माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में, ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर का उपयोग करने पर डेटा एंट्री तेज़ हो जाती है। फ़िल्टर्स का उपयोग हमारी वर्कशीट के डेटा के कुछ हिस्सों को फ़िल्टर करने और छुपाने के लिए किया जा सकता है। इस लेख में, हम प्रदर्शित करेंगे कि एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर कैसे बनाया जाए।
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एक्सेल में फ़िल्टर के साथ ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाने के 7 अलग-अलग तरीके
फ़िल्टरिंग ग्रुपिंग से भिन्न होती है क्योंकि यह हमें केवल उस जानकारी को योग्य बनाने और दिखाने की अनुमति देती है जो हमारे लिए प्रासंगिक है। आइए एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर बनाने के कुछ आसान तरीकों पर नज़र डालें।
1. ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएं
इस विधि में, हम देखेंगे कि ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर कैसे बनाया जाए। इसके लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं। डेटासेट में कॉलम B में कुछ उम्मीदवारों के नाम हैं। अब, हम कॉलम C में चयनित हैं या नहीं, इसकी एक सूची बनाना चाहते हैं। हम काम को आसानी से करने के लिए एक ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
- सबसे पहले, उन सेल्स का चयन करें जहां हम ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर बनाना चाहते हैं।
- दूसरा, रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें।
- तीसरा, हमें डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन मेनू पर जाना होगा।
- चौथा, ड्रॉप-डाउन मेनू से डेटा वैलिडेशन चुनें।
- यह डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- सेटिंग्स विकल्प में, हम वैलिडेशन क्राइटेरिया देख सकते हैं।
- अब, अलाऊ के तहत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
- डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई भी मान चुना हुआ है। हम इसे लिस्ट में बदल देंगे।
- यह सोर्स नामक एक बॉक्स दिखाएगा। हम सोर्स बॉक्स में हां, नहीं, अभी तय नहीं लिखेंगे।
- फिर, ओके बटन पर क्लिक करें।
- अंत में, हम परिणाम देख सकते हैं। हमारे चयनित सेल्स अब ड्रॉप-डाउन लिस्ट बॉक्स हैं।
- अब, हम आसानी से सूची बना सकते हैं कि कौन चयनित है।
- यदि हमें डेटा में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो हम जल्दी से ऐसा कर सकते हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन लिस्ट कैसे बनाएं
2. डेटा निकालने के लिए एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर
इस विधि में, हम देखेंगे कि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन लिस्ट चयन के आधार पर डेटा कैसे निकाला या फ़िल्टर किया जाए। तो, यहां हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें कॉलम B में कुछ प्रोडक्ट आईडी, कॉलम C में उत्पादों के नाम, और कॉलम D में देश का नाम है।
2.1. यूनिक आइटम्स की सूची बनाएं
हम देशों की एक यूनिक सूची बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, आइए नीचे दिए गए चरणों को देखें।
चरण:
- सबसे पहले, कॉलम D में स्थित देशों का चयन करें।
- दूसरा, चयनित देशों को वर्कशीट में किसी अन्य सेल पर पेस्ट करें।
- उसके बाद, रिबन से डेटा टैब पर जाएं।
- फिर, डुप्लिकेट हटाएं पर क्लिक करें।
- यह डुप्लिकेट हटाएं डायलॉग बॉक्स में दिखाई देगा।
- अब, जांचें कि क्या वह कॉलम चुना गया है जिसकी हम यूनिक सूची बनाना चाहते हैं।
- फिर, ओके पर क्लिक करें।
- एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी, जो पुष्टि करेगी कि चयनित कॉलम से डुप्लिकेट मान हटा दिए गए हैं।
