एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियाँ शक्तिशाली उपकरण हैं। वे आपको उपयोगकर्ताओं को एक ड्रॉप-डाउन तीर प्रदान करने देते हैं, जिसे चुनने पर, उन्हें विकल्पों की एक सूची प्रदान करता है।
यह डेटा-एंट्री त्रुटियों को कम कर सकता है क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को सीधे उत्तर टाइप करने से बचाता है। एक्सेल आपको उन सेल्स की रेंज से ड्रॉप-डाउन सूचियों के लिए आइटम खींचने भी देता है।
हालांकि, यह यहीं नहीं रुकता। ड्रॉप-डाउन सेल्स के लिए डेटा सत्यापन को कॉन्फ़िगर करने के कुछ रचनात्मक तरीकों का उपयोग करके, आप एकाधिक, लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियाँ भी बना सकते हैं, जहां दूसरी सूची में उपलब्ध आइटम पहली सूची में उपयोगकर्ता द्वारा किए गए चयन पर निर्भर करते हैं।
एकाधिक लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियाँ किसके लिए अच्छी हैं?
विचार करें कि अधिकांश ऑनलाइन फॉर्म आपके द्वारा पिछले ड्रॉप-डाउन सूची में दिए गए उत्तर के आधार पर द्वितीयक ड्रॉप-डाउन सूचियों को भरते हैं। इसका मतलब है कि आप अपने एक्सेल डेटा-एंट्री शीट्स को ऑनलाइन फॉर्म जितना उन्नत बना सकते हैं। यह उपयोगकर्ता के उत्तरों के आधार पर खुद को संशोधित करेगा।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपने उपयोगकर्ताओं से कंप्यूटर जानकारी एकत्र करने के लिए एक एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं जिन्हें कंप्यूटर मरम्मत की आवश्यकता है।
एंट्री विकल्प इस तरह दिख सकते हैं:
- कंप्यूटर पार्ट: मॉनिटर, माउस, कीबोर्ड, बेस सिस्टम
- पार्ट प्रकार:
- मॉनिटर: ग्लास, हाउसिंग, पावर कॉर्ड, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स
- माउस: व्हील, LED लाइट, कॉर्ड, बटन, केसिंग
- कीबोर्ड: कीज़, हाउसिंग, मेम्ब्रेन, कॉर्ड, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स
- बेस सिस्टम: केसिंग, बटन, पोर्ट्स, पावर, आंतरिक इलेक्ट्रॉनिक्स, ऑपरेटिंग सिस्टम
आप इस ट्री से देख सकते हैं कि "पार्ट प्रकार" के लिए चयन करने के लिए उपलब्ध जानकारी इस बात पर निर्भर करती है कि उपयोगकर्ता पहली ड्रॉपडाउन सूची में कौन सा कंप्यूटर पार्ट चुनता है।
इस उदाहरण में, आपकी स्प्रेडशीट शुरू में कुछ इस तरह दिख सकती है:
यदि आप एकाधिक, लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियाँ बनाते हैं, तो आप B1 में ड्रॉप-डाउन सूची से चुने गए आइटम का उपयोग B2 में ड्रॉप-डाउन सूची की सामग्री को चलाने के लिए कर सकते हैं।
आइए देखें कि आप इसे कैसे सेट अप कर सकते हैं। साथ ही, नीचे दिए गए उदाहरण के साथ हमारी उदाहरण एक्सेल शीट डाउनलोड करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
अपनी ड्रॉप-डाउन सूची स्रोत शीट बनाएं
इस तरह की चीज़ को सेट अप करने का सबसे साफ तरीका एक्सेल में एक नया टैब बनाना है जहां आप अपने सभी ड्रॉप-डाउन सूची आइटम कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
इन लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियों को सेट अप करने के लिए, एक टेबल बनाएं जहां शीर्ष पर हेडर वे सभी कंप्यूटर पार्ट हैं जिन्हें आप पहली ड्रॉपडाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं। फिर उन सभी आइटम (पार्ट प्रकार) को सूचीबद्ध करें जो उस हेडर के तहत जाने चाहिए।
इसके बाद, आप प्रत्येक रेंज का चयन और नाम देना चाहेंगे ताकि जब आप बाद में डेटा सत्यापन सेट अप कर रहे हों, तो आप सही वाला चुन सकें।
ऐसा करने के लिए, प्रत्येक स्तंभ के तहत सभी आइटम चुनें और उस चयनित रेंज का नाम हेडर के समान रखें। टेबल का नाम देने के लिए, आप बस "A" स्तंभ के ऊपर फील्ड में नाम टाइप करते हैं।
उदाहरण के लिए, सेल A2 से A5 तक चुनें, और उस रेंज को "मॉनिटर" नाम दें।
इस प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक आपके सभी रेंज उचित रूप से नामित न हो जाएं।
