कंडीशनल फॉर्मेटिंग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की एक अनिवार्य विशेषता है जो बेहतर सांख्यिकीय विश्लेषण और डेटा विज़ुअलाइज़ेशन के लिए है। इस सुविधा का उपयोग मुख्य रूप से विभिन्न शर्तों के आधार पर डेटा सेट में सेल्स को हाइलाइट करने के लिए किया जाता है। ये शर्तें विभिन्न प्रकार के फॉर्मेटिंग नियमों के तहत वर्गीकृत हैं। इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल में विभिन्न प्रकार के कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे लागू करें।
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एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के 5 विभिन्न प्रकार
इस लेख में, आप एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच विभिन्न प्रकार देखेंगे। ये प्रकार हैं- सेल हाइलाइट नियम, शीर्ष और निचले नियम, डेटा बार्स, रंग स्केल, और आइकन सेट। इन प्रकारों के तहत कुछ उप-प्रकार हैं। हम सभी प्रकारों और उनके उपयोगों को उनके संबंधित खंडों में समझाएंगे।
हमारी आगे की प्रक्रिया को समझाने के लिए, हम निम्न डेटा सेट का उपयोग करेंगे। यहां कॉलम B में कुछ यादृच्छिक तिथियां हैं, कॉलम C में कुछ यादृच्छिक नाम हैं, और कॉलम D में उस विशेष दिन अर्जित लाभ है। हम शर्त मानदंड के आधार पर डेटा सेट पर सभी फॉर्मेटिंग शर्तों को लागू करेंगे।
1. सेल हाइलाइट नियम
एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच प्रकारों में पहला प्रकार सेल हाइलाइट नियम है। इस प्रकार के तहत, हम कुछ विशिष्ट शर्तें देंगे, और सेल्स की प्रस्तुति इन शर्तों पर बदल जाएगी।
1.1 सेल मान विशेष मान से अधिक है
यहां हम अधिक शर्त के आधार पर सेल्स को फॉर्मेट करेंगे। हम एक विशेष मान सेट करेंगे और देखेंगे कि कितने सेल मान उस मान से अधिक हैं। ऐसा करने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, रिबन के होम टैब से, कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, पिछले कमांड को चुनने के बाद, आपको सभी मुख्य प्रकार के कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ एक ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा।
- फिर, दूसरी ड्रॉपडाउन देखने के लिए सेल हाइलाइट नियम चुनें।
- वहां से, अधिक चुनें।
चरण 3:
- तीसरे, आप अधिक डायलॉग बॉक्स देखेंगे।
- फिर, तुलना के लिए एक मान सेट करें।
- हमारे उदाहरण में, हम 250 से अधिक मान वाले सेल्स को हाइलाइट करेंगे।
- मानदंड सेट करने के बाद अधिक मान वाले सेल्स हाइलाइट हो जाएंगे।
- डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए ओके दबाएं।
चरण 4:
- चौथे, इस प्रक्रिया का अंतिम परिणाम निम्न छवि जैसा दिखेगा।
1.2 सेल मान विशेष मान से कम है
यह खंड पिछले का विपरीत विषय है। यहां, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जिनके मान एक विशेष मान से कम हैं। अधिक जानने के लिए निम्न चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- सबसे पहले, सेल रेंज चुनने के बाद, सेल हाइलाइट नियम के दूसरे विकल्प कम पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, कम डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, हम तुलना के लिए एक मान तय करेंगे।
- यहां, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जिनके मान 300 से कम हैं।
- हाइलाइट करने के बाद, बॉक्स बंद करने के लिए ओके दबाएं।
1.3 दो मानों के बीच सेल मान
हमारा तीसरा हाइलाइट मानदंड दो दिए गए मानों के बीच आने वाले सेल मान होंगे। आप उन्हें कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्न चरणों में दिया गया है।