- अंत में, हम देख सकते हैं कि 2 डुप्लिकेट मान हटा दिए गए हैं और 4 यूनिक मान शेष हैं।
2.2. यूनिक आइटम्स दिखाने के लिए ड्रॉप-डाउन फ़िल्टर लगाएं
यूनिक मानों को ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर में दिखाने के लिए हमें ऊपर दिखाए अनुसार ही करना होगा।
चरण:
- शुरुआत में, डेटा टैब पर जाएं।
- उसके बाद, डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
- अब, डेटा वैलिडेशन चुनें।
- डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- इस क्षण, ड्रॉप-डाउन से लिस्ट चुनें।
- अगला, सोर्स सेक्शन में ऊपरी एरो पर क्लिक करें।
- अब, हमारे द्वारा जनरेट किए गए यूनिक मानों का चयन करें।
- एंटर दबाएं।
- इस समय, हम देख सकते हैं कि चयनित यूनिक मान सोर्स सेक्शन में हैं।
- ओके पर क्लिक करें।
- ऐसा करने से, ड्रॉप-डाउन लिस्ट अब I2 में दिखाई दे रही है।
2.3. रिकॉर्ड निकालने के लिए हेल्पर कॉलम्स का उपयोग
हमें एक्सेल को उन रिकॉर्ड्स को स्वचालित रूप से पहचानने की आवश्यकता है जो चयनित आइटम से मेल खाते हैं जैसे ही हम ड्रॉप-डाउन चयन करते हैं। इसके लिए, हमें तीन हेल्पर कॉलम चाहिए। आइए नीचे दिए गए चरणों को देखें कि हम यह कैसे कर सकते हैं।
चरण:
- पहले हेल्पर कॉलम में, हमें इनमें से प्रत्येक सेल के लिए पंक्ति संख्या चाहिए। तो, E5 डेटासेट में पंक्ति संख्या 1 होगा और E6 पंक्ति संख्या 2 होगा, और इसी तरह। ऐसा करने के लिए, हम मैन्युअली हार्ड कोड कर सकते हैं या ROWS फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं।
- ROWS फॉर्मूला इनपुट के रूप में एक सरणी लेता है और दो सेल संदर्भों के बीच पंक्तियों की संख्या लौटाता है। हमारे उदाहरण में, सेल E5 में केवल एक पंक्ति है।
- F4 दबाकर या ($) डॉलर चिन्ह लगाकर पहले सेल को लॉक करें।
- अब, सूत्र लिखें।
=ROWS($D$5:D5)
- फिर, एंटर दबाएं।
- अब, फिल हैंडल को खींचकर सभी पंक्तियों को दिखाने के लिए सूत्र कॉपी करें।
- हम देख सकते हैं कि सेल्स एक से बढ़ रहे हैं क्योंकि D5 से D6 तक हमारे पास दो पंक्तियां हैं और इसी तरह।
- अब, दूसरा हेल्पर कॉलम बनाते हैं जो केवल उन पंक्ति संख्याओं को दिखाता है जो I2 में हमारे द्वारा चुने गए देश से मेल खाते हैं। हम उन पंक्ति संख्याओं को चाहते हैं जिनमें बांग्लादेश है। तो हेल्पर कॉलम 1 और 4 दिखाएगा। ऐसा करने के लिए, हम एक IF शर्त का उपयोग करेंगे।
- और, शर्त है
=IF($I$2=D5,E5,"")
- अब, नंबर दिखाने के लिए फिल हैंडल को नीचे खींचें।
- यदि हम देश बदलते हैं, तो हम देख सकते हैं कि हेल्पर 2 कॉलम उस देश वाले पंक्ति नंबर दिखाएगा।
- उसके बाद, हमें एक और हेल्पर कॉलम चाहिए जिसमें हेल्पर कॉलम 2 के सभी नंबर एक साथ जमा हों। वास्तव में, हम बीच में गैप नहीं चाहते। इसके लिए, हम SMALL फॉर्मूला का उपयोग करते हैं।
- अब, नीचे दिया गया सूत्र लिखें।
=SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5))
यहां, हम ROWS($F$5:F5) का उपयोग पहला सबसे छोटा मान लौटाने के लिए करते हैं।
- लेकिन, एक समस्या है। जब हम फिल हैंडल को नीचे खींचते हैं, तो यह #NUM! त्रुटियां दिखाता है।
- त्रुटि से बचने के लिए हम नीचे दिया गया सूत्र लिखेंगे।
=IFERROR(SMALL($F$5:$F$10,ROWS($F$5:F5)),"")
यह IFERROR फ़ंक्शन त्रुटि को हटा देगा।
- अंत में, जब हम फिल हैंडल को खींचते हैं, तो पंक्ति संख्याएं ठीक से दिखाई देंगी।
- अब अंतिम चरण, नए तीन कॉलम चयनित देशों के प्रोडक्ट आईडी और प्रोडक्ट नाम दिखाते हैं। ऐसा करने के लिए, हम एक साधारण INDEX फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे जो चयनित देश के अनुसार प्रोडक्ट आईडी लौटाता है।
- अब, सेल K5 में, सूत्र लिखें।
=INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5))