यह करने का एक वैकल्पिक तरीका एक्सेल के Create from Selection फीचर का उपयोग करना है। यह आपको मैन्युअल प्रक्रिया की तरह ही सभी रेंज का नाम देने देता है, लेकिन एक क्लिक के साथ।
ऐसा करने के लिए, बस आपके द्वारा बनाई गई दूसरी शीट में सभी रेंज चुनें। फिर मेनू से सूत्र चुनें, और रिबन में चयन से बनाएं चुनें।
एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। सुनिश्चित करें कि केवल शीर्ष पंक्ति चुनी गई है और फिर ओके चुनें।
यह शीर्ष पंक्ति में हेडर मानों का उपयोग करके उनके नीचे प्रत्येक रेंज को नाम देगा।
अपनी पहली ड्रॉप-डाउन सूची सेट अप करें
अब आपके एकाधिक, लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियों को सेट अप करने का समय है। ऐसा करने के लिए:
- पहली शीट पर वापस, पहले लेबल के दाईं ओर खाली सेल चुनें। फिर मेनू से डेटा चुनें, और रिबन में डेटा सत्यापन चुनें।
- खुलने वाली डेटा सत्यापन विंडो में, अनुमति दें के तहत सूची चुनें, और स्रोत के तहत, ऊपर तीर आइकन चुनें। यह आपको सेल्स की उस रेंज को चुनने देगा जिसे आप इस ड्रॉप-डाउन सूची के स्रोत के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
- दूसरी शीट चुनें जहां आपने ड्रॉप-डाउन सूची स्रोत डेटा सेट अप किया था, और फिर केवल हेडर फ़ील्ड चुनें। इनका उपयोग आपके द्वारा चुने गए सेल में प्रारंभिक ड्रॉप-डाउन सूची भरने के लिए किया जाएगा।
- चयन विंडो में नीचे तीर चुनें ताकि डेटा सत्यापन विंडो विस्तारित हो। अब आप स्रोत फील्ड में आपके द्वारा चुनी गई रेंज देखेंगे। समाप्त करने के लिए ओके चुनें।
- अब, मुख्य शीट पर वापस, आप देखेंगे कि पहली ड्रॉप-डाउन सूची में दूसरी शीट के प्रत्येक हेडर फ़ील्ड शामिल हैं।
अब जब आपकी पहली ड्रॉप-डाउन सूची समाप्त हो गई है, तो आपकी अगली, लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का समय है।
अपनी दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची सेट अप करें
दूसरा सेल चुनें जिसे आप पहली सेल में चुने गए के आधार पर सूची आइटम लोड करना चाहते हैं।
ऊपर दी गई प्रक्रिया को दोहराकर डेटा सत्यापन विंडो खोलें। अनुमति ड्रॉप-डाउन में सूची चुनें। स्रोत फील्ड वह है जो पहली ड्रॉप-डाउन सूची में चुने गए के आधार पर सूची आइटम खींचेगा।
ऐसा करने के लिए, निम्न सूत्र दर्ज करें:
=INDIRECT($B$1)
INDIRECT फ़ंक्शन कैसे काम करता है?
यह फ़ंक्शन एक टेक्स्ट स्ट्रिंग से एक वैध एक्सेल संदर्भ (इस मामले में एक रेंज) लौटाता है। इस मामले में, टेक्स्ट स्ट्रिंग पहली सेल ($B$1) द्वारा पारित रेंज का नाम है। इसलिए INDIRECT रेंज का नाम लेता है और फिर ड्रॉप-डाउन डेटा सत्यापन को उस नाम से जुड़ी सही रेंज प्रदान करता है।
नोट: यदि आप पहली ड्रॉप-डाउन से कोई मान चुने बिना इस दूसरी ड्रॉप-डाउन के लिए डेटा सत्यापन कॉन्फ़िगर करते हैं, तो आपको एक त्रुटि संदेश दिखाई देगा। आप त्रुटि को अनदेखा करके जारी रखने के लिए हाँ चुन सकते हैं।
अब, अपने नए एकाधिक, लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियों का परीक्षण करें। पहली ड्रॉप-डाउन का उपयोग करके कंप्यूटर पार्ट में से एक चुनें। जब आप दूसरी ड्रॉप-डाउन चुनते हैं, तो आपको उस कंप्यूटर पार्ट के लिए उपयुक्त सूची आइटम दिखाई देने चाहिए। ये दूसरी शीट पर उस पार्ट के लिए आपके द्वारा भरे गए कॉलम में पार्ट प्रकार थे।
एक्सेल में एकाधिक लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह आपकी स्प्रेडशीट को बहुत अधिक डायनामिक बनाने का एक बहुत अच्छा तरीका है। उपयोगकर्ताओं द्वारा अन्य सेल्स में चुने गए के जवाब में बाद की ड्रॉप-डाउन सूचियों को भरकर, आप अपनी स्प्रेडशीट को उपयोगकर्ताओं के प्रति कहीं अधिक उत्तरदायी बना सकते हैं, और डेटा कहीं अधिक उपयोगी।
उपरोक्त टिप्स के साथ प्रयोग करें और देखें कि आप अपनी स्प्रेडशीट में किस तरह की दिलचस्प लिंक्ड ड्रॉप-डाउन सूचियाँ बना सकते हैं। नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने कुछ दिलचस्प टिप्स साझा करें।
