Excel में ड्रॉप डाउन सूची बनाएं: सरल विधि
Excel में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे आसान तरीका सूची को मैन्युअल रूप से दर्ज करना है। यह उन स्थितियों के लिए आदर्श है जहां आपको केवल एक सेल में ड्रॉपडाउन सूची की आवश्यकता होती है और आपको इसे बार-बार अपडेट करने की आवश्यकता नहीं होती है।
उदाहरण के लिए, यदि आप लोगों को एक फ़ाइल भेज रहे हैं जहां आप चाहते हैं कि वे कुछ फ़ील्ड भरें, और एक फ़ील्ड में विकल्पों की एक सरल सूची है, तो यह विधि आदर्श है।
सरल विधि का उपयोग करके ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए:
- वह सेल या सेल्स चुनें जहां आप अपनी सूची बनाना चाहते हैं।
- Data को मेनू से चुनें, और रिबन पर Data Validation चुनें।
- यह एक Data Validation विंडो खोलेगा। Allow के तहत ड्रॉपडाउन सूची चुनें और List चुनें।
- यह आपको अपनी सूची में इच्छित आइटम्स को मैन्युअल रूप से टाइप करने की अनुमति देता है। बस प्रत्येक आइटम को Source फ़ील्ड में टाइप करें और प्रत्येक आइटम को कॉमा से अलग करें।
- OK चुनें। अब आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुने गए सेल के बगल में एक ड्रॉपडाउन एरो है। जब आप इस एरो को चुनते हैं, तो आप टाइप किए गए सभी आइटम्स को इस सूची में शामिल देखेंगे।
हालांकि यह Excel में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका है, यह बनाए रखने में सबसे कठिन भी है। सूची को संशोधित करने के लिए वैलिडेशन सेटिंग्स में वापस जाकर Source फ़ील्ड को अपडेट करना आवश्यक है।
यदि आप Excel में इस तरह की बहुत सारी ड्रॉपडाउन सूचियां बनाते हैं, तो इन्हें संशोधित करने में बहुत मेहनत लग सकती है। इसलिए इस विधि का उपयोग केवल सिंगल सेल्स के लिए और उन सूचियों के लिए करना महत्वपूर्ण है जिनके बदलने की आप उम्मीद नहीं करते हैं।
Excel में ड्रॉप डाउन सूची बनाएं: रेंज का उपयोग करके
यदि आप अधिक लचीला समाधान चाहते हैं, तो आप अपनी सूची के लिए आइटम्स को Excel में अन्य सेल्स की एक रेंज से खींच सकते हैं।
ऐसा करने के लिए:
- सबसे पहले, अपनी सूची में चाहने वाले सभी आइटम्स को सेल्स के किसी भी कॉलम में सूचीबद्ध करें। आप इन्हें वर्तमान स्प्रेडशीट पर, या किसी अन्य शीट पर दर्ज कर सकते हैं।
- ऊपर दी गई प्रक्रिया को दोहराएं ताकि सेल चुनें और Data Validation विंडो लॉन्च करें। Allow फ़ील्ड को List पर सेट करें। इस बार, Source फ़ील्ड में कुछ भी टाइप करने के बजाय, इस फ़ील्ड के दाईं ओर ऊपर तीर आइकन चुनें। यह रेंज चयन विकल्प है जो आपको उस फ़ील्ड को चुनने देता है जहां से आप अपनी सूची के आइटम्स खींचना चाहते हैं।
- आप Data Validation विंडो को संकुचित होते देखेंगे ताकि आप पूरी शीट देख सकें। माउस पॉइंटर को उन सेल्स की पूरी रेंज पर नीचे खींचें जिनमें वे सभी सूची आइटम्स शामिल हैं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। जब आप यह कर लें, तो चयन फ़ील्ड के दाईं ओर नीचे तीर आइकन चुनें। यह Data Validation विंडो को फिर से विस्तारित करेगा।
- आप देखेंगे कि आपके द्वारा चुनी गई रेंज अब Source फ़ील्ड में दिखाई देती है। बस इन सेटिंग्स को स्वीकार करने के लिए OK चुनें।
- अब, जब आप आपके द्वारा ड्रॉपडाउन सूची के रूप में कॉन्फ़िगर किए गए सेल के दाईं ओर ड्रॉपडाउन एरो को चुनते हैं, तो आप आपके द्वारा अभी चुनी गई रेंज से शामिल सभी आइटम्स देखेंगे।
इस दृष्टिकोण के बारे में अच्छी बात यह है कि आप उस रेंज में किसी भी सेल को संशोधित करके सूची में किसी भी आइटम को बदल सकते हैं। आपके द्वारा वहां किया गया कोई भी परिवर्तन आपके द्वारा बनाई गई हर ड्रॉपडाउन सूची को अपडेट कर देगा जहां आपने इस रेंज को स्रोत के रूप में चुना था।
यह विधि सबसे अच्छी है जब आप बहुत सारे सेल्स को एक ही सूची आइटम्स का उपयोग करके ड्रॉपडाउन में फॉर्मेट करना चाहते हैं। आप उन सभी सूचियों के आइटम्स को एक सिंगल रेंज की सामग्री से नियंत्रित कर सकते हैं, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उनमें से कितनी हैं।
अपनी सूची में आइटम्स जोड़ना
