दूसरे सेल से एक्सेल सेल ऑटो-पॉप्युलेट करें - चरण-दर-चरण गाइड (एक्सेल 2019+)

कितना अच्छा होगा अगर सेल स्वचालित रूप से भर जाएं? अधिकांश समय हम इसे पसंद करेंगे। आज हम आपको दिखाने जा रहे हैं कि एक्सेल में सेल को किसी अन्य सेल के मान के आधार पर ऑटो-पॉप्युलेट कैसे करें। इस सत्र के लिए, हम एक्सेल 2019 का उपयोग करने जा रहे हैं, अपने पसंदीदा संस्करण का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

पहली चीजें पहले, आइए उस डेटासेट के बारे में जानें जो आज के हमारे उदाहरणों का आधार है।

यहां हमारे पास एक टेबल है जिसमें कर्मचारियों की जानकारी है जैसे उनका नाम, आईडी, पता, संबंधित विभाग, और जॉइनिंग डेट। इस डेटा का उपयोग करके हम देखेंगे कि सेल को स्वचालित रूप से कैसे पॉप्युलेट करें।

ध्यान दें कि यह डमी डेटा के साथ एक बुनियादी डेटासेट है। वास्तविक जीवन के परिदृश्य में, आप बहुत बड़े और जटिल डेटासेट का सामना कर सकते हैं।

अभ्यास वर्कबुक

आप नीचे दिए गए लिंक से अभ्यास वर्कबुक डाउनलोड करने के लिए स्वागत है।

किसी अन्य सेल के आधार पर सेल ऑटो-पॉप्युलेट करें

यहां, हमने अपना उदाहरण इस तरह सेट किया है कि कर्मचारी नाम प्रदान करके, हम उसकी जानकारी स्वचालित रूप से ढूंढेंगे।

यहां हमने मूल टेबल से अलग सूचना फ़ील्ड पेश की हैं। मान लीजिए हमने नाम, रॉबर्ट (Name, Robert) सेट किया।

फिर हमें रॉबर्ट (Robert) का विवरण मिलना चाहिए। आइए पता लगाएं कि हम ऐसा कैसे कर सकते हैं।

1. VLOOKUP फंक्शन का उपयोग करना

बस एक पल के लिए "ऑटो-पॉप्युलेट" के बारे में भूल जाएं और मानदंड से मिलान करने वाले डेटा को पुनर्प्राप्त करने के बारे में सोचें, कौन से फंक्शन आपके दिमाग में आते हैं? यह काफी स्पष्ट है, VLOOKUP उनमें से एक है।

VLOOKUP लंबवत रूप से व्यवस्थित डेटा को खोजता है। अधिक जानकारी के लिए, इस VLOOKUP लेख को देखें।

अब हम VLOOKUP फंक्शन का उपयोग करके एक सूत्र लिखने जा रहे हैं जो एक सेल में हम जो सटीक डेटा चाहते हैं उसे लाएगा।

कर्मचारी की आईडी प्राप्त करने के लिए सूत्र लिखें

VLOOKUP फंक्शन के भीतर, हमने नाम (I4) को लुकअप_वैल्यू (lookup_value) के रूप में डाला है। फिर पूरी टेबल रेंज को लुकअप_ऐरे (lookup_array) के रूप में।

कर्मचारी आईडी (Employee ID) दूसरा कॉलम है, इसलिए हमने 2 को कॉलम_नंबर (column_num) के रूप में सेट किया है।

हमने VLOOKUP सूत्र को लपेटने के लिए IFERROR फंक्शन का उपयोग किया है। यह सूत्र से उत्पन्न होने वाली किसी भी त्रुटि को समाप्त कर देगा (फंक्शन के बारे में जानने के लिए, लेख देखें: IFERROR)।

विभाग का नाम प्राप्त करने के लिए, हमें सूत्र संशोधित करने की आवश्यकता है,

यहां हमने मूल टेबल में स्थिति के अनुसार कॉलम_नंबर (column_num) बदल दिया है। विभाग (Department) तीसरा कॉलम है, इसलिए हमने 3 का उपयोग किया है।

जॉइनिंग डेट (Joining Date) और पता (Address) के लिए, सूत्र होगा

और

हमने कर्मचारी के लिए विवरण ढूंढ लिया है। अब नाम बदलें और सेल ऑटो-अपडेट हो जाएंगे।

ड्रॉप-डाउन सूची के साथ VLOOKUP

पहले हमने नाम मैन्युअली प्रदान किया था। कभी-कभी यह समय लेने वाला और भ्रमित करने वाला लग सकता है।

इस मुद्दे को हल करने के लिए हम कर्मचारी नाम के लिए एक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं। ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के बारे में जानने के लिए लेख देखें।