चरण 1:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनने के बाद सेल हाइलाइट नियम से बीच शर्त पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, डायलॉग बॉक्स में दो मानों का सेट करें, उन मानों के बीच हाइलाइट होने वाले सेल्स दिखाने के लिए।
- हमारे उदाहरण में, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जो 200 और 600 के बीच हैं।
- अंत में, डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए ओके दबाएं।
1.4 सेल मान विशेष मान के बराबर है
इस खंड का लक्ष्य उन विशेष सेल्स को हाइलाइट करना है जो एक विशेष मान के बराबर हैं। इस प्रक्रिया के चरण निम्न हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनें और सेल हाइलाइट नियम से बराबर चुनें।
चरण 2:
- फिर, डायलॉग बॉक्स में, डेटा सेट में सटीक मिलान देखने के लिए एक मान सेट करें।
- यहां, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जो 350 के बराबर हैं।
1.5 विशेष टेक्स्ट वाले सेल
हमारी सभी पहले की शर्तें संख्याओं या मानों पर आधारित हैं। लेकिन इस खंड में, हम दिखाएंगे कि कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके विशेष टेक्स्ट कैसे ढूंढें। इसके बारे में अधिक जानने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- सबसे पहले, सेल रेंज C5:C12 चुनें।
- फिर, सेल हाइलाइट नियम ड्रॉपडाउन से टेक्स्ट जिसमें है चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, टेक्स्ट जिसमें है एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, टाइप बॉक्स में, डेटा सेट से कोई भी टेक्स्ट टाइप करें।
- टाइप करने के बाद, टेक्स्ट डेटा सेट में हाइलाइट हो जाएगा।
- अंत में, बॉक्स बंद करने के लिए ओके दबाएं।
1.6 विशेष तिथियों वाले सेल
इस खंड में, हम डेटा सेट में तिथियों के संबंध में कुछ लागू करेंगे। आप अपने डेटा सेट में विशेष तिथियों को कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्न चरणों में दिया गया है।
चरण 1:
- सबसे पहले, तिथियों वाली सेल रेंज चुनें, जो B5:B12 है।
- फिर, सेल हाइलाइट नियम ड्रॉपडाउन से, एक तिथि घटित होना चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, डायलॉग बॉक्स में, पिछले महीने की तिथियों वाले सेल्स को हाइलाइट करने के लिए नियम सेट करें।
- परिणामस्वरूप, सेल रेंज B5:B12 में केवल पिछले महीने की तिथियां हाइलाइट होंगी।
1.7 डुप्लिकेट सेल मान
सेल हाइलाइट नियम की अंतिम शर्त डेटा सेट से डुप्लिकेट मान ढूंढने से संबंधित है। यदि आप डुप्लिकेट मान हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, वह सेल रेंज चुनें जहां आप शर्त लगाना चाहते हैं।
- फिर, ड्रॉपडाउन से डुप्लिकेट मान चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, कमांड चुनने के बाद, सेल से डुप्लिकेट मान स्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएंगे।
और पढ़ें: एक्सेल हाइलाइट सेल यदि मान दूसरे सेल से अधिक है (6 तरीके)
2. शीर्ष और निचले नियम
शीर्ष और निचले नियम एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का दूसरा प्रकार है। यदि आप अपने डेटा सेट से उच्चतम या निम्नतम मान हाइलाइट करना चाहते हैं या डेटा के शीर्ष या निचले प्रतिशत का पता लगाना चाहते हैं, तो यह प्रकार ऐसा करने के लिए सबसे अच्छा विकल्प है।
2.1 डेटा सेट से शीर्ष मान
कभी-कभी, उपयोगकर्ता विश्लेषण के लिए अपने दिए गए डेटा में शीर्षतम मान दिखाना चाहते हैं। इस प्रक्रिया के नीचे दिए गए चरण बताते हैं कि आप इस शर्त को कैसे लागू कर सकते हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए निम्न डेटा सेट लें।
