डेटा सत्यापन के लिए एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (8 तरीके)

Microsoft Excel में, ड्रॉप डाउन सूची उन उपकरणों में से एक है जो आपको वर्कशीट में अपने डेटा को मान्य करने की अनुमति देता है। यह आपको मूल्यों की एक विशेष श्रेणी का चयन करने में बहुत समय बचाने में मदद करता है। यदि आपका सेल केवल विशिष्ट मान लेता है, तो आपको बार-बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आप अपने एक्सेल वर्कशीट में डेटा सत्यापन के लिए एक ड्रॉप डाउन सूची बना सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे कि अपनी पहली ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं।

यह ट्यूटोरियल उपयुक्त उदाहरणों और उचित दृष्टांतों के साथ बिंदु पर होगा। तो, अपने ज्ञान को समृद्ध करने के लिए पूरा लेख पढ़ें।

इस अभ्यास कार्यपुस्तिका को डाउनलोड करें।

एक्सेल में डेटा सत्यापन क्या है?

अब, डेटा सत्यापन आपको सेल में अपने इनपुट को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। जब आपके पास किसी फ़ील्ड में प्रवेश करने के लिए सीमित मान हों, तो आप अपने डेटा को सत्यापित करने के लिए ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। आपको बार-बार टाइप करके डेटा डालने की जरूरत नहीं है। डेटा सत्यापन सूची यह भी सुनिश्चित करती है कि आपके इनपुट त्रुटि रहित हैं।

अब, इसे डेटा सत्यापन क्यों कहा जाता है? क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि केवल वैध डेटा ही सूची बनाएं।

यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए मददगार है, जिन्हें डेटासेट से परिचित कराया जाता है। उन्हें डेटा को मैन्युअल रूप से इनपुट करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, वे आपके द्वारा बनाई गई ड्रॉप डाउन सूची से कोई भी मान चुन सकते हैं।

एक्सेल में डेटा सत्यापन के लिए ड्रॉप डाउन सूची बनाने के 8 तरीके

निम्नलिखित अनुभागों में, आप विभिन्न तरीकों से डेटा सत्यापन के लिए एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची बनाना सीखेंगे। मेरा सुझाव है कि आप इन सभी विधियों को अपने डेटासेट में सीखें और लागू करें। मुझे आशा है कि यह आपके एक्सेल ज्ञान को विकसित करेगा। आइए इसमें शामिल हों।

इस खंड में, आप एक्सेल में एक साधारण ड्रॉप डाउन सूची बनाना सीखेंगे। मैं यहां एकल सेल के लिए डेटा सत्यापन बनाऊंगा।

निम्न स्क्रीनशॉट पर एक नज़र डालें:

यहां, हम एक एक्सेल डेटा सत्यापन सूची बनाएंगे।

📌 कदम

• सबसे पहले, सेल B5 . पर क्लिक करें ।

• उसके बाद, डेटा पर जाएं टैब। फिर, डेटा टूल . से समूह, डेटा सत्यापन . पर क्लिक करें . आपको एक डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स दिखाई देगा।

• अब, अनुमति दें . से ड्राॅप डाउन लिस्ट। सूची Select चुनें ।

• यहां, हम वैध डेटा इनपुट करते हैं जो सेल को स्वीकार्य है। मैंने अल्पविराम का उपयोग करके कुछ नमूना डेटा दिया। आप एक सूची, तालिका आदि का भी उपयोग कर सकते हैं, जिस पर मैं बाद में चर्चा करूंगा।
• अगला, ठीक पर क्लिक करें ।

• जैसा कि आप सेल के बगल में एक ड्रॉप डाउन लोगो देख सकते हैं। अब, उस पर क्लिक करें।

जैसा कि आप देख सकते हैं, हमने जो सूची बनाई है वह यहां दिखाई गई है। अब, किसी भी डेटा पर क्लिक करें जिसे आप सेल में दर्ज करना चाहते हैं। इस तरह, आप ड्रॉप डाउन सूची का उपयोग करके एक्सेल डेटा सत्यापन बना सकते हैं।

और पढ़ें: एक्सेल में एक सेल में एकाधिक डेटा सत्यापन कैसे लागू करें (3 उदाहरण)

अब, हमने सिंगल सेल के लिए ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाई है। लेकिन, क्या होगा अगर हम इसे कई कोशिकाओं के लिए करना चाहते हैं? यह काफी सरल है। According to us, you can follow two methods.

2.1 Create Using Fill Handle

Now, you can also call this the copy-paste method. You can copy the cell that has data validation and paste it to another cell. The resulting cell will also have the data validation drop down in it.

Or you can use the fill handle to copy the data validation in multiple cells.

You can drag down the Fill handle icon to copy the data validation list in a particular column.

