आपके डेटासेट में जब आपके पास विशेष मान होते हैं जिनका आपको कई बार उपयोग करने की आवश्यकता होती है तो Excel ड्रॉप-डाउन सूची सहायक होगी। ज्यादातर मामलों में, आपको किसी विशेष मान को दर्शाने के लिए रंग कोड का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है। विशेष रूप से एक्सेसरीज़, कपड़े, खिलौने आदि के लिए रंग कोड डेटासेट में अधिक अर्थ जोड़ता है। इस लेख में, मैं समझाने जा रहा हूँ कि आप Excel ड्रॉप-डाउन सूची को रंग के साथ कैसे बना सकते हैं।
व्याख्या को स्पष्ट करने के लिए, मैं ड्रेस स्टोर के एक नमूना डेटासेट का उपयोग करने जा रहा हूँ जो किसी विशेष ड्रेस के ऑर्डर, आकार, और रंग की जानकारी को दर्शाता है। डेटासेट में 4 कॉलम हैं ये हैं ऑर्डर आईडी, ड्रेस, उपलब्ध रंग, और उपलब्ध आकार।
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रंग के साथ Excel ड्रॉप-डाउन सूची उपयोग करने के 2 तरीके
1. मैन्युअली रंग-कोडित Excel ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
Excel डेटा वैलिडेशन सुविधा का उपयोग करके मैं ड्रॉप-डाउन सूची बनाऊँगा, बाद में मैं ड्रॉप-डाउन सूची मानों को रंगने के लिए कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग सुविधा का उपयोग करूँगा।
यहाँ, मैं उपलब्ध रंग की ड्रॉप-डाउन सूची बनाऊँगा।
1.1. ड्रॉप-डाउन सूची बनाना
शुरू करने के लिए, डेटा वैलिडेशन लागू करने के लिए सेल या सेल रेंज चुनें
⏩ मैंने सेल रेंज E4:E12 चुनी।
डेटा टैब खोलें >> डेटा टूल्स से >> डेटा वैलिडेशन चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वैलिडेशन मानदंड से अनुमति दें में आप जिस विकल्प का उपयोग करना चाहते हैं उसे चुनें।
⏩ मैंने सूची चुना
अगला, स्रोत चुनें।
⏩ मैंने स्रोत रेंज G4:G9 चुनी।
⏩ अंत में, OK पर क्लिक करें।
➤ इसलिए, चयनित रेंज के लिए डेटा वैलिडेशन लागू किया गया है।
1.2. ड्रॉप-डाउन सूची को रंगें
➤ चूंकि ड्रॉप-डाउन सूची बन गई है, मैं कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन सूची के मानों में रंग जोड़ूँगा।
शुरू करने के लिए, उस सेल रेंज को चुनें जहां डेटा वैलिडेशन पहले से लागू है।
⏩ मैंने सेल रेंज E4:E12 चुनी।
➤ होम टैब खोलें >> कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग से >> नया नियम चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वहाँ से नियम प्रकार चुनें से कोई भी नियम चुनें।
⏩ मैंने नियम केवल उन सेल्स को फ़ॉर्मेट करें जिनमें शामिल हैं चुना।
नियम विवरण संपादित करें में केवल उन सेल्स को फ़ॉर्मेट करें जिनमें विकल्प चुनें।
⏩ मैंने विशिष्ट टेक्स्ट चुना।
➤ अब, शीट से उस सेल पते को चुनें जिसमें विशिष्ट टेक्स्ट है।
⏩ मैंने G4 सेल चुना जिसमें रंग हरा है।
➤ फ़ॉर्मेट पर क्लिक करके विशिष्ट टेक्स्ट का रंग सेट करें।
एक और डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वहाँ से अपनी पसंद का भरण रंग चुनें।
⏩ मैंने रंग हरा चुना क्योंकि मेरा विशिष्ट टेक्स्ट हरा है।
