Microsoft Excel में काम करते समय, कभी-कभी हमें डेटा एंट्री फॉर्म या Excel डैशबोर्ड बनाने की आवश्यकता होती है। डेटा एंट्री फॉर्म विकसित करते समय, ड्रॉप-डाउन सूची Excel में एक बहुत उपयोगी सुविधा है। यह एक सेल में विकल्पों की सूची को ड्रॉप-डाउन मेनू के रूप में प्रदर्शित करती है, जिससे उपयोगकर्ता चुनाव कर सकता है। जब आपको किसी सूची को बार-बार सेल्स के समूह में दर्ज करना हो, तो यह काफी फायदेमंद साबित होती है। इस लेख में, हम एक्सेल में मल्टी-वर्ड डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के चरणों को प्रदर्शित करेंगे। साथ ही, हम आपको उन सूचियों को क्लियर या रीसेट करने का तरीका भी दिखाएंगे।
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एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची क्या है?
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची एक डेटा वैलिडेशन फ़ंक्शन है जो विकल्पों की सूची में से चुनने की अनुमति देता है। और, जब आइटम्स की सूची किसी अन्य सेल के मान के आधार पर बदलती है, तो इस प्रकार की सूचियों को डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची कहा जाता है।
एक्सेल में मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के चरण
कभी-कभी, हम एक्सेल में एक से अधिक ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करना चाह सकते हैं ताकि दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची में उपलब्ध आइटम्स पहली ड्रॉप-डाउन सूची के चयन पर आधारित हों। ये डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूचियाँ होती हैं।
एक्सेल में मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए, हम निम्नलिखित डेटा सूची का उपयोग करेंगे। हमारे पास List शीट में 3 डेटा सूचियाँ हैं; पहली है Product जहाँ दो उत्पाद हैं - फ्रूट्स और वेजिटेबल्स, दूसरी है Fruit Item जहाँ छह अलग-अलग प्रकार के फल हैं और Vegetable Item जहाँ पाँच प्रकार की सब्जियाँ हैं। अब, आइए एक्सेल में मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के चरण-दर-चरण दिशानिर्देश देखें।
चरण 1: डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची के लिए एक्सेल वर्कबुक में दो शीट्स बनाएँ
उदाहरण के लिए, हमने कार्य को अधिक कुशल बनाने के लिए दो शीट्स बनाई हैं। एक शीट Data List के लिए और दूसरी Data Entry के लिए। वर्कबुक में शीट्स बनाने के लिए, बस प्लस साइन '+' पर क्लिक करें।
और, बस! हमारी शीट्स तैयार हैं। अब इसमें डेटा डालें।
चरण 2: एक्सेल में मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन मेनू के लिए सूची बनाएँ
Data List शीट में, हमारे पास तीन डेटा कॉलम हैं। कॉलम B में, हम देख सकते हैं कि उत्पादों की एक सूची है, और हमारे पास केवल दो उत्पाद सूचियाँ हैं। एक है Fruit कॉलम D में, दूसरा है Vegetable कॉलम F में। अब, ड्रॉप-डाउन सूची के लिए सूची बनाने के लिए, नीचे दिए गए उप-चरणों का पालन करें।
- सबसे पहले, उस कॉलम के किसी भी सेल को चुनें जिसके लिए आप ड्रॉप-डाउन मेनू की सूची बनाना चाहते हैं।
- दूसरा, रिबन से Home टैब पर जाएँ।
- तीसरा, Styles समूह के अंतर्गत Format as Table पर क्लिक करें।
- यह Create Table डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- आगे, रेंज $B$4:$B$6 चुनें और My table has headers बॉक्स को चेकमार्क करें।
- फिर, OK बटन पर क्लिक करें।
- इसी तरह, Fruit सूची और Vegetable सूची बनाने के लिए भी ऐसा ही करें। सभी तीन सूचियाँ Data List शीट पर Excel Tables के रूप में संरचित हैं।
- अब, हमें प्रत्येक सूची के लिए एक नेम्ड रेंज बनाने की आवश्यकता है। इसके लिए, Product List में आइटम्स को चुनें लेकिन टेबल हेडर को नहीं।
- अगला, फॉर्मूला बार के बाईं ओर, Name field पर क्लिक करें।
- उसके बाद, वह नाम टाइप करें जो आप रेंज को देना चाहते हैं। तो, हम Product टाइप करते हैं।
