यदि आप IF कथन . का उपयोग करने के सबसे आसान तरीकों की तलाश कर रहे हैं डेटा सत्यापन . में एक्सेल में फॉर्मूला, तो आपको यह लेख उपयोगी लगेगा। डेटा सत्यापन ड्रॉपडाउन सूची बनाने या किसी श्रेणी में केवल निर्दिष्ट डेटा दर्ज करने के लिए उपयोगी हो सकता है।
IF कथन के उपयोग के बारे में अधिक जानने के लिए डेटा सत्यापन . में सूत्र, आइए अपना मुख्य लेख शुरू करते हैं।
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एक्सेल में डेटा सत्यापन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करने के 6 तरीके
यहां, हमारे पास कुछ उत्पादों के कुछ रिकॉर्ड हैं और एक कंपनी के उनके संबंधित विक्रेता के नाम हैं। इस डेटासेट का उपयोग करके, हम IF कथन . का उपयोग करने के तरीकों को प्रदर्शित करने का प्रयास करेंगे डेटा सत्यापन . में एक्सेल में फॉर्मूला।
हमने Microsoft Excel 365 . का उपयोग किया है यहां संस्करण, आप अपनी सुविधा के अनुसार किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
विधि-1 :डेटा सत्यापन फॉर्मूला की सहायता से सशर्त सूची बनाने के लिए IF स्टेटमेंट का उपयोग करना
सशर्त सूची बनाने के लिए, यहां हमने प्रथम नाम शीर्षक के अंतर्गत कर्मचारियों के पूरे नाम व्यवस्थित किए हैं और कर्मचारियों के पहले नाम के लिए, हमने पूरा नाम . शीर्ष लेख का उपयोग किया है . IF फ़ंक्शन का उपयोग करना डेटा सत्यापन . में सूत्र हम सशर्त सूची को दाईं ओर की तालिका में बनाएंगे।
कदम :
➤ श्रेणी चुनें E3:E12 और फिर डेटा . पर जाएं टैब>> डेटा उपकरण समूह>> डेटा सत्यापन ड्रॉपडाउन>> डेटा सत्यापन विकल्प।
फिर, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ सूची . चुनें अनुमति दें . में विकल्प बॉक्स में लिखें और निम्न सूत्र को स्रोत . में लिखें बॉक्स में क्लिक करें और ठीक . क्लिक करें ।
=IF($E$3=$B$3,$C$3:$C$12,$B$3:$B$12) यहां, $E$3 वह सेल है जहां हम ड्रॉपडाउन सूची से हेडर का चयन करना चाहते हैं, $B$3 पहले कॉलम का हेडर नाम है। जब ये दोनों मान बराबर होंगे IF श्रेणी की सूची लौटाएगा $C$3:$C$12 , अन्यथा सूची में श्रेणी के मान शामिल होंगे $B$3:$B$12 ।
➤ इसलिए, जब हम सेल E3 . के ड्रॉप-डाउन प्रतीक पर क्लिक करते हैं , हमें हेडर मिलेगा प्रथम नाम और इसे चुना।
➤ सेल के पहले नामों की सूची से पहले नामों का चयन करें E4 ।
इस प्रकार, हमें प्रथम नाम शीर्षलेख के साथ विक्रेता के नामों के पहले नाम मिल रहे हैं ।
➤ आप हेडर का नाम प्रथम नाम . से बदल सकते हैं करने के लिए पूरा नाम सेल में E3 ।
➤ शेष कक्षों के लिए सूची से पूर्ण नामों का चयन करें।
अंत में, आपको संबंधित हेडर के साथ कर्मचारियों का पूरा नाम मिल जाएगा।
और पढ़ें: एक्सेल में तालिका से डेटा सत्यापन सूची कैसे बनाएं (3 तरीके)
विधि-2 :डेटा सत्यापन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट का उपयोग करके एक आश्रित ड्रॉपडाउन सूची बनाना
इस खंड में, हम एक निर्भर ड्रॉपडाउन सूची बनाएंगे जहां आइटम सूची श्रेणी . पर निर्भर होगी सूची।
कदम :
➤ सेल चुनें E5 , और फिर, डेटा . पर जाएं टैब>> डेटा उपकरण समूह>> डेटा सत्यापन ड्रॉपडाउन>> डेटा सत्यापन विकल्प।
उसके बाद, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ सूची . चुनें अनुमति दें . में विकल्प बॉक्स में, और निम्न सूत्र को स्रोत . में लिखें बॉक्स
=$B$3:$C$3 यहां, $B$3 हैडर फल और $C$3 हैडर सब्जियां ।
➤ ठीक➤ दबाएं ।
➤ सेल E5 . के ड्रॉपडाउन सिंबल पर क्लिक करने के बाद , आपको सूची में शीर्षलेख नाम मिलेंगे, और आइए फलों . का चयन करें इस सूची से।
अब, हम सेल F5 . में आइटम्स की सूची बनाएंगे .