फिर, OK पर क्लिक करें।
चूंकि सभी नए फ़ॉर्मेटिंग नियम चुने गए हैं, अंत में फिर से OK पर क्लिक करें।
इसलिए, विशिष्ट टेक्स्ट हरा हरे रंग से रंगा गया है।
अब, हर बार जब आप ड्रॉप-डाउन सूची से टेक्स्ट हरा चुनते हैं तो सेल हरे रंग से रंगा जाएगा।
➤ यहाँ आप वही प्रक्रिया अपना सकते हैं जिसे मैंने पहले समझाया था ताकि ड्रॉप-डाउन सूची मानों को रंगा जा सके।
⏩ मैंने नाम के अनुसार संबंधित रंग से सभी ड्रॉप-डाउन सूची मानों को रंगा।
➤ अब, हर बार जब आप ड्रॉप-डाउन सूची से किसी भी मान को चुनते हैं तो यह सेल में संबंधित रंग के साथ दिखाई देगा।
2. Excel में टेबल का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन सूची को रंगें
आपके पास एक डायनामिक डेटासेट हो सकता है जहाँ आप बार-बार डेटा या मान इन्सर्ट करते हैं उन मामलों में आप टेबल फॉर्मेट का उपयोग कर सकते हैं ताकि जब भी आप टेबल में डेटा इन्सर्ट करें तो ड्रॉप-डाउन सूची रंग के साथ हर नई एंट्री के लिए काम करे।
आपको प्रक्रिया दिखाने के लिए, मैं ऊपर बताए गए डेटासेट मान का उपयोग करने जा रहा हूँ, जहाँ मैं दो ड्रॉप-डाउन सूचियाँ बनाऊँगा। एक उपलब्ध आकार के लिए और दूसरा उपलब्ध रंग के लिए।
2.1. ड्रॉप-डाउन सूची बनाना
शुरू करने के लिए, डेटा वैलिडेशन लागू करने के लिए सेल चुनें
⏩ मैंने सेल D4 चुना।
डेटा टैब खोलें >> डेटा टूल्स से >> डेटा वैलिडेशन चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वैलिडेशन मानदंड से अनुमति दें में एक पसंदीदा विकल्प चुनें।
⏩ मैंने सूची चुना।
अगला, शीट से स्रोत चुनें।
⏩ मैंने स्रोत रेंज I4:I7 चुनी।
⏩ अब, OK पर क्लिक करें।
➤ इसलिए, आप देखेंगे कि चयनित रेंज के लिए डेटा वैलिडेशन लागू किया गया है।
फिर से, डेटा वैलिडेशन लागू करने के लिए सेल चुनें।
⏩ मैंने रंग के लिए डेटा वैलिडेशन लागू करने के लिए सेल E4 चुना।
डेटा टैब खोलें >> डेटा टूल्स से >> डेटा वैलिडेशन चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वैलिडेशन मानदंड से अनुमति दें में कोई भी विकल्प चुनें।
⏩ मैंने सूची चुना।
अगला, शीट से स्रोत चुनें।
⏩ मैंने स्रोत रेंज G4:G7 चुनी।
⏩ अंत में, OK पर क्लिक करें।
इसलिए, चयनित रेंज के लिए डेटा वैलिडेशन लागू किया गया है।
2.2. ड्रॉप-डाउन सूची को रंगें
➤ चूंकि ड्रॉप-डाउन सूची बन गई है, मैं कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन सूची के मानों में रंग जोड़ूँगा।
शुरू करने के लिए, उस सेल रेंज को चुनें जहां डेटा वैलिडेशन पहले से लागू है।
⏩ मैंने सेल D4 चुना।
➤ होम टैब खोलें >> कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग पर जाएँ >> सेल हाइलाइट नियम से >> बराबर है चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वहाँ से किसी भी सेल को चुनें उन सेल्स को फ़ॉर्मेट करें जो बराबर हैं लागू करने के लिए
⏩ मैंने सेल I4 चुना।
साथ में अपनी पसंद के विकल्प चुनें।
⏩ मैंने गहरे हरे टेक्स्ट के साथ हरा भरण चुना।
अंत में, OK पर क्लिक करें।
