Excel में विभिन्न प्रकार के सशर्त स्वरूपण कैसे लागू करें

सशर्त स्वरूपण Microsoft Excel की एक उपयोग की जाने वाली विशेषता है बेहतर सांख्यिकीय विश्लेषण और डेटा के विज़ुअलाइज़ेशन के लिए। यह सुविधा मुख्य रूप से विभिन्न स्थितियों के आधार पर डेटा सेट में कोशिकाओं को हाइलाइट करने के लिए उपयोग की जाती है। इन शर्तों को विभिन्न प्रकार के स्वरूपण नियमों के अंतर्गत वर्गीकृत किया गया है। इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल में विभिन्न प्रकार के सशर्त स्वरूपण कैसे लागू करें।

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एक्सेल में 5 विभिन्न प्रकार के सशर्त स्वरूपण

इस लेख में, आप एक्सेल में पांच विभिन्न प्रकार के सशर्त स्वरूपण देखेंगे। ये प्रकार हैं- हाइलाइट सेल नियम , ऊपर और नीचे के नियम , डेटा बार , रंग पैमाने , और आइकन सेट . इन प्रकारों के अंतर्गत कुछ उप-प्रकार होते हैं। हम सभी प्रकारों और उनके उपयोगों को उनके संबंधित अनुभागों में समझाएंगे।

अपनी आगे की प्रक्रिया को समझाने के लिए, हम निम्नलिखित डेटा सेट का उपयोग करेंगे। यहां कॉलम में B , हमारे पास कुछ यादृच्छिक तिथियां हैं, कॉलम C . में , कुछ यादृच्छिक नाम, और कॉलम D उस विशेष दिन पर अर्जित लाभ शामिल है। हम शर्त मानदंड के आधार पर सभी स्वरूपण शर्तों को डेटा सेट पर लागू करेंगे।

Excel में पांच प्रकार के सशर्त स्वरूपण का पहला प्रकार है हाइलाइट सेल नियम . इस प्रकार के तहत, हम कुछ विशिष्ट शर्तें देंगे, और इन शर्तों पर कोशिकाओं की प्रस्तुति बदल जाएगी।

1.1 सेल मूल्य विशेष मूल्य से अधिक है

यहां हम स्थिति से अधिक के आधार पर कक्षों को प्रारूपित करेंगे। हम एक विशेष मान सेट करेंगे और देखेंगे कि कितने सेल मान उस मान से अधिक हैं। ऐसा करने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• सबसे पहले, सेल श्रेणी चुनें D5:D12 ।
• फिर, होम . से रिबन के टैब में, सशर्त स्वरूपण चुनें ।

चरण 2:

• दूसरा, पिछली कमांड चुनने के बाद, आप सभी मुख्य प्रकार के सशर्त स्वरूपण के साथ एक ड्रॉप-डाउन देखेंगे। इसमें।
• फिर, हाइलाइट सेल नियम चुनें दूसरा ड्रॉपडाउन देखने के लिए।
• वहां से, इससे बड़ा चुनें ।

चरण 3:

• तीसरा, आप इससे भी बड़ा देखेंगे डायलॉग बॉक्स।
• फिर, तुलना के लिए एक मान सेट करें।
• हमारे उदाहरण में, हम 250 . से अधिक मान वाले सेल को हाइलाइट करेंगे ।
• फिर, मानदंड निर्धारित करने के बाद अधिक मान वाले कक्षों को हाइलाइट किया जाएगा।
• फिर ठीकदबाएं डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए।

चरण 4:

• चौथा, इस प्रक्रिया का अंतिम परिणाम निम्न छवि जैसा दिखेगा।

1.2 सेल मान विशेष मान से कम है

यह खंड पिछले वाले का उल्टा विषय है। यहां, हम उन कक्षों को हाइलाइट करेंगे जिनका मान किसी विशेष मान से कम है। अधिक जानने के लिए निम्न चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• सबसे पहले, सेल रेंज का चयन करने के बाद, दूसरे विकल्प पर जाएं सेल नियमों को हाइलाइट करें यानी इससे कम ।