➤ सूची . चुनें अनुमति दें . में विकल्प बॉक्स में, और निम्न सूत्र को स्रोत . में लिखें बॉक्स
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,$C$4:$C$12) जब सेल का मान $E$5 “फल” . के बराबर होगा , अगर $B$4:$B$12 . की सीमा लौटाएगा सूची के रूप में अन्यथा सूची में $C$4:$C$12 . श्रेणी शामिल होगी ।
➤ ठीक➤ दबाएं ।
अब, Apple . जैसी किसी फल वस्तु का चयन करने के लिए , सेल की ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करें F5 और सूची से इस आइटम का चयन करें।
फिर, आपको अपनी इच्छित वस्तु Apple . मिल जाएगी फल . श्रेणी के लिए ।
➤ आप श्रेणी . का चयन कर सकते हैं सब्जियों . के रूप में सूची से भी।
फिर, आपको आइटम सूची में सब्जियों की सूची मिलेगी और पहले वाली (कोई भी जिसे आप पसंद करते हैं) का चयन करें गोभी यहाँ से।
अंत में, हमें आइटम गोभी . मिल रहा है संबंधित श्रेणी सब्जियां . के लिए ।
और पढ़ें: एक्सेल में एकाधिक चयन के साथ डेटा सत्यापन ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं
विधि-3 :एक्सेल में डेटा वैलिडेशन फॉर्मूला में IF स्टेटमेंट और नेम्ड रेंज का उपयोग करना
यहां, हम नामित श्रेणियों का उपयोग IF फ़ंक्शन . के साथ करेंगे डेटा सत्यापन . में ड्रॉपडाउन सूची बनाने का सूत्र।
हमने फलों की श्रेणी का नाम फल . रखा है और सब्जियों की श्रेणी सब्जियां . के रूप में ।
कदम :
➤ सेल चुनें E5 , और फिर, डेटा . पर जाएं टैब>> डेटा टूल समूह>> डेटा सत्यापन ड्रॉपडाउन>> डेटा सत्यापन विकल्प।
बाद में, डेटा सत्यापन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box
=$B$3:$C$3 Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables ।
➤ Press OK ।
➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.
Now, it’s time to make the items list in cell F5 .
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box
=IF($E$5="Fruits",Fruits,Vegetables) When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the named range Fruits as a list otherwise the list will contain the named range Vegetables ।
➤ Press OK ।
➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple सूची से।
Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits ।
➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables ।
Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables ।
और पढ़ें: How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel
समान रीडिंग:
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विधि-4 :Using the IF and INDIRECT Functions in Data Validation Formula in Excel
Here, we will be using the INDIRECT function along with the IF function to create a data validation formula. And we have the following named ranges Fruits and Vegetables for the fruits range and vegetables range respectively.
Steps :
➤ Select the cell F5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group>
> Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.
After that, the Data Validation dialog box will appear.
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box
=IF($E$5="",Fruits,INDIRECT($E$5)) When the value of the cell $E$5 will be equal to Blank , IF will return the named range Fruits as a list otherwise INDIRECT($E$5) will check the value in the cell $E$5 and then link the value as a reference to the corresponding named range.