चरण 2:
- दूसरे, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, होम टैब में, कंडीशनल फॉर्मेटिंग का दूसरा प्रकार चुनें जो शीर्ष/निचले नियम है।
- नियमों से, शीर्ष 10 आइटम चुनें।
चरण 3:
- दूसरे, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें आप शीर्ष मानों की संख्या मैन्युअली दर्ज कर सकते हैं।
- चूंकि हमारे डेटा सेट में 10 से कम आइटम हैं, हम डेटा सेट में शीर्ष 5 मानों को हाइलाइट करेंगे।
- अंत में, यह शर्त हमारे डेटा सेट से शीर्ष 5 मानों को हाइलाइट करेगी।
2.2 डेटा सेट से शीर्ष 10% मान
यदि आप अपने डेटा सेट से शीर्ष 10 प्रतिशत से संबंधित कितने मान हैं, उन्हें हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आप इस शर्त को लागू कर सकते हैं। विस्तृत प्रक्रिया के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- शुरुआत में, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, शीर्ष/निचले नियम से शीर्ष 10% चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, हाइलाइट शर्त सेट करें ताकि वे सेल्स दिखें जो कुल मान के शीर्ष 10% में आते हैं।
- फिर, यह सेल D5 दिखाएगा जो $500 है, जो दी गई शर्त को पूरा करता है।
2.3 डेटा सेट से निचले मान
इस प्रकार के तीसरे मानदंड के लिए, हम डेटा सेट के निचले मानों को हाइलाइट करेंगे। स्पष्ट दृश्य के लिए निम्न चरणों को देखें।
चरण 1:
- सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए डेटा रेंज चुनें।
- फिर, ड्रॉपडाउन से निचले 10 आइटम चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, दिखाए जाने वाले निचले मानों की संख्या तय करें।
- फिर, डेटा सेट में हाइलाइट सेल्स निचले 5 मानों को दर्शाएंगे।
2.4 डेटा सेट से निचले 10% मान
खंड 2.2 में, आपने दिए गए डेटा सेट पर शीर्ष 10% मान शर्त का उपयोग देखा है। यहां, हम इस शर्त का विपरीत दिखाएंगे। इसके बारे में अधिक जानने के लिए निम्न चरणों को देखें।
चरण 1:
- शुरुआत में, वह डेटा सेट चुनें जहां आप शर्त लागू करना चाहते हैं।
- फिर, शीर्ष/निचले नियम ड्रॉपडाउन पर जाएं और निचले 10% चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, टाइप बॉक्स में वांछित प्रतिशत डालें।
- उसके बाद, दिए गए मानदंड से मेल खाने वाला मान डेटा सेट में हाइलाइट हो जाएगा।
- यहां, $100 पूरे डेटा सेट के निचले 10% के मानदंड से मेल खाता है।
2.5 डेटा सेट के औसत से ऊपर के मान
आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग में कुल सेल मान के औसत के आधार पर सेल मानों को हाइलाइट भी कर सकते हैं। डेटा सेट के औसत से ऊपर के मानों को हाइलाइट करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण 1:
- शुरुआत में, वांछित सेल रेंज चुनने के बाद, शीर्ष/निचले नियम ड्रॉपडाउन से औसत से ऊपर शर्त पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, शर्त लागू करने के बाद, वांछित मान स्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएंगे।
2.6 डेटा सेट के औसत से नीचे के मान
अब, हम डेटा सेट के औसत से नीचे के मान ढूंढेंगे, जो शीर्ष/निचले नियम की अंतिम शर्त है। बेहतर समझ के लिए निम्न चरणों को देखें।
चरण 1:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनने के बाद, ड्रॉपडाउन से औसत से नीचे कमांड पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, लागू शर्त के तहत आने वाला डेटा डेटा सेट से हाइलाइट होगा।
और पढ़ें: एक्सेल कंडीशनल फॉर्मेटिंग फॉर्मूला
3. डेटा बार्स
