यदि आप एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करने के लिए कुछ विशेष ट्रिक्स खोज रहे हैं तो आप सही जगह पर आए हैं। यह एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग/करने का तरीका पर एक पूर्ण गाइड है। आप यह भी सीखेंगे कि एक्सेल में एकाधिक कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे करें और प्रबंधित करें, और किसी अन्य सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग। आइए लेख के मुख्य भाग में चलते हैं।
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एक्सेल कंडीशनल फॉर्मेटिंग क्या है?
कंडीशनल फॉर्मेटिंग कुछ दी गई शर्तों के आधार पर सेल्स के फॉर्मेटिंग को बदलने की एक विधि है। उदाहरण के लिए, मैं आपको एक एक्सेल वर्कशीट देता हूं। वर्कशीट में कुछ सेल्स में कुछ संख्याएं हैं। यदि आप उन सेल्स को लाल बैकग्राउंड रंग से फॉर्मेट करना चाहते हैं जिनके मान शून्य से कम हैं।
- यहां शर्त वाला भाग है: यदि संख्याएं शून्य से कम हैं।
- और फॉर्मेट वाला भाग है: उन सेल्स को लाल बैकग्राउंड से भरें।
एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे करें
इस खंड में, मैं आपको विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम पर एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के सभी प्रकार दिखाऊंगा। आपको इस लेख में प्रत्येक चीज के विस्तृत स्पष्टीकरण और स्पष्ट चित्र मिलेंगे। मैंने यहां माइक्रोसॉफ्ट 365 संस्करण का उपयोग किया है। लेकिन आप अपनी उपलब्धता के अनुसार किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं। यदि इस लेख की कोई चीज आपके संस्करण में काम नहीं करती है तो हमें कमेंट छोड़ दें।
आगे की प्रक्रिया समझाने के लिए, मैं निम्नलिखित डेटा सेट का उपयोग करूंगा। यहां कॉलम B में कुछ यादृच्छिक तारीखें हैं, कॉलम C में कुछ यादृच्छिक नाम हैं, और कॉलम D में उस विशेष दिन पर अर्जित लाभ है। हम शर्त मानदंड के आधार पर डेटा सेट पर सभी फॉर्मेटिंग शर्तें लागू करेंगे।
1. सेल्स हाइलाइट नियम
आप कुछ नियमों के आधार पर सेल्स को हाइलाइट कर सकते हैं जैसे किसी विशिष्ट मान से अधिक, कम, या एक सीमा के बीच। यहां, मैं सभी प्रकार को उचित चरणों और चित्रों के साथ दिखा रहा हूं।
मानदंड 1: सेल मान किसी विशेष मान से अधिक है
यहां मैं अधिक की शर्त के आधार पर सेल्स को फॉर्मेट करूंगा। मैं एक विशेष मान सेट करूंगा और देखूंगा कि कितने सेल मान उस मान से अधिक हैं। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, रिबन के होम टैब से, कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनें।
- दूसरे, पिछले कमांड को चुनने के बाद, आपको कंडीशनल फॉर्मेटिंग के सभी मुख्य प्रकारों के साथ एक ड्रॉप-डाउन सूची दिखाई देगी।
- फिर, दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू को देखने के लिए सेल्स हाइलाइट नियम चुनें।
- वहां से, अधिक विकल्प चुनें।
- तीसरे, आप अधिक डायलॉग बॉक्स देखेंगे।
- फिर, तुलना के लिए एक मान सेट करें।
- यहां, मैं 4000 से अधिक मान वाले सेल्स को हाइलाइट करूंगा।
- फिर, मानदंड सेट करने के बाद अधिक मूल्यों वाले सेल्स हाइलाइट होंगे।
- फिर डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए OK दबाएं।
- अंत में, इस प्रक्रिया का अंतिम परिणाम निम्नलिखित छवि जैसा दिखेगा।
मानदंड 2: सेल मान किसी विशेष मान से कम है
यह खंड पिछले वाले का विपरीत विषय है। यहां, मैं उन सेल्स को हाइलाइट करूंगा जिनके मान किसी विशेष मान से कम हैं। अधिक जानने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज चुनने के बाद, सेल्स हाइलाइट नियम के दूसरे विकल्प पर जाएं जो कम है।
