माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में काम करते समय , कभी-कभी हमें डेटा प्रविष्टि प्रपत्र या Excel . बनाने की आवश्यकता होती है डैशबोर्ड। डेटा एंट्री फॉर्म विकसित करते समय, एक्सेल में एक ड्रॉप-डाउन सूची एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है। यह एक सेल में ड्रॉप-डाउन मेनू के रूप में चीजों की एक सूची प्रदर्शित करता है, जिसमें से उपयोगकर्ता चुन सकता है। जब आपके पास एक सूची होती है जिसे आपको बार-बार कोशिकाओं के एक समूह में दर्ज करने की आवश्यकता होती है, तो यह फायदेमंद हो सकता है। इस लेख में, हम कई शब्दों के साथ एक्सेल पर निर्भर ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के चरणों का प्रदर्शन करेंगे। साथ ही, हम आपको उन सूचियों को मिटाने या रीसेट करने के लिए दिखाएंगे।
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एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट क्या है?
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची एक डेटा सत्यापन फ़ंक्शन है जो विकल्पों की सूची से चुनने की अनुमति देता है। और, जब वस्तुओं की सूची किसी अन्य सेल में मूल्य के आधार पर भिन्न होती है, तो इस प्रकार की सूचियों को आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में संदर्भित किया जाता है।
एक्सेल में एकाधिक शब्दों के साथ आश्रित ड्रॉप डाउन सूची बनाने के चरण
कभी-कभी, हम एक्सेल में एक से अधिक ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करना चाह सकते हैं ताकि दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची में पहुंच योग्य आइटम पहली ड्रॉप-डाउन सूची के चयन पर आधारित हों। और, वे आश्रित ड्रॉप-डाउन सूचियां हैं।
एक्सेल में कई शब्दों के साथ आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए, हम डेटा की निम्नलिखित सूची का उपयोग करने जा रहे हैं। हमारे पास सूची . में डेटा की 3 सूचियां हैं चादर; पहला है उत्पाद जहां दो उत्पाद हैं- फल और सब्जियां, दूसरा है फलों की वस्तु जहां छह अलग-अलग प्रकार के फल और सब्जी की वस्तु . है जहां पांच तरह की सब्जियां होती हैं। अब, एक्सेल में एकाधिक शब्दों के साथ एक आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए चरण-दर-चरण दिशानिर्देश देखें।
चरण 1:एकाधिक शब्दों के साथ आश्रित ड्रॉप डाउन सूची के लिए एक्सेल वर्कबुक में दो शीट बनाएं
उदाहरण के लिए, हमने काम को और अधिक कुशल बनाने के लिए दो शीट बनाई हैं। एक शीट डेटा सूची . के लिए है दूसरा डेटा प्रविष्टि . के लिए है . किसी कार्यपुस्तिका में पत्रक बनाने के लिए, बस धन चिह्न '+ . पर क्लिक करें '.
और बस! हमारी चादरें तैयार हैं। अब, इसमें डेटा डालें।
चरण 2:एक्सेल में एकाधिक शब्दों के साथ आश्रित ड्रॉप डाउन मेनू के लिए एक सूची बनाएं
डेटा सूची . में शीट, हमारे पास तीन डेटा कॉलम हैं। कॉलम B . में , हम देख सकते हैं कि उत्पाद की एक सूची है, और हमारे पास केवल दो उत्पाद सूचियां हैं। एक है फल कॉलम D . में , दूसरा है सब्जी कॉलम F . में . अब, ड्रॉप-डाउन सूची की सूची बनाने के लिए, नीचे दिए गए उप-चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, उस कॉलम के किसी भी सेल का चयन करें जिसे आप ड्रॉप-डाउन मेनू के लिए सूची बनाना चाहते हैं।
- दूसरा, होम पर जाएं रिबन से टैब।
- तीसरा, तालिका के रूप में प्रारूपित करें पर क्लिक करें शैलियों . के अंतर्गत समूह।