After that, you will see all the cells are having the data validation list in them. Now, click on the icon and select your data.

2.2 Select Multiple Cells and Create Drop Down List

Now, we have created drop down list for data validation for a single cell. Here, you can follow the same process to create a list. Just a simple tweak. Select all the cells that you want to validate.

Follow, any of the methods to create an Excel drop down list for data validation.

Read More:Data Validation Drop Down List with VBA in Excel (7 Applications)

Now, to create a drop down list you have to provide some values from which users can choose. You can give those values in various forms. One of them is using the Comma Separated Values that we showed earlier.

Here, in the Source field, you have to enter the values you want limited to the cell. Here, we provided the values with the separator comma.

और पढ़ें: How to Make a Data Validation List from Table in Excel (3 Methods)

Now, typing the source values one by one is a very hectic thing. Instead of that, you can select the source values from a list. In this section, I am going to show you that.

📌 Steps

• First, create your list of values.

• Then, select the range of cells where you want to apply the data validation.

• After that, go to the Data Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation डायलॉग बॉक्स।

• In the Allow drop down, select List . Then, in the Source field select the range of cells where your list is located. Then, click on OK ।

Finally, you will see the drop down list in those cells. In this way, you can use a range of values to create data validation in Excel.

और पढ़ें: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel

समान रीडिंग:

• Excel Data Validation Alphanumeric Only (Using Custom Formula)
• Data Validation Based on Another Cell Value
• Use Custom VLOOKUP Formula in Excel Data Validatio n

5. Use List on Another Sheet

Previously, we created a drop down list where our range of values was in the same sheet. Now, you can also choose the values in the source field from another sheet to create a data validation.

As you can see from the screenshot, we have used a list from a different sheet named “Range of values " And in the source field, you can see the sheet name and the cell references.

और पढ़ें: How to Use Data Validation List from Another Sheet (6 Methods)

Let’s enter an item that is not on our list:

Now, press Enter . You will see the following message:

As our item was not on the list, it won’t take this as a valid item. This is an Error Alert in data validation. You can customize it in various ways.

In Microsoft Excel, you can show three types of error messages. These are Stop, Warning, and Information ।

Select the Title and Error Message you want to show when a user gives an invalid input.

6.1 Stop Style

It will appear when the user gives an invalid entry. This option allows the user to retype or cancel the attempt.

6.2 Warning Style

The warning style shows a message that gives a user a choice to allow the item that is not in the list you selected.

6.3 Information Style

The Information style shows a message that automatically authorizes the item no matter what the user gave. It shows the user the data validation rules.

और पढ़ें: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)

7. Allow Entries That Are Not in Excel Drop Down List

When you add the data validation, an error alert is automatically turned on. That means you can not enter invalid items in the column. Now, you may be in a situation where you have to allow the user to enter items that are not selected in the list. In this situation you can follow two methods:

7.1 Turn Off Error Checking

To allow the entries that are not on the list, you can turn off the error checking option. By doing that, Excel won’t show any error message for other values and it will accept any item given by the user.

In the Data Validation dialog box, select the Error Alert टैब। Then uncheck the option as we showed in the picture.

After that, you can enter any other values outside the list to in the Excel data validation list.

7.2 Choose Other Error Alerts Options

Another useful way to allow other entries is to choose different error alert options. We have already shown you different types of error alerts. According to me, choose the Information style.

This error alert allows you to enter different items in the column.

और पढ़ें: Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Methods)

8. Adding New Data Source in the Drop Down List

Now, you may face any situation where you have to expand your list. You have to allow a new data source for your drop down list in Excel.

Take a look at the following screenshot:

Here, we have extended our list with extra two items. Now, you have to tell Excel that we extended our list.

You can again select all the cells and create a data validation with the new list. It will also do the work. Now, there is another easy way to solve this.

📌 Steps

• First, select the first cell of the column.
• After that, go to the Data Then, from the Data Tools group, click on Data Validation . You will see a Data Validation dialog box.

• Here, select the new source of your list.
• Then, check the box “Apply these changes to all other cells with the same settings " It will apply your new data source to all the cells that have data validation in the column.
• Now, click on OK and check your new data source is added or not.

As you can see, our new data source is added in the drop down list in Excel.

संबंधित सामग्री: Excel VBA to Create Data Validation List from Array

💬 Things to Remember

You can copy any cell with data validation and paste it to other cells. The resulting cells will have the same drop down list.

निष्कर्ष

To conclude, I hope this tutorial has provided you with a piece of useful knowledge to create Excel data validation using the drop down list. We recommend you learn and apply all these instructions to your dataset. Download the practice workbook and try these yourself. Also, feel free to give feedback in the comment section. Your valuable feedback keeps us motivated to create tutorials like this.

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Keep learning new methods and keep growing!

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