- अंत में, Enter दबाएँ।
- उन चरणों का पालन करें और Fruit और Vegetable के लिए भी ऐसा ही करें।
चरण 3: एक्सेल में प्राइमरी ड्रॉप-डाउन सूची बनाएँ
अब, हमें Data Entry शीट पर मुख्य ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ने की आवश्यकता है। इसके लिए, नीचे दी गई उप-प्रक्रिया का पालन करें।
- सबसे पहले, डेटा रेंज B4:C6 चुनें।
- दूसरा, रिबन पर Home टैब पर जाएँ।
- फिर, Styles श्रेणी के अंतर्गत, Format as Table ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और कोई भी फॉर्मेट की गई टेबल चुनें।
- यह आपको Create Table पॉप-अप विंडो पर ले जाएगा।
- अब, बॉक्स Where is the data for your table? में रेंज चुनें। तो, हम $B$4:$C$6 चुनते हैं।
- My table has headers के बगल में बॉक्स को टिक मार्क करें।
- OK पर क्लिक करें।
चरण 4: एक-दूसरे पर निर्भर ड्रॉप-डाउन सूचियाँ जोड़ें
अब, हमें एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है। इसके लिए, आइए नीचे उप-चरणों को प्रदर्शित करें।
- शुरुआत में, सेल रेंज B4:B6 चुनें।
- रिबन से Data टैब पर जाएँ।
- उसके बाद, Data Tools श्रेणी के अंतर्गत Data Validation ड्रॉप-डाउन सूची से Data Validation पर क्लिक करें।
- यह Data Validation डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- अगला, Setting मेनू में, एक ड्रॉप-डाउन सूची है, वहाँ से List चुनें।
- Source बॉक्स में, बराबर चिह्न ('=') टाइप करें और फिर सूची का नाम जो Product है। हमने इसका नाम Data List शीट में रखा था।
- अंत में, OK पर क्लिक करें।
- अब, डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची के लिए, सेल C5 चुनें और रिबन पर Data टैब पर जाएँ।
- आगे, Data Validation ड्रॉप-डाउन मेनू से Data Validation पर क्लिक करें।
- यह Data Validation डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- इसी तरह, Settings पर जाएँ और Allow सेक्शन के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन से List चुनें।
- Source पर, फॉर्मूला टाइप करें।
=INDIRECT(B5)- फिर, OK पर क्लिक करें।
यहाँ, INDIRECT फ़ंक्शन नए सेलेक्ट सेल C5 को सेल B5 पर निर्भर बनाएगा।
- यदि सेल B5 खाली है, तो नीचे दिया गया संदेश दिखाई देगा। आगे बढ़ने के लिए, Yes चुनें।
- सेल C6 के लिए भी ऐसा ही करें।
चरण 5: एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची मेनू के साथ प्रयोग करें
अब, हम देख सकते हैं कि प्रत्येक सेल में एक ड्रॉप-डाउन सूची है। यदि हम सेल C5 चुनते हैं और तीर पर क्लिक करते हैं, तो यह फलों की सूची दिखाएगा क्योंकि, सेल B5 में, Fruit उत्पाद चुना गया है।
- सेल C6 के तीर पर क्लिक करें और आपको वहाँ सब्जियों की सूची दिखाई देगी, क्योंकि सेल B6 में चयनित उत्पाद Vegetables है।
और पढ़ें: एक्सेल में ड्रॉप-डाउन से चयन करें और अलग शीट से डेटा खींचें
एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची का डेटा क्लियर या रीसेट करें
जब हम एक सूची चुनते हैं और बाद में पैरेंट ड्रॉप-डाउन सूची को बदलते हैं, तो डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची नहीं बदलती, जिसके परिणामस्वरूप गलत एंट्री होती है। डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची के डेटा को क्लियर या रीसेट करने के लिए हम Excel VBA और Conditional Formatting का उपयोग करने जा रहे हैं।
1. मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची को हटाने के लिए Excel VBA का उपयोग करें
Excel VBA आपको कहीं अधिक जटिल नेविगेशन, उन्नत निष्पादन और कई अन्य प्रतिबंधों को लागू करने में सक्षम बनाता है। डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन डेटा एंट्री को क्लियर करने के लिए VBA का उपयोग करने के लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
- सबसे पहले, रिबन से Developer टैब पर जाएँ।
