इस लेख में, हम एक दिलचस्प विषय से परिचित होंगे जो एक्सेल में किसी अन्य टेक्स्ट सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग है। कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) आपकी वर्कशीट में डेटा को हाइलाइट करना आसान बनाता है। इस लेख में, हम 4 आसान तरीकों से देखेंगे कि एक्सेल में किसी अन्य टेक्स्ट सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे लागू करें।
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किसी अन्य टेक्स्ट सेल के आधार पर एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के 4 आसान तरीके
प्रक्रिया का वर्णन करने के लिए, हमने यहां एक डेटासेट तैयार किया है। डेटासेट 7 छात्रों के वार्षिक ट्रांसक्रिप्ट (Annual Transcript) की जानकारी उनके नाम (Names), प्राप्त अंक (Obtained Marks) और स्थिति (Status) के साथ दिखाता है।
इसके बाद, हमने शर्त पास (Pass) को सेल C13 में डाला।
अब, नीचे दी गई विधियों का पालन करके इस शर्त के आधार पर डेटासेट को हाइलाइट करें।
1. किसी अन्य टेक्स्ट सेल के आधार पर फॉर्मूला के साथ कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करें
इस पहली प्रक्रिया में, हम कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने और आवश्यक टेक्स्ट खोजने के लिए SEARCH फंक्शन का उपयोग करेंगे। आइए नीचे दिए गए चरण देखें:
- सबसे पहले, सेल रेंज B4:D11 चुनें जहां आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं।
- अब, होम (Home) टैब पर जाएं और कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) चुनें।
- इस ड्रॉप-डाउन के तहत, नया नियम (New Rule) चुनें।
- अगला, नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स में, कौन से सेल फ़ॉर्मेट करने हैं यह निर्धारित करने के लिए फॉर्मूला का उपयोग करें (Use a formula to determine which cells to format) चुनें।
- यहां, इस फॉर्मूला के सत्य होने पर मान फ़ॉर्मेट करें (Format values where this formula is true) बॉक्स में यह फॉर्मूला डालें।
=SEARCH($C$13, B4)>0
- इसके बाद, फ़ॉर्मेट (Format) विकल्प पर क्लिक करके सेल फ़ॉर्मेट (Format Cells) डायलॉग बॉक्स खोलें।
- यहां, सेल फ़ॉर्मेट (Format Cells) डायलॉग बॉक्स में फिल (Fill) विकल्प के तहत, वह रंग चुनें जो आप चाहते हैं। हम नमूना (Sample) अनुभाग में रंग पूर्वावलोकन देख सकते हैं।
- अंत में, सभी डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए दो बार ओके (OK) दबाएं।
- अंत में, आपको इसके बाद नीचे परिणाम मिलेगा।
यहां, हमने SEARCH फंक्शन का उपयोग C13 सेल में टेक्स्ट को सेल रेंज B4:D11 में वापस करने और बाद में इसे हाइलाइट करने के लिए किया।
नोट: आप इस फॉर्मूला=SEARCH($C$13, B4)>1 का उपयोग केवल उन सेल को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जो आपके डेटाबेस में " पास (Pass) " शब्द से शुरू होते हैं। उदाहरण के लिए, विशिष्ट योग्यता के साथ पास या शर्तों के साथ पास आदि।2. एक्सेल फॉर्मूला के साथ कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके किसी अन्य सेल के आधार पर संपूर्ण पंक्ति हाइलाइट करें
मान लीजिए आप अंतिम परीक्षा की स्थिति के साथ छात्रों के नाम हाइलाइट करना चाहते हैं। आइए उन छात्रों पर काम करें जो पास हुए हैं। यहां हम संपूर्ण पंक्ति को हाइलाइट करने के लिए 3 प्रकार के फॉर्मूला का उपयोग करेंगे।
2.1. SEARCH फंक्शन लागू करें
संपूर्ण पंक्ति को हाइलाइट करने का पहला विकल्प SEARCH फंक्शन का उपयोग करना है। नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करें।
- सबसे पहले, संपूर्ण डेटासेट चुनें।
- फिर, पहली विधि में वर्णित अनुसार नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स खोलें।
- यहां, यह फॉर्मूला डालें।
=SEARCH($C$13,$D4)>0
- इसके साथ, फ़ॉर्मेट (Format) > फिल (Fill) > ओके (OK) विकल्प से रंग बदलें।
- अंत में, फिर से ओके (OK) दबाएं और आप परिणाम देखेंगे।
यहां, हमने SEARCH फंक्शन का उपयोग C13 सेल में टेक्स्ट को सेल D4 में वापस करने के लिए किया, जिससे यह अपरिवर्तनीय हो गया ताकि फॉर्मूला इस कॉलम में दोहराया जाए।
2.2. AND फंक्शन का उपयोग करें
संपूर्ण पंक्ति को हाइलाइट करने के लिए एक और उपयोगी तकनीक एक्सेल में AND फंक्शन लागू करना है। नीचे दी गई प्रक्रिया का पालन करें।
- सबसे पहले, पिछली विधि की तरह, इस फॉर्मूला को नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स में डालें।
