एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियाँ शक्तिशाली उपकरण हैं। वे आपको उपयोगकर्ताओं को एक ड्रॉप-डाउन तीर प्रदान करने देते हैं, जो चुने जाने पर, उन्हें विकल्पों की एक सूची प्रदान करता है।
यह डेटा-एंट्री त्रुटियों को कम कर सकता है क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को सीधे उत्तर टाइप करने से बचाता है। एक्सेल आपको उन ड्रॉप-डाउन सूचियों के लिए कई सेल से आइटम खींचने देता है।
हालाँकि, यह वहाँ नहीं रुकता है। ड्रॉप-डाउन सेल के लिए डेटा सत्यापन को कॉन्फ़िगर करने के कुछ रचनात्मक तरीकों का उपयोग करके, आप एकाधिक, लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियां भी बना सकते हैं, जहां दूसरी सूची में उपलब्ध आइटम उपयोगकर्ता द्वारा पहली सूची में बनाए गए अनुभाग पर निर्भर करते हैं। 
एकाधिक लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियां किसके लिए अच्छी हैं?
इस बात पर विचार करें कि अधिकांश फॉर्म ऑनलाइन ड्रॉप-डाउन सूची में आपके द्वारा दिए गए उत्तर के आधार पर माध्यमिक ड्रॉप-डाउन सूचियों को भरते हैं। इसका मतलब है कि आप अपनी एक्सेल डेटा-एंट्री शीट को ऑनलाइन फॉर्म की तरह ही उन्नत बना सकते हैं। यह उपयोगकर्ता के उत्तरों के आधार पर स्वयं को संशोधित करेगा।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपने उन उपयोगकर्ताओं से कंप्यूटर जानकारी एकत्र करने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं, जिन्हें कंप्यूटर की मरम्मत की आवश्यकता है।
प्रवेश विकल्प इस तरह दिख सकते हैं:
- कंप्यूटर पार्ट :मॉनिटर, माउस, कीबोर्ड, बेस सिस्टम
- भाग प्रकार:
- निगरानी करें :कांच, आवास, पावर कॉर्ड, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स
- माउस :व्हील, एलईडी लाइट, कॉर्ड, बटन, केसिंग
- कीबोर्ड :कुंजी, आवास, झिल्ली, कॉर्ड, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स
- आधार प्रणाली :आवरण, बटन, बंदरगाह, बिजली, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स, ऑपरेटिंग सिस्टम
जैसा कि आप इस पेड़ से देख सकते हैं, "भाग प्रकार" के चयन के लिए जो जानकारी उपलब्ध होनी चाहिए वह इस बात पर निर्भर करती है कि उपयोगकर्ता पहली ड्रॉपडाउन सूची में किस कंप्यूटर पार्ट का चयन करता है।
इस उदाहरण में, आपकी स्प्रेडशीट कुछ इस तरह दिखने लग सकती है:
यदि आप एकाधिक, लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाते हैं, तो आप ड्रॉप-डाउन सूची की सामग्री को B2 में चलाने के लिए B1 में ड्रॉप-डाउन सूची से चयनित आइटम का उपयोग कर सकते हैं।
आइए देखें कि आप इसे कैसे सेट कर सकते हैं। इसके अलावा, नीचे दिए गए उदाहरण के साथ हमारे उदाहरण एक्सेल शीट को डाउनलोड करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
अपनी ड्रॉप-डाउन सूची स्रोत शीट बनाएं
कुछ इस तरह सेट अप करने का सबसे साफ तरीका एक्सेल में एक नया टैब बनाना है जहां आप अपने सभी ड्रॉप-डाउन सूची आइटम को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
इन लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियों को सेट करने के लिए, एक तालिका बनाएं जहां शीर्ष पर शीर्षलेख कंप्यूटर के वे सभी भाग हों, जिन्हें आप पहली ड्रॉपडाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं। फिर उन सभी मदों (भाग प्रकारों) को सूचीबद्ध करें जो उस शीर्षलेख के अंतर्गत आने चाहिए।
इसके बाद, आप प्रत्येक श्रेणी को चुनना और नाम देना चाहेंगे, ताकि जब आप बाद में डेटा सत्यापन सेट कर रहे हों, तो आप सही श्रेणी का चयन कर सकें।
ऐसा करने के लिए, प्रत्येक कॉलम के अंतर्गत सभी आइटम्स का चयन करें और उस नाम का चयन करें जो हेडर के समान श्रेणी का चयन करता है। किसी तालिका को नाम देने के लिए, आप बस "ए" कॉलम के ऊपर फ़ील्ड में नाम टाइप करें।
उदाहरण के लिए, सेल चुनें A2 A5 . के माध्यम से , और उस श्रेणी का नाम "मॉनिटर" करें।
इस प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक कि आपके पास उचित रूप से नामित सभी श्रेणियां न हों।
ऐसा करने का एक वैकल्पिक तरीका एक्सेल के क्रिएट फ्रॉम सिलेक्शन फीचर का उपयोग करना है। यह आपको उपरोक्त मैन्युअल प्रक्रिया जैसी सभी श्रेणियों को नाम देने देता है, लेकिन एक क्लिक के साथ।