- इससे टेबल बनाएं खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- इसके अलावा, श्रेणी चुनें $B$4:$B$6 और मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं . को चेक-चिह्नित करें बॉक्स।
- फिर, ठीक . पर क्लिक करें बटन।
- उसी टोकन से, फल . बनाने के लिए ऐसा करें सूची और सब्जी सूची। तीनों सूचियाँ Excel Tables . के रूप में संरचित हैं डेटा सूची . पर शीट।
- अब, हमें प्रत्येक सूची के लिए एक नामित श्रेणी बनाने की आवश्यकता है। इसके लिए, उत्पाद सूची . के आइटम चुना जाना चाहिए लेकिन तालिका शीर्षलेख नहीं।
- आगे, सूत्र पट्टी के बाईं ओर, नाम फ़ील्ड पर क्लिक करें ।
- उसके बाद वह नाम टाइप करें जिसे आप रेंज देना चाहते हैं। इसलिए, हम उत्पाद type टाइप करते हैं ।
- आखिरकार, Enter दबाएं ।
- उन चरणों का पालन करें और फलों . के लिए भी ऐसा ही करें और सब्जी ।
चरण 3:एक्सेल में प्राथमिक ड्रॉप डाउन सूची बनाएं
अब, हमें मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची को डेटा प्रविष्टि . में जोड़ने की आवश्यकता है चादर। ऐसा करने के लिए, नीचे दी गई उप-प्रक्रिया का पालन करें।
- सबसे पहले, डेटा श्रेणी चुनें B4:C6 ।
- दूसरा, होम . पर जाएं रिबन पर टैब।
- फिर, शैलियों . के अंतर्गत श्रेणी में, तालिका के रूप में प्रारूपित करें . पर क्लिक करें ड्रॉप-डाउन मेनू और किसी भी स्वरूपित तालिका का चयन करें।
- यह आपको तालिका बनाएं . पर ले जाएगा पॉप-अप विंडो।
- अब, बॉक्स में श्रेणी चुनें आपकी तालिका का डेटा कहां है? . इसलिए, हम $B$4:$C$6 . चुनते हैं ।
- मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं . के बगल में स्थित बॉक्स पर सही का निशान लगाएं ।
- ठीकक्लिक करें ।
चरण 4:ड्रॉप डाउन सूचियां जोड़ें जो एक दूसरे पर निर्भर हैं
अब, हमें एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है। इसके लिए, आइए नीचे दिए गए उप-चरणों को प्रदर्शित करें।
- शुरुआत में, सेल की श्रेणी चुनें B4:B6 ।
- डेटा पर जाएं रिबन से टैब।
- उसके बाद, डेटा सत्यापन . पर क्लिक करें डेटा सत्यापन . से डेटा उपकरण . के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन सूची श्रेणी।
- इससे डेटा सत्यापन खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- अगला, सेटिंग . में मेनू, एक ड्रॉप-डाउन सूची है, वहां से सूची select चुनें ।
- स्रोत . में बॉक्स में बराबर चिह्न टाइप करें ('= ') और फिर उस सूची का नाम जो उत्पाद . है . हमने इसे डेटा सूची . में नाम दिया है शीट।
- आखिरकार, ठीक क्लिक करें ।
- अब, निर्भर ड्रॉप-डाउन सूची के लिए, सेल चुनें C5 और डेटा . पर जाएं रिबन पर टैब।
- इसके अलावा, डेटा सत्यापन . पर क्लिक करें डेटा सत्यापन . से ड्रॉप-डाउन मेनू।
- इससे डेटा सत्यापन खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- पहले की तरह ही, सेटिंग . पर जाएं और सूची . चुनें अनुमति दें . के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन से अनुभाग।
- स्रोत . पर , सूत्र टाइप करें।
=INDIRECT(B5) - फिर, ठीक click क्लिक करें ।
यहां, अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन नया चयन सेल बना देगा C5 , सेल पर निर्भर B5 ।
- अगर सेल B5 खाली है, नीचे दिया गया संदेश दिखाई देगा। आगे बढ़ने के लिए, हां . चुनें ।
- सेल के लिए भी ऐसा ही करें C6 ।
चरण 5:एक्सेल में आश्रित ड्रॉप डाउन सूची मेनू के साथ प्रयोग करें
अब, हम देख सकते हैं कि प्रत्येक सेल में एक ड्रॉप-डाउन सूची है। यदि हम सेल C5 . का चयन करते हैं और तीर पर क्लिक करें, यह फलों की सूची दिखाएगा क्योंकि, सेल में B5 , फल उत्पाद चुना गया है.
