एक्सेल में बहु-शब्द आइटम के साथ निर्भर ड्रॉपडाउन सूची बनाएं

निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाना एक्सेल उपयोगकर्ताओं के बीच आम प्रथा है। हालांकि, एक्सेल में स्पेस के साथ निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए शब्दों के बीच स्पेस को संभालने की आवश्यकता होती है।

मान लीजिए हमारे पास दो-शब्द नामों वाले 3 उत्पाद सूचियाँ हैं जिसके परिणामस्वरूप शब्दों के बीच स्पेस हैं। हमें एक ड्रॉप डाउन सूची उत्पन्न करनी है जो निर्भर नामों में स्पेस की अनुमति देती है। एक्सेल INDEX, MATCH, और INDIRECT फंक्शन उन फॉर्मूलों का गठन करते हैं जो संदर्भित नामों में स्पेस को मौजूद रहने देते हैं।

इस लेख में, हम एक्सेल में स्पेस के साथ निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाने के 2 आसान तरीके प्रदर्शित करते हैं।

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स्पेस के साथ एक्सेल निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाने के 2 आसान तरीके

एक्सेल के डेटा टैब में, एक्सेल डेटा टूल्स अनुभाग के भीतर डेटा वैलिडेशन सुविधा प्रदान करता है। उपयोगकर्ता डेटा वैलिडेशन सुविधा का उपयोग करके आसानी से एक ड्रॉप डाउन सूची डालते हैं। लेकिन निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाते समय, निर्भर प्रविष्टियों में मौजूद स्पेस प्रक्रिया में त्रुटियां पैदा करते हैं।

इसे दूर करने के लिए, हम निम्नलिखित विधियों का उपयोग करते हैं।

विधि 1: संयुक्त एक्सेल फंक्शन का उपयोग करके स्पेस के साथ निर्भर ड्रॉप डाउन सूची

संयुक्त INDEX और MATCH फंक्शन निर्भर नामों या शीर्षकों के भीतर स्पेस को नजरअंदाज करते हैं। INDEX फंक्शन का सिंटैक्स है

array; सेल रेंज या सरणी।

row_num; सरणी के भीतर पंक्ति स्थिति।

col_num; सरणी के भीतर कॉलम स्थिति। [वैकल्पिक]

area_num; सरणी में उपयोग की गई रेंज। [वैकल्पिक]

फिर, MATCH फंक्शन का सिंटैक्स है

lookup_value; lookup_array में मिलान के लिए आवश्यक मान।

lookup_array; lookup_value से मिलान करने के लिए एक सरणी या संदर्भ।

match_type; डिफ़ॉल्ट रूप से, सटीक या अगला सबसे छोटा=1, सटीक मिलान=0, और सटीक या अगला सबसे बड़ा=-1। [वैकल्पिक]

🔁 ड्रॉप डाउन सूची

चरण 1: किसी भी खाली सेल में कर्सर रखें (यानी, F4) फिर डेटा > डेटा वैलिडेशन चुनें (डेटा टूल्स अनुभाग से)।

चरण 2: डेटा वैलिडेशन विंडो खुलती है। डेटा वैलिडेशन सेटिंग अनुभाग में,

मानदंड मान्य करें अनुमति के रूप में सूची चुनें।

स्रोत के रूप में B4:D4 चुनें।

ओके पर क्लिक करें।

➤ अब, वर्कशीट में, सेल F4 में डाउन एरो आइकन पर क्लिक करें। आप डेटा वैलिडेशन विंडो में स्रोत के रूप में असाइन किए गए सभी सेल को ड्रॉप डाउन सूची के रूप में देखते हैं।

🔁 निर्भर ड्रॉप डाउन सूची

चरण 3: सेल F5 के लिए चरण 1 से 2 दोहराएं। डेटा वैलिडेशन विंडो में स्रोत के रूप में निम्नलिखित फॉर्मूला टाइप करें।

फॉर्मूला की तुलना पहले वर्णित सिंटैक्स से करने पर, फॉर्मूला भाग MATCH($F$4,$B$4:$D$4,0) INDEX फंक्शन को col_num पास करता है। B5:D13=INDEX फंक्शन का array। और यह कोई row_num नहीं लेता।

MATCH भाग F4 को lookup_value के रूप में लेता है, B4:D4 को lookup_array के रूप में और 0 सटीक मिलान प्रकार को संदर्भित करता है।

ओके पर क्लिक करें।

➤ ओके पर क्लिक करने पर आप वर्कशीट पर वापस आ जाते हैं। वर्कशीट में, सेल F5 में डाउन एरो आइकन पर क्लिक करें और आप देखते हैं कि मौजूदा स्पेस निर्भर ड्रॉप डाउन सूची बनाने में कोई समस्या नहीं पैदा करते।