यह एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच प्रकारों में तीसरा है। यदि आप अपने डेटा सेट में संख्यात्मक मानों की तुलना करना चाहते हैं, तो यह शर्त एक आदर्श विकल्प होगी। सेल मानों के आधार पर, यह शर्त बार्स बनाएगी जो सकारात्मक और नकारात्मक दोनों मानों को चित्रित करेगी। आप विस्तृत चरण निम्न में पा सकते हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, इस शर्त को लागू करने के लिए, हम निम्न डेटा सेट का उपयोग करेंगे।
- यहां, लाभ कॉलम में, हमने बेहतर प्रस्तुति के लिए कुछ नकारात्मक मान लिए हैं।
चरण 2:
- दूसरे, कंडीशनल फॉर्मेटिंग ड्रॉपडाउन से, डेटा बार्स चुनें।
- फिर, आप इस शर्त के लिए कई पूर्व-मौजूदा डिज़ाइन देखेंगे।
- उसके बाद, अपनी पसंद के अनुसार उनमें से किसी को चुनें।
चरण 3:
- तीसरे, चयनित डेटा रेंज निम्न छवि जैसी दिखेगी।
- यहां, सकारात्मक मान हरे रंग में हाइलाइट होंगे और नकारात्मक मान लाल रंग में प्रदर्शित होंगे।
और पढ़ें: कई शर्तों के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे करें (8 तरीके)
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4. रंग स्केल
कंडीशनल फॉर्मेटिंग का चौथा प्रकार रंग स्केल है। यह डेटा सेट में डेटा के वितरण को प्रदर्शित करता है। आप स्केल पर दो रंग या तीन रंग मिला सकते हैं। शीर्ष रंग अधिक मान दर्शाएगा, मध्य स्केल औसत मान दर्शाएगा, और निचला रंग स्केल डेटा सेट में निम्न मान दर्शाएगा। प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए, निम्न चरणों से गुजरें।
चरण 1:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनें और कंडीशनल फॉर्मेटिंग से रंग स्केल ड्रॉपडाउन पर जाएं।
चरण 2:
- दूसरे, रंग स्केल ड्रॉपडाउन से, अधिक नियम चुनें।
चरण 3:
- तीसरे, डायलॉग बॉक्स में, 3-रंग स्केल को फॉर्मेट शैली के रूप में चुनें।
- फिर, प्रकार बॉक्स में, न्यूनतम के रूप में सबसे कम मान और अधिकतम के रूप में सबसे अधिक मान चुनें।
- यहां, निम्न मानों में लाल रंग स्केल होगा, मध्य मानों में हरा रंग स्केल होगा और अंत में, उच्च मानों में हरा रंग स्केल होगा।
- अंत में, ओके दबाएं।
चरण 4:
- अंत में, सभी शर्तें सेट करने के बाद, आपका डेटा सेट निम्न तस्वीर जैसा दिखेगा।
और पढ़ें: मान के आधार पर टेक्स्ट रंग बदलने के लिए एक्सेल फॉर्मूला (+ बोनस तरीके)
5. आइकन सेट
कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच प्रकारों में अंतिम प्रकार आइकन सेट है। यह प्रकार भी पिछले दो उदाहरणों की तरह काम करता है। यह चयनित सेल रेंज में उनके सेल मानों के आधार पर आइकन लागू करता है। इस लेख की अंतिम प्रक्रिया के चरण नीचे दिए गए हैं।
चरण 1:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनने के बाद कंडीशनल फॉर्मेटिंग ड्रॉपडाउन से आइकन सेट कमांड चुनें।
- यहां, आप आइकन सेट के कई डिज़ाइन देखेंगे।
- नतीजतन, लागू करने के लिए किसी भी डिज़ाइन को चुनें।
चरण 2:
- दूसरे, पसंदीदा आइकन लागू करने के बाद डेटा सेट निम्न तस्वीर जैसा दिखेगा।
- यहां, लाल आइकन निम्न मान दर्शाते हैं, पीले आइकन मध्य मान दर्शाते हैं, और हरे आइकन डेटा सेट के उच्च मान दर्शाते हैं।
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निष्कर्ष
इस लेख का अंत यहीं होता है। हम आशा करते हैं कि आपको यह लेख उपयोगी लगा होगा। उपरोक्त विवरण पढ़ने के बाद, आप उपरोक्त विवरण पढ़कर एक्सेल में विभिन्न प्रकार के कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने में सक्षम होंगे। कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में कोई और प्रश्न या सिफारिशें हमारे साथ साझा करें।
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