यदि आप एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करने के सबसे आसान तरीकों की तलाश कर रहे हैं, तो यह लेख आपके लिए उपयोगी होगा। डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन सूची बनाने या किसी रेंज में केवल निर्दिष्ट डेटा दर्ज करने के लिए उपयोगी हो सकता है। डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट के उपयोग के बारे में अधिक जानने के लिए, आइए हमारे मुख्य लेख से शुरू करते हैं।
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एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करने के 6 तरीके
यहां, हमारे पास एक कंपनी के कुछ उत्पादों और उनके संबंधित सेल्सपर्सन के नामों के रिकॉर्ड हैं। इस डेटासेट का उपयोग करके, हम एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करने के तरीकों को प्रदर्शित करने का प्रयास करेंगे।
हमने यहां माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 365 संस्करण का उपयोग किया है, आप अपनी सुविधा के अनुसार किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
विधि-1: डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला की मदद से IF स्टेटमेंट का उपयोग करके सशर्त सूची बनाना
सशर्त सूची बनाने के लिए, यहां हमने कर्मचारियों के पूरे नामों को पहला नाम हेडर के तहत व्यवस्थित किया है और कर्मचारियों के पहले नाम के लिए, हमने पूरा नाम हेडर का उपयोग किया है। डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF फंक्शन का उपयोग करके हम दाईं ओर की टेबल में सशर्त सूची बनाएंगे।
चरण:
➤ रेंज E3:E12 चुनें और फिर डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
फिर, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें और ओके पर क्लिक करें।
=IF($E$3=$B$3,$C$3:$C$12,$B$3:$B$12)यहां, $E$3 वह सेल है जहां हम ड्रॉपडाउन सूची से हेडर चुनना चाहते हैं, $B$3 पहले कॉलम का हेडर नाम है। जब ये दोनों मान बराबर होंगे तो IF रेंज $C$3:$C$12 की सूची वापस करेगा, अन्यथा सूची में रेंज $B$3:$B$12 के मान होंगे।
➤ तो, जब हम सेल E3 के ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करते हैं, तो हमें हेडर पहला नाम मिलेगा और उसे चुनें।
➤ सेल E4 की पहले नामों की सूची से पहले नाम चुनें।
इस तरह, हम हेडर पहला नाम के साथ सेल्सपर्सन के पहले नाम प्राप्त कर रहे हैं।
➤ आप सेल E3 में हेडर नाम को पहला नाम से पूरा नाम में बदल सकते हैं।
➤ शेष सेल के लिए सूची से पूरे नाम चुनें।
अंत में, आपको संबंधित हेडर के साथ कर्मचारियों के पूरे नाम मिलेंगे।
और पढ़ें: एक्सेल में टेबल से डेटा वैलिडेशन सूची कैसे बनाएं (3 विधियां)
विधि-2: डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करके निर्भर ड्रॉपडाउन सूची बनाना
इस खंड में, हम एक निर्भर ड्रॉपडाउन सूची बनाएंगे जहां आइटम सूची श्रेणी सूची पर निर्भर करेगी।
चरण:
➤ सेल E5 चुनें, और फिर, डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
उसके बाद, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=$B$3:$C$3यहां, $B$3 हेडर फल है और $C$3 हेडर सब्जियां है।
➤ ओके दबाएं।
➤ सेल E5 के ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करने के बाद, आपको सूची में हेडर नाम मिलेंगे, और सूची से फल चुनें।
अब, हम सेल F5 में आइटम सूची बनाएंगे।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,$C$4:$C$12)जब सेल $E$5 का मान "फल" के बराबर होगा, तो IF रेंज $B$4:$B$12 को सूची के रूप में वापस करेगा अन्यथा सूची में रेंज $C$4:$C$12 होगी।
➤ ओके दबाएं।
अब, सेब जैसे फल आइटम का चयन करने के लिए, सेल F5 की ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें और सूची से इस आइटम को चुनें।
फिर, आपको श्रेणी फल के लिए वांछित आइटम सेब मिलेगा।