COLUMNS($H$5:H5) में, वर्कशीट के बाएं पैरेंथेसिस में उसी कॉलम का चयन करें।
- फिर से, हम देख सकते हैं कि #VALUE! त्रुटि दिखाई दे रही है।
- त्रुटि हटाने के लिए, हम पहले की तरह ही IFERROR फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं।
- पिछले सूत्र के बजाय अब हम लिखेंगे।
=IFERROR(INDEX($B$5:$D$10,$G5,COLUMNS($H$5:H5)),"")
- अंत में, K5:M10 पर फिल हैंडल खींचें।
- और, सभी चरण पूरे हो गए।
- यदि हम ड्रॉप-डाउन फ़िल्टर सूची से देश बदलते हैं, तो हम देख सकते हैं कि दाईं ओर की टेबल स्वचालित रूप से बदल जाती है।
और पढ़ें: एक्सेल में एकाधिक चयनों के साथ ड्रॉप-डाउन लिस्ट कैसे बनाएं
3. ड्रॉप-डाउन लिस्ट से एक्सेल सॉर्ट और फ़िल्टरिंग डेटा
एक्सेल में कई रोमांचक टूल हैं जिनका उपयोग हम अपने दैनिक कार्य में कर सकते हैं। सॉर्ट एंड फ़िल्टर टूलबार उन विशेषताओं में से एक है जिससे हम आसानी से अपने डेटा में ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर बना सकते हैं। उपरोक्त विधियों की तरह, हम उसी डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं, जिसमें प्रोडक्ट आईडी, प्रोडक्ट नाम और देश है।
3.1. सॉर्ट एंड फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएं
आइए देखें कि सॉर्ट एंड फ़िल्टर टूलबार का उपयोग कैसे करें। इसके लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
चरण:
- सबसे पहले, डेटासेट के हेडर्स का चयन करें।
- फिर, रिबन पर डेटा टैब से, सॉर्ट एंड फ़िल्टर सेक्शन में फ़िल्टर पर क्लिक करें।
- यह सभी हेडर्स को ड्रॉप-डाउन फ़िल्टर एरो बनाता है।
- अब, जिस हेडर को हम फ़िल्टर करना चाहते हैं उस पर क्लिक करें।
- तो, हम प्रोडक्ट आईडी ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करके उत्पादों को फ़िल्टर करते हैं।
- अब, उन डेटा को अनचेक करें जिन्हें हम देखना नहीं चाहते।
- फिर, ओके बटन पर क्लिक करें।
- अंत में, हम परिणाम देख सकते हैं। सभी अनचेक किए गए उत्पाद अब डेटासेट से गायब हो गए हैं। सभी अनचेक किया गया डेटा अब अस्थायी रूप से छिपा हुआ है।
3.2. नया फ़िल्टर जोड़ें
उसी डेटासेट में नए फ़िल्टर जोड़ने के लिए बस इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, उस ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें जहां हम नए फ़िल्टर जोड़ना चाहते हैं। हम देश पर क्लिक करेंगे।
- दूसरे स्थान पर, उन सभी अन्य देशों को अनचेक करें जिन्हें हम देखना नहीं चाहते।
- फिर, ओके पर क्लिक करें।
- अब, हम देख सकते हैं कि केवल बांग्लादेश देश वाले उत्पाद अब सामने आ गए हैं। अन्य अस्थायी रूप से छिपे हुए हैं।
3.3. मौजूदा फ़िल्टर साफ़ करें
यदि हमें मौजूदा फ़िल्टर साफ़ करने की आवश्यकता है, तो हम निम्न चरणों का पालन करके उन फ़िल्टर्स को आसानी से साफ़ कर सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, उस हेडर ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें जो फ़िल्टर किया गया है। हम प्रोडक्ट आइडेंटिफिकेशन से फ़िल्टर साफ़ करना चाहते हैं।
- अब, "प्रोडक्ट आईडी से फ़िल्टर साफ़ करें" पर क्लिक करें।
- और, बस। ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर अब हटा दिए गए हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में डायनामिक डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन लिस्ट कैसे बनाएं
4. सर्च का उपयोग करके एक्सेल में डेटा फ़िल्टर करना
उसी टोकन से, अब हम सर्च का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन डेटा फ़िल्टरिंग देखेंगे। इसके लिए, हम पहले की विधियों में दिखाए गए समान डेटासेट का उपयोग कर रहे हैं।
चरण:
- आदिम रूप से, उन सभी हेडर्स का चयन करें जिन्हें हम ड्रॉप-डाउन बॉक्स बनाना चाहते हैं।