डेटा वैलिडेशन (Data Validation) डायलॉग बॉक्स में सूची (List) चुनें और नामों का सेल संदर्भ डालें।

B4:B9 वह रेंज है जिसमें नाम हैं।

अब हमें ड्रॉप-डाउन सूची मिल जाएगी।

अब हम नाम अधिक प्रभावी और तेज़ी से चुन सकते हैं।

अन्य सेल स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो रहे हैं क्योंकि हमने VLOOKUP का उपयोग किया है।

2. INDEX - MATCH फंक्शन का उपयोग करना

VLOOKUP के माध्यम से हमने जो ऑपरेशन किया है उसे वैकल्पिक रूप से किया जा सकता है। हम सेल को स्वचालित रूप से पॉप्युलेट करने के लिए INDEX-MATCH के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं।

MATCH एक पंक्ति, कॉलम, या टेबल में लुकअप मान की स्थिति का पता लगाता है। INDEX एक रेंज में दिए गए स्थान पर मान लौटाता है। अधिक जानने के लिए लेख देखें: INDEX, MATCH।

सूत्र निम्न होगा

यहां हमारा सूत्र आईडी नंबर निकालता है क्योंकि हमने INDEX के भीतर आईडी रेंज प्रदान की है और MATCH फंक्शन टेबल (B4:B9) में मानदंड मान का मिलान करके पंक्ति संख्या प्रदान करता है।

विभाग (Department) प्राप्त करने के लिए हम INDEX में रेंज बदलेंगे और सूत्र निम्न होगा

विभाग D4 से D9 रेंज में हैं।

जॉइनिंग डेट (Joining Date) के लिए सूत्र होगा

और पते के लिए

अब स्पष्ट करने के लिए, आइए चयन मिटाएं और किसी भी नाम का चयन करें

आप पाएंगे कि अन्य सेल स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाते हैं।

3. HLOOKUP फंक्शन का उपयोग करना

यदि आपका डेटा क्षैतिज रूप से उन्मुख है तो आपको HLOOKUP फंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है। फंक्शन के बारे में जानने के लिए इस लेख पर जाएं: HLOOKUP।

नाम (Name) फ़ील्ड ड्रॉप-डाउन सूची से सेट किया जाएगा। और बाकी फ़ील्ड स्वचालित रूप से पॉप्युलेट होंगे।

आईडी प्राप्त करने के लिए, हम निम्न सूत्र का उपयोग करने जा रहे हैं

ऑपरेशन VLOOKUP सूत्र के समान है। HLOOKUP फंक्शन के भीतर, हमने नाम को लुकअप_वैल्यू (lookup_value) के रूप में प्रदान किया है और टेबल को लुकअप_ऐरे (lookup_array) के रूप में। आईडी दूसरी पंक्ति पर हैं, इसलिए पंक्ति_संख्या (row_num) 2 है। और सटीक मिलान के लिए 0।

अब, विभाग के लिए, सूत्र होगा

विभाग (Department) तीसरी पंक्ति है, इसलिए पंक्ति_संख्या (row_num) यहां 3 है।

आइए जॉइनिंग डेट के लिए सूत्र लिखें

जॉइनिंग डेट (Joining Date) चौथी पंक्ति है, इसलिए पंक्ति_संख्या (row_num) यहां 4 है। फिर पते के लिए पंक्ति संख्या 5 बदलें।

आइए सेल मिटाएं और ड्रॉप-डाउन सूची से नाम चुनें

नाम चुनने के बाद, आप पाएंगे कि अन्य सेल स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो रहे हैं।

4. पंक्तियों के लिए INDEX-MATCH

हम पंक्तियों के लिए INDEX MATCH संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं। सूत्र निम्न होगा

यह आईडी प्राप्त करने के लिए है, इसलिए हमने INDEX फंक्शन में C4:H4 का उपयोग किया है, जो कर्मचारी आईडी (Employee ID) पंक्ति है।

विभाग खोजने के लिए पंक्ति रेंज बदलें

इसी तरह, जॉइनिंग डेट और पते के लिए पंक्ति संख्या बदलें

यहां C6:H6 जॉइनिंग डेट (Joining Date) पंक्ति है।

और C7:H7 पता (Address) पंक्ति है, इसलिए पता प्राप्त करने के लिए सूत्र नीचे दिए गए जैसा होगा

निष्कर्ष

आज के लिए बस इतना ही। हमने किसी अन्य सेल के आधार पर सेल को ऑटो-पॉप्युलेट करने के कई तरीके सूचीबद्ध किए हैं। आशा है आपको यह मददगार लगेगा। अगर कुछ समझने में मुश्किल लगता है तो बेझिझक कमेंट करें। हमें बताएं कि हमने यहां कौन सी अन्य विधियां छोड़ दी हैं।

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