➤ आप सूची से श्रेणी को सब्जियां के रूप में भी चुन सकते हैं।
फिर, आपको आइटम सूची में सब्जियों की सूची मिलेगी और यहां से पहला वाला (जो भी आप पसंद करें) पत्तागोभी चुनें।
अंत में, हम संबंधित श्रेणी सब्जियां के लिए आइटम पत्तागोभी प्राप्त कर रहे हैं।
और पढ़ें: एक्सेल में मल्टीपल सिलेक्शन के साथ डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
विधि-3: एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट और नामित रेंज का उपयोग करना
यहां, हम डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF फंक्शन के साथ नामित रेंज का उपयोग करके एक ड्रॉपडाउन सूची बनाएंगे।
हमने फलों की रेंज को फल और सब्जियों की रेंज को सब्जियां नाम दिया है।
चरण:
➤ सेल E5 चुनें, और फिर, डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
इसके बाद, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=$B$3:$C$3यहां, $B$3 हेडर फल है और $C$3 हेडर सब्जियां है।
➤ ओके दबाएं।
➤ अब, सेल E5 के ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करें, आपको सूची में हेडर नाम मिलेंगे, और इस सूची से फल चुनें।
अब, सेल F5 में आइटम सूची बनाने का समय है।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=IF($E$5="Fruits",Fruits,Vegetables)जब सेल $E$5 का मान "फल" के बराबर होगा, तो IF नामित रेंज फल को सूची के रूप में वापस करेगा अन्यथा सूची में नामित रेंज सब्जियां होगी।
➤ ओके दबाएं।
➤ सेल F5 की ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें, और सूची से आइटम सेब चुनें।
फिर, आपको श्रेणी फल के लिए वांछित आइटम सेब मिलेगा।
➤ श्रेणी सब्जियां के लिए सूची से आइटम पत्तागोभी चुनें।
अंततः, हम संबंधित श्रेणी सब्जियां के लिए आइटम पत्तागोभी प्राप्त कर रहे हैं।
और पढ़ें: VBA के साथ एक्सेल में डेटा वैलिडेशन सूची के लिए नामित रेंज का उपयोग कैसे करें
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विधि-4: एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF और INDIRECT फंक्शन का उपयोग करना
यहां, हम डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला बनाने के लिए IF फंक्शन के साथ INDIRECT फंक्शन का उपयोग करेंगे। और हमारे पास फलों की रेंज और सब्जियों की रेंज के लिए क्रमशः फल और सब्जियां नामित रेंज हैं।
चरण:
➤ सेल F5 चुनें, और फिर, डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
उसके बाद, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=IF($E$5="",Fruits,INDIRECT($E$5))जब सेल $E$5 का मान खाली के बराबर होगा, तो IF नामित रेंज फल को सूची के रूप में वापस करेगा अन्यथा INDIRECT($E$5) सेल $E$5 में मान की जांच करेगा और फिर मान को संबंधित नामित रेंज के संदर्भ के रूप में लिंक करेगा।
➤ ओके दबाएं।
➤ यहां, सेल E5 में खाली है, और इस खाली के लिए, हमें सेल F5 की ड्रॉपडाउन सूची में फलों की सूची मिल रही है, और फिर सूची से पहला वाला सेब चुनें।
श्रेणी के रूप में खाली के लिए, हमें आइटम के रूप में फल सेब मिल रहा है।
अब, आप श्रेणी को सब्जियां के रूप में लिख सकते हैं, और फिर आपको सेल F5 में सब्जियों की सूची मिलेगी।
➤ आइटम कॉलम की सब्जी सूची से पत्तागोभी चुनें।
अंततः, हम संबंधित श्रेणी सब्जियां के लिए आइटम पत्तागोभी प्राप्त कर रहे हैं।
और पढ़ें: डेटा वैलिडेशन के लिए एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं (8 तरीके)
विधि-5: डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में नेस्टेड IF फंक्शन का उपयोग करना
यहां, हम डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में कई शर्तों के लिए नेस्टेड IF फंक्शन का उपयोग करने जा रहे हैं फल, सब्जियां, और मछली के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची बनाने के लिए।
चरण:
➤ सेल E5 चुनें, और फिर, डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