चरण 2:

• दूसरा, इससे कम डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, हम तुलना के लिए एक मान तय करेंगे।
• यहां, हम उन कक्षों को हाइलाइट करेंगे जिनका मान 300 . से कम है ।
• हाइलाइट करने के बाद, ठीकदबाएं बॉक्स को बंद करने के लिए।

1.3 दो मानों के बीच सेल मान

हमारा तीसरा हाइलाइटिंग मानदंड सेल मान होगा जो दो दिए गए मानों के बीच आता है। आप उन्हें कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्नलिखित चरणों में दिया गया है।

चरण 1:

• सबसे पहले, बीच में . पर जाएं हाइलाइट सेल नियम . से शर्त सेल श्रेणी का चयन करने के बाद D5:D12 ।

चरण 2:

• दूसरा, दो मानों के डायलॉग बॉक्स सेट में, हाइलाइट किए गए सेल दिखाने के लिए जो उन मानों के बीच होंगे।
• हमारे उदाहरण में, हम 200 . के बीच के सेल को हाइलाइट करेंगे और 600 ।
• अंत में, ठीकदबाएं डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए।

1.4 सेल मान विशेष मान के बराबर है

इस अनुभाग का लक्ष्य कुछ ऐसे कक्षों को हाइलाइट करना है जो किसी विशेष मान के बराबर हैं। इस प्रक्रिया के चरण इस प्रकार हैं।

चरण 1:

• सबसे पहले, सेल श्रेणी चुनें D5:D12 और इसके बराबर चुनें हाइलाइट सेल नियम . से ।

चरण 2:

• फिर, संवाद बॉक्स में, डेटा सेट में सटीक मिलान देखने के लिए एक मान सेट करें।
• यहां, हम उन कक्षों को हाइलाइट करेंगे जो 350 . के बराबर हैं ।

1.5 विशेष टेक्स्ट वाला सेल

हमारी सभी पहले की शर्तें संख्याओं या मूल्यों पर आधारित हैं। लेकिन इस खंड में, हम दिखाएंगे कि सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके किसी विशेष पाठ को कैसे खोजा जाए। इसके बारे में अधिक जानने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• सबसे पहले, सेल श्रेणी चुनें C5:C12 ।
• फिर, उस टेक्स्ट को चुनें जिसमें शामिल है हाइलाइट सेल नियम . से ड्रॉपडाउन.

चरण 2:

• दूसरा, पाठ जिसमें शामिल है एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
• फिर, टाइप बॉक्स में, डेटा सेट से कोई भी टेक्स्ट टाइप करें।
• लिखने के बाद, डेटा सेट में टेक्स्ट हाइलाइट हो जाएगा।
• अंत में, ठीक दबाएं बॉक्स को बंद करने के लिए।

1.6 विशेष तिथियों वाले सेल

इस खंड में, हम डेटा सेट में कुछ संबंधित तिथियों को लागू करेंगे। आप अपने डेटा सेट में विशेष तिथियों को कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्न चरणों में दिया गया है।

चरण 1:

• सबसे पहले, दिनांक वाली सेल श्रेणी चुनें, जो B5:B12 है ।
• फिर, हाइलाइट सेल नियमों से ड्रॉपडाउन, आने वाली तिथि choose चुनें ।

चरण 2:

• दूसरा, डायलॉग बॉक्स में, उन सेल को हाइलाइट करने के लिए नियम सेट करें जिनमें पिछले महीने की तारीखें हों।
• परिणामस्वरूप, सेल श्रेणी में B5:B12 , केवल पिछले महीने की तारीखों को हाइलाइट किया जाएगा।

1.7 डुप्लिकेट सेल मान

हाइलाइट सेल नियम की अंतिम शर्त डेटा सेट से डुप्लिकेट मान खोजने से संबंधित है। यदि आप डुप्लिकेट मानों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।