- दूसरा, Visual Basic पर क्लिक करें या Alt + 11 दबाएँ, Visual Basic Editor खोलने के लिए।
- इसके बजाय, आप शीट पर जा सकते हैं और View Code पर क्लिक कर सकते हैं, यह भी Visual Basic Editor खोलेगा।
- अब, कोड कॉपी करें और पेस्ट करें।
VBA कोड:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Target.Column = 4 Then If Target.Validation.Type = 3 Then Application.EnableEvents = False Target.Offset(0, 1).ClearContents End If End If exitHandler: Application.EnableEvents = True Exit Sub End Sub- Ctrl + S दबाकर कोड को अपनी वर्कशीट में सेव करें।
नोट: कोड न बदलें, बस कॉपी और पेस्ट करें। यदि आप कोई परिवर्तन करते हैं, तो कोड ठीक से काम नहीं कर सकता है।
- आप देख सकते हैं कि Product अब Fruit है और Item Banana है।
- अब, हम Product को Vegetable में बदलना चाहते हैं।
- जब हम उत्पाद के लिए चयन करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से उसके लिए आइटम को क्लियर कर देगा।
संबंधित सामग्री: एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची संपादित करें (4 बुनियादी दृष्टिकोण)
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- एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची से मान चुनने के लिए VBA (2 तरीके)
- VBA के साथ ड्रॉप-डाउन सूची में अद्वितीय मान (एक पूर्ण गाइड)
2. एक्सेल में मिसमैच सूची को हाइलाइट करने के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग
हम गलत एंट्री को हाइलाइट कर सकते हैं और डेटा को समझना आसान बना सकते हैं। हम शर्त के लिए VLOOKUP, ISERROR, INDEX, और MATCH फ़ंक्शन के संयोजन का उपयोग कर रहे हैं। इसके लिए, आइए नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करें।
- उस सेल को चुनें जिसमें डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची है। तो, हम सेल E5 चुनते हैं।
- अगला, Home टैब पर जाएँ और Styles समूह के अंतर्गत Conditional Formatting ड्रॉप-डाउन मेनू से New Rule चुनें।
- यह New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स खोलेगा।
- अब, Select a Rule Type चयन बॉक्स से Use a formula to determine which cells to format चुनें।
- Edit the Rule Description पर फॉर्मूला टाइप करें।
=ISERROR(VLOOKUP(E3,INDEX($A$2:$B$6,,MATCH(D3,$A$1:$B$1)),1,0))- उसके बाद, सेल को हाइलाइट करने के लिए पसंदीदा फॉर्मेट चुनने के लिए Format पर क्लिक करें।
- एक और पॉप-अप विंडो दिखाई देगी, जो Format Cells डायलॉग बॉक्स है।
- Fill मेनू से, उन सेल्स को हाइलाइट करने के लिए एक रंग चुनें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
- फिर, OK पर क्लिक करें।
- यह आपको फिर से New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स पर ले जाएगा।
- आगे, इस डायलॉग बॉक्स पर OK पर क्लिक करें।
- अंत में, आप देख सकते हैं कि यदि आप गलत डेटा दर्ज करते हैं, तो यह सेल को हाइलाइट करेगा।
यहाँ, VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग फॉर्मूला में यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है कि आइटम डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची में है या नहीं। ISERROR फ़ंक्शन इसकी जाँच कर रहा है और यदि यह सच लौटाता है तभी यह सेल को हाइलाइट करेगा।
और पढ़ें: एक्सेल में कंडीशनल ड्रॉप-डाउन सूची (बनाएँ, सॉर्ट करें और उपयोग करें)
निष्कर्ष
यह लेख आपको एक्सेल में मल्टी-वर्ड के साथ डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची बनाने में सहायता करेगा। आशा है कि यह आपकी मदद करेगा! यदि आपके कोई प्रश्न, सुझाव, या प्रतिक्रिया है तो कृपया कमेंट सेक्शन में हमें बताएं। या आप ExcelDemy.com ब्लॉग पर हमारे अन्य लेखों पर एक नज़र डाल सकते हैं!
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