जब किसी प्रोजेक्ट में कई डेटा चर समायोजित किए जाते हैं, तो उन चर के समय और स्थानिक ग्रिड समान होने चाहिए। जैसे, आपको अन्य लोगों द्वारा दर्ज डेटा को नियंत्रित करना होगा। यहीं Data Validation की आवश्यकता होती है। Microsoft Excel इस काम को सरल बनाता है।
Excel सेल के लिए Data Validation का उपयोग कैसे करें
Excel में डेटा सत्यापन सुविधा एक उपयोगकर्ता को यह नियंत्रित करने देती है कि किसी सेल में क्या दर्ज किया जा सकता है या संभावित गलतियों या त्रुटियों को खत्म करने के लिए स्वीकार्य प्रविष्टियों की एक पूर्वनिर्धारित सूची प्रदान करती है। इसे Excel के 'Data' टैब में रिबन मेनू के तहत परिभाषित नियमों के माध्यम से लागू किया जाता है। प्रक्रिया में शामिल है:
- Data Validation विवरण दर्ज करें
- Input Message अनुकूलित करें
- Error Alert अनुकूलित करें
डेटा सत्यापन के सबसे आम उपयोगों में से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना है।
1] Data Validation विवरण दर्ज करें
Microsoft Excel फ़ाइल खोलें, उन सेल का चयन करें जिन्हें आप सीमित करना चाहते हैं।
रिबन मेनू पर स्थित 'Data' टैब पर जाएं।
'Data Tools' के तहत 'Data Validation' विकल्प चुनें।
जब Data Validation विंडो खुलती है, तो आपको कई नियंत्रण दिखाई देंगे। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल संख्याएं जोड़ी जाएं या एक विशेष टेक्स्ट लंबाई, जैसे फोन नंबर।
हमारे उदाहरण के मामले में, आइए उन समयों के बीच चयन करने के लिए 'Time' चुनें जब हम खुले हैं।
प्रारंभ समय और अंत समय निर्दिष्ट करें।
2] Input Message अनुकूलित करें
अब, 'Input Message' टैब पर स्विच करें।
वह इनपुट संदेश अनुकूलित करें जिसे आप तब प्रकट करना चाहेंगे जब निर्दिष्ट के विरुद्ध कुछ अलग दर्ज किया जाता है।
3] Error Alert अनुकूलित करें
'Error Alert' टैब पर स्विच करें।
वह संदेश दर्ज करें जिसे आप प्रकट करना चाहेंगे या बस डिफ़ॉल्ट रखना चुनें।
अंत में, 'OK' बटन दबाएं।
अब, जब सेल में से किसी एक का चयन किया जाता है, तो हर कोई इनपुट संदेश रिमाइंडर देखेगा जहां समय दर्ज किया जा सकता है।
हालांकि, जब दर्ज किया गया समय सीमा से बाहर होता है, तो एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित होगा।
संक्षेप में, डेटा सत्यापन एक उपयोगकर्ता को यह बताने के लिए एक संदेश प्रदर्शित कर सकता है कि क्या अनुमत है और क्या नहीं!
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