इस लेख में, मैं चर्चा करूंगा कि आप डेटा सत्यापन . का उपयोग करके एक्सेल डेटा को कैसे फ़िल्टर कर सकते हैं ड्राॅप डाउन लिस्ट। आमतौर पर, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल . में , हम फ़िल्टर . का उपयोग करते हैं विशेष डेटा निकालने का विकल्प। हालांकि, आप डेटा फ़िल्टर करने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग कर सकते हैं। कार्य को करने के लिए, प्रारंभ में, मैं डेटा सत्यापन . का उपयोग करके एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाऊंगा एक्सेल में। बाद में ड्रॉप-डाउन आइटम चयन के आधार पर, मैं संबंधित पंक्तियों को फ़िल्टर कर दूंगा।
आप उस अभ्यास कार्यपुस्तिका को डाउनलोड कर सकते हैं जिसका उपयोग हमने इस लेख को तैयार करने के लिए किया है।
2 फ़िल्टर के साथ एक्सेल डेटा सत्यापन ड्रॉप डाउन सूची लागू करने के उदाहरण
आइए विचार करें, हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें कई फलों का क्षेत्र-वार बिक्री डेटा है। इस लेख में, मैं एक डेटा सत्यापन . बनाऊंगा डेटासेट में उल्लिखित क्षेत्रों की ड्रॉप-डाउन सूची। फिर, मैं फलों की बिक्री के आंकड़े निकालने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करूंगा।
इस विधि में, मैं जोड़ूंगा 3 मास्टर डेटासेट के लिए सहायक कॉलम। बाद में, मैं ड्रॉप-डाउन चयन के आधार पर डेटा तैयार करूंगा। सहायक सूत्र दर्ज करने से पहले, मैं एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाऊंगा जिसमें अद्वितीय क्षेत्र . होंगे . कार्य करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- ड्रॉप-डाउन सूची बनाने से पहले, सभी अद्वितीय क्षेत्रों . को सूचीबद्ध करें नीचे के रूप में।
- फिर, उस सेल पर क्लिक करें जहां आप ड्रॉप-डाउन सूची का पता लगाना चाहते हैं (यहां सेल H5 )।
- एक्सेल रिबन से , डेटा . पर जाएं> डेटा टूल> डेटा सत्यापन> डेटा सत्यापन ।
- परिणामस्वरूप, डेटा सत्यापन संवाद दिखाई देगा। फिर, सेटिंग . पर जाएं टैब में, सूची choose चुनें अनुमति दें . से अनुभाग और स्रोत . निर्दिष्ट करें . उसके बाद ठीक press दबाएं ।
- ठीक दबाने पर , यहां हमें ड्रॉप-डाउन सूची प्राप्त होती है।
- अब, हेल्पर कॉलम पर आएं। पहले हेल्पर कॉलम में नीचे दिया गया फॉर्मूला टाइप करें ( सेल D5 . में) ) ROWS फ़ंक्शन . का उपयोग करके . दबाएं दर्ज करें और फिल हैंडल . का उपयोग करें (+ ) पूरे कॉलम में सूत्र को कॉपी करने के लिए उपकरण।
=ROWS($A5:A$5)
- परिणामस्वरूप, हमें निम्न आउटपुट प्राप्त होगा।
- अगला, निम्न का उपयोग करें IF फ़ंक्शन दूसरे सहायक स्तंभ के लिए सूत्र (सहायक 2 )।
=IF(C5=$H$5,D5,"")
- और तीसरे सहायक स्तंभ के लिए (सहायक 3 ) नीचे दिए गए सूत्र का उपयोग करें।
=IFERROR(SMALL($E$5:$E$14,D5),"")
यहां, छोटा फ़ंक्शन श्रेणी में k-वें सबसे छोटा मान देता है E5:E14 . बाद में, IFERROR फ़ंक्शन छोटा . का परिणाम होने पर खाली लौटता है सूत्र एक त्रुटि है।
- अब, मान लीजिए बाल्टीमोर . के लिए क्षेत्र, मैं सभी संबंधित फलों की बिक्री के आंकड़ों को फ़िल्टर करना चाहता हूं। अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने के लिए, नीचे दिए गए सूत्र को सेल J5 . में टाइप करें और दबाएं दर्ज करें ।
=IFERROR(INDEX($A$5:$C$14,$F5,COLUMNS($J$5:J5)),"")