ऐसा करने के लिए, बस आपके द्वारा बनाई गई दूसरी शीट में सभी श्रेणियों का चयन करें। फिर सूत्र . चुनें मेनू से, और चयन से बनाएं select चुनें रिबन में।
एक पॉप अप विंडो दिखाई देगा। सुनिश्चित करें कि केवल शीर्ष पंक्ति चयनित है और फिर ठीक . चुनें ।
यह शीर्ष पंक्ति में शीर्षलेख मानों का उपयोग इसके नीचे की प्रत्येक श्रेणी को नाम देने के लिए करेगा।
अपनी पहली ड्रॉप डाउन सूची सेट करें
अब आपकी एकाधिक, लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियां सेट करने का समय आ गया है। ऐसा करने के लिए:
1. पहली शीट पर वापस, पहले लेबल के दाईं ओर रिक्त सेल का चयन करें। फिर डेटा . चुनें मेनू से, और डेटा सत्यापन . चुनें रिबन में।
2. खुलने वाली डेटा सत्यापन विंडो में, सूची . चुनें अनुमति के तहत, और स्रोत के तहत, ऊपर तीर आइकन का चयन करें। यह आपको उन कक्षों की श्रेणी का चयन करने देगा जिन्हें आप इस ड्रॉप-डाउन सूची के स्रोत के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
3. दूसरी शीट का चयन करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची स्रोत डेटा सेट करते हैं, और उसके बाद केवल शीर्षलेख फ़ील्ड का चयन करें। इनका उपयोग आपके द्वारा चयनित सेल में प्रारंभिक ड्रॉप-डाउन सूची को भरने के लिए किया जाएगा।
4. डेटा सत्यापन विंडो का विस्तार करने के लिए चयन विंडो में नीचे तीर का चयन करें। अब आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी आपको स्रोत . में दिखाई देगी खेत। ठीक Select चुनें समाप्त करने के लिए।
5. अब, मुख्य शीट पर वापस, आप देखेंगे कि पहली ड्रॉप-डाउन सूची में दूसरी शीट से प्रत्येक हेडर फ़ील्ड शामिल हैं।
अब जब आपकी पहली ड्रॉप-डाउन सूची समाप्त हो गई है, तो आपकी अगली, लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का समय आ गया है।
अपनी पहली ड्रॉप डाउन सूची सेट करें
दूसरे सेल का चयन करें जिसे आप पहली सेल में चयनित के आधार पर सूची आइटम लोड करना चाहते हैं।
डेटा सत्यापन विंडो खोलने के लिए उपरोक्त प्रक्रिया को दोहराएं। सूची Select चुनें अनुमति दें ड्रॉप-डाउन में। स्रोत फ़ील्ड वह है जो पहली ड्रॉप-डाउन सूची में चुनी गई चीज़ों के आधार पर सूची आइटम को खींचती है।
ऐसा करने के लिए, निम्न सूत्र दर्ज करें:
=अप्रत्यक्ष($B$1)
अप्रत्यक्ष कार्य कैसे कार्य करता है?
यह फ़ंक्शन टेक्स्ट स्ट्रिंग से एक मान्य एक्सेल संदर्भ (इस मामले में एक श्रेणी में) देता है। इस मामले में, टेक्स्ट स्ट्रिंग पहले सेल ($B$1) द्वारा पारित श्रेणी का नाम है। तो INDIRECT श्रेणी का नाम लेता है और फिर उस नाम से जुड़ी सही श्रेणी के साथ ड्रॉप-डाउन डेटा सत्यापन प्रदान करता है।
नोट :यदि आप पहले ड्रॉप-डाउन से कोई मान चुने बिना इस दूसरे ड्रॉप-डाउन के लिए डेटा सत्यापन को कॉन्फ़िगर करते हैं, तो आपको एक त्रुटि संदेश दिखाई देगा। आप हां . का चयन कर सकते हैं त्रुटि को अनदेखा करने और जारी रखने के लिए।
अब, अपनी नई एकाधिक, लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियों का परीक्षण करें। कंप्यूटर के किसी एक हिस्से का चयन करने के लिए पहले ड्रॉप-डाउन का उपयोग करें। जब आप दूसरा ड्रॉप-डाउन चुनते हैं, तो आपको उस कंप्यूटर भाग के लिए उपयुक्त सूची आइटम देखना चाहिए। दूसरी शीट के कॉलम में ये भाग प्रकार थे जिन्हें आपने उस भाग के लिए भरा था।
Excel में एकाधिक लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करना
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह आपकी स्प्रैडशीट्स को और अधिक गतिशील बनाने का एक बहुत अच्छा तरीका है। उपयोगकर्ता अन्य सेल में क्या चुनते हैं, इसके जवाब में बाद की ड्रॉप-डाउन सूचियां भरकर, आप अपनी स्प्रैडशीट्स को उपयोगकर्ताओं के लिए और अधिक प्रतिक्रियाशील बना सकते हैं, और डेटा कहीं अधिक उपयोगी हो सकता है।
ऊपर दी गई युक्तियों के साथ खेलें और देखें कि आप अपनी स्प्रैडशीट में किस प्रकार की दिलचस्प लिंक की गई ड्रॉप-डाउन सूचियां बना सकते हैं। नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपनी कुछ दिलचस्प युक्तियां साझा करें।