और पढ़ें: फॉर्मूला के आधार पर एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं (4 तरीके)

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विधि 2: नाम परिभाषित करें और INDIRECT फंक्शन का उपयोग करना

पहले हमने दिखाया था कि INDIRECT फंक्शन स्पेस के निर्भर नामों या संदर्भों में मौजूद होने पर ड्रॉप डाउन सूची बनाने में असमर्थ है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि INDIRECT फंक्शन निर्भर नामों के भीतर स्पेस की अनुमति देता है, हमें SUBSTITUTE फंक्शन का उपयोग करके फॉर्मूला को थोड़ा संशोधित करना होगा। INDIRECT फंक्शन का सिंटैक्स है

ref_text; टेक्स्ट प्रारूप में संदर्भ।

a1; A1 का बूलियन संकेत। डिफ़ॉल्ट रूप से, TRUE = A1 शैली। [वैकल्पिक]

🔁 नाम परिभाषित करना

चरण 1: कॉलम हेडर चुनें (यानी, B4:D4) फिर फॉर्मूला > नाम परिभाषित करें चुनें (नाम परिभाषित करें अनुभाग से)।

चरण 2: नया नाम विंडो दिखाई देती है। नया नाम विंडो में,

सेल के लिए एक नाम असाइन करें (यानी, सूची)।

एक्सेल संदर्भित करता है बॉक्स के लिए सेल संदर्भ स्वचालित रूप से लेता है।

ओके पर क्लिक करें।

चरण 3: इस विधि के चरण 1 और 2 को दोहराएं, विभिन्न सूचियों के नाम और रेंज असाइन करने के लिए।

➤ आप फॉर्मूला > नाम प्रबंधक (नाम परिभाषित करें अनुभाग से) से सभी असाइन किए गए नामों की जांच कर सकते हैं।

🔁 ड्रॉप डाउन सूची

चरण 4: अब, F4 सेल में कर्सर रखकर डेटा > डेटा वैलिडेशन चुनें (डेटा टूल्स अनुभाग से)।

चरण 5: डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। डायलॉग बॉक्स में,

मानदंड मान्य करें के तहत अनुमति बॉक्स में सूची चुनें।

स्रोत डायलॉग बॉक्स में =सूची टाइप करें (सूची कॉलम हेडर के लिए परिभाषित नाम है)।

ओके पर क्लिक करें।

➤ यदि आप सेल F4 में डाउन एरो आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आप नीचे दी गई छवि में दिखाए अनुसार कॉलम हेडर को ड्रॉप डाउन सूची के रूप में देखते हैं।

🔁 निर्भर ड्रॉप डाउन सूची

चरण 6: चरण 4 और 5 को निष्पादित करें डेटा वैलिडेशन विंडो प्रदर्शित करने के लिए, विंडो में,

निम्नलिखित फॉर्मूला स्रोत के रूप में पेस्ट करें।

=INDIRECT(SUBSTITUTE($F$4," ","_"))

फॉर्मूला में, SUBSTITUTE फंक्शन F4 संदर्भ में स्पेस को अंडरस्कोर (_) से बदल देता है। आप परिभाषित नामों में स्पेस को बदलने के लिए अन्य वर्णों का उपयोग कर सकते हैं और इसी तरह INDIRECT फॉर्मूला में। इसलिए INDIRECT फंक्शन F4 प्रविष्टि को असाइन किए गए नामों के समान परिवर्तित करता है। F4 मानों के आधार पर, INDIRECT फंक्शन उत्पाद सूची प्रदर्शित करता है।

➤ ओके पर क्लिक करने के परिणामस्वरूप नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार एक निर्भर सूची दिखाई देती है।

आप पहले ड्रॉप डाउन सूची से निर्भर नाम प्रविष्टियों को बदल सकते हैं, परिणामस्वरूप दूसरी ड्रॉप डाउन सूची में प्रविष्टियां स्वचालित रूप से बदल जाएंगी।

और पढ़ें: एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (स्वतंत्र और निर्भर)

निष्कर्ष

इस लेख में, हम एक्सेल निर्भर ड्रॉप डाउन सूची डालने के लिए फॉर्मूला प्रदर्शित करते हैं। संयुक्त INDEX और MATCH फॉर्मूला अंतर्निहित रूप से निर्भर नामों या शीर्षकों के भीतर स्पेस लेता है। हालांकि, हमें निर्भर प्रविष्टियों के भीतर स्पेस की अनुमति देने के लिए INDIRECT फंक्शन को संशोधित करना होगा। आशा है कि ये ऊपर उल्लिखित विधियां आपकी आवश्यकताओं में उत्कृष्ट होंगी। यदि आपके पास आगे की पूछताछ है या कुछ जोड़ना है तो टिप्पणी करें।

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