Microsoft Excel में, जब हम ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर का उपयोग करते हैं, तो डेटा प्रविष्टि तेज़ हो जाती है। फ़िल्टर का उपयोग हमारे वर्कशीट के डेटा के अनुभागों को फ़िल्टर करने और छिपाने के लिए किया जा सकता है। इस लेख में, हम प्रदर्शित करेंगे कि एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची फ़िल्टर कैसे बनाया जाता है।
आप कार्यपुस्तिका डाउनलोड कर सकते हैं और उनके साथ अभ्यास कर सकते हैं।
Excel में फ़िल्टर के साथ ड्रॉप डाउन सूची बनाने के 7 अलग-अलग तरीके
फ़िल्टरिंग समूहीकरण से इस मायने में भिन्न है कि यह हमें योग्यता प्राप्त करने और केवल वही जानकारी दिखाने की अनुमति देता है जो हमारे लिए प्रासंगिक है। आइए एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर बनाने के कुछ आसान तरीकों पर एक नज़र डालें।
1. एक ड्रॉप डाउन सूची बनाएं
इस पद्धति में, हम देखेंगे कि हम ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर कैसे बना सकते हैं। इसके लिए हम नीचे दिए गए डाटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं। डेटासेट में कुछ उम्मीदवारों के नाम B . कॉलम में हैं . अब, हम उम्मीदवारों की सूची बनाना चाहते हैं कि वे चयनित हैं या नहीं, कॉलम C . में . काम को आसानी से करने के लिए हम एक ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
- सबसे पहले, उन कक्षों का चयन करें जहां हम ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर बनाना चाहते हैं।
- दूसरा, डेटा . पर क्लिक करें रिबन पर टैब।
- तीसरा, हमें डेटा सत्यापन . पर जाना होगा ड्रॉप-डाउन मेनू।
- चौथा, डेटा सत्यापन का चयन करें ड्रॉप-डाउन मेनू से।
- इससे डेटा सत्यापन खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- सेटिंग . में विकल्प, हम देख सकते हैं सत्यापन मानदंड ।
- अब, अनुमति दें . के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें ।
- डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई भी मान चयनित है। हम इसे सूची . में बदल देंगे ।
- यह स्रोत . नाम का एक बॉक्स दिखाएगा . हम लिखेंगे हां , नहीं , अभी तक निर्णय नहीं लिया गया है स्रोत बॉक्स में।
- फिर, ठीक . पर क्लिक करें बटन।
- आखिरकार, हम परिणाम देख सकते हैं। हमारे चयनित सेल अब ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स हैं।
- अब, हम आसानी से एक सूची बना सकते हैं कि किसे चुना गया है।
- अगर हमें डेटा में बदलाव करने की ज़रूरत है, तो हम जल्दी से ऐसा कर सकते हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं
2. डेटा निकालने के लिए एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची फ़िल्टर
इस पद्धति में, हम एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची चयन के आधार पर डेटा निकालने या डेटा फ़िल्टर करने का तरीका देखेंगे। तो, यहां हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें कॉलम B . में कुछ उत्पाद आईडी है , कॉलम में उत्पादों का नाम C , और कॉलम D . में काउंटी का नाम ।
2.1. अद्वितीय वस्तुओं की सूची बनाएं
हम देशों की एक अनूठी सूची बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, आइए नीचे दिए गए चरणों पर एक नज़र डालें।
कदम:
- सबसे पहले, उन काउंटियों का चयन करें जो D column कॉलम में हैं ।
- दूसरा, चयनित देशों को वर्कशीट में किसी भी अन्य सेल में पेस्ट करें।
- उसके बाद, डेटा . पर जाएं रिबन से टैब।
- फिर, डुप्लिकेट निकालें पर क्लिक करें ।
- यह डुप्लिकेट निकालें . में दिखाई देगा डायलॉग बॉक्स।
- अब, जांचें कि जिस कॉलम को हम विशिष्ट सूची बनाना चाहते हैं, वह चयनित है या नहीं।
- फिर, ठीक click क्लिक करें ।
- एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी, यह पुष्टि करते हुए कि चयनित कॉलम से डुप्लिकेट मान हटा दिए गए थे।
- अंत में, हम देख सकते हैं कि 2 डुप्लिकेट मान हटा दिए जाते हैं और 4 अद्वितीय मान शेष हैं।
2.2. अद्वितीय आइटम दिखाने के लिए ड्रॉप डाउन फ़िल्टर लगाएं
ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर में अद्वितीय मान दिखाने के लिए हमें उसी का पालन करना होगा जैसा कि दिखाया गया है।
कदम:
- शुरुआत में, डेटा . पर जाएं टैब।
- उसके बाद, डेटा सत्यापन . पर क्लिक करें ड्रॉप-डाउन मेनू।
- अब, डेटा सत्यापन का चयन करें ।
- डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- इस समय, सूची . चुनें ड्रॉप-डाउन से।
- अगला, स्रोत अनुभाग में ऊपरी तीर पर क्लिक करें।
- अब, हमारे द्वारा बनाए गए अद्वितीय मानों का चयन करें।
- दर्ज करें दबाएं ।
- इस समय, हम देख सकते हैं कि चयनित अद्वितीय मान स्रोत अनुभाग में हैं।
- ठीकक्लिक करें ।
- ऐसा करने से, ड्रॉप-डाउन सूची अब I2 . में दिखाई जाती है ।
2.3. रिकॉर्ड निकालने के लिए हेल्पर कॉलम का उपयोग करें
जैसे ही हम ड्रॉप-डाउन चयन करते हैं, हमें स्वचालित रूप से चयनित आइटम से संबंधित रिकॉर्ड की पहचान करने के लिए एक्सेल की आवश्यकता होती है। इसके लिए हमें तीन हेल्पर कॉलम चाहिए। आइए नीचे दिए गए चरणों को देखें कि हम यह कैसे कर सकते हैं।
कदम:
- पहले हेल्पर कॉलम में, हमें इनमें से प्रत्येक सेल के लिए पंक्ति संख्या की आवश्यकता होती है। तो, E5 पंक्ति संख्या होगी 1 डेटासेट में और E6 पंक्ति संख्या होगी 2 , और इसी तरह। ऐसा करने के लिए, हम मैन्युअल रूप से हार्ड कोड कर सकते हैं या ROWS . का उपयोग कर सकते हैं सूत्र।
- पंक्तियां सूत्र इनपुट को एक सरणी के रूप में लेता है और दो सेल संदर्भों के बीच पंक्तियों की संख्या देता है। हमारे उदाहरण में, सेल E5 . में , केवल एक पंक्ति है।
- पहले सेल को F4 pressing दबाकर लॉक करें या डालना ($ ) डॉलर का चिह्न।
- अब, सूत्र लिखिए।
=ROWS($D$5:D5)
- फिर, दर्ज करें press दबाएं ।
- अब, सभी पंक्तियों को दिखाने के लिए सूत्र को कॉपी करने के लिए भरण हैंडल को खींचें।
- हम देख सकते हैं कि D5 . से कोशिकाओं में एक की वृद्धि हुई है से D6 हमारे पास दो पंक्तियाँ वगैरह हैं।
- अब, एक हेल्पर कॉलम दो बनाते हैं जो केवल उन पंक्ति संख्याओं को दिखाता है जो उस देश से मेल खाते हैं जिसे हमने I2 में चुना है . हम उन पंक्ति संख्या चाहते हैं जिनमें बांग्लादेश है। तो सहायक कॉलम 1 . दिखाएगा और 4 . ऐसा करने के लिए, हम एक IF . का उपयोग करेंगे हालत।
- और, शर्त यह है
=IF($I$2=D5,E5,"")
- अब, संख्या दिखाने के लिए भरण हैंडल को नीचे खींचें।
- यदि हम देश बदलते हैं, तो हम सहायक को देख सकते हैं 2 कॉलम पंक्ति संख्या दिखाएगा जिसमें देश शामिल है।
- उसके बाद, हमें एक और हेल्पर कॉलम चाहिए जिसमें हेल्पर कॉलम के सभी नंबर 2 एक साथ ढेर हो जाएगा। दरअसल, हम बीच में गैप नहीं चाहते। इसके लिए हम छोटा . का उपयोग करते हैं सूत्र।
- अब, नीचे सूत्र लिखिए।
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))
यहां, हम ROWS($F$5:F5) . का उपयोग करते हैं पहला सबसे छोटा मान वापस करने के लिए।
- लेकिन, एक समस्या है। जब हम भरण हैंडल को नीचे खींचते हैं, तो यह #NUM! त्रुटियां।
- त्रुटि से बचने के लिए हम नीचे सूत्र लिखेंगे।
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")
यह IFERROR फ़ंक्शन त्रुटि को हटा देगा।
- आखिरकार, जब हम भरण हैंडल को खींचते हैं, तो पंक्ति संख्या ठीक से दिखाई देगी।
- अब अंतिम चरण, नए तीन कॉलम चयनित देशों की उत्पाद आईडी और उत्पाद नाम दिखाते हैं। ऐसा करने के लिए, हम एक साधारण INDEX फ़ंक्शन . का उपयोग करेंगे जो चयनित देश के अनुसार उत्पाद आईडी लौटाता है।
- अब, सेल में K5 , सूत्र लिखिए।
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))
COLUMNS($H$5:H5) . में , वही कॉलम चुनें जो वर्कशीट के बाएं कोष्ठक में है।
- फिर से, हम देख सकते हैं कि #VALUE! त्रुटि दिखाई दे रही है।
- त्रुटि को दूर करने के लिए, हम पहले की तरह ही IFERROR फ़ंक्शन . का उपयोग करते हैं ।
- पिछले सूत्र के बजाय अब हम लिखेंगे।
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")
- आखिरकार, भरण हैंडल को K5:M10 . पर खींचें ।