=AND($D5="Pass",$C5>40)
- इसके बाद, ऊपर वर्णित अनुसार फ़ॉर्मेट (Format) > फिल (Fill) टैब से रंग बदलें।
- अंत में, ओके (OK) दबाएं और अंतिम आउटपुट प्राप्त करें।
यहां, हमने चयनित सेल रेंज B4:D11 के लिए एक ही समय में एक से अधिक शर्त निर्धारित करने के लिए AND फंक्शन लागू किया।
2.3. OR फंक्शन डालें
OR फंक्शन भी सेल टेक्स्ट के आधार पर कुल पंक्ति को हाइलाइट करने के लिए काम करता है।
- शुरुआत में, सेल रेंज B4:D11 चुनें।
- फिर, होम (Home) > कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) > नया नियम (New Rule)।
- नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स में यह फॉर्मूला डालें।
=OR($D5="Pass",$C5>40)
- अगला, रंग बदलें और ओके (OK) दबाएं।
- बस हो गया, अब आप देखेंगे कि संपूर्ण पंक्ति हाइलाइट हो गई है।
यहां, हमने सेल टेक्स्ट के अनुसार कई मानदंडों में से कम से कम एक शर्त सत्य है या नहीं यह निर्धारित करने के लिए OR फंक्शन लागू किया।
3. एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लिए डेटा वैलिडेशन डालें
डेटा वैलिडेशन (Data Validation) किसी अन्य सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग के मामले में बहुत दिलचस्प है। प्रक्रिया को ध्यान से देखें।
- शुरुआत में, सेल C13 चुनें क्योंकि हम यहां डेटा लागू करना चाहते हैं।
- फिर, डेटा (Data) पर जाएं और डेटा टूल्स (Data Tools) समूह के तहत डेटा वैलिडेशन (Data Validation) चुनें।
- अब, डेटा वैलिडेशन (Data Validation) डायलॉग बॉक्स में, वैलिडेशन मानदंड (Validation criteria) के रूप में सूची (List) चुनें।
- इसके बाद, स्रोत (Source) बॉक्स में शर्तें पास (Pass) और फेल (Fail) डालें।
- अगला, ओके (OK) दबाएं।
- इसलिए, आप देखेंगे कि सेल C13 में चुनने के लिए शर्तों की सूची है।
- अब, सेल रेंज D5:D11 चुनें।
- फिर, पिछली विधियों की तरह नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स में यह फॉर्मूला डालें।
=D5=$C$13- उसके बाद, फ़ॉर्मेट (Format) > फिल (Fill) टैब से रंग चुनें और ओके (OK) > ओके (OK) दबाएं।
- बस हो गया, आपको आवश्यक आउटपुट मिल गया है।
- अंत में, प्रूफ चेकिंग के लिए, शर्त को फेल (Fail) में बदलें और हाइलाइट किए गए सेल स्वचालित रूप से बदल जाएंगे।
4. विशिष्ट टेक्स्ट के आधार पर एक्सेल कंडीशनल फॉर्मेटिंग
इस अंतिम खंड में, आइए कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए विशिष्ट टेक्स्ट (Specific Text) विकल्प को आजमाएं। ऐसा करने के दो तरीके यहां दिए गए हैं।
4.1. नया फ़ॉर्मेटिंग नियम लागू करें
यह पहला वाला सीधे कंडीशनल फॉर्मेटिंग टैब से किया जाएगा।
- सबसे पहले, डेटा (Data) टैब पर जाएं और कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) चुनें।
- फिर, हाइलाइट सेल नियम (Highlight Cell Rules) अनुभाग से टेक्स्ट जिसमें शामिल है (Text that Contains) चुनें।
- इसके बाद, सेल टेक्स्ट (Cell Text) के रूप में सेल C13 डालें।
- इसके साथ, नीचे दी गई छवि की तरह रंग बदलें:
- अंत में, ओके (OK) दबाएं और अंतिम आउटपुट देखें।
4.2. हाइलाइट सेल नियमों का उपयोग करें
दूसरा तरीका नया फ़ॉर्मेटिंग नियम (New Formatting Rule) डायलॉग बॉक्स से सेल हाइलाइट करना है।
- शुरुआत में, नियम प्रकार (Rule Type) के रूप में केवल उन सेल को फ़ॉर्मेट करें जिनमें शामिल हैं (Format only cells that contain) चुनें।
- फिर, केवल उन सेल के साथ फ़ॉर्मेट करें (Format only cells with) अनुभाग के तहत विशिष्ट टेक्स्ट (Specific Text) चुनें।
- अगला, नीचे दिखाए अनुसार सेल संदर्भ डालें।
- अंत में, फ़ॉर्मेट (Format) > फिल (Fill) टैब > ओके (OK) से हाइलाइट रंग बदलें।
- बस हो गया, ओके (OK) दबाएं और आप देखेंगे कि सेल अन्य सेल टेक्स्ट के अनुसार हाइलाइट हो गए हैं।
याद रखने योग्य बातें
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने से पहले, हमेशा उन सेल का चयन करें जहां आप शर्त लागू करेंगे।
- आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) टैब में नियम साफ़ करें (Clear Rules) कमांड से किसी एक शीट या संपूर्ण वर्कबुक से शर्त को हमेशा साफ़ कर सकते हैं।
निष्कर्ष
आशा है कि आप एक्सेल में किसी अन्य टेक्स्ट सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) लागू करने के 4 आसान तरीकों पर इस लेख को बहुत मददगार पाएंगे। अगर आपको कोई अन्य प्रक्रिया मिलती है तो हमें बताएं। ExcelDemy पर इस तरह के और रोमांचक लेखों के लिए नज़र रखें।