- उसके बाद, डेटा टैब > फ़िल्टर पर क्लिक करें।
- किसी कॉलम को फ़िल्टर करने के लिए, उस कॉलम में ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें। हम प्रोडक्ट नाम कॉलम फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- अगला, चित्र में दिखाए गए सर्च बॉक्स में वह प्रोडक्ट नाम लिखें जिसे हम देखना चाहते हैं। हम केवल प्रोडक्ट नाम शैम्पू देखना चाहते हैं।
- फिर, ओके पर क्लिक करें।
- और, अब हम देख सकते हैं कि यह केवल वही डेटा प्रदर्शित करेगा जिसमें प्रोडक्ट नाम शैम्पू है।
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5. एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर में टेक्स्ट फ़िल्टर्स
डेटा को अधिक विशिष्ट रूप से देखने के लिए, हम टेक्स्ट फ़िल्टर्स का उपयोग कर सकते हैं।
चरण:
- ड्रॉप-डाउन बॉक्स बनाने के लिए, डेटासेट के सभी हेडर्स चुनें।
- फिर, डेटा टैब पर जाएं और फ़िल्टर चुनें।
- उसके बाद, उस कॉलम के ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें जिसमें हम फ़िल्टर करना चाहते हैं टेक्स्ट। हम देश कॉलम पर क्लिक करते हैं।
- फिर, टेक्स्ट फ़िल्टर्स > डू नॉट कंटेन पर जाएं।
- इस बिंदु पर, एक कस्टम ऑटोफ़िल्टर डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। मान लीजिए हम कनाडा वाला कोई डेटा नहीं चाहते। तो, हम कनाडा चुनते हैं।
- फिर, ओके।
- अब, हम देख सकते हैं कि देश कनाडा वाला सारा डेटा अब छिपा हुआ है।
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6. एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर में नंबर फ़िल्टरिंग
संख्याओं में हेरफेर करने के लिए, हम नंबर फ़िल्टर्स का उपयोग कर सकते हैं। इसके लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं।
चरण:
- पिछली विधियों के अनुरूप, हेडर्स चुनें।
- डेटा टैब > फ़िल्टर पर क्लिक करें।
- केवल उस कॉलम के ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें जिसमें नंबर हैं। हम प्रोडक्ट आइडेंटिफिकेशन पर क्लिक करेंगे।
- अब, नंबर फ़िल्टर्स से, बिटवीन चुनें। क्योंकि हम 105-110 के बीच के प्रोडक्ट देखना चाहते हैं।
- यह कस्टम ऑटोफ़िल्टर डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- अब, वे नंबर लें जिन्हें हम प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- फिर, ओके पर क्लिक करें।
- अंत में, 105-110 के बीच की प्रोडक्ट आईडी अब प्रदर्शित हो रही है, और अन्य डेटा से छिपे हुए हैं।
7. एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट में डेट फ़िल्टर्स
एक निश्चित समय अवधि में डेटा देखने के लिए, हम डेट फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं जो पिछले वाले के समान है लेकिन इसके अलावा, इस डेटासेट में एक डिलीवरी डेट कॉलम है। तो, आइए चरणों को देखें।
चरण:
- अन्य विधि की तरह, हेडर्स चुनें।
- डेटा टैब से, फ़िल्टर पर क्लिक करें।
- डिलीवरी डेट ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें।
- डेट फ़िल्टर्स पर जाएं। हम केवल वही प्रोडक्ट प्रदर्शित करना चाहते हैं जो पिछले महीने डिलीवर हुआ था। तो हम पिछला महीना चुनते हैं।
- अंत में, हम देख सकते हैं कि वे सभी प्रोडक्ट अब प्रदर्शित हो रहे हैं जो पिछले महीने डिलीवर हुए थे।
निष्कर्ष
इस लेख में, आपने एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट फ़िल्टर के बारे में सीखा। आशा है यह आपकी मदद करेगा! यदि आपके कोई प्रश्न, सुझाव, या प्रतिक्रिया है तो कृपया कमेंट सेक्शन में हमें बताएं। या आप ExcelDemy.com ब्लॉग में हमारे अन्य लेखों पर एक नज़र डाल सकते हैं!
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- ड्रॉप-डाउन लिस्ट के साथ एक्सेल में VLOOKUP