अपनी रेंज में आइटम्स बदलकर अपनी सूचियों को अपडेट करने के अलावा, आप नए आइटम्स भी जोड़ सकते हैं। आप रेंज के अंत में कोई आइटम नहीं जोड़ पाएंगे, क्योंकि आपका रेंज चयन आपके द्वारा चुने गए पहले और अंतिम सेल्स द्वारा सीमित है।
इसके बजाय, आपको रेंज के बीच में कहीं एक नई एंट्री डालनी होगी। Excel डेटा वैलिडेशन सेटिंग्स में आपके रेंज चयन को डायनामिक रूप से अपडेट करेगा ताकि नई रेंज शामिल हो जाए जिसे आपने एक सेल से बढ़ाया है।
ऐसा करने के लिए:
- अपनी स्रोत रेंज में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, और ड्रॉपडाउन मेनू से Insert चुनें।
- छोटी चयन विंडो में, Shift cells down चुनें, और OK चुनें। यह रेंज में सभी सेल्स को एक से नीचे शिफ्ट कर देगा, जहां आपने चुना है वहां एक खाली सेल डाल देगा।
- आप जिस नए आइटम को जोड़ना चाहते हैं उसे आपके द्वारा अभी बनाए गए खाली सेल में टाइप करें।
अब, जब आप आपके द्वारा बनाए गए ड्रॉपडाउन सूची सेल के दाईं ओर नीचे तीर आइकन को चुनते हैं, तो आप रेंज में आपके द्वारा अभी जोड़े गए नए आइटम को देखेंगे।
यह आपकी ड्रॉपडाउन सूची में नए आइटम्स जोड़ने का एक आसान तरीका है, लेकिन इसके लिए कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता होती है। यह निश्चित रूप से आपकी रेंज के अंत में बस एक नया आइटम जोड़ने जितना सरल नहीं है।
यदि आप ऐसा करना चाहते हैं, तो आपको बस यह बदलना होगा कि आपने अपने रेंज के लिए डेटा वैलिडेशन कैसे कॉन्फ़िगर किया है। आप अगले अनुभाग में इसे कैसे करना है यह सीख सकते हैं।
अपनी सूची में डायनामिक रूप से आइटम्स जोड़ना
अपने कॉन्फ़िगर की गई रेंज के अंत में बस नया आइटम टाइप करके अपनी ड्रॉपडाउन सूची में आइटम्स जोड़ने के अधिक सुविधाजनक तरीके के लिए, आपको OFFSET फंक्शन का उपयोग करना होगा।
ड्रॉपडाउन सूची सेल चुने होने के साथ, मेनू से Data चुनें और रिबन से Data Validation चुनें।
Data Validation विंडो में, Source को निम्न में बदलें:
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
$E$1 और $E:$E को फॉर्मूला में उस कॉलम के अक्षर का उपयोग करने के लिए बदलें जहां आपने अपने आइटम्स की सूची दर्ज की है। इस नई Data Validation कॉन्फ़िगरेशन की पुष्टि करने के लिए OK चुनें।
यहां बताया गया है कि फॉर्मूला कैसे काम करता है:
- OFFSET फंक्शन में 0 आर्गुमेंट्स इसे कॉलम या पंक्तियों पर कोई ऑफसेट लागू न करने के लिए कहते हैं।
- COUNTA फंक्शन का आउटपुट OFFSET फंक्शन को रेंज की ऊंचाई बताता है।
- COUNTA फंक्शन उस कॉलम में खाली नहीं होने वाले सेल्स की संख्या गिनता है जिसमें आपकी रेंज है।
अब, जब भी आप उस कॉलम में एक नया मान जोड़ते हैं, तो OFFSET फंक्शन का ऊंचाई पैरामीटर एक से बढ़ जाता है, और OFFSET फंक्शन आपकी नई एंट्री को शामिल करने के लिए अपडेट की गई पूरी रेंज लौटाता है।
इसे क्रिया में देखने के लिए, बस अपने आइटम्स की रेंज में एक नई एंट्री जोड़ें। अपने ड्रॉपडाउन सेल के दाईं ओर ड्रॉपडाउन एरो चुनें, और आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची में अपनी नई एंट्री देखेंगे।
ध्यान रखें कि यदि आपकी आइटम्स की सूची लंबी है तो आपको दाईं ओर स्क्रॉल बार का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।
Excel में ड्रॉप डाउन सूची हटाना
अंत में, यदि आप कभी भी उन सेल्स में से किसी से ड्रॉपडाउन विकल्प हटाना चाहते हैं जहां आपने इसे सेट किया है, तो बस उस सेल को चुनें और Data Validation विंडो फिर से खोलें।
Allow ड्रॉपडाउन को Any value में बदलें और OK चुनें।
एक बार जब आप यह सेटिंग बदलते हैं, तो आप देखेंगे कि सेल वापस सामान्य हो जाएगा।
Excel में ड्रॉप डाउन सूचियां बनाना
Excel में ड्रॉपडाउन सूची बनाना आसान है, और आपके पास चुनने के लिए बहुत सारे विकल्प हैं। आपके द्वारा चुनी गई विधि इस बात पर निर्भर करती है कि आप एक सूची के आइटम्स के साथ कितने सेल्स को सक्षम करने की योजना बना रहे हैं, और आप आइटम्स की सूची को कितना लचीला रखना चाहते हैं। यदि आप सूची आइटम्स को बार-बार बदलने की योजना बनाते हैं, तो निश्चित रूप से डायनामिक दृष्टिकोण का उपयोग करें।