- और, सभी चरण पूरे हो गए हैं।
- यदि हम ड्रॉप-डाउन फ़िल्टर सूची से देश बदलते हैं, तो हम देख सकते हैं कि दाईं ओर की तालिका अपने आप बदल जाती है।
और पढ़ें: अनेक चयनों के साथ एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं
3. ड्रॉप डाउन सूची से एक्सेल सॉर्ट और फ़िल्टरिंग डेटा
एक्सेल में, बहुत सारे रोमांचक टूल हैं जिनका उपयोग हम अपने दैनिक कार्य में कर सकते हैं। सॉर्ट और फ़िल्टर करें टूलबार उन विशेषताओं में से एक है जिसे हम आसानी से अपने डेटा में ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर बना सकते हैं। इसी तरह उपरोक्त विधियों, हम उत्पाद आईडी, उत्पाद नाम और देश के साथ एक ही डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
3.1. सॉर्ट और फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करके ड्रॉप डाउन सूची बनाएं
आइए देखें कि सॉर्ट और फ़िल्टर टूलबार का उपयोग कैसे करें। इसके लिए हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
कदम:
- सबसे पहले, डेटासेट के हेडर चुनें।
- फिर, डेटा . से रिबन पर टैब, फ़िल्टर . पर क्लिक करें जो क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें . में है अनुभाग।
- इससे सभी शीर्षलेख ड्रॉप-डाउन फ़िल्टर तीर बन जाते हैं।
- अब, किसी भी हेडर पर क्लिक करें जिसे हम फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- इसलिए, हम उत्पादों को फ़िल्टर करने के लिए उत्पाद आईडी ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करते हैं।
- अब, उस डेटा को अनचेक करें जिसे हम देखना नहीं चाहते हैं।
- फिर, ठीक . पर क्लिक करें बटन।
- आखिरकार, हम परिणाम देख सकते हैं। सभी अनियंत्रित उत्पाद अब डेटासेट से गायब हो गए हैं। सभी अनियंत्रित डेटा अब अस्थायी रूप से छिपे हुए हैं।
3.2. नया फ़िल्टर जोड़ें
उसी डेटासेट में नए फ़िल्टर जोड़ने के लिए बस इन चरणों का पालन करें।
कदम:
- सबसे पहले, ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें जहाँ हम नए फ़िल्टर जोड़ना चाहते हैं। हम देश पर क्लिक करेंगे।
- दूसरे स्थान पर, उन सभी अन्य देशों को अनचेक करें जिन्हें हम नहीं देखना चाहते हैं।
- फिर, ठीक click क्लिक करें ।
- अब, हम केवल देश के उत्पादों को देख सकते हैं बांग्लादेश अब बाहर आ गए हैं। अन्य अस्थायी रूप से छिपे हुए हैं।
3.3. मौजूदा फ़िल्टर साफ़ करें
यदि हमें मौजूदा फ़िल्टर को साफ़ करने की आवश्यकता है, तो हम केवल चरणों का पालन करके उन फ़िल्टर को साफ़ कर सकते हैं।
कदम:
- सबसे पहले, हेडर ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें जिसे फ़िल्टर किया गया है। हम उत्पाद पहचान से फ़िल्टर साफ़ करना चाहते हैं।
- अब, "उत्पाद आईडी" से फ़िल्टर साफ़ करें . पर क्लिक करें ।
- और, बस। ड्रॉप-डाउन सूची फ़िल्टर अब हटा दिए गए हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में डायनामिक डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं
4. खोज का उपयोग करके Excel में डेटा फ़िल्टर करना
उसी टोकन से, अब हम खोज का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन डेटा फ़िल्टरिंग देखेंगे। इसके लिए हम उसी डेटासेट का उपयोग कर रहे हैं जैसा कि पहले के तरीकों में दिखाया गया था।
कदम:
- मुख्य रूप से, उन सभी शीर्षकों का चयन करें जिन्हें हम ड्रॉप-डाउन बॉक्स बनाना चाहते हैं।
- उसके बाद, डेटा . पर जाएं टैब> फ़िल्टर . पर क्लिक करें ।
- किसी कॉलम को फ़िल्टर करने के लिए, उस कॉलम में ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें। हम उत्पाद नाम कॉलम को फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- अगला, चित्र में दिख रहे खोज बॉक्स में उस उत्पाद का नाम लिखें जिसे हम देखना चाहते हैं। हम केवल उत्पाद नाम शैम्पू देखना चाहते हैं।
- फिर, ठीक click क्लिक करें ।
- और, अब हम देख सकते हैं कि यह केवल वही डेटा प्रदर्शित करेगा जिसमें उत्पाद का नाम शामिल है, शैम्पू ।
और पढ़ें: चयन के आधार पर एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची
समान रीडिंग
- तालिका से एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची बनाएं (5 उदाहरण)
- रंग के साथ एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (2 तरीके)
- एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची काम नहीं कर रही (8 मुद्दे और समाधान)
- एक्सेल में श्रेणी से सूची कैसे बनाएं (3 तरीके)
5. एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची फ़िल्टर में टेक्स्ट फ़िल्टर
डेटा को विशेष रूप से देखने के लिए, हम टेक्स्ट फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
कदम:
- ड्रॉप-डाउन बॉक्स बनाने के लिए, डेटासेट के सभी शीर्षक चुनें।
- फिर, डेटा पर जाएं टैब करें और फ़िल्टर करें . चुनें ।
- उसके बाद, हम जिस टेक्स्ट को फ़िल्टर करना चाहते हैं, उसके कॉलम में ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें। हम कंट्री कॉलम पर क्लिक करते हैं।
- फिर, टेक्स्ट फ़िल्टर . पर जाएं> शामिल न करें ।
- इस समय, एक कस्टम ऑटोफ़िल्टर डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। मान लीजिए कि हम कनाडा के साथ कोई डेटा नहीं रखना चाहते हैं। इसलिए, हम कनाडा का चयन करते हैं।
- फिर, ठीक है ।
- अब, हम देख सकते हैं कि सारा डेटा अब छिपा हुआ है जिसमें देश शामिल है कनाडा ।
और पढ़ें: एक्सेल में एकाधिक कॉलम में ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं
6. एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची फ़िल्टर में नंबर फ़िल्टर करना
संख्याओं में हेरफेर करने के लिए, हम नंबर फ़िल्टर . का उपयोग कर सकते हैं . इसके लिए हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
कदम:
- पिछली विधियों के अनुरूप, शीर्षलेखों का चयन करें।
- डेटा पर जाएं टैब> फ़िल्टर . पर क्लिक करें ।
- केवल उस कॉलम के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें जिसमें संख्याएं हों। हम उत्पाद पहचान पर क्लिक करेंगे।
- अब, नंबर फ़िल्टर . से , बीच . चुनें . क्योंकि हम उत्पाद को 105 -110 के बीच में देखना चाहते हैं।
- इससे कस्टम ऑटोफ़िल्टर खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- अब, वे नंबर लें जिन्हें हम प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- फिर, ठीक click क्लिक करें ।
- आखिरकार, 105-110 के बीच की उत्पाद आईडी अब प्रदर्शित होती है, और अन्य डेटा से छिपी होती हैं।
7. एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची में दिनांक फ़िल्टर
एक निश्चित समय अवधि में डेटा देखने के लिए, हम दिनांक फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं, जो पिछले वाले के समान है, लेकिन इसके अलावा, इस डेटासेट में डिलीवरी दिनांक कॉलम है। तो, आइए चरणों को देखें।
कदम:
- इसी तरह, दूसरी विधि, हेडर चुनें।
- डेटा . से टैब पर, फ़िल्टर . पर क्लिक करें ।
- डिलीवरी की तारीख ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
- दिनांक फ़िल्टर पर जाएं . हम केवल वही उत्पाद प्रदर्शित करना चाहते हैं जो पिछले महीने वितरित किया गया था। इसलिए हम पिछले महीने का चयन करते हैं।
- आखिरकार, हम देख सकते हैं कि सभी उत्पाद अब प्रदर्शित हो रहे हैं जिन्हें हमने पिछले महीने वितरित किया था।
निष्कर्ष
इस लेख में, आपने एक्सेल ड्रॉप डाउन लिस्ट फ़िल्टर के बारे में सीखा। आशा है कि यह आपकी मदद करेगा! यदि आपका कोई प्रश्न, सुझाव या प्रतिक्रिया है तो कृपया हमें टिप्पणी अनुभाग में बताएं। या आप ExcelDemy.com . में हमारे अन्य लेखों पर एक नज़र डाल सकते हैं ब्लॉग!
आगे की रीडिंग
- एक्सेल में किसी अन्य शीट से ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (2 तरीके)
- एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची संपादित करें (4 बुनियादी दृष्टिकोण)
- एक्सेल (स्वतंत्र और आश्रित) में ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं
- एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची के साथ VLOOKUP