चरण 1:

• सबसे पहले, उस सेल श्रेणी का चयन करें जहां आप शर्त रखना चाहते हैं।
• फिर, डुप्लिकेट मान चुनें ड्रॉपडाउन से।

चरण 2:

• दूसरा, कमांड का चयन करने के बाद, सेल से डुप्लिकेट मान अपने आप हाइलाइट हो जाएंगे।

और पढ़ें: एक्सेल हाइलाइट सेल यदि किसी अन्य सेल से अधिक है (6 तरीके)

ऊपर और नीचे के नियम दूसरे प्रकार के हैं सशर्त स्वरूपण एक्सेल में। यदि आप अपने डेटा सेट से उच्चतम या निम्नतम मान को हाइलाइट करना चाहते हैं या डेटा के शीर्ष या निचले प्रतिशत का पता लगाना चाहते हैं, तो ऐसा करने के लिए यह प्रकार सबसे अच्छा विकल्प है।

2.1 डेटा सेट से शीर्ष मान

कभी-कभी, उपयोगकर्ता विश्लेषण के लिए अपने दिए गए डेटा में सर्वोच्च मान दिखाना चाहते हैं। इस प्रक्रिया के नीचे दिए गए चरण बताते हैं कि आप इस शर्त को कैसे लागू कर सकते हैं।

चरण 1:

• सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए निम्नलिखित डेटा सेट लें।

चरण 2:

• Secondly, select the cell range D5:D12 ।
• Then, in the Home tab, choose the second type of Conditional Formatting which is Top/Bottom Rules ।
• From the rules, select Top 10 Items ।

चरण 3:

• Secondly, a dialog box will appear in which you can manually input the number of top values.
• As our data set contains fewer than 10 items, we will highlight the top 5 डेटा सेट में मान।
• Finally, this condition will highlight the top 5 values from our data set.

2.2 Top 10% Values from Data Set

If you want to highlight how many values from your data set belong to the top 10 percent of the whole data set, then you can apply this condition. विस्तृत प्रक्रिया के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• In the beginning, select the cell range D5:D12 ।
• Then, choose Top 10% from the Top/Bottom Rules ।

चरण 2:

• Secondly, set the highlight condition to see cells that fall in the top 10% of the total value.
• Then, it will show cell D5 that is $500 , which fulfills the given condition.

2.3 Bottom Values from Data Set

For the third criterion of this type, we will highlight the bottommost values of a data set. अब, स्पष्ट दृश्य प्राप्त करने के लिए निम्न चरणों को देखें।

चरण 1:

• सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए डेटा श्रेणी का चयन करें।
• Then, choose the Bottom 10 Items ड्रॉपडाउन से।

चरण 2:

• Secondly, fixed the number of bottom values to be shown.
• Then, the highlighted cells in the data set will represent the bottom 5 values.

2.4 Bottom 10% Values from Data Set

In section 2.2 , you have seen the use of the Top 10% Value किसी दिए गए डेटा सेट पर स्थिति। यहां, हम इस स्थिति का उल्टा दिखाएंगे। इसके बारे में अधिक जानने के लिए निम्न चरणों को देखें।

चरण 1:

• शुरुआत में, उस डेटा सेट का चयन करें जहां आप शर्त लागू करना चाहते हैं।
• Then, go to the Top/Bottom Rules dropdown and choose Bottom 10% ।

चरण 2:

• Secondly, insert the desired percentage in the type box.
• After that, the value that matches the given criteria will be highlighted in the data set.
• Here, $100 matches the criteria for the bottom 10% संपूर्ण डेटा सेट का।

2.5 Above Average Values of Data Set

You can also highlight cell values based on the average of the total cell value in conditional formatting. डेटा सेट के ऊपर-औसत मानों को हाइलाइट करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• In the beginning, after selecting the desired cell range, go to the Above Average condition from the Top/Bottom Rules ड्रॉपडाउन.