- दूसरे, कम डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, मैं तुलना के लिए एक मान तय करूंगा।
- यहां, मैं उन सेल्स को हाइलाइट करूंगा जिनके मान 2500 से कम हैं।
- हाइलाइट करने के बाद, बॉक्स बंद करने के लिए OK दबाएं।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
मानदंड 3: सेल मान दो मानों के बीच हैं
यहां, तीसरा हाइलाइटिंग मानदंड सेल मान होंगे जो दो दिए गए मानों के बीच आते हैं। आप उन्हें कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्नलिखित चरणों में दिया गया है।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनने के बाद सेल्स हाइलाइट नियमों से बीच शर्त पर जाएं।
- दूसरे, डायलॉग बॉक्स में दो मानों का सेट करें, उन मानों के बीच आने वाले हाइलाइटेड सेल्स दिखाने के लिए।
- इस उदाहरण में, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जो 3000 और के बीच हैं,
- अंत में, डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए OK दबाएं।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
मानदंड 4: सेल मान किसी विशेष मान के बराबर है
इस खंड का लक्ष्य उन विशेष सेल्स को हाइलाइट करना है जो किसी विशेष मान के बराबर हैं। इस प्रक्रिया के चरण इस प्रकार हैं।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज D5:D12 चुनें और सेल्स हाइलाइट नियम से बराबर चुनें।
- फिर, डायलॉग बॉक्स में, डेटा सटीक मिलान देखने के लिए एक मान सेट करें।
- यहां, हम उन सेल्स को हाइलाइट करेंगे जो 3150 के बराबर हैं।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
मानदंड 5: विशेष टेक्स्ट वाले सेल
पहले की सभी शर्तें संख्याओं या मूल्यों पर आधारित हैं। लेकिन इस खंड में, हम दिखाएंगे कि कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके किसी विशेष टेक्स्ट को कैसे ढूंढें। इसके बारे में अधिक जानने के लिए, निम्नलिखित चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, सेल रेंज C5:C12 चुनें।
- फिर, सेल्स हाइलाइट नियम से टेक्स्ट जिसमें शामिल है चुनें।
- दूसरे, टेक्स्ट जिसमें शामिल है डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- फिर, टाइप बॉक्स में, डेटा सेट से कोई भी टेक्स्ट टाइप करें।
- टाइप करने के बाद, टेक्स्ट डेटा सेट में हाइलाइट हो जाएगा।
- अंत में, बॉक्स बंद करने के लिए OK दबाएं।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
मानदंड 6: विशेष तारीखों वाले सेल
इस खंड में, हम डेटा सेट में तारीखों के संबंध में कुछ लागू करेंगे। आप अपने डेटा सेट में विशेष तारीखों को कैसे हाइलाइट कर सकते हैं, यह निम्नलिखित चरणों में दिया गया है।
📌 चरण:
- सबसे पहले, तारीखों वाली सेल रेंज चुनें, जो B5:B12 है।
- फिर, सेल्स हाइलाइट नियम ड्रॉपडाउन से, एक तारीख घटित होती है चुनें।
- दूसरे, डायलॉग बॉक्स में, पिछले महीने की तारीखों वाले सेल्स को हाइलाइट करने के लिए नियम सेट करें।
- परिणामस्वरूप, सेल रेंज B5:B12 में केवल पिछले महीने की तारीखें हाइलाइट होंगी।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
मानदंड 7: डुप्लिकेट सेल मान
सेल्स हाइलाइट नियम की अंतिम शर्त डेटा सेट से डुप्लिकेट मूल्यों को खोजने से संबंधित है। यदि आप डुप्लिकेट मूल्यों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।
📌 चरण
- सबसे पहले, उस सेल रेंज को चुनें जहां आप शर्त लगाना चाहते हैं।
- फिर, ड्रॉपडाउन से डुप्लिकेट मान चुनें।
- दूसरे, कमांड चुनने के बाद, सेल से डुप्लिकेट मान स्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएंगे।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
2. शीर्ष/निचले नियम
शीर्ष और निचले नियम एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का दूसरा प्रकार है। यदि आप अपने डेटा सेट से उच्चतम या निम्नतम मान को हाइलाइट करना चाहते हैं या डेटा के शीर्ष या निचले प्रतिशत का पता लगाना चाहते हैं, तो यह प्रकार ऐसा करने के लिए सबसे अच्छा विकल्प है।
केस 1: डेटा सेट से शीर्ष के कोई भी संख्या में मूल्य
कभी-कभी, उपयोगकर्ता अपने दिए गए डेटा में शीर्ष मूल्यों को विश्लेषण के लिए दिखाना चाहते हैं। इस प्रक्रिया के नीचे दिए गए चरण बताते हैं कि आप इस शर्त को कैसे लागू कर सकते हैं।
📌 चरण:
- सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए निम्नलिखित डेटा सेट लें।
- दूसरे, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, होम टैब में, कंडीशनल फॉर्मेटिंग का दूसरा प्रकार चुनें जो शीर्ष/निचले नियम है।
- नियमों से, शीर्ष 10 चुनें।
- दूसरे, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें आप मैन्युअल रूप से शीर्ष मूल्यों की संख्या दर्ज कर सकते हैं।
- चूंकि डेटा सेट में 10 आइटम से कम हैं, हम डेटा सेट में शीर्ष 3 मूल्यों को हाइलाइट करेंगे।
- अंत में, यह शर्त डेटा सेट से शीर्ष 3 मूल्यों को हाइलाइट करेगी।
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होने के बाद यह आउटपुट है।
केस 2: डेटा सेट से शीर्ष 10% (या कोई अन्य प्रतिशत) मूल्य
यदि आप अपने डेटा सेट से शीर्ष 10 प्रतिशत के पूरे डेटा सेट से संबंधित कितने मूल्यों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आप इस शर्त को लागू कर सकते हैं। विस्तृत प्रक्रिया के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
📌 चरण
- शुरुआत में, सेल रेंज D5:D12 चुनें।
- फिर, शीर्ष/निचले नियम से शीर्ष 10% चुनें।
- दूसरे, हाइलाइट शर्त को उन सेल्स को देखने के लिए सेट करें जो कुल मूल्य के शीर्ष 10% में आते हैं।
- फिर, यह सेल D5 दिखाएगा जो $5000 है और दी गई शर्त को पूरा करता है।
केस 3: डेटा सेट से निचले 10 (या कोई भी संख्या) आइटम
इस प्रकार के तीसरे मानदंड के लिए, हम डेटा सेट के निचले मूल्यों को हाइलाइट करेंगे। अब स्पष्ट दृष्टिकोण प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित चरणों को देखें।
📌 चरण
- सबसे पहले, शर्त लागू करने के लिए डेटा रेंज चुनें।
- फिर, ड्रॉपडाउन से निचले 10 आइटम चुनें।
- दूसरे, निचले मूल्यों की संख्या तय करें जिन्हें दिखाया जाना है।
- फिर, डेटा सेट में हाइलाइटेड सेल्स निचले 3 मूल्यों को दर्शाएंगे।
केस 4: डेटा सेट से निचले 10% (या कोई भी %) मूल्य
दूसरे मानदंड में, आपने दिए गए डेटा सेट पर शीर्ष 10% मूल्य शर्त का उपयोग देखा है। यहां, हम इस शर्त का विपरीत दिखाएंगे। इसके बारे में अधिक जानने के लिए निम्नलिखित चरणों को देखें।
📌 चरण:
- शुरुआत में, उस डेटा सेट को चुनें जहां आप शर्त लागू करना चाहते हैं।
- फिर, शीर्ष/निचले नियम ड्रॉपडाउन पर जाएं और निचले 10% चुनें।
- दूसरे, टाइप बॉक्स में वांछित प्रतिशत डालें।
- उसके बाद, दिए गए मानदंड से मेल खाने वाला मूल्य डेटा सेट में हाइलाइट होगा।
- यहां, $2100 पूरे डेटा सेट के निचले 10% के लिए मानदंड से मेल खाता है।
केस 5: डेटा सेट के औसत से ऊपर के मूल्य
आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग में कुल सेल मान के औसत के आधार पर सेल मूल्यों को भी हाइलाइट कर सकते हैं। डेटा सेट के औसत से ऊपर के मूल्यों को हाइलाइट करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- शुरुआत में, वांछित सेल रेंज चुनने के बाद, शीर्ष/निचले नियम से औसत से ऊपर शर्त पर जाएं।
- दूसरे, शर्त लागू करने के बाद, वांछित मूल्य स्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएंगे।
केस 6: डेटा सेट के औसत से नीचे के मूल्य
अब, हम डेटा सेट के औसत से नीचे के मूल्यों को ढूंढेंगे, जो शीर्ष/निचले नियम की अंतिम शर्त है। बेहतर समझ के लिए निम्नलिखित चरणों को देखें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनने के बाद, ड्रॉपडाउन से औसत से नीचे कमांड पर जाएं।
- दूसरे, लागू शर्त के तहत आने वाला डेटा डेटा सेट से हाइलाइट होगा।
3. डेटा बार्स
यह एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच प्रकारों में से तीसरा है। यदि आप अपने डेटा सेट में संख्यात्मक मूल्यों की तुलना करना चाहते हैं, तो यह शर्त एक आदर्श विकल्प होगा। सेल मूल्यों के आधार पर, यह शर्त बार्स बनाएगी जो सकारात्मक और नकारात्मक दोनों मूल्यों को चित्रित करेगी। आप निम्नलिखित में विस्तृत चरण पा सकते हैं।
📌 चरण:
- दूसरे, कंडीशनल फॉर्मेटिंग ड्रॉपडाउन से, डेटा बार्स चुनें।
- फिर, आप इस शर्त के लिए कई पूर्व-मौजूदा डिज़ाइन देखेंगे।
- उसके बाद, अपनी पसंद के अनुसार उनमें से किसी को चुनें।
- तीसरे, चयनित डेटा रेंज निम्नलिखित छवि जैसी दिखाई देगी।
- यहां, सकारात्मक मूल्य हरे रंग में हाइलाइट होंगे और नकारात्मक मूल्य लाल में प्रदर्शित होंगे।
4. कलर स्केल्स
चौथा पांच प्रकार के कंडीशनल फॉर्मेटिंग में से कलर स्केल्स है। यह डेटा सेट में डेटा के निपटान को प्रदर्शित करता है। आप स्केल पर दो रंग या तीन रंग मिला सकते हैं। शीर्ष रंग उच्च मूल्यों का प्रतिनिधित्व करेगा, मध्य स्केल औसत मूल्यों का प्रतिनिधित्व करेगा, और निचला रंग स्केल डेटा सेट में निम्न मूल्यों का प्रतिनिधित्व करेगा। प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए, निम्नलिखित चरणों से गुजरें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनें और कंडीशनल फॉर्मेटिंग से कलर स्केल्स ड्रॉपडाउन पर जाएं।
- फिर, आप इस शर्त के लिए कई पूर्व-मौजूदा रंग सेट देखेंगे।
- उसके बाद, अपनी पसंद के अनुसार उनमें से किसी को चुनें।
- परिणामस्वरूप, कॉलम बढ़ते मूल्य के अनुसार लाल से पीले से हरे रंग में अलग-अलग रंगों में फॉर्मेट हो जाता है।
- आप अधिक नियम विकल्प भी चुन सकते हैं ताकि आप अपनी पसंद के कलर स्केल को कस्टमाइज़ कर सकें।
5. आइकन सेट्स
कंडीशनल फॉर्मेटिंग के पांच प्रकारों में से अंतिम प्रकार आइकन सेट्स है। यह प्रकार पिछले दो उदाहरणों की तरह ही काम करता है। यह शर्त उनके सेल मूल्यों के आधार पर चयनित सेल रेंज में आइकन लागू करती है। इस लेख की अंतिम प्रक्रिया के चरण नीचे दिए गए हैं।
📌 चरण:
- सबसे पहले, आवश्यक डेटा रेंज चुनने के बाद कंडीशनल फॉर्मेटिंग ड्रॉपडाउन से आइकन सेट्स कमांड चुनें।
- यहां, आप आइकन सेट्स के कई डिज़ाइन देखेंगे।
- नतीजतन, लागू करने के लिए किसी भी डिज़ाइन को चुनें।
- दूसरे, पसंदीदा आइकन लागू करने के बाद डेटा सेट निम्नलिखित तस्वीर जैसा दिखाई देगा।
- यहां, लाल आइकन निचले मूल्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं, पीले आइकन मध्य मूल्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं, और हरे आइकन डेटा सेट के उच्च मूल्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
6. एकल या एकाधिक नए नियमों के साथ कंडीशनल फॉर्मेटिंग
मान लीजिए, आप उसी डेटासेट के लिए कई नियम जोड़ना चाहते हैं। कुछ टकराव पैदा हो सकते हैं क्योंकि नियम एक-दूसरे को ओवरराइड कर सकते हैं। मैं एक उदाहरण से दिखा रहा हूं:
- हरा रंग अगर सेल का मान > 4000
- पीला रंग अगर सेल मान 2000 और 4000 के बीच
- लाल रंग अगर सेल मान < 2000।
यहां कोई टकराव नहीं बनेगा लेकिन यदि आप नियम इस प्रकार बनाते हैं:
- हरा रंग अगर सेल का मान > 4000
- पीला रंग अगर सेल मान >3000
- लाल रंग अगर सेल मान > 2000।
इस मामले में, जो संख्या 4000 से बड़ी है वह 2000 से भी बड़ी है। तो यहां टकराव बनेगा। ऐसे मामलों में, आपको नियमों का क्रम बनाना होगा और "Stop if True" शर्त लागू करनी होगी।
✅ एक ही डेटासेट में एकाधिक कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों का प्रबंधन
"कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम प्रबंधक" खोलकर उसी डेटा के कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियमों को व्यवस्थित करें। नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- वह कॉलम चुनें जहां शर्तें लागू हैं।
- फिर, होम टैब > कंडीशनल फॉर्मेटिंग मेनू >> नियम प्रबंधित करें पर जाएं।
- यहां, कंडीशनल फॉर्मेटिंग नियम प्रबंधक विंडो में, आप उन नियमों को देखेंगे जो आपने एक क्रम में बनाए हैं। और यह वह क्रम है जिससे वे कार्य करेंगे।
- आप उन्हें आसानी से क्रमबद्ध कर सकते हैं, तीर चुनकर और क्रमबद्ध ऊपर या नीचे तीर पर क्लिक करके।
- यदि आप नियमों को क्रम में लागू करते हैं जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है तो आपको आवश्यक आउटपुट मिलेगा। यहां, पहले, पहला नियम कार्य करेगा। इसलिए यदि संख्या 2000 से अधिक है तो सेल लाल रंग से भर जाएगा फिर यदि चेकबॉक्स चिह्नित है तो फ़ंक्शन रुक जाएगा।
- तो, आउटपुट स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार होगा। यदि आप चेकबॉक्स अनचेक करते हैं तो आउटपुट अलग होगा।
- तो, आपकी स्पष्टता के लिए, आपको उन्हें क्रमिक रूप से क्रमबद्ध करना चाहिए। पहले, यह जांचेगा कि संख्या 4000 से अधिक है या नहीं। यदि है तो यह सेल को हरे रंग से भरेगा और फिर शर्तों को रोक देगा। अन्यथा, यह अगली शर्त पर जाएगा और उसकी जांच करेगा।
- अब, नियमों को क्रमबद्ध करने के बाद, आउटपुट वैसा ही हो जाता है जैसा आप चाहते थे।
7. कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ त्रुटियों/खाली सेल्स को हाइलाइट करना
आप एक्सेल के कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके डेटासेट की त्रुटि और खाली सेल्स को आसानी से ढूंढ सकते हैं। इसके लिए नीचे दिखाए गए चरणों का पालन करें:
📌 चरण:
- सबसे पहले, पूरा डेटासेट या वह कॉलम चुनें जहां आप त्रुटि या खाली ढूंढना चाहते हैं।
- फिर, शीर्ष रिबन में होम टैब पर जाएं और कंडीशनल फॉर्मेटिंग पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, नया नियम चुनें या आप एक सरल कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं। कंडीशनल फॉर्मेटिंग में नया नियम बनाने के लिए कीबोर्ड पर Alt + O + D दबाएं।
- फिर, नया फॉर्मेटिंग नियम विंडो दिखाई देगी।
- नियम प्रकार में विकल्प चुनें = "केवल उन सेल्स को फॉर्मेट करें जिनमें शामिल हैं"।
- अब, खाली सेल्स को हाइलाइट करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू में खाली चुनें या त्रुटि वाले सेल्स को हाइलाइट करने के लिए त्रुटि चुनें।
- साथ ही, आप अन्य विकल्प सेल मान, विशिष्ट टेक्स्ट, तारीख घटित होती है, कोई त्रुटि नहीं, और कोई खाली नहीं चुन सकते हैं ताकि सेल्स को तदनुसार हाइलाइट किया जा सके।
- फिर, फॉर्मेट विकल्पों पर जाएं और लागू करने के लिए एक भरने का रंग चुनें, और दोनों विंडो में OK दबाएं।
- अब, आपके पास खाली या त्रुटि को हाइलाइट करने वाला डेटासेट होगा।
फॉर्मूलों के साथ उन्नत कंडीशनल फॉर्मेटिंग
आप डेटासेट पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए फॉर्मूला बना सकते हैं। यहां, मैं आपको डेटासेट की विषम, सम पंक्तियों या प्रत्येक nth पंक्ति को हाइलाइट करने के 3 उदाहरण दिखा रहा हूं। साथ ही, मैं आपको दिखाऊंगा कि खोज सेल के अनुसार डेटासेट के सेल्स को कैसे हाइलाइट करें। आइए उदाहरणों पर चलते हैं।
1. कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ विषम या सम पंक्तियों को हाइलाइट करें
यहां, मैं आपको दिखाऊंगा कि आप डेटासेट की प्रत्येक विषम पंक्ति या प्रत्येक सम पंक्ति को कैसे हाइलाइट कर सकते हैं। नीचे दिखाए गए चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग में नया नियम विकल्प पर जाएं।
- फिर, नियम प्रकार के रूप में "फॉर्मूला का उपयोग करके निर्धारित करें कि कौन से सेल्स फॉर्मेट करें" विकल्प चुनें।
- फिर, बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला पेस्ट करें।
=ISODD(ROW())- उसके बाद, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करें और हाइलाइट करने के लिए एक भरने का रंग चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
- परिणामस्वरूप, डेटासेट नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट जैसा हो जाता है। डेटासेट की प्रत्येक विषम पंक्ति पीली हो गई है।
- इसी तरह, यदि आप डेटासेट की सम पंक्तियों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला डालें:
=ISEVEN(ROW())
- अब, आप नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार डेटासेट प्राप्त करते हैं।
2. प्रत्येक nth पंक्ति को हाइलाइट करें
आप एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग सुविधा का उपयोग करके डेटासेट की प्रत्येक nth पंक्ति को हाइलाइट कर सकते हैं। इसके लिए, आपको नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।
📌 चरण:
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग में नया नियम विकल्प पर जाएं।
- फिर, नियम प्रकार के रूप में "फॉर्मूला का उपयोग करके निर्धारित करें कि कौन से सेल्स फॉर्मेट करें" विकल्प चुनें।
- फिर, बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला पेस्ट करें।
=MOD(ROW(),3)=0- यहां, मैंने फॉर्मूला में 3 डाला है ताकि वर्कशीट की प्रत्येक तीसरी पंक्ति चयनित भरने के रंग से फॉर्मेट हो जाए।
- उसके बाद, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करें और हाइलाइट करने के लिए एक भरने का रंग चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
- परिणामस्वरूप, आप देख रहे हैं कि डेटासेट के 6th, 9th, और 12th-पंक्ति के सेल्स रंग से भर गए हैं।
3. किसी मान के लिए डायनामिक खोज और संबंधित सेल्स को हाइलाइट करना
आप सेल मान के अनुसार सेल्स को भी हाइलाइट कर सकते हैं। दूसरे शब्दों में, आप एक मान खोजेंगे और उस मान वाले सेल को कंडीशनल फॉर्मेटिंग के माध्यम से हाइलाइट किया जाएगा। इसके लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
📌 चरण:
- सबसे पहले, एक सेल निर्दिष्ट करें जहां आप उपयोगकर्ता से इनपुट लेंगे। यहां, मैंने खोज आइटम का इनपुट लेने के लिए सेल F5 निर्दिष्ट किया है।
- फिर, कंडीशनल फॉर्मेटिंग में नया नियम विकल्प पर जाएं।