यहां, इंडेक्स फ़ंक्शन वाह संख्या के आधार पर डेटा खींचता है। फिर COLUMNS फ़ंक्शन $J$5:J5 . श्रेणी में कॉलम नंबर लौटाता है . अंत में, IFERROR यदि परिणाम एक त्रुटि है, तो फ़ंक्शन रिक्त हो जाता है।
- उपरोक्त सूत्र दर्ज करने के बाद, निम्नलिखित परिणाम होगा। हैंडल भरें को खीचें एक पंक्ति में सभी डेटा प्राप्त करने के लिए दाईं ओर।
- फिर, हैंडल भरें को खींचें नीचे के रूप में नीचे और बाल्टीमोर . के लिए अंतिम फल बिक्री डेटा प्राप्त करें क्षेत्र।
- अब, यदि आप फीनिक्स . चुनते हैं ड्रॉप-डाउन सूची से क्षेत्र, फ़ीनिक्स . के अनुरूप पंक्तियाँ नीचे के रूप में फ़िल्टर किया जाएगा।
और पढ़ें: डेटा सत्यापन के लिए एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (8 तरीके)
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अगर आप Excel 365 . में काम कर रहे हैं , आप फ़िल्टर फ़ंक्शन . का उपयोग करके डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं . प्रक्रिया शुरू करने से पहले मैंने Ctrl + T . दबाकर डेटा रेंज को एक्सेल टेबल में बदल दिया है .ऐसा इसलिए है, क्योंकि यदि आप किसी तालिका में नए रिकॉर्ड जोड़ते हैं, तो ड्रॉप-डाउन सूची नए जोड़े गए डेटा के अनुसार अपडेट हो जाती है।
- प्रचालन में आसानी के लिए, मैं नव निर्मित तालिका को एक नाम दूंगा (जैसे, तालिका4 )।
अब मुख्य कार्य करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, हम अद्वितीय फ़ंक्शन का उपयोग करके क्षेत्रों की एक अनूठी सूची बनाएंगे . ऐसा करने के लिए, सेल F5 . में निम्न सूत्र टाइप करें और हिट करें दर्ज करें ।
=SORT(UNIQUE(Table4[Area]))
यहां, मैंने सॉर्ट फ़ंक्शन का उपयोग किया है अद्वितीय . के साथ उपरोक्त क्षेत्र . को क्रमबद्ध करने के लिए कार्य करें डेटा।
- यहां सूत्र दर्ज करने पर हमें जो परिणाम मिला है। उपरोक्त सूत्र क्रमबद्ध अद्वितीय डेटा को एक सरणी (नीले रंग में उल्लिखित) के रूप में लौटाता है।
- अब सेल H5 में ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं . डेटा सत्यापन लाने के लिए नीचे दिए गए पथ का अनुसरण करें डायलॉग बॉक्स:डेटा> डेटा टूल> डेटा सत्यापन> डेटा सत्यापन . उस संवाद से, सूची choose चुनें अनुमति दें . से अनुभाग और नीचे दिए गए सूत्र को स्रोत . में टाइप करें खेत। फिर ठीक press दबाएं ।
=F5#
यहां, # प्रतीक इंगित करता है कि हम सेल F5 . की संपूर्ण सरणी पर विचार कर रहे हैं ड्रॉप-डाउन सूची के स्रोत के रूप में।
- एक बार जब आप ठीक दबाते हैं , नीचे दी गई ड्रॉप-डाउन सूची बनाई जाएगी।
- Now, let’s consider, I want to draw fruit sales data for the Long Beach area. To get the desired result, type the below formula in Cell F11 और Enter press दबाएं ।
=FILTER(Table4,Table4[Area]=H5,"No Data Found")
- Finally, upon entering the FILTER formula, we will get all sales data for the Long Beach area. You can change the area from the drop-down list and thus filter the corresponding rows based on the area selected.
और पढ़ें: Excel Data Validation Based on Another Cell Value
निष्कर्ष
In the above article, I have tried to discuss two methods to filter data using the Data Validation drop-down list in excel elaborately. उम्मीद है, ये तरीके और स्पष्टीकरण आपकी समस्याओं को हल करने के लिए पर्याप्त होंगे। कृपया मुझे बताएं कि क्या आपके कोई प्रश्न हैं।
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