि आप ईमेल में दस्तावेज़ की एक प्रति संलग्न करना पसंद करते हैं, तो आप सीधे Google डॉक्स से ऐसा कर सकते हैं। यदि आप उसी खाते से Google डॉक्स में लॉग इन हैं जिससे आप ईमेल करना चाहते हैं, तो आपको कुछ भी डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है - बस इसे सीधे भेजें!

ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" पर क्लिक करें और फिर "अनुलग्नक के रूप में ईमेल करें।"

एक ईमेल के साथ-साथ एक विषय और मुख्य भाग के लिए एक विंडो दिखाई देगी। ध्यान दें कि आप वह ईमेल नहीं जोड़ सकते जिसे आप यहां से भेजना चाहते हैं; ऐसा इसलिए है क्योंकि Google डॉक्स मान रहा है कि आप इसे उस Google खाते से भेजना चाहते हैं जिसमें आपने लॉग इन किया है।

साथ ही, आप इस विंडो से दस्तावेज़ का प्रारूप चुन सकते हैं।

एक बार जब आप पूरा कर लें, तो "भेजें" पर क्लिक करें और Google डॉक्स स्वचालित रूप से आपके दस्तावेज़ को आपके द्वारा सूचीबद्ध ईमेल में अनुलग्नक के रूप में भेज देगा।

ईमेल बॉडी के भीतर

इसी तरह, यदि आप संपूर्ण लेख को ईमेल के मुख्य भाग में ही भेजना चाहते हैं, तो आप इसे Google डॉक्स के माध्यम से भी कर सकते हैं। ऊपर के रूप में "ईमेल अटैचमेंट" स्क्रीन दर्ज करें, लेकिन जब आप एक फ़ाइल प्रकार का चयन करने के लिए जाते हैं, तो इसके बजाय "आइटम को ईमेल में ही पेस्ट करें" पर क्लिक करें। फिर से, ऊपर की तरह, यह मानता है कि आप उस खाते से ईमेल भेजना चाहते हैं जिसमें आप वर्तमान में लॉग इन हैं।

दस्तावेज़ आसान हो गए हैं

जब आप दूसरों के साथ Google दस्तावेज़ साझा करने का प्रयास कर रहे हों, तो कभी-कभी आप ईमेल का उपयोग करना चाहेंगे। हालांकि, Google डॉक को ईमेल में संलग्न करना आपके विचार से आसान है! अब आप ईमेल का उपयोग करके दस्तावेज़ साझा करने के सभी विभिन्न तरीके जानते हैं।

ऑनलाइन दस्तावेज़ भेजने के लिए आप ईमेल का कितना उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं।