कुशल तरीके से प्रिंटिंग करने से पर्यावरण और आपके ऑफिस के बजट पर बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। इसलिए, मैं हमेशा लोगों को स्मार्ट तरीके से प्रिंट करने के लिए प्रेरित करता हूं। इस लेख में, मैं दिखाऊंगा कि बड़े डेटा को प्रिंट करते समय एक्सेल स्प्रेडशीट को बड़ा कैसे बनाया जाए।
मैं आपके साथ ईमानदार रहूंगा। वास्तव में, ऐसा करने का कोई तरीका नहीं है। आप अपने माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्प्रेडशीट को बड़ा नहीं बना सकते (जब तक कि आप पेज साइज नहीं बदलना चाहते)। लेकिन इस लेख में, मैं कुछ टिप्स और ट्रिक्स दिखाऊंगा जिनका उपयोग आप अपने बड़े डेटा को छोटी जगह में प्रिंट करने के लिए कर सकते हैं।
प्रिंट करते समय एक्सेल स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने के 7 आसान तरीके
मुख्य चर्चा में जाने से पहले, मुझे एक भ्रम दूर करने दें।
उल्लिखित वाक्यांश स्प्रेडशीट को बड़ा बनाना से भ्रमित न हों। आप केवल इसकी पंक्तियों (कुल पंक्तियां: 1048576) और कॉलम (कुल कॉलम: 16384) की संख्या से स्प्रेडशीट को बड़ा नहीं बना सकते। हम सिर्फ यह दिखाने जा रहे हैं कि आप अपने बड़े डेटा (बहुत सारे कॉलम के साथ) को छोटे पेज पर कैसे आवंटित कर सकते हैं।
आप एक वर्कशीट की छवि देख रहे हैं। इस डेटा में 5 कॉलम हैं। इसलिए, इन सभी पेज को 1 पेज में फिट करना कठिन है।
निम्न चित्र में, हम पेज प्रीव्यू की बिंदीदार रेखाएं देख सकते हैं। हम स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि अगर हम प्रिंट (Print) कमांड देते हैं तो अंतिम दो कॉलम प्रिंट नहीं होंगे।
प्रिंट करते समय एक्सेल स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने के लिए, आप नीचे वर्णित किसी भी तरीके का पालन कर सकते हैं।
1. पेज समायोजन करना
पहले तरीके में, हम सभी कॉलम को एक पेज पर समायोजित करने के लिए पेज साइज बदल सकते हैं। यह विधि पाठक को डेटासेट की बहुत आवश्यक निरंतरता देती है। आइए समस्या को हल करने के लिए निम्न चरणों से गुजरें।
चरण:
- सबसे पहले, फाइल (File) टैब पर जाएं।
- अगला, प्रिंट (Print) विकल्प चुनें।
- फिर, सेटिंग्स (Settings) अनुभाग से लेटर (Letter) विकल्प चुनें।
- लेटर (Letter) विकल्प से, A3 चुनें।
प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग में, हम देख सकते हैं कि संपूर्ण डेटासेट एक पेज पर समायोजित हो गया।
अब, संपूर्ण डेटासेट प्रिंट करने के लिए प्रिंट (Print) पर क्लिक करें, जिससे प्रिंट करते समय स्प्रेडशीट बड़ी हो जाएगी।
2. ओरिएंटेशन बदलना
पेज ओरिएंटेशन बदलना एक्सेल (Excel) स्प्रेडशीट को प्रिंट करते समय बड़ा बनाने की हमारी दूसरी विधि है। पेज ओरिएंटेशन या तो लैंडस्केप (landscape) मोड या पोर्ट्रेट (portrait) मोड में हो सकता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल (Excel) आपके डेटासेट को पोर्ट्रेट (portrait) मोड में दिखाएगा। हालांकि, आप कॉलम और पंक्ति संख्या के आधार पर ओरिएंटेशन समायोजित कर सकते हैं। अधिक कॉलम संख्या के लिए लैंडस्केप मोड और अधिक पंक्ति संख्या के लिए पोर्ट्रेट मोड का उपयोग करें।
चरण:
- पहले फाइल (File) टैब पर जाएं।
- फिर, प्रिंट (Print) विकल्प चुनें।
- अगला, सेटिंग्स (Settings) अनुभाग से पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन (Portrait Orientation) विकल्प चुनें।
- अब, हमारे डेटासेट के लिए ओरिएंटेशन (Orientation) से लैंडस्केप (Landscape) चुनें, लैंडस्केप ओरिएंटेशन (Landscape Orientation) उचित आउटपुट देता है। इसलिए हम इसे चुनते हैं।
प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग में हम देख सकते हैं कि संपूर्ण डेटासेट एक पेज पर समायोजित हो गया।
3. साइज़ सुविधा लागू करना
हम तीसरे तरीके के रूप में पेज साइज़ (Page Size) सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। मूल रूप से, एक्सेल (Excel) प्रिंटिंग के लिए पेज साइज़ को डिफ़ॉल्ट रूप से लेटर (Letter) मानता है। लेकिन, इस पेपर साइज़ के साथ, सभी कॉलम एक पेज पर नहीं हो सकते। तो इस तरीके से, आप सभी कॉलम को एक पेज पर समायोजित करने के लिए पेज साइज़ बदल सकते हैं। अब, आइए इस विधि के चरण देखें।
चरण:
- सबसे पहले, पेज लेआउट (Page Layout) टैब पर क्लिक करें।
- पेज लेआउट (Page Layout) से साइज़ (Size) चुनें। फिर, आप पेज साइज़ विकल्पों में से अपनी मांग के अनुसार चुन सकते हैं। यहां, मैंने सभी कॉलम को एक पेज पर रखने के लिए A3 चुना है।
अब, यदि आप संपूर्ण डेटासेट प्रिंट करते हैं, तो आप देखेंगे कि सभी कॉलम एक पेज पर हैं। कोई कॉलम कट नहीं रहा है। हम प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग देखकर इसकी पुष्टि कर सकते हैं।
4. फिट शीट ऑन वन पेज विकल्प का उपयोग करना
समस्या को हल करने की एक और कुशल विधि डेटासेट को एक पेज पर फिट करना है। ऐसा करके, सभी कॉलम और पंक्तियां स्वचालित रूप से समायोजित हो जाएंगी। आपको इसे निष्पादित करने के लिए बस निम्न चरणों का पालन करना होगा।
चरण:
- फाइल (File) टैब पर जाएं।
- फिर, प्रिंट (Print) विकल्प चुनें।
- अगला, सेटिंग्स (Settings) अनुभाग से नो स्केलिंग (No Scaling) विकल्प चुनें।
- नो स्केलिंग (No Scaling) अनुभाग से फिट शीट ऑन वन पेज (Fit Sheet on One Page) विकल्प चुनें।
प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग में, हम देख सकते हैं कि संपूर्ण डेटासेट एक पेज पर समायोजित हो गया।
5. प्रिंट एरिया कमांड लागू करना
आप प्रिंट एरिया (Print Area) कमांड का उपयोग प्रिंट करते समय एक्सेल (Excel) स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने की विधि के रूप में भी कर सकते हैं। अब, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- पहले चरण के रूप में, उस संपूर्ण क्षेत्र का चयन करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं। मेरे मामले में, मैंने सेल A1:G26 चुने हैं।
- अगला, पेज लेआउट (Page Layout) टैब पर जाएं।
- पेज लेआउट (Page Layout) रिबन से प्रिंट एरिया (Print Area) चुनें।
- उसके बाद, प्रिंट एरिया सेट करें (Set Print Area) विकल्प चुनें।
आप प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग में क्रॉस मैच कर सकते हैं कि चयनित क्षेत्र प्रिंट करने के लिए तैयार है या नहीं।
6. पेज ब्रेक प्रीव्यू विकल्प का उपयोग करना
एक और बहुत सरल लेकिन प्रभावी तरीका पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) विकल्प का उपयोग करना है। इसे निष्पादित करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, व्यू (View) टैब पर जाएं।
- अगला, व्यू (View) रिबन से पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) विकल्प चुनें।
अब, आप पेज के बीच बॉर्डर के रूप में एक नीली बिंदीदार रेखा (blue dotted line) देखेंगे।
- नीली बिंदीदार रेखा (blue dotted line) को उतना बढ़ाएं जितना आप पहले पेज पर क्षेत्र प्रिंट करना चाहते हैं।
प्रिंट प्रीव्यू (Print Preview) अनुभाग देखकर हम पुष्टि कर सकते हैं कि एक्सेल स्प्रेडशीट बड़ी हो गई।
इस प्रकार, हम प्रिंट करते समय एक्सेल (Excel) स्प्रेडशीट को बड़ा बना सकते हैं।
7. पेज के मार्जिन कम करना
प्रिंटिंग के समय पेज के मार्जिन कम करके हम एक्सेल स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने का एक और तरीका अपना सकते हैं। मुझे आपको चेतावनी देनी चाहिए कि यह हर समय ठीक से काम नहीं करेगा। यदि पेज अपनी कम करने योग्य सीमा से बाहर चला जाता है, तो यह स्प्रेडशीट को बड़ा नहीं बना पाएगा।
चरण:
- फाइल (File) टैब पर जाएं।
- अगला, प्रिंट (Print) विकल्प चुनें।
- फिर, सेटिंग्स (Settings) अनुभाग से नॉर्मल मार्जिन (Normal Margins) विकल्प चुनें।
- अब, स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने के लिए नैरो (Narrow) विकल्प चुनें।
इसमें कोई संदेह नहीं कि यह एक्सेल (Excel) स्प्रेडशीट को बड़ा बनाएगा। लेकिन यह भ्रम रखता है कि क्या बड़ा संस्करण संपूर्ण डेटासेट को फिट कर पाएगा या नहीं।
निष्कर्ष
इस लेख के लिए बस इतना ही। इस लेख में, मैंने प्रिंट करते समय एक्सेल स्प्रेडशीट को बड़ा बनाने के 7 आसान तरीके समझाने की कोशिश की है। अगर यह लेख किसी एक्सेल उपयोगकर्ता की थोड़ी भी मदद कर सके तो यह मेरे लिए बहुत खुशी की बात होगी। किसी भी प्रश्न के लिए, नीचे कमेंट करें। आप एक्सेल का उपयोग करने के बारे में अधिक लेखों के लिए हमारी साइट पर जा सकते हैं।
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