चरण 2:

• दूसरा, शर्त लागू करने के बाद, वांछित मान स्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएंगे।

2.6 Below Average Values of Data Set

Now, we will find the below-average values of a data set, which is the last condition of the Top/Bottom Rules . बेहतर समझ के लिए, निम्न चरणों को देखें।

चरण 1:

• First of all, after selecting the required data range, go to the Below Average ड्रॉपडाउन से कमांड करें।

चरण 2:

• Secondly, the data that fall under the applied condition will be highlighted from the data set.

और पढ़ें: Excel Conditional Formatting Formula

This is the third of the five types of conditional formatting in Excel. यदि आप अपने डेटा सेट में संख्यात्मक मानों की तुलना करना चाहते हैं, तो यह स्थिति एक आदर्श विकल्प होगी। सेल मानों के आधार पर, यह स्थिति बार बनाएगी जो सकारात्मक और नकारात्मक दोनों मानों को चित्रित करेगी। आप निम्नलिखित में विस्तृत चरण पा सकते हैं।

चरण 1:

• First of all, to apply this condition, we will use the following data set.
• Here, in the profit column, we have taken some negative values for a better presentation.

चरण 2:

• Secondly, from the Conditional Formatting dropdown, select Data Bars ।
• Then, you will see many preexisting designs for this condition.
• After that, choose any of them as per your choice.

चरण 3:

• Thirdly, the selected data range will look like the following image.
• Here, the positive values will be highlighted in green and the negative values will be displayed in red.

और पढ़ें: How to Do Conditional Formatting for Multiple Conditions (8 Ways)

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• सशर्त स्वरूपण के साथ एक्सेल अल्टरनेटिंग रो कलर [वीडियो]
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The fourth of the five types of conditional formatting is Color Scales . यह डेटा सेट में डेटा के निपटान को प्रदर्शित करता है। आप पैमाने पर दो रंग या तीन रंग मिला सकते हैं। The topmost color will represent the greater values , the middle scale will represent the average values, and the bottom color scale will represent the lower values in a data set. प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

चरण 1:

• First of all, select the required data range and go to the Color Scales dropdown from Conditional Formatting ।

चरण 2:

• Secondly, from the Color Scales dropdown, select More Rules ।

चरण 3:

• Thirdly, in the dialog box, choose 3-Color Scale as the Format Style ।
• Then, in the Type box, select Lowest Value as Minimum and Highest Value as Maximum ।
• Here, the lower values will have the red color scale, the middle values will have the green color scale and finally, the higher values will have the green color scale.
• Lastly, press OK ।

चरण 4:

• Finally, after setting all the conditions, your data set will look like the following picture.

और पढ़ें: Excel Formula to Change Text Color Based on Value (+ Bonus Methods)

5. चिह्न सेट

The last type of the five types of conditional formatting is the Icon Sets . यह प्रकार भी पिछले दो उदाहरणों की तरह काम करता है। यह स्थिति चयनित सेल श्रेणी में उनके सेल मानों के आधार पर आइकन लागू करती है। इस लेख की अंतिम प्रक्रिया के चरण नीचे दिए गए हैं।

चरण 1:

• First of all, select the Icon Sets command from the Conditional Formatting आवश्यक डेटा श्रेणी चुनने के बाद ड्रॉपडाउन।
• Here, you will see many designs of Icon Sets ।
• Consequently, choose any of the designs to apply.

चरण 2:

• दूसरा, पसंदीदा आइकन लागू करने के बाद डेटा सेट निम्न चित्र जैसा दिखेगा।
• Here, the red icons represent the lower values, the yellow icons represent the middle values, and the green icons represent the higher values of the data set.

और पढ़ें: Excel Conditional Formatting Text Color (3 Easy Ways)

निष्कर्ष

That’s the end of this article. We hope you find this article helpful. After reading the above description, you will be able to apply different types of conditional formatting in Excel by reading the above description. Please share any further queries or recommendations with us in the comments section below.

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