- यहां, नियम प्रकार के रूप में "फॉर्मूला का उपयोग करके निर्धारित करें कि कौन से सेल्स फॉर्मेट करें" विकल्प चुनें।
- फिर, बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला पेस्ट करें।
=AND($F$5<>"",$F$5=B5)- उसके बाद, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करें और हाइलाइट करने के लिए एक भरने का रंग चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
- अब, वर्कशीट आपसे इनपुट लेने के लिए तैयार है। जब आप सेल F5 में कोई मान डालते हैं, तो डेटासेट का वही मान वाला सेल हाइलाइट हो जाएगा।
- इस प्रकार, आप डेटासेट में आइटम आसानी से खोज सकते हैं, और डेटासेट के मिलान वाले सेल्स हाइलाइट हो जाएंगे।
4. किसी अन्य सेल के आधार पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग
आप सेल्स की एक रेंज के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग भी बना सकते हैं जो किसी अन्य सेल या सेल्स की रेंज पर आधारित हो। यहां, मैं आपको दिखा रहा हूं कि आप इसे आसानी से कैसे कर सकते हैं।
📌 चरण:
- यहां, मैं सेल्सरेप कॉलम के सेल्स पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहता हूं जो लाभ के मूल्यों पर आधारित हो।
- इसके लिए, पहले, कॉलम सेल्सरेप के सेल्स चुनें।
- फिर, कंडीशनल फॉर्मेटिंग में नया नियम विकल्प पर जाएं।
- यहां, नियम प्रकार के रूप में "फॉर्मूला का उपयोग करके निर्धारित करें कि कौन से सेल्स फॉर्मेट करें" विकल्प चुनें।
- फिर, बॉक्स में निम्नलिखित फॉर्मूला पेस्ट करें।
=D5>4000- उसके बाद, फॉर्मेट बटन पर क्लिक करें और हाइलाइट करने के लिए एक भरने का रंग चुनें।
- अंत में, OK दबाएं।
- इस प्रकार, आपने सेल्सरेप कॉलम के उन सेल्स को हाइलाइट किया है जिनके लिए संबंधित लाभ मूल्य $4000 से अधिक है।
- इसी तरह, $2000 और $4000 के बीच लाभ के लिए और $2000 से कम लाभ के लिए दो और नियम बनाएं।
- सेल्सरेप कॉलम के सेल्स को $2000 और $4000 के बीच लाभ रेंज के लिए हाइलाइट करने के लिए, नीचे दिए गए इस फॉर्मूला का उपयोग करें:
=AND(D5>=2000,D5<=4000)- सेल्सरेप कॉलम के सेल्स को $2000 और $4000 से कम लाभ के लिए हाइलाइट करने के लिए, नीचे दिए गए इस फॉर्मूला का उपयोग करें:
=D5<2000- परिणामस्वरूप, आपने लाभ के मूल्य के आधार पर सेल्सरेप कॉलम के सेल्स को हाइलाइट किया है।
एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे हटाएं
यदि आप डेटासेट से कंडीशनल फॉर्मेटिंग को साफ़ या हटाना चाहते हैं, तो आपको नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा:
- सबसे पहले, उन सेल्स की रेंज चुनें जिनसे आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं।
- फिर, होम टैब >> कंडीशनल फॉर्मेटिंग मेनू >> नियम साफ़ करें विकल्प पर जाएं।
- यहां, आपको दो विकल्प दिखाई देंगे। यदि आप केवल चयनित सेल्स से कंडीशनल फॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं तो पहला विकल्प चुनें। और यदि आप संपूर्ण वर्कशीट से कंडीशनल फॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं तो दूसरा विकल्प चुनें।
- क्लिक करने के बाद, आप देखेंगे कि चयनित सेल्स से कंडीशनल फॉर्मेटिंग साफ़ हो गई है।
निष्कर्ष
इस लेख में, आपने एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करना सीखा। मुझे आशा है कि आपको यह लेख उपयोगी लगा होगा। आप अधिक एक्सेल-संबंधी सामग्री सीखने के लिए हमारी वेबसाइट ExcelDemy पर जा सकते हैं। कृपया, यदि आपके पास कोई टिप्पणी, सुझाव, या प्रश्न हैं तो नीचे कमेंट सेक्शन में डालें।