इसलिए, ड्रॉप-डाउन सूची से आकार मान चयनित रंग के साथ कोडित है।
➤ वही प्रक्रिया अपनाएं जिसे मैंने पहले समझाया था ताकि I5 सेल में ड्रॉप-डाउन सूची मान को रंगा जा सके।
यहाँ, I5 मान चयनित विकल्प के साथ रंगा गया है।
➤ उपलब्ध आकार के ड्रॉप-डाउन सूची मानों को रंगने के लिए मैंने पहले समझाई गई प्रक्रिया का पालन किया।
फिर से, उपलब्ध रंग के ड्रॉप-डाउन मानों को रंगने के लिए।
⏩ मैंने सेल E4 चुना।
➤ होम टैब खोलें >> कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग पर जाएँ >> सेल हाइलाइट नियम से >> बराबर है चुनें
एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वहाँ से किसी भी सेल को चुनें उन सेल्स को फ़ॉर्मेट करें जो बराबर हैं लागू करने के लिए
⏩ मैंने सेल G4 चुना।
साथ में अपनी पसंद के विकल्प चुनें।
⏩ मैंने कस्टम फ़ॉर्मेट चुना।
एक और डायलॉग बॉक्स खुलेगा। वहाँ से अपनी पसंद का भरण रंग चुनें।
⏩ मैंने रंग हरा चुना।
फिर, OK पर क्लिक करें।
➤ फिर से OK पर क्लिक करें।
इसलिए, चयनित रंग ड्रॉप-डाउन सूची मानों पर लागू होता है।
➤ मैंने पहले समझाई गई प्रक्रिया का पालन करके उपलब्ध रंग के सभी मानों को रंगा।
अब, प्रत्येक मान फ़ॉर्मेट किए गए रंग के साथ दिखाई देगा।
2.3. ड्रॉप-डाउन सूची को रंगने में टेबल फॉर्मेट का उपयोग
यहाँ, मेरे पास केवल एक रो के लिए मान हैं, ऐसा हो सकता है कि मुझे बाद में कुछ एंट्री इन्सर्ट करने की आवश्यकता हो, उसके लिए मैं डेटासेट को टेबल के रूप में फॉर्मेट करने जा रहा हूँ।
सबसे पहले, रेंज को टेबल के रूप में फॉर्मेट करने के लिए सेल रेंज चुनें।
⏩ मैंने सेल रेंज B3:E4 चुनी।
अब, होम टैब खोलें >> टेबल के रूप में फॉर्मेट करें से >> कोई भी फॉर्मेट चुनें (मैंने लाइट फॉर्मेट चुना)
एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
⏩ मेरी टेबल में हेडर हैं पर चिह्नित करें।
फिर, OK पर क्लिक करें।
यहाँ, आप देखेंगे कि टेबल फॉर्मेट लागू किया गया है।
अब, रो 5 में नया डेटा इन्सर्ट करें आप देखेंगे कि ड्रॉप-डाउन सूची उपलब्ध है।
➤ जांचने के लिए कोई भी मान चुनें कि मान रंग के साथ आते हैं या नहीं।
यहाँ, आप देखेंगे कि ड्रॉप-डाउन सूची वहाँ भी रंग के साथ उपलब्ध है।
➤ प्रत्येक एंट्री के लिए रंग के साथ ड्रॉप-डाउन सूची उपलब्ध होगी।
⏩ यदि आप टेबल हेडर में फ़िल्टर विकल्प नहीं चाहते हैं तो आप इसे हटा सकते हैं।
सबसे पहले, टेबल चुनें,
फिर, टेबल डिज़ाइन टैब खोलें >> टेबल स्टाइल विकल्प से >> फ़िल्टर बटन अनचेक करें
इसलिए, टेबल हेडर फ़िल्टर बटन हटा दिया गया है।
अभ्यास अनुभाग
मैंने इन समझाए गए तरीकों का अभ्यास करने के लिए कार्यपुस्तिका में एक अभ्यास शीट प्रदान की है।
निष्कर्ष
इस लेख में, मैंने रंग के साथ Excel ड्रॉप-डाउन सूची उपयोग करने के 2 तरीके समझाए हैं। अंत में, यदि आपके पास किसी भी प्रकार के सुझाव, विचार, या प्रतिक्रिया है तो कृपया नीचे टिप्पणी करने में संकोच न करें।
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