- सेल पर क्लिक करें C6's तीर और आप वहां सब्जियों की सूची देखेंगे, सेल में कारण B6 , चयनित उत्पाद है सब्जियां ।
और पढ़ें: एक्सेल में अलग-अलग शीट से ड्रॉप डाउन और पुल डेटा से कैसे चुनें
एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट का डेटा क्लियर या रीसेट करें
जब हम एक सूची का चयन करते हैं और बाद में पैरेंट ड्रॉप-डाउन सूची में परिवर्तन करते हैं, तो आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बदलती है, जिसके परिणामस्वरूप गलत प्रविष्टि होती है। निर्भर ड्रॉप-डाउन सूची के डेटा को साफ़ या रीसेट करने के लिए हम Excel VBA का उपयोग करने जा रहे हैं और सशर्त स्वरूपण ।
1. एकाधिक शब्दों के साथ आश्रित ड्रॉप डाउन सूची को हटाने के लिए एक्सेल वीबीए का प्रयोग करें
एक्सेल वीबीए आपको कहीं अधिक जटिल नेविगेशन, उन्नत निष्पादन, और कई अन्य बाधाओं को लागू करने में सक्षम बनाता है। VBA . का उपयोग करने के लिए निर्भर ड्रॉप-डाउन डेटा प्रविष्टि को साफ़ करने के लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
- सबसे पहले, डेवलपर . पर जाएं रिबन से टैब।
- दूसरा, विजुअल बेसिक . पर क्लिक करें या Alt + 11 . दबाएं , विजुअल बेसिक संपादक खोलने के लिए ।
- ऐसा करने के बजाय, आप शीट पर जा सकते हैं और कोड देखें . पर क्लिक कर सकते हैं , इससे Visual Basic Editor भी खुल जाएगा ।
- अब, कोड को कॉपी करें और पेस्ट करें।
VBA कोड:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Target.Column = 4 Then
If Target.Validation.Type = 3 Then
Application.EnableEvents = False
Target.Offset(0, 1).ClearContents
End If
End If
exitHandler:
Application.EnableEvents = True
Exit Sub
End Sub- प्रेस Ctrl + S कोड को अपनी वर्कशीट में सेव करने के लिए।
नोट: कोड न बदलें, बस इसे कॉपी और पेस्ट करें। अगर आप कोई बदलाव करते हैं, तो हो सकता है कि कोड ठीक से काम न करे।
- आप उत्पाद देख सकते हैं अब फल . है और आइटम है केला ।
- अब, हम उत्पाद को बदलना चाहते हैं से सब्जी ।
- जब हम उत्पाद के लिए चयन करते हैं तो यह उसके लिए आइटम को स्वचालित रूप से साफ़ कर देगा।
संबंधित सामग्री:एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची को कैसे संपादित करें (4 मूल दृष्टिकोण)
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2. एक्सेल में बेमेल सूची को हाइलाइट करने के लिए सशर्त स्वरूपण
हम गलत प्रविष्टि को हाइलाइट कर सकते हैं और डेटा को समझना आसान बना सकते हैं। हम VLOOKUP . के संयोजन का उपयोग कर रहे हैं , ISERROR , अनुक्रमणिका , और MATCH स्थिति के लिए कार्य करता है। इसके लिए आइए नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करें।
- उस सेल का चयन करें, जिसमें आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची है। इसलिए, हम सेल E5 . का चयन करते हैं ।
- अगला, होम पर जाएं टैब करें और नया नियम . चुनें सशर्त स्वरूपण . से शैलियां . के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू समूह।
- इससे नया स्वरूपण नियम खुल जाएगा डायलॉग बॉक्स।
- अब, यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कक्षों को प्रारूपित करना है, एक सूत्र का उपयोग करें select चुनें नियम प्रकार चुनें . से चयन बॉक्स।
- नियम विवरण संपादित करें पर सूत्र टाइप करें ।
=ISERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)),1,0)) - उसके बाद, फ़ॉर्मेट . पर क्लिक करें सेल को हाइलाइट करने के लिए बेहतर प्रारूप का चयन करने के लिए।
- एक और पॉप-अप विंडो दिखाई देगी, जो है प्रारूप कक्ष डायलॉग बॉक्स।
- भरण से मेनू में, उन कक्षों को हाइलाइट करने के लिए एक रंग चुनें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं।
- फिर, ठीक click क्लिक करें ।
- यह आपको नए स्वरूपण नियम पर ले जाएगा फिर से डायलॉग बॉक्स।
- आगे, ठीक क्लिक करें इस डायलॉग बॉक्स पर।
- आखिरकार, आप देख सकते हैं कि यदि आप गलत डेटा दर्ज करते हैं, तो यह सेल को हाइलाइट कर देगा।
यहां, VLOOKUP फ़ंक्शन यह निर्धारित करने के लिए सूत्र में उपयोग किया जाता है कि आइटम निर्भर ड्रॉप-डाउन सूची में है या नहीं। ISERROR फ़ंक्शन इसकी जांच कर रहा है और अगर यह सही है तभी यह सेल को हाइलाइट करेगा।
और पढ़ें: एक्सेल में सशर्त ड्रॉप डाउन सूची (बनाएं, क्रमबद्ध करें और उपयोग करें)
निष्कर्ष
लेख एक्सेल में एकाधिक शब्दों के साथ एक आश्रित ड्रॉप डाउन सूची बनाने में आपकी सहायता करेगा। आशा है कि यह आपकी मदद करेगा! यदि आपका कोई प्रश्न, सुझाव या प्रतिक्रिया है तो कृपया हमें टिप्पणी अनुभाग में बताएं। या आप ExcelDemy.com . में हमारे अन्य लेखों पर एक नज़र डाल सकते हैं ब्लॉग!
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