➤ Press OK ।
➤ Here, we have a blank in cell E5 , and for this blank, we are having the list of fruits in the dropdown list of cell F5 , and then select the first one Apple सूची से।
For the blank as a Category , we are having the Item as a fruit Apple ।
Now, you can write down the Category as Vegetables , and then you will get the list of vegetables in cell F5 .|
➤ Select Cabbage from the vegetable list of the Item कॉलम।
Eventually, we are getting the Item Cabbage for the corresponding Category Vegetables ।
और पढ़ें: How to Create Excel Drop Down List for Data Validation (8 Ways)
विधि-5 :Using Nested IF Functions in Data Validation Formula
Here, we are going to use nested IF functions for multiple conditions in a Data Validation formula to create a dropdown list for the Fruits , Vegetables , and Fruits ।
Steps :
➤ Select the cell E5 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group>
> Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.
Then, the Data Validation dialog box will appear.
➤ Select the List option in the Allow box, and write the following formula in the Source box
=$B$3:$C$3 Here, $B$3 is the header Fruits and $C$3 is the header Vegetables ।
➤ Press OK ।
➤ Now, click on the dropdown symbol of cell E5 , you will get the header names on the list, and select Fruits from this list.
We will make the items list in cell F5 अभी व।
➤ Select the List option in the Allow box and write the following formula in the Source box
=IF($E$5="Fruits",$B$4:$B$12,IF($E$5="Vegetables",$C$4:$C$12,$D$4:$D$12))
When the value of the cell $E$5 will be equal to “Fruits” , IF will return the range $B$4:$B$12 as a list, otherwise it will go to the next IF function which will check for the value “Vegetables” .
If the condition of this function is fulfilled, then it will return the range $C$4:$C$12 as a list otherwise $D$4:$D$12 will be used in the list.
➤ Press OK ।
➤ Click on the dropdown list of cell F5 , and select the item Apple सूची से।
Then, you will get your desired item Apple for the category Fruits ।
➤ Select the item Cabbage from the list for the category Vegetables ।
Then, you will have the Item Cabbage for the Category Vegetables ।
For selecting the Category as Fish you will have the list of the fishes in cell F5 of the Item कॉलम।
➤ Select the first Item Salmon from the list or any other item.
Eventually, we are getting the Item Salmon for the Category Fish after selecting from the list.
संबंधित सामग्री: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)
Method-6 :Using IF Statement in Data Validation Formula for Dates
Here, we will try to restrict the entries for the dates of the Delivery Date column in a way that the cells of this column will only accept the dates previous to today’s date (3/21/2022 as m/dd/yyyy format), and for entering dates greater than today’s date we will get an error message. For this purpose, we will be using the TODAY function along with the IF function ।
Steps :
➤ Select the range E4:E12 , and then, go to the Data Tab>> Data Tools Group>
> Data Validation Dropdown>> Data Validation Option.
Then, the Data Validation dialog box will appear.
➤ Select the Custom option in the Allow box, and write the following formula in the Source box
=IF($D$4:$D$12="*",$E$4:$E$12<=TODAY(),$E$4:$E$12="") If the cells of the range $D$4:$D$12 contains any text string then the cells of the range $E$4:$E$12 will only allow the dates smaller than today’s date or 3/21/2022 ।
➤ Press OK ।
We can enter any dates without any problem except for the dates greater than today’s date as we can see from the following figure.
But when we try to enter a date 3/28/2022 which is not either less than or equal to today’s date,
we are having the following error message due to the data validation formula we had set previously.
So, we have filled the cells of the Delivery Date column with dates less than today’s date.
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अभ्यास अनुभाग
For doing practice by yourself we have provided a Practice section like below in a sheet named Practice . कृपया इसे स्वयं करें।
निष्कर्ष
In this article, we tried to cover the ways to use the IF statement in a Data Validation formula in Excel easily. Hope you will find it useful. If you have any suggestions or questions, feel free to share them in the comment section.
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