फिर, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=$B$3:$C$3यहां, $B$3 हेडर फल है और $C$3 हेडर सब्जियां है।
➤ ओके दबाएं।
➤ अब, सेल E5 के ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करें, आपको सूची में हेडर नाम मिलेंगे, और इस सूची से फल चुनें।
हम अब सेल F5 में आइटम सूची बनाएंगे।
➤ अनुमति बॉक्स में सूची विकल्प चुनें और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,IF($E$5="Vegetables",$C$4:$C$12,$D$4:$D$12))जब सेल $E$5 का मान "फल" के बराबर होगा, तो IF रेंज $B$4:$B$12 को सूची के रूप में वापस करेगा, अन्यथा यह अगले IF फंक्शन पर जाएगा जो "सब्जियां" मान की जांच करेगा।
यदि इस फंक्शन की शर्त पूरी होती है, तो यह रेंज $C$4:$C$12 को सूची के रूप में वापस करेगा अन्यथा $D$4:$D$12 सूची में उपयोग किया जाएगा।
➤ ओके दबाएं।
➤ सेल F5 की ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें, और सूची से आइटम सेब चुनें।
फिर, आपको श्रेणी फल के लिए वांछित आइटम सेब मिलेगा।
➤ श्रेणी सब्जियां के लिए सूची से आइटम पत्तागोभी चुनें।
फिर, आपके पास श्रेणी सब्जियां के लिए आइटम पत्तागोभी होगा।
श्रेणी के रूप में मछली चुनने के लिए आपके पास सेल F5 के आइटम कॉलम में मछलियों की सूची होगी।
➤ सूची से पहला आइटम सैल्मन या कोई अन्य आइटम चुनें।
अंततः, सूची से चयन करने के बाद हम श्रेणी मछली के लिए आइटम सैल्मन प्राप्त कर रहे हैं।
संबंधित सामग्री: एक्सेल में मल्टीपल मानदंडों के लिए कस्टम डेटा वैलिडेशन लागू करें (4 उदाहरण)
विधि-6: तारीखों के लिए डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करना
यहां, हम डिलीवरी तिथि कॉलम की तारीखों के लिए प्रविष्टियों को इस तरह प्रतिबंधित करने का प्रयास करेंगे कि इस कॉलम के सेल केवल आज की तारीख (3/21/2022 म/द/वर्ष प्रारूप में) से पहले की तारीखों को स्वीकार करेंगे, और आज की तारीख से बड़ी तारीखें दर्ज करने के लिए हमें एक त्रुटि संदेश मिलेगा। इस उद्देश्य के लिए, हम TODAY फंक्शन का उपयोग IF फंक्शन के साथ करेंगे।
चरण:
➤ रेंज E4:E12 चुनें, और फिर, डेटा टैब >> डेटा टूल्स समूह >> डेटा वैलिडेशन ड्रॉपडाउन >> डेटा वैलिडेशन विकल्प पर जाएं।
फिर, डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ अनुमति बॉक्स में कस्टम विकल्प चुनें, और स्रोत बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला लिखें
=IF($D$4:$D$12="*",$E$4:$E$12<=TODAY(),$E$4:$E$12="")यदि रेंज $D$4:$D$12 के सेल में कोई टेक्स्ट स्ट्रिंग है तो रेंज $E$4:$E$12 के सेल केवल आज की तारीख से छोटी या बराबर तारीखों की अनुमति देंगे या 3/21/2022।
➤ ओके दबाएं।
हम आज की तारीख से बड़ी तारीखों को छोड़कर बिना किसी समस्या के कोई भी तारीख दर्ज कर सकते हैं जैसा कि हम निम्न आकृति से देख सकते हैं।
लेकिन जब हम 3/28/2022 तारीख दर्ज करने का प्रयास करते हैं जो आज की तारीख से न तो कम है और न ही बराबर,
हमें पहले सेट किए गए डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला के कारण निम्न त्रुटि संदेश मिल रहा है।
तो, हमने डिलीवरी तिथि कॉलम के सेल को आज की तारीख से कम तारीखों से भर दिया है।
संबंधित सामग्री: एक्सेल में रंग के साथ डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें (4 तरीके)
अभ्यास खंड
स्वयं अभ्यास करने के लिए हमने नीचे दिखाए अनुसार अभ्यास नामक शीट में एक अभ्यास खंड प्रदान किया है। कृपया इसे स्वयं करें।
निष्कर्ष
इस लेख में, हमने एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करने के तरीकों को आसानी से कवर करने का प्रयास किया है। आशा है कि आप इसे उपयोगी पाएंगे। यदि आपके पास कोई सुझाव या प्रश्न हैं, तो बेझिझक उन्हें टिप्पणी अनुभाग